E-posta. Her yerdeler. Ve eğer bir işletmeyi yönetiyorsanız, hatta bir ekibin sadece bir parçasıysanız, kötü yazılmış bir e-postanın özensiz veya profesyonellikten uzak görünmenize neden olabileceğini bilirsiniz. Bir sohbet mesajının veya mesajının aksine, e-postalar kalır. Sonsuza kadar. Dikkatsiz bir cümle birinin kafasını karıştırabilir veya hayal kırıklığına uğratabilir ve aniden bunun sizin için önemli olmadığı izlenimini verirsiniz. Profesyonel e-posta hizmetlerini kullanmak , bu sorunlardan kaçınmanıza ve mesajlarınızın her zaman şık görünmesini sağlamanıza yardımcı olabilir.

ssssE-posta görgü kurallarını doğru uygulamak, resmi veya robotik olmakla ilgili değildir. Bu, mesajlarınızı açık, saygılı ve kolayca harekete geçilebilecek hale getirmekle ilgilidir. Ve çoğu zaman birkaç küçük değişiklik büyük bir fark yaratabilir. İşletmeniz için güçlü bir e-posta kurulumunu düşük fiyatlı bir alan adı ile eşleştirmek, maliyetleri yönetilebilir tutarken aynı zamanda size güvenilirlik de sağlar.

Profesyonel Bir E-posta Adresi Kullanın

İlk önce ilk şeyler: e-posta adresiniz önemlidir. İnsanlar fark ediyor. Hala iş için [email protected] gibi bir şey kullanıyorsanız kullanmayı bırakın. Basit tutun. Genellikle adınız, belki ikinci harf ve şirketinizin alan adı en iyi sonucu verir;

[email protected] Temiz, profesyonel, tuhaf numaralar veya takma adlar yok. Bu, birinin e-postanızı açmadan önce gördüğü ilk küçük güvenilirlik artışıdır.

İnsanlara Aslında Neler Olduğunu Anlatan Konu Satırları

Konu satırınız bir gazetedeki manşet gibidir. Açıklayıcı yapın. “Soru” veya “Merhaba” yeterince açık değil. "3. Çeyrek Raporunda Geri Bildirim Gerekiyor" veya "X Müşterisi İçin Teklif" gibi bir şey çok daha iyi sonuç verir. İnsanlar meşgul; e-postanızı neden hemen açmaları gerektiğini bilmeleri gerekiyor.

Uygun Bir Selamlamayla Başlayın

Özellikle aceleniz varsa, e-postalardaki selamlamaları atlamak kolaydır. Bunu yapmaktan kaçının. Çoğu e-posta için basit bir "Merhaba [İsim]" yeterlidir. “Sevgili [İsim]” daha resmiyse işe yarar. Kişiyi gerçekten tanımıyorsanız “Hey” demekten kaçının. Bir saniye sürer ama saygılı bir ton belirler.

E-postaları Açık ve Özgün Tutun

Kimse gelen kutusundaki bir makaleyi okumak istemez. Kısa paragraflar, ihtiyacınız olduğunda madde işaretleri ve asıl noktaya gelin. Ana fikri ortada bir yere gömmeyin. Netlik, alıcının zamanına saygı duyduğunuzu gösterir. MilesWeb'in güvenilir barındırma ve e-posta çözümlerini kullanmak aynı zamanda mesajlarınızın sorunsuz bir şekilde iletilmesini sağlar, böylece tüm bu çabalar aslında doğru kişiye ulaşır.

Düzeltilmiş (Evet, Ciddiyim)

Yazım hataları olur. Hepimiz yapıyoruz. Ancak e-postanız hatalarla doluysa dikkatsiz görünür. Kısa ipucu: e-postanızı göndermeden önce yüksek sesle okuyun; bu, tuhaf ifadeleri, eksik kelimeleri ve bariz yazım hatalarını yakalamanıza yardımcı olur. Bir dakikalık düzeltme, daha sonra yaşanacak utançları önleyebilir.

Profesyonelce Oturumu Kapatın

İmzanız sadece pastanın kreması değil. İnsanlara kim olduğunuzu, işinizin ne olduğunu ve size nasıl ulaşacağınızı anlatır. Basit tutun: isim, unvan, şirket, telefon/e-posta. Web sitenize bir bağlantı da iyidir. Burada bir kitaptan alıntıya ihtiyacınız yok; gerçekten alıntıları atlayın.

Konuları Yanıtlamak

İnsanları asılı bırakmayın. Henüz tam olarak cevap veremeseniz bile, hızlı bir "Anladım, [tarih] tarihine kadar takip edeceğim", radyo sessizliğinden daha iyidir. Proaktif bir şekilde yanıt vermek güven oluşturur.

Tonunuzu Kontrol Altında Tutun

E-postalarda yüz ifadeleri yoktur. Bu, alaycılığın ve şakaların hızla yanlara gidebileceği anlamına gelir. İşleri kibar, tarafsız ve profesyonel tutun. Eğer sinirliyseniz, göndermeden önce bir dakikanızı ayırın. Bu büyük bir fark yaratıyor.

Fazla Bilgi Vermeyin ve Tümünü Yanıtlayın

CC'den veya "Tümünü Yanıtla"ya basmadan önce düşünün. Yalnızca e-postaya gerçekten ihtiyacı olan kişileri dahil edin. Aksi takdirde, yalnızca gelen kutularınızı doldurursunuz ve meslektaşlarınızı rahatsız edersiniz.

Ekler ve Bağlantılar

“Ekte bakın” deyip dosyayı eklemeyi unutmaktan daha kötü bir şey olamaz. Veya çalışmayan bir bağlantı göndermek. Gönder tuşuna basmadan önce daima iki kez kontrol edin. Bir saniyelik doğrulama, daha sonra beş e-posta kaydeder.

Saatleri İzle

Gece 2'de e-posta mı gönderiyorsunuz? Bu kabul edilebilir. Sadece hemen bir yanıt beklemeyin. İnsanların zamanına ve sınırlarına saygı gösterin.

Gizli Tutun

Hassas bilgi hassastır. Adresleri bir kez daha kontrol edin ve doğru kişiye gönderdiğinizden emin olun. Yanlış bir tıklama ve aniden ortalığı karıştırır.

Gerçek Hayattan Örnekler

Bir müşteri geçen hafta proje güncellemesi istedi. Şunu yazmak kolay olurdu:

"Proje iyi. Daha sonra güncellenecek."

Veya şu şekilde yazılabilir:

"Merhaba [Müşteri Adı], projenin durumu şu şekilde: [özet]. Sonraki adımlar: [liste]. [tarih] yolunda ilerliyoruz. Herhangi bir sorunuz varsa bana bildirin."

Büyük fark, değil mi? Biri sıradan ve dikkatsiz. Diğeri açık, kibar ve profesyoneldir. Müşteriler fark eder.

Başka bir sefer birisi tüm takıma bir şaka gönderdi. Gerekli değildi ve göz ardı edildi. Profesyonel e-postalar konuya sadık kalır.

Küçük Ayarlamalar, Büyük Etki

• Uzun paragrafları bölün.
• Listeler için madde işaretlerini kullanın.
• Tonunuzu nötr tutun.
• Ekleri kontrol edin.
• Zamanında yanıt verin.

Bunların hepsi açık görünebilir, ancak gerçekten önemlidir. Konu satırınızı düzeltmek gibi küçük bir değişiklik, e-postanızın alınma şeklini tamamen değiştirebilir.

Kapanış Analizleri

İş e-postası görgü kuralları profesyonel olmakla ilgili değildir. Bu, açık ve nazik olmakla ve diğer kişinin yanıt vermesini kolaylaştırmakla ilgilidir. Birkaç basit kurala bağlı kalın, işler daha sorunsuz yürür, herkes neler olup bittiğini bilir ve siz de profesyonel görünürsünüz. MilesWeb'den güvenilir e-posta ve barındırma hizmetine sahip olmak, mesajlarınızın herhangi bir sorun yaşamadan doğru gelen kutusuna ulaşmasını da sağlar.

Akıllı ve kibar bir e-posta, hem kendi zamanınıza hem de onların zamanına değer verdiğinizi gösterir. Profesyonel olmak aslında buna benzer . Kolaylaştırın, kibar olun; e-postalarınız aslında çabalarınızın aleyhine değil, lehinize çalışacaktır.