Correo electrónico. Están por todas partes. Y si dirige una empresa, o simplemente forma parte de un equipo, sabe que un correo electrónico mal escrito puede hacer que parezca descuidado o poco profesional. A diferencia de un mensaje de chat o de texto, los correos electrónicos permanecen. Para siempre. Una línea descuidada puede dejar a alguien confundido o frustrado y, de repente, darle la impresión de que no es importante para usted. El uso de servicios de correo electrónico profesionales puede ayudarle a evitar estos problemas y garantizar que sus mensajes luzcan impecables en todo momento.

ssssAcertar con la etiqueta del correo electrónico no se trata de ser formal o robótico. Se trata de hacer que sus mensajes sean claros, respetuosos y fáciles de poner en práctica. Y, a menudo, unos pequeños ajustes pueden marcar una gran diferencia. Combinar una sólida configuración de correo electrónico con un dominio de bajo precio para su negocio también le brinda credibilidad y mantiene los costos manejables.

Utilice una dirección de correo electrónico profesional

Lo primero es lo primero: tu dirección de correo electrónico es importante. La gente lo nota. Si todavía usas algo como [email protected] para negocios, deja de usarlo. Mantenlo simple. Por lo general, su nombre, tal vez la inicial del segundo nombre, más el dominio de su empresa funcionan mejor, como

[email protected] Limpio, profesional, sin números ni apodos extraños. Es el primer pequeño impulso de credibilidad que alguien ve incluso antes de abrir su correo electrónico.

Líneas de asunto que realmente le dicen a la gente lo que pasa

Su línea de asunto es como el titular de un periódico. Hazlo descriptivo. "Pregunta" o "Hola" no son lo suficientemente claros. Algo como "Se necesitan comentarios sobre el informe del tercer trimestre" o "Propuesta para el cliente X" funciona mucho mejor. Las personas están ocupadas: necesitan saber por qué deberían abrir su correo electrónico de inmediato.

Comience con un saludo adecuado

Es fácil omitir los saludos en los correos electrónicos, especialmente si tienes prisa. Evite hacer eso. Un simple "Hola [Nombre]" está bien para la mayoría de los correos electrónicos. "Estimado [Nombre]" funciona si es más formal. Evite "Hola" a menos que realmente conozca a la persona. Toma un segundo, pero establece un tono respetuoso.

Mantenga los correos electrónicos claros y directos

Nadie quiere leer un ensayo en su bandeja de entrada. Párrafos cortos, viñetas cuando las necesites y ve al grano. No entierres la idea principal en algún punto intermedio. La claridad demuestra que respetas el tiempo del destinatario. El uso de las fiables soluciones de alojamiento y correo electrónico de MilesWeb también garantiza que sus mensajes se entreguen sin problemas, de modo que todo ese esfuerzo llegue realmente a la persona adecuada.

Revisar (Sí, en serio)

Los errores tipográficos ocurren. Todos lo hacemos. Pero si su correo electrónico está lleno de errores, parece descuidado. Consejo rápido: lea su correo electrónico en voz alta antes de enviarlo; esto ayuda a detectar frases incómodas, palabras faltantes y errores tipográficos obvios. Una revisión de un minuto puede evitar una vergüenza posterior.

Cerrar sesión profesionalmente

Tu firma no es una simple guinda del pastel. Comunica a las personas quién es usted, cuál es su trabajo y cómo comunicarse con usted. Manténgalo simple: nombre, cargo, empresa, teléfono/correo electrónico. Un enlace a su sitio web también está bien. No necesita una cita de un libro aquí; sinceramente, omita las comillas.

Responder asuntos

No dejes a la gente colgando. Incluso si aún no puede responder completamente, un rápido “Entendido, haremos un seguimiento antes del [fecha]” es mejor que el silencio de radio. Responder proactivamente genera confianza.

Mantenga su tono bajo control

Los correos electrónicos no tienen expresiones faciales. Eso significa que el sarcasmo y las bromas pueden desviarse rápidamente. Mantenga las cosas educadas, neutrales y profesionales. Si estás frustrado, tómate un minuto antes de enviar. Hace una gran diferencia.

No exageres CC y responda a todos

Piénselo antes de enviar CC o presionar "Responder a todos". Incluya únicamente a las personas que realmente necesitan el correo electrónico. De lo contrario, sólo estarás saturando las bandejas de entrada y molestando a tus colegas.

Adjuntos y enlaces

No hay nada peor que decir “ver adjunto” y olvidarse de adjuntar el archivo. O enviando un enlace que no funciona. Siempre verifique dos veces antes de presionar enviar. Un segundo de verificación ahorra cinco correos electrónicos después.

Mira las horas

¿Enviar correos electrónicos a las 2 a. m.? Eso es aceptable. Simplemente no espere una respuesta inmediata. Respeta el tiempo y los límites de las personas.

Mantenlo confidencial

La información sensible es sensible. Vuelva a verificar las direcciones y asegúrese de enviarlas a la persona correcta. Un clic incorrecto y de repente todo es un desastre.

Ejemplos en la vida real

Un cliente solicitó una actualización del proyecto la semana pasada. Habría sido fácil escribir:

"El proyecto está bien. Se actualizará más tarde".

O podría escribirse así:

"Hola, [nombre del cliente], aquí es donde se encuentra el proyecto: [resumen]. Próximos pasos: [lista]. Estamos en el camino correcto para [fecha]. Avíseme si tiene alguna pregunta".

Gran diferencia, ¿verdad? Uno es casual y descuidado. El otro es claro, educado y profesional. Los clientes lo notan.

En otra ocasión, alguien envió un chiste a todo el equipo. No fue necesario y fue ignorado. Los correos electrónicos profesionales van al grano.

Pequeños ajustes, gran impacto

• Divide párrafos largos.
• Utilice viñetas para las listas.
• Mantenga un tono neutral.
• Verifique los archivos adjuntos.
• Responder oportunamente.

Todo esto puede parecer obvio, pero realmente importa. Un pequeño ajuste, como arreglar la línea de asunto, puede cambiar completamente la forma en que se recibe su correo electrónico.

Perspectivas finales

La etiqueta del correo electrónico empresarial no se trata de ser profesional. Se trata de ser claro, educado y facilitarle a la otra persona la respuesta. Siga algunas reglas simples y todo funcionará mejor, todos sabrán lo que está pasando y usted dará la impresión de ser un profesional. Tener un correo electrónico y alojamiento confiables de MilesWeb también ayuda a garantizar que sus mensajes lleguen a la bandeja de entrada correcta sin ningún problema.

Un correo electrónico inteligente y educado demuestra que valoras tu tiempo y el de ellos. Así es realmente ser profesional . Hágalo fácil, hágalo cortés y sus correos electrónicos realmente funcionarán a su favor, no en contra de sus esfuerzos.