電子メール。彼らはどこにでもいます。ビジネスを経営している場合、あるいはチームの一員である場合でも、メールの書き方が 1 通でも、ずさんでプロフェッショナルでないと思われてしまう可能性があることをご存知でしょう。チャット メッセージやテキストメッセージとは異なり、電子メールは残ります。永遠に。たった 1 つの不注意なセリフが相手を混乱させたりイライラさせたりし、突然、それが自分にとって重要ではないという印象を与えてしまうことがあります。専門的な電子メール サービスを使用すると、これらの問題を回避し、メッセージを毎回洗練されたものにすることができます。

ssss電子メールのエチケットを正しくすることは、堅苦しくしたり機械的にしたりすることではありません。メッセージを明確に、敬意を持って、実行しやすいものにすることが重要です。そして多くの場合、いくつかの小さな調整が大きな違いを生むことがあります。強力なメール設定とビジネス向けの低価格ドメインを組み合わせることで、コストを管理しやすくしながら信頼性も得ることができます。

専門的な電子メール アドレスを使用する

まず最初に、メールアドレスが重要です。人々は気づきます。ビジネスで[email protected]のようなものをまだ使用している場合は、その使用を停止してください。シンプルにしてください。通常、あなたの名前にミドルネームのイニシャルを加えたものに会社のドメインを加えたものが最も効果的です。

[email protected] クリーンでプロフェッショナル、奇妙な番号やニックネームはありません。これは、誰もがあなたのメールを開く前に目にする最初の小さな信頼性向上です。

近況を実際に伝える件名

件名は新聞の見出しのようなものです。説明的なものにしてください。 「質問」または「こんにちは」では十分に明確ではありません。 「第 3 四半期レポートについてフィードバックが必要です」や「クライアント X への提案」などの方がはるかに効果的です。人々は忙しいので、なぜすぐにメールを開かなくてはならないのかを知る必要があります。

適切な挨拶から始める

特に急いでいる場合は、メールの挨拶を省略してしまいがちです。それは避けてください。ほとんどの電子メールでは、単純な「こんにちは、[名前]」で十分です。よりフォーマルな場合は、「Dear [Name]」が機能します。実際にその人を知っている場合を除き、「ねえ」は避けてください。 1 秒かかりますが、敬意を持った雰囲気を醸し出すことができます。

メールは要点を明確に保つ

受信トレイにあるエッセイを読みたい人はいません。短い段落、必要に応じて箇条書きにして、要点を説明します。主要なアイデアを途中に埋めないでください。明確さは、受信者の時間を尊重していることを示します。 MilesWeb の信頼できるホスティングおよび電子メール ソリューションを使用すると、メッセージがスムーズに配信されるため、すべての努力が実際に適切な人に届きます。

校正（はい、真剣に）

タイプミスが発生します。私たちは皆それをします。しかし、メールが間違いだらけであれば、それは不注意に見えます。簡単なヒント: 送信する前にメールを声に出して読みましょう。そうすることで、ぎこちない表現、単語の欠落、明らかなタイプミスを見つけることができます。 1 分間校正すれば、後で恥ずかしい思いをすることを防ぐことができます。

専門的にサインオフする

あなたの署名は単なる飾りではありません。あなたが誰であるか、あなたの仕事が何であるか、そしてあなたに連絡する方法を人々に伝えます。名前、役職、会社名、電話番号/メールアドレスなど、シンプルにしてください。あなたのウェブサイトへのリンクでも大丈夫です。ここに書籍からの引用は必要ありません。引用は飛ばしてください。

返信事項

人々をぶら下げたままにしてはいけません。まだ完全に答えることができなくても、ラジオで沈黙するよりは、「わかりました。[日付]までにフォローアップします」と手短に言うほうがよいでしょう。積極的に対応することで信頼が生まれます。

トーンを抑える

メールには表情がありません。つまり、皮肉やジョークはすぐに横道に逸れてしまう可能性があります。物事を礼儀正しく、中立的かつプロフェッショナルに保ちます。イライラしている場合は、送信する前に少し時間をとってください。それは大きな違いを生みます。

CCと全員に返信しすぎないでください

CC を送信したり、「全員に返信」を押したりする前によく考えてください。実際にメールが必要な人だけを含めてください。そうしないと、受信トレイが散らかり、同僚に迷惑をかけるだけです。

添付ファイルとリンク

「添付ファイルを参照してください」と言ってファイルを添付するのを忘れることほど最悪なことはありません。または、機能しないリンクを送信します。送信ボタンを押す前に必ず再確認してください。 1 秒間の検証により、その後 5 通の電子メールが保存されます。

時間を確認する

午前 2 時にメールを送信しますか?それは許容範囲です。ただ、すぐに返事が来ることは期待しないでください。人々の時間と境界を尊重します。

機密にしてください

機密情報は機密です。アドレスを再確認し、正しい人に送信していることを確認してください。一つ間違ってクリックすると、突然混乱が生じます。

実生活での例

先週、クライアントからプロジェクトの更新を求められました。次のように入力するのは簡単でした。

「プロジェクトは問題ありません。後で更新します。」

または、次のように書くこともできます。

「こんにちは、[クライアント名] さん。プロジェクトの状況は次のとおりです: [概要]。次のステップ: [リスト]。[日付] に向けて順調に進んでいます。ご質問があればお知らせください。」

大きな違いですよね？ 1つはカジュアルで不注意です。もう 1 人は、明確で礼儀正しく、プロフェッショナルです。クライアントは気づきます。

またあるときは、誰かがチーム全体にジョークを送りました。それは必要なかったので無視されました。プロフェッショナルなメールは要点をしっかりと押さえています。

小さな調整で大きな影響

• 長い段落は分割します。
• リストには箇条書きを使用します。
• トーンをニュートラルに保ちます。
• 添付ファイルを確認してください。
• タイムリーに対応してください。

これらはすべて当然のことのように思えるかもしれませんが、本当に重要です。件名を修正するなど、小さな調整を行うだけで、メールの受け取り方が完全に変わる可能性があります。

最終的な洞察

ビジネスメールのエチケットは、プロフェッショナルであることを意味するものではありません。明確で礼儀正しく、相手が返信しやすいようにすることが重要です。いくつかの簡単なルールに従えば、物事はよりスムーズに進み、何が起こっているかを誰もが把握でき、プロフェッショナルであるように見えます。 MilesWeb からの信頼できる電子メールとホスティングを利用すると、メッセージが実際に問題なく適切な受信箱に確実に届くようになります。

スマートで丁寧なメールは、あなたと相手の時間を大切にしていることを示します。それがプロフェッショナルであることの本当の姿です。わかりやすく、丁寧にすれば、メールはあなたの努力に逆らうのではなく、実際にあなたに有利に働くようになります。