Kiedy jest najlepszy czas na zatrudnienie księgowego?

Zatrudnienie księgowego może być konieczne na niektórych etapach rozwoju Twojej firmy. Dowiedz się, kiedy i dlaczego warto zatrudnić księgowego do pracy w swojej firmie.

To, co robi księgowy, to coś więcej niż tylko bilansowanie ksiąg dla firmy. W końcu to tylko opisuje księgowego. CPA — Certyfikowani księgowi — nie tylko zajmują się zadaniami księgowymi, ale mogą również pomóc w rozwoju firmy.

Dlaczego więc ludzie potrzebują księgowych? Oprócz równoważenia Twoich ksiąg, mogą zapewnić Ci wgląd w liczby na dowolnym etapie rozwoju, często za pomocą oprogramowania Business Intelligence do wizualnego wyświetlania tych liczb. Mogą również polecić najlepszą strukturę dla Twojej firmy, uzyskać więcej odliczeń podatkowych i zwiększyć szanse, że Twój bank zatwierdzi Twoje wnioski kredytowe.

Często małe firmy nie zatrudniają księgowych ze względu na związane z tym koszty. Według niedawnego badania małych firm tylko 30% zatrudniło zewnętrznego księgowego ^{[ 1 ]} . Zatrudnienie księgowego może cię kosztować, ale kiedy dodasz czas, jaki Twój zespół spędza na zadaniach księgowych i koszt oprogramowania księgowego, czy naprawdę dużo zaoszczędzisz, robiąc to samodzielnie? Ponadto, zatrudniając księgowego, zyskujesz również jego wiedzę i doświadczenie.

Kiedy warto zatrudnić księgową?

Podczas gdy prawie każda firma może skorzystać na zatrudnieniu CPA, wiele zaczyna bez niego, aby zaoszczędzić pieniądze. Chociaż firma pozostaje mała, może to być opcja, ale ostatecznie większość właścicieli firm zadaje sobie pytanie: „Czy powinienem zatrudnić księgowego?” I dla wielu z nich odpowiedź brzmi: tak.

Po co więc zatrudniać księgowego? Oto kilka ważnych powodów.

1. Rozpoczęcie działalności gospodarczej

Jak powiedzieliśmy, wiele małych firm rozpoczyna działalność bez księgowego, ale to chyba najlepszy czas, aby go zaangażować. Zamiast martwić się, ile będzie Cię kosztować zatrudnienie pracownika, pomyśl, że inwestycja pozwoli Ci zaoszczędzić czas, pieniądze i stres, gdy Twoja firma zacznie się rozwijać. Możesz zacząć od księgowego podczas pisania biznesplanu.

Twój księgowy może również pomóc w określeniu struktury prawnej Twojej firmy. Nie każda struktura biznesowa jest taka sama. Jaki powinien być twój? Istnieje wiele do wyboru, w tym jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka osobowa, korporacja, korporacja S i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — LLC.

Ważne jest, aby przed rozpoczęciem wybrać odpowiedni rodzaj struktury biznesowej. Alternatywą może być jednoosobowa działalność gospodarcza. To proste, wymaga niewielkiej ilości formalności i możesz szybciej rozpocząć działalność, ale możesz również zostać pociągnięty do odpowiedzialności za długi firmy. Jeśli dostawca nie otrzyma zapłaty, może przyjść po twoje rzeczy osobiste.

Korporacja, korporacja S lub LLC będzie chronić twoje rzeczy osobiste, ale jakie są zalety każdej z nich? Tak może Ci pomóc księgowa. Pomogą Ci poruszać się po tych strukturach prawnych i pomogą wybrać taką, która pasuje do Twojej firmy.

Zatrudniając profesjonalistę od samego początku, czerpiesz korzyści z jego wiedzy finansowej na wcześniejszym etapie życia Twojej firmy. Może to zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy na późniejszych etapach.

2. Rozwijaj swój biznes

Rozwój firmy może nastąpić szybko, zwłaszcza jeśli prowadzisz działalność online. Jak rozwija się Twoja firma? Czy stało się to z dnia na dzień, czy jest to powolny, stały postęp? Niezależnie od tego, księgowy może pomóc Ci w rozwoju. W miarę rozwoju Twojej firmy oznacza to większe zyski i większe wydatki, ale jeśli spróbujesz rozwijać się zbyt szybko, możesz zaszkodzić przyszłości swojej firmy.

Księgowy może zajrzeć do Twoich ksiąg i rachunków i pomóc zoptymalizować rozwój Twojej firmy. Gdzie warto inwestować swoje pieniądze? Czy otwarcie kolejnego oddziału będzie opłacalne? Czy powinieneś rozszerzyć swoją linię produktów? Na tego typu pytania można odpowiedzieć na podstawie danych w twoich księgach, a księgowi są specjalistami w śledzeniu tych odpowiedzi.

A jeśli Twoja firma nie rozwija się obecnie, ale chcesz, księgowy może również w tym pomóc. Korzystając z oprogramowania do analizy biznesowej i analitycznej, Twój księgowy może pokazać Ci, gdzie źle wydajesz pieniądze i gdzie możesz je wydać, aby zwiększyć swoje przychody.

Kiedy Twoja firma się rozwija, powinieneś również zaktualizować swój biznesplan. Ten dokument powinien być żywym dokumentem, który ewoluuje wraz z Twoją firmą. Posiadanie księgowego w personelu ułatwi ten proces.

3. Ubieganie się o pożyczkę, grant lub inne finansowanie

Banki nie tylko dadzą ci pieniądze. Po pierwsze, chcą mieć pewność, że odzyskają pieniądze wraz z odsetkami. A od czasu niedawnego kryzysu kredytowego proces udzielania pożyczek jest jeszcze bardziej rygorystyczny dla małych firm, co sprawia, że ​​jeszcze ważniejsze jest, aby dobrze uzasadnić swoją firmę podczas ubiegania się o pożyczkę.

Samo posiadanie księgowego na pokładzie może zwiększyć szansę na uzyskanie pożyczki, ponieważ pokazuje bankowi, że poważnie podchodzisz do swojej firmy, aby zatrudnić jednego, aby utrzymać porządek w księgach. Twój księgowy może również użyć twojego oprogramowania księgowego, aby zbudować dobre uzasadnienie dla twojej pożyczki z faktami i liczbami, które udowodnią bankowi, że podejmujesz rozsądne decyzje biznesowe.

Twój księgowy będzie również w stanie pomóc Ci wybrać między opcjami finansowania i wybrać taką, która pozwoli Ci zaoszczędzić najwięcej pieniędzy w dłuższej perspektywie. Biznesowe karty kredytowe i pożyczki SBA to również opcje, które w niektórych przypadkach mogą działać lepiej, a Twój księgowy będzie wiedział, kiedy są odpowiednie do Twoich potrzeb.

4. Przygotowanie podatków

Twoje podatki osobiste mogą być mylące, ale ich złożoność nie może się nawet równać z pracą wymaganą do złożenia zeznania dla małej firmy. Jeśli skręcisz w złą stronę, możesz spotkać się z karami IRS, a nawet audytem. Możesz też popełnić błąd i przegapić możliwość obniżenia podatku za pomocą odliczeń lub ulg.

Chociaż możesz poczekać do czasu podatkowego, aby zatrudnić księgowego, zatrudnienie go przed należnymi podatkami sprawi, że proces zwrotu podatku przebiegnie sprawniej, ponieważ twoje księgi będą już w porządku. Chociaż oprogramowanie podatkowe dla osób prawnych może ci pomóc, nie możesz przebić usług, które otrzymujesz od księgowego.

5. Do audytu

Są szanse, że IRS nigdy nie przeprowadzi audytu Twojej firmy. Ale czy naprawdę chcesz zaryzykować? Ponieważ, jeśli tak się stanie, może to kosztować Twoją firmę dużo czasu i pieniędzy oraz dodać dużo stresu.

Jeśli jesteś w trakcie audytu i nie masz jeszcze księgowego, zdecydowanie jest to czas, aby go zatrudnić. Mogą pomóc ci zdobyć twoje księgi w celu przygotowania i doradzić, jak pracować z audytorami IRS. Mogą również pomóc zmniejszyć Twoje szanse na kolejną kontrolę, upewniając się, że przestrzegasz wszystkich przepisów podatkowych.

Ale jeśli zatrudnisz księgowego, zanim będziesz go potrzebować, audyt może okazać się o wiele lepszy, zwłaszcza jeśli zatrudniony księgowy oferuje ubezpieczenie audytu. Jeśli możesz uzyskać ubezpieczenie audytu, wszystkie opłaty, które musiałbyś zapłacić księgowemu za pomoc podczas audytu, zostaną zniesione, a Twoje księgi będą lepiej przygotowane, aby audyt przebiegł bezproblemowo. Księgowy korzystający z nowoczesnego oprogramowania księgowego, które zawiera funkcję ścieżki audytu, będzie w stanie dostarczyć IRS wszystkich potrzebnych informacji.

6. Aby zaoszczędzić czas na powtarzających się zadaniach finansowych

Nawet jeśli go nie zatrudnisz, wiele zadań, które normalnie wykonywałby księgowy, nadal wymaga wykonania. Oznacza to, że ktoś z twojego zespołu musi je wykonać. Oszczędność tego czasu to dobry powód, aby zatrudnić księgowego.

Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na tworzeniu zestawień wydatków, uzgadnianiu transakcji, ręcznym wprowadzaniu danych lub skanowaniu paragonów, księgowa może być wszystkim, czego potrzebujesz. Ale jeśli chcesz mieć lepszy wgląd w to, jak radzi sobie Twoja firma i co można zrobić, aby ją rozwijać w przyszłości, nadszedł czas, aby rozważyć zatrudnienie CPA.

7. Aby uzyskać dogłębne planowanie i analizę finansową

Jak już wspomnieliśmy i zilustrowaliśmy, księgowi mogą zrobić o wiele więcej dla Twojej firmy niż tylko zbilansowanie ksiąg i przygotowanie podatków. Większość księgowych ma wieloletnie doświadczenie w analizowaniu kondycji finansowej firmy i znajdowaniu spostrzeżeń, które można wykorzystać w przyszłych biznesplanach.

Korzystając z automatycznego oprogramowania do księgowania w chmurze i analizy biznesowej, mogą dostarczać raporty dotyczące Twojej firmy w czasie rzeczywistym. Te raporty mogą ci pomóc:

• Zwiększ zwrot z inwestycji, pokazując, gdzie alokować zasoby, aby osiągnąć swoje cele

• Określanie zachowań klientów i klientów oraz dostosowywanie produktów i usług do ich potrzeb

• Monitoruj operacje biznesowe i wprowadzaj ciągłe ulepszenia w oparciu o analizy danych