O que é um plano de projeto transparente e por que você precisa de um?

A transparência com as partes interessadas em um projeto é essencial para mantê-lo na tarefa.

Você acabou de fechar um grande contrato, que poderia ter ido para o seu maior concorrente. Mas você subestimou o preço do peixe grande na lagoa ao prometer velocidade, agilidade e habilidades para concluir o projeto no prazo e dentro dos parâmetros do cliente.

Como proprietário de uma empresa, você não está preocupado com as habilidades e habilidades de sua equipe de marketing para impressionar o cliente. No entanto, com toda a mudança de carreira acontecendo ultimamente, você não quer que detalhes vitais do projeto vazem para seus concorrentes em um campo altamente contestado para conseguir novos negócios em seu setor. Você quer que sua equipe tenha sucesso em seu próprio marketing com projetos internos também.

Mas você também quer capacitar sua equipe em todas as etapas do projeto, pois eles precisam de todas as vantagens possíveis para entregar acima das expectativas do cliente. Priorizar a transparência na comunicação de gerenciamento de projetos é um aspecto vital que você precisa para ter sucesso.

1. O que é um plano de projeto transparente?

Um plano transparente começa com uma comunicação de gerenciamento de projeto aberta para garantir que todas as partes interessadas tenham acesso às informações de que precisam. Eles podem precisar de acesso a documentos, e-mails, reuniões, treinamento ou ativos digitais e físicos. Esses itens devem ser eficientes e fáceis de encontrar, enquanto a integração do software de colaboração representa outro elemento vital que você pode trazer para o gerenciamento de projetos.

Você precisa que todos estejam na mesma página quando se trata do projeto como um todo, mas também precisa garantir que cada pessoa esteja ciente de quem está realizando cada tarefa. Os gerentes de projeto também devem ter uma maneira rápida e fácil de acessar documentos, anotações e comunicações entre as partes interessadas para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma.

2. Por que a transparência é importante ao gerenciar um projeto?

A transparência ajuda os membros da equipe a se concentrarem nas tarefas dentro dos cronogramas do projeto, solucionar problemas à medida que surgem e mover um projeto para cumprir as entregas no prazo.

Na verdade, as pessoas que usam software de gerenciamento de projetos preferem que ele tenha recursos de colaboração, de acordo com uma pesquisa com 243 profissionais do setor que usam software de gerenciamento de projetos (PM) semanalmente. Um total de 54% dos entrevistados preferiu ferramentas integradas de colaboração e comunicação, enquanto 13% preferiram uma ferramenta de colaboração independente, de acordo com a Software Advice. ^{[ 1 ]} Os recursos de colaboração ajudam proprietários e gerentes a manter a comunicação e a transparência do gerenciamento de projetos dentro de uma equipe.

Na era do trabalho remoto, a comunicação e a colaboração são ainda mais importantes para as pequenas empresas. Funcionários de pequenas empresas híbridas, o que significa que trabalham pessoalmente e remotamente por partes da semana de trabalho, dizem que os dois principais desafios do modelo de trabalho híbrido incluem manter a produtividade (40%) e ter comunicação e colaboração eficazes (35%) durante um projeto , de acordo com a pesquisa de 2021 da GetApp[*] com 503 tomadores de decisão e 488 funcionários de pequenas empresas nos EUA. Como a adoção do modelo híbrido tem ocorrido na maioria dessas empresas, dois desafios constantes são o gerenciamento da produtividade e a manutenção de uma comunicação e colaboração efetivas na equipe do projeto. Suas ferramentas de gerenciamento de projetos são vitais para essa comunicação contínua com equipes remotas.

Como proprietário de um projeto ou empresário, você pode ser reticente quanto a ter total transparência com todos na empresa. Nem todo mundo precisa saber o valor do contrato ou os detalhes do contrato. No entanto, você tem soluções alternativas se os gerentes e membros da equipe estiverem preocupados com a lucratividade. Em vez de definir quanto vale um contrato, mostre o máximo de horas que cada funcionário precisa para trabalhar em uma determinada tarefa. Em seguida, mostre a eles que se torna mais lucrativo se as equipes puderem concluir o projeto mais rapidamente.

3. Quais características definem um projeto transparente?

Proprietários e gerentes ainda podem definir claramente os aspectos de um projeto sem divulgar suas finanças.

Prazos são cruciais para levar um projeto adiante e concluí-lo no prazo. Todos devem ter uma maneira de controlar o tempo gasto em um projeto para saber se estão atingindo seus objetivos. Cada objetivo dentro de um projeto deve ser claro e ter um prazo claro.

As partes interessadas devem saber exatamente quais tarefas devem realizar ao longo de um projeto. Embora possa haver sobreposição de ausências de funcionários ou se alguém precisar de ajuda, ter funções claramente definidas ajudará todos a permanecerem concentrados sem duplicar esforços.

Todos precisam de ferramentas e recursos para atingir seus objetivos dentro do prazo estipulado. Capacite as partes interessadas no projeto, certificando-se de que tenham as ferramentas, produtos e serviços certos à sua disposição. A comunicação do gerenciamento de projetos é vital aqui porque os líderes de equipe devem perguntar a seus colegas o que eles precisam para ter sucesso.

4. Quais são as armadilhas de não haver transparência durante o planejamento do projeto?

Qualquer projeto, grande ou pequeno, pode dar errado por vários motivos. É importante identificar os problemas à medida que eles acontecem, porque é mais fácil corrigi-los imediatamente em vez de esperar que a dificuldade se transforme em algo maior mais adiante.

A falta de comunicação interna entre a equipe pode atrasar as fases de um projeto. A falta de comunicação por parte de um cliente também pode causar perda de prazos, mesmo que isso não seja culpa de sua equipe. Crie cronogramas alterados para o caso de algo dar errado.

Um quarto dos projetos tem menos de 50% de chance de entregar resultados no prazo, de acordo com nossa pesquisa com 422 gerentes de projeto.[**] Isso contribui para a redução do valor comercial entregue aos clientes e uma maior probabilidade de estourar o orçamento e ir além o cronograma original para conclusão.

Ficar por dentro das confusões e reconhecer que algo não sairá conforme o planejado é a chave para mitigar os problemas com eficiência.

5. Quais são os benefícios de um plano de projeto transparente?

Ter um plano de projeto claramente definido ajuda todos os que trabalham nele e no próprio projeto. Todos entendem as expectativas e os prazos, veem o quadro geral e os pequenos detalhes e levam o projeto para a conclusão.

5.1 Otimiza o trabalho em equipe

Quando todos sabem quais funções cada um desempenha, os indivíduos têm uma melhor compreensão das funções de sua equipe no escopo mais amplo de um projeto. Saber essas coisas melhora a comunicação, a responsabilidade e a responsabilidade do gerenciamento de projetos e a quem pedir ajuda (se necessário).

5.2 Atenua dores de cabeça

Algumas tarefas não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas. Quando ocorrem atrasos, os gerentes de projeto e os membros da equipe podem identificar como evitar mais atrasos. Também serve como uma ferramenta de aprendizado para ajudar toda a equipe a entender a importância de cumprir prazos.

5.3 Motiva os funcionários

Prazos transparentes e comunicação clara de gerenciamento de projetos motivam os funcionários ao responsabilizar todos por suas ações. Os indivíduos podem ver exatamente o impacto que suas tarefas têm nas de todos os outros enquanto acompanham um projeto.

6. Soluções rápidas para facilitar a transparência do plano do projeto

Alguns acertos e soluções rápidas que podem facilitar a transparência do plano do projeto incluem:

Compartilhe calendários/cronogramas de todas as partes interessadas. Apenas saber quando outras tarefas estão concluídas, especialmente quando há dependências, pode mover um projeto no ritmo certo.

Realize reuniões para brainstorming e atualizações de status. Check-ins semanais da equipe e atualizações de status mensais são apropriados aqui. Check-ins individuais são uma boa ideia para perguntar se alguém precisa de ajuda.

Use ferramentas digitais como software de gerenciamento de projetos , software de gerenciamento de fluxo de trabalho e ferramentas de colaboração. Eles podem reduzir as tarefas mundanas enquanto melhoram a comunicação com todos os envolvidos.

Comemore os sucessos na conquista de metas! Mesmo que um projeto não esteja totalmente concluído, chegar a um novo nível é um motivo para comemorar.

Fique ligado na segunda parte desta série, onde discutiremos instruções passo a passo para criar um plano de projeto transparente.