E-mail. Ils sont partout. Et si vous dirigez une entreprise, ou même si vous faites simplement partie d'une équipe, vous savez qu'un e-mail mal rédigé peut vous donner l'air bâclé ou non professionnel. Contrairement à un message de chat ou à un SMS, les e-mails restent. Pour toujours. Une phrase imprudente peut laisser quelqu'un confus ou frustré, et tout à coup, vous donnez l'impression que ce n'est pas important pour vous. L'utilisation de services de messagerie professionnels peut vous aider à éviter ces problèmes et à vous assurer que vos messages sont impeccables à chaque fois.

ssssMieux connaître l'étiquette du courrier électronique ne consiste pas à être formel ou robotique. Il s'agit de rendre vos messages clairs, respectueux et faciles à mettre en œuvre. Et souvent, quelques petits ajustements peuvent faire une grande différence. Associer une configuration de messagerie solide à un domaine à bas prix pour votre entreprise vous donne également de la crédibilité tout en gardant les coûts gérables.

Utilisez une adresse e-mail professionnelle

Tout d’abord : votre adresse e-mail est importante. Les gens le remarquent. Si vous utilisez toujours quelque chose comme [email protected] à des fins professionnelles, arrêtez de l'utiliser. Restez simple. Habituellement, votre nom, peut-être une initiale, ainsi que le domaine de votre entreprise fonctionnent mieux, comme

[email protected] Propre, professionnel, pas de numéros ou de surnoms étranges. C'est le premier petit boost de crédibilité que l'on voit avant même d'ouvrir votre e-mail.

Des lignes d'objet qui disent réellement aux gens ce qui se passe

Votre ligne d'objet est comme un titre dans un journal. Rendez-le descriptif. « Question » ou « Bonjour » ne sont pas assez clairs. Quelque chose comme « Commentaires nécessaires sur le rapport du troisième trimestre » ou « Proposition pour le client X » fonctionne beaucoup mieux. Les gens sont occupés : ils ont besoin de savoir pourquoi ils devraient ouvrir votre courrier électronique immédiatement.

Commencez par une salutation appropriée

Il est facile de sauter les salutations dans les e-mails, surtout si vous êtes pressé. Évitez de faire ça. Un simple « Bonjour [Nom] » convient à la plupart des e-mails. « Cher [Nom] » fonctionne s'il est plus formel. Évitez « Hé » à moins que vous ne connaissiez réellement la personne. Cela prend une seconde, mais cela donne un ton respectueux.

Gardez les e-mails clairs et précis

Personne ne veut lire un essai dans sa boîte de réception. Des paragraphes courts, des puces lorsque vous en avez besoin et allez droit au but. N'enfouissez pas l'idée principale quelque part au milieu. La clarté montre que vous respectez le temps du destinataire. L'utilisation des solutions d'hébergement et de messagerie fiables de MilesWeb garantit également que vos messages sont transmis sans problème, afin que tous ces efforts parviennent réellement à la bonne personne.

Relisez (oui, sérieusement)

Des fautes de frappe se produisent. Nous le faisons tous. Mais si votre e-mail est plein d’erreurs, il semble négligent. Petit conseil : lisez votre e-mail à haute voix avant de l'envoyer. Cela permet de détecter les formulations maladroites, les mots manquants et les fautes de frappe évidentes. Une minute de relecture peut éviter un embarras ultérieur.

Se déconnecter professionnellement

Votre signature n'est pas que la cerise sur le gâteau. Il communique aux gens qui vous êtes, quel est votre travail et comment vous joindre. Restez simple : nom, titre, entreprise, téléphone/e-mail. Un lien vers votre site Web convient également. Vous n’avez pas besoin d’une citation d’un livre ici – en réalité, sautez les citations.

Répondre, c'est important

Ne laissez pas les gens en suspens. Même si vous ne pouvez pas encore répondre complètement, un rapide « Compris, je ferai un suivi d'ici le [date] » vaut mieux que le silence radio. Répondre de manière proactive renforce la confiance.

Gardez votre ton sous contrôle

Les e-mails n'ont pas d'expressions faciales. Cela signifie que le sarcasme et les blagues peuvent vite tourner mal. Gardez les choses polies, neutres et professionnelles. Si vous êtes frustré, prenez une minute avant d'envoyer. Cela fait une grande différence.

N'en faites pas trop en CC et répondez à tous

Réfléchissez avant de mettre en copie ou de cliquer sur « Répondre à tous ». N'incluez que les personnes qui ont réellement besoin de l'e-mail. Sinon, vous ne faites qu'encombrer les boîtes de réception et ennuyer vos collègues.

Pièces jointes et liens

Rien de pire que de dire « voir ci-joint » et d’oublier de joindre le fichier. Ou envoyer un lien qui ne fonctionne pas. Vérifiez toujours avant d’appuyer sur envoyer. Une seconde de vérification enregistre cinq e-mails plus tard.

Surveillez les heures

Vous envoyez des e-mails à 2 heures du matin ? C'est acceptable. Ne vous attendez pas à une réponse immédiate. Respectez le temps et les limites des gens.

Gardez-le confidentiel

Les informations sensibles sont sensibles. Vérifiez les adresses et assurez-vous que vous envoyez à la bonne personne. Un mauvais clic, et tout d'un coup c'est le bordel.

Exemples dans la vraie vie

Un client a demandé une mise à jour du projet la semaine dernière. Il aurait été facile de taper :

"Le projet va bien. Il sera mis à jour plus tard."

Ou bien, cela pourrait s'écrire ainsi :

"Bonjour [Nom du client], voici où en est le projet : [résumé]. Prochaines étapes : [liste]. Nous sommes sur la bonne voie pour [date]. Faites-moi savoir si vous avez des questions. "

Grosse différence, non ? L’un est désinvolte et insouciant. L'autre est clair, poli et professionnel. Les clients le remarquent.

Une autre fois, quelqu’un a envoyé une blague à toute l’équipe. Ce n'était pas nécessaire et a été ignoré. Les emails professionnels collent à l’essentiel.

Petits ajustements, grand impact

• Séparez les longs paragraphes.
• Utilisez des puces pour les listes.
• Gardez un ton neutre.
• Vérifiez les pièces jointes.
• Répondez en temps opportun.

Tout cela peut paraître évident, mais c’est vraiment important. Un petit ajustement, comme corriger votre ligne d'objet, peut complètement changer la façon dont votre e-mail est reçu.

Aperçus de clôture

L'étiquette du courrier électronique professionnel ne consiste pas à être professionnel. Il s'agit d'être clair, poli et de permettre à l'autre personne de répondre facilement. Respectez quelques règles simples et tout se passera plus facilement, tout le monde sait ce qui se passe et vous aurez l'air d'un professionnel. Disposer d'une messagerie et d'un hébergement fiables de MilesWeb permet également de garantir que vos messages parviennent réellement à la bonne boîte de réception sans aucun problème.

Un e-mail intelligent et poli montre que vous valorisez votre temps et le leur. C'est à cela que ressemble vraiment le fait d'être professionnel . Rendez-le facile, rendez-le poli, et vos e-mails joueront réellement en votre faveur, pas contre vos efforts.