بريد إلكتروني. إنهم في كل مكان. وإذا كنت تدير مشروعًا تجاريًا - أو حتى مجرد جزء من فريق، فأنت تعلم أن رسالة بريد إلكتروني واحدة مكتوبة بشكل سيء يمكن أن تجعلك تبدو غير متقن أو غير محترف. على عكس رسائل الدردشة أو الرسائل النصية، تبقى رسائل البريد الإلكتروني. للأبد. سطر واحد مهمل يمكن أن يترك شخصًا مرتبكًا أو محبطًا، وفجأة، يعطي الانطباع بأنه ليس مهمًا بالنسبة لك. يمكن أن يساعدك استخدام خدمات البريد الإلكتروني الاحترافية في تجنب هذه المشكلات والتأكد من أن رسائلك تبدو مصقولة في كل مرة.

إن اتباع آداب البريد الإلكتروني بشكل صحيح لا يعني أن تكون رسميًا أو آليًا. يتعلق الأمر بجعل رسائلك واضحة ومحترمة وسهلة التصرف. وفي كثير من الأحيان، يمكن لبعض التعديلات الصغيرة أن تحدث فرقًا كبيرًا. إن إقران إعداد بريد إلكتروني قوي مع نطاق منخفض السعر لشركتك يمنحك أيضًا المصداقية مع الحفاظ على إمكانية التحكم في التكاليف.

استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا

أول الأشياء أولاً: عنوان بريدك الإلكتروني مهم. يلاحظ الناس. إذا كنت لا تزال تستخدم شيئًا مثل [email protected] للأعمال، فتوقف عن استخدامه. اجعل الأمر بسيطًا. عادةً ما يكون اسمك، وربما الحرف الأول من الاسم الأوسط، بالإضافة إلى نطاق شركتك هو الأفضل، مثل

[email protected] نظيف ومحترف ولا توجد أرقام أو ألقاب غريبة. إنها أول دفعة صغيرة من المصداقية يراها أي شخص حتى قبل أن يفتح بريدك الإلكتروني.

سطور الموضوع التي تخبر الأشخاص فعليًا بما يحدث

سطر الموضوع الخاص بك يشبه العنوان الرئيسي في إحدى الصحف. اجعلها وصفية. "سؤال" أو "مرحبًا" ليس واضحًا بدرجة كافية. هناك شيء مثل "الملاحظات المطلوبة بشأن تقرير الربع الثالث" أو "اقتراح للعميل X" يعمل بشكل أفضل. الأشخاص مشغولون، فهم بحاجة إلى معرفة سبب فتح بريدك الإلكتروني على الفور.

ابدأ بالتحية المناسبة

من السهل تخطي التحيات في رسائل البريد الإلكتروني، خاصة إذا كنت في عجلة من أمرك. تجنب القيام بذلك. إن عبارة "Hi [Name]" البسيطة مناسبة لمعظم رسائل البريد الإلكتروني. "عزيزي [الاسم]" يعمل إذا كان أكثر رسمية. تجنب "مرحبًا" إلا إذا كنت تعرف الشخص بالفعل. يستغرق الأمر ثانية، لكنه يحدد لهجة محترمة.

حافظ على رسائل البريد الإلكتروني واضحة وفي صلب الموضوع

لا أحد يريد قراءة مقال في بريده الوارد. فقرات قصيرة، ونقاط نقطية عندما تحتاج إليها، وتصل إلى صلب الموضوع. لا تدفن الفكرة الرئيسية في مكان ما في المنتصف. يوضح الوضوح أنك تحترم وقت المستلم. إن استخدام حلول البريد الإلكتروني والاستضافة الموثوقة من MilesWeb يضمن أيضًا تسليم رسائلك بسلاسة، بحيث يصل كل هذا الجهد إلى الشخص المناسب.

التدقيق اللغوي (نعم، على محمل الجد)

تحدث الأخطاء المطبعية. نحن جميعا نفعل ذلك. ولكن إذا كان بريدك الإلكتروني مليئًا بالأخطاء، فإنه يبدو مهملاً. نصيحة سريعة: اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ قبل إرساله، فهذا يساعد في التعرف على الصياغة غير الملائمة والكلمات المفقودة والأخطاء المطبعية الواضحة. التدقيق اللغوي لمدة دقيقة يمكن أن يمنع الإحراج لاحقًا.

تسجيل الخروج بشكل احترافي

توقيعك ليس مجرد زينة على الكعكة. إنه يتواصل مع الأشخاص من أنت، وما هي وظيفتك، وكيفية الوصول إليك. اجعل الأمر بسيطًا: الاسم والمسمى الوظيفي والشركة والهاتف/البريد الإلكتروني. رابط لموقع الويب الخاص بك على ما يرام أيضا. لا تحتاج إلى اقتباس من كتاب هنا - بصدق، تخطي الاقتباسات.

مسائل الرد

لا تترك الناس معلقين. حتى إذا لم تتمكن من الإجابة بشكل كامل بعد، فإن الرد السريع "حسنًا، ستتم المتابعة بحلول [التاريخ]" أفضل من صمت الراديو. الاستجابة بشكل استباقي تبني الثقة.

حافظ على نبرة صوتك تحت السيطرة

رسائل البريد الإلكتروني لا تحتوي على تعابير الوجه. وهذا يعني أن السخرية والنكات يمكن أن تبتعد بسرعة. حافظ على الأمور مهذبة ومحايدة ومهنية. إذا كنت محبطًا، خذ دقيقة قبل الإرسال. إنه يحدث فرقًا كبيرًا.

لا تبالغ في CC والرد على الكل

فكر قبل إرسال نسخة أو اضغط على "الرد على الكل". قم بتضمين الأشخاص الذين يحتاجون بالفعل إلى البريد الإلكتروني فقط. خلاف ذلك، أنت مجرد ازدحام البريد الوارد والزملاء المزعجين.

المرفقات والروابط

ليس هناك ما هو أسوأ من قول "انظر المرفق" ونسيان إرفاق الملف. أو إرسال رابط لا يعمل. تحقق دائمًا جيدًا قبل الضغط على إرسال. ثانية واحدة من التحقق تحفظ خمس رسائل بريد إلكتروني لاحقًا.

مشاهدة الساعات

إرسال رسائل البريد الإلكتروني في الساعة 2 صباحا؟ هذا مقبول. فقط لا تتوقع ردا فوريا. احترام وقت الناس وحدودهم.

احتفظ بها سرية

المعلومات الحساسة حساسة. تحقق مرة أخرى من العناوين وتأكد من أنك ترسلها إلى الشخص المناسب. نقرة واحدة خاطئة، وفجأة تصبح فوضى.

أمثلة في الحياة الحقيقية

طلب أحد العملاء تحديث المشروع الأسبوع الماضي. كان من السهل أن أكتب:

"المشروع جيد. سيتم تحديثه لاحقًا."

أو يمكن كتابتها هكذا:

"مرحبًا [اسم العميل]، هذا هو وضع المشروع: [الملخص]. الخطوات التالية: [القائمة]. نحن نسير على الطريق الصحيح حتى [التاريخ]. اسمحوا لي أن أعرف إذا كانت لديك أي أسئلة."

فرق كبير، أليس كذلك؟ واحد هو عارضة ومهمل. والآخر واضح ومهذب ومهني. إشعار العملاء.

وفي مرة أخرى، أرسل شخص ما نكتة إلى الفريق بأكمله. لم يكن ذلك ضروريًا وتم تجاهله. رسائل البريد الإلكتروني المهنية تلتزم بهذه النقطة.

تعديلات صغيرة، تأثير كبير

• تقسيم الفقرات الطويلة.
• استخدم النقاط النقطية للقوائم.
• حافظ على نبرة الصوت محايدة.
• التحقق من المرفقات.
• الرد في الوقت المناسب.

قد يبدو كل هذا واضحًا، لكنه مهم حقًا. يمكن لتعديل صغير – مثل إصلاح سطر الموضوع – أن يغير تمامًا كيفية تلقي بريدك الإلكتروني.

رؤى الختامية

لا تتعلق آداب البريد الإلكتروني للأعمال بالاحترافية. يتعلق الأمر بالوضوح والتهذيب وتسهيل الرد على الشخص الآخر. التزم ببعض القواعد البسيطة، وستسير الأمور بسلاسة أكبر، وسيعرف الجميع ما يحدث، وستبدو محترفًا. يساعد الحصول على بريد إلكتروني واستضافة موثوقين من MilesWeb أيضًا على التأكد من وصول رسائلك فعليًا إلى البريد الوارد الصحيح دون أي مشاكل.

يُظهر البريد الإلكتروني الذكي والمهذب أنك تقدر وقتك ووقتهم. هذا هو ما يبدو عليه كونك محترفًا حقًا . اجعل الأمر سهلاً، واجعله مهذبًا، وستعمل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لصالحك، وليس ضد جهودك.