E-mail. Sono ovunque. E se gestisci un'attività, o anche solo fai parte di un team, sai che un'e-mail scritta male può farti sembrare sciatto o poco professionale. A differenza di un messaggio di chat o di testo, le e-mail rimangono. Per sempre. Una frase trascurata può lasciare qualcuno confuso o frustrato e all'improvviso dai l'impressione che non sia importante per te. L'utilizzo di servizi di posta elettronica professionali può aiutarti a evitare questi problemi e ad assicurarti che i tuoi messaggi appaiano sempre raffinati.

ssssAdottare l'etichetta corretta per la posta elettronica non significa essere formali o robotici. Si tratta di rendere i tuoi messaggi chiari, rispettosi e facili da mettere in pratica. E spesso, alcuni piccoli accorgimenti possono fare una grande differenza. Abbinare una solida configurazione di posta elettronica con un dominio a basso prezzo per la tua azienda ti dà anche credibilità mantenendo i costi gestibili.

Utilizza un indirizzo e-mail professionale

Per prima cosa: il tuo indirizzo email è importante. La gente se ne accorge. Se usi ancora qualcosa come [email protected] per lavoro, smetti di usarlo. Mantienilo semplice. Di solito, il tuo nome, forse l'iniziale del secondo nome, più il dominio della tua azienda funziona meglio

[email protected] Pulito, professionale, senza numeri o soprannomi strani. È il primo piccolo aumento di credibilità che chiunque vede prima ancora di aprire la tua email.

Righe dell'oggetto che dicono effettivamente alla gente cosa succede

L'oggetto è come il titolo di un giornale. Rendilo descrittivo. "Domanda" o "Ciao" non sono abbastanza chiari. Qualcosa come "Feedback necessario sul rapporto del terzo trimestre" o "Proposta per il cliente X" funziona molto meglio. Le persone sono impegnate: hanno bisogno di sapere perché dovrebbero aprire subito la tua email.

Inizia con un saluto adeguato

È facile saltare i saluti nelle email, soprattutto se sei di fretta. Evita di farlo. Un semplice “Ciao [Nome]” va bene per la maggior parte delle email. "Caro [nome]" funziona se è più formale. Evita il "Ehi" a meno che tu non conosca effettivamente la persona. Ci vuole un secondo, ma dà un tono rispettoso.

Mantieni le email chiare e pertinenti

Nessuno vuole leggere un saggio nella propria casella di posta. Paragrafi brevi, elenchi puntati quando ne hai bisogno e arrivi al punto. Non seppellire l'idea principale da qualche parte nel mezzo. La chiarezza dimostra che rispetti il ​​tempo del destinatario. L'utilizzo delle affidabili soluzioni di hosting ed e-mail di MilesWeb garantisce inoltre che i tuoi messaggi vengano recapitati senza problemi, in modo che tutto questo sforzo raggiunga effettivamente la persona giusta.

Correzione di bozze (Sì, sul serio)

Gli errori di battitura accadono. Lo facciamo tutti. Ma se la tua email è piena di errori, sembra trascurata. Suggerimento rapido: leggi la tua email ad alta voce prima di inviarla: aiuta a individuare frasi imbarazzanti, parole mancanti ed errori di battitura evidenti. La correzione di bozze di un minuto può evitare successivi imbarazzi.

Firma professionalmente

La tua firma non è solo la ciliegina sulla torta. Comunica alle persone chi sei, qual è il tuo lavoro e come raggiungerti. Mantienilo semplice: nome, titolo, azienda, telefono/e-mail. Anche un collegamento al tuo sito web va bene. Non hai bisogno di una citazione da un libro qui: sinceramente, salta le virgolette.

La risposta è importante

Non lasciare le persone in sospeso. Anche se non puoi ancora rispondere in modo completo, un rapido "Capito, ti risponderò entro il [data]" è meglio del silenzio radio. Rispondere in modo proattivo crea fiducia.

Mantieni il tono sotto controllo

Le email non hanno espressioni facciali. Ciò significa che il sarcasmo e le battute possono andare di traverso velocemente. Mantieni un atteggiamento educato, neutrale e professionale. Se sei frustrato, prenditi un minuto prima di inviare. Fa una grande differenza.

Non esagerare con CC e rispondi a tutti

Pensa prima di scrivere in CC o premere "Rispondi a tutti". Includi solo le persone che hanno effettivamente bisogno dell'e-mail. Altrimenti non farai altro che ingombrare la casella di posta e infastidire i colleghi.

Allegati e link

Non c'è niente di peggio che dire "vedi allegato" e dimenticare di allegare il file. Oppure inviando un collegamento che non funziona. Ricontrolla sempre prima di premere Invia. Un secondo di verifica salva cinque email successive.

Guarda le ore

Invio di e-mail alle 2 del mattino? È accettabile. Basta non aspettarti una risposta immediata. Rispettare il tempo e i confini delle persone.

Mantienilo riservato

Le informazioni sensibili sono sensibili. Controlla due volte gli indirizzi e assicurati di inviare il messaggio alla persona giusta. Un clic sbagliato e all'improvviso è un disastro.

Esempi nella vita reale

Un cliente ha chiesto un aggiornamento del progetto la scorsa settimana. Sarebbe stato facile digitare:

"Il progetto va bene. Aggiorneremo più tardi."

Oppure, potrebbe essere scritto così:

"Ciao [Nome cliente], ecco a che punto è il progetto: [riepilogo]. Passaggi successivi: [elenco]. Siamo sulla buona strada per il [data]. Fammi sapere se hai domande."

Grande differenza, vero? Uno è casuale e distratto. L'altro è chiaro, educato e professionale. I clienti se ne accorgono.

Un'altra volta qualcuno ha inviato uno scherzo a tutta la squadra. Non era necessario ed è stato ignorato. Le e-mail professionali restano fedeli al punto.

Piccoli aggiustamenti, grande impatto

• Suddividi i paragrafi lunghi.
• Utilizza i punti elenco per gli elenchi.
• Mantieni un tono neutro.
• Controlla gli allegati.
• Rispondere in modo tempestivo.

Tutto questo potrebbe sembrare ovvio, ma è davvero importante. Una piccola modifica, come correggere la riga dell'oggetto, può cambiare completamente il modo in cui viene ricevuta la tua email.

Approfondimenti di chiusura

L'etichetta della posta elettronica aziendale non riguarda l'essere professionali. Si tratta di essere chiari, educati e rendere facile per l'altra persona rispondere. Attieniti ad alcune semplici regole e le cose andranno meglio, tutti sapranno cosa sta succedendo e ti sembrerà un professionista. Avere e-mail e hosting affidabili da MilesWeb aiuta anche a garantire che i tuoi messaggi raggiungano effettivamente la casella di posta giusta senza problemi.

Un'e-mail intelligente ed educata dimostra che apprezzi il tuo tempo e il loro. Questo è ciò che significa davvero essere professionali . Rendilo semplice, rendilo educato e le tue e-mail funzioneranno effettivamente a tuo favore, non contro i tuoi sforzi.