3 najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami w dziale kadr

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pomaga zespołom HR zarządzać i przechowywać dokumenty pracowników.

Specjaliści HR przeprowadzają rozmowy z kandydatami, wdrażają nowych pracowników i przeprowadzają rozmowy wyjazdowe, a także inne zadania związane z zarządzaniem personelem. Wszystkie te procesy obejmują stosy dokumentów, których obsługa przy użyciu ręcznego systemu opartego na papierze po prostu nie wystarcza. Inwestycja w oprogramowanie do zarządzania dokumentami kadrowymi może pomóc usprawnić i zdigitalizować ten proces.

Rozwiązania do zarządzania dokumentami pomagają przechowywać i organizować dokumenty pracowników, utrzymywać zgodność i poprawiać wydajność administracyjną zespołów HR. W tym artykule przyjrzymy się trzem najlepszym narzędziom do zarządzania dokumentami, którym zaufali prawdziwi użytkownicy z branży HR. (Przeczytaj, jak wybraliśmy te produkty.)

Jakie funkcje oferuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR?

Podstawowe funkcje oprogramowania do zarządzania dokumentami HR to:

• Przechwytywanie dokumentów: Konwertuj fizyczne dokumenty na pliki cyfrowe.

• Przechowywanie dokumentów : Przechowuj dokumenty w scentralizowanym repozytorium, aby mieć do nich łatwy dostęp.

• Wyszukiwanie pełnotekstowe : przejrzyj dokumenty HR, aby znaleźć określone informacje, takie jak adres pracownika.

Wszystkie produkty wymienione w tym raporcie zawierają wymienione powyżej cechy.

Oprócz tych podstawowych funkcji, systemy zarządzania dokumentami HR często oferują również:

• Kontrola dostępu/uprawnienia

• Archiwizacja i przechowywanie

• Narzędzia współpracy

• Śledzenie zgodności

• Klasyfikacja dokumentów

• Konwersja plików

• Zarządzanie plikami i udostępnianie

• Portal danych pracowników

• Optyczne rozpoznawanie znaków

• Kontrola wersji

Co obejmujemy dla każdego produktu

W przypadku każdego produktu zapewniamy:

3 najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR

1. Dropbox Business

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„To bardzo łatwe i niesamowite mieć system folderów współdzielonych z moimi współpracownikami. Dropbox ułatwił mi codzienną pracę z kolegami z zespołu. Wcześniej przechowywanie współdzielonych danych z kolegami z zespołu było kłopotliwe. Ale teraz, dzięki Dropbox, jest to całkowicie nowy poziom i wspaniałe doświadczenie.”

„Najważniejszą cechą Dropbox Business jest to, że umożliwia współpracę w Twojej firmie. Poszczególne osoby mogą przesyłać swoją pracę do programu, a pracę można organizować w folderach, aby wszystko było czyste. Zawartość można uporządkować według witryny, do której ma być przeznaczona zostać przesłane do. Witryna jest bardzo przyjazna dla użytkownika i łatwo dostępna, co czyni ją doskonałym, łatwym w obsłudze narzędziem pomagającym w prowadzeniu firmy”.

„Uwielbiam prostotę Dropbox, ale nie zgadzam się z ich cenami i blokowaniem licencji… Jeśli mam oferować klientom rozwiązanie, musi to być korzystne dla wszystkich, a inne rozwiązania po prostu wygrywają dzięki licencjonowaniu”.

Przeczytaj wszystkie recenzje Dropbox Business tutaj.

2. Dysk Google

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„Najbardziej podoba mi się w tym oprogramowaniu to, że mogę w nim zapisywać wszystko. Od zdjęć po pliki PDF i dokumenty. Wszystko można zapisać na dysku Google. W pewnym sensie jest to przenośny i cyfrowy dysk flash. duża ilość pamięci jest również świetna."

„Ma wiele funkcji i wszystkie funkcje są naprawdę niesamowite, ale moją ulubioną funkcją jest przechowywanie w chmurze. Szczerze mówiąc, lubię przechowywanie w chmurze i myślę, że jest to najlepsze tworzenie kopii zapasowych i przywracanie w chmurze. Możesz przenieść dane ze starego telefonu do nowego telefonu bez komputera, kabel do transmisji danych, który jest naprawdę dobrą opcją."

„Dysk Google to mądry wybór do przechowywania plików i tworzenia kopii zapasowych ważnych dokumentów. Łatwo integruje się z Gmailem, dzięki czemu udostępnianie plików jest bardzo łatwe i szybkie. Możliwość organizowania dokumentów w różnych folderach i określania, kto ma dostęp do poszczególnych folderów, to świetna narzędzie."

Przeczytaj wszystkie recenzje Dysku Google tutaj .

3.Microsoft365

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„Dobre oprogramowanie na erę chmur, doskonałe do pracy w większości zmiennych lokalizacji. Zestaw dobrych programów biurowych, które pomagają przez cały czas w jednym miejscu. Większa elastyczność i funkcjonalność niż inne garnitury. Dobra współpraca z oprogramowaniem firmy Microsoft”.

„1 TB miejsca na Onedrive jest po prostu fantastyczne. Mam plan rodzinny, więc kilka osób korzysta z tej korzyści. Dla mnie najlepszą aplikacją jest Excel. Inne aplikacje są również bardzo dobre i produktywne”.

„Najbardziej podoba mi się to, że jest łatwa w nawigacji i łatwa do zrozumienia. Dzięki wielu funkcjom praca jest również przyjemniejsza”.

Przeczytaj wszystkie recenzje platformy Microsoft 365 tutaj.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR dla swojej firmy

Zakup oprogramowania może być trudny, jeśli nie wiesz, czego szukać. Oto kilka zaleceń, o których należy pamiętać, wybierając oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla zespołu HR:

• Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje przywracanie dokumentów. Ta funkcja pozwoli Ci odzyskać i przywrócić dokumenty pracownicze w przypadku przypadkowego usunięcia. Idealne narzędzie do zarządzania dokumentami będzie utrzymywać kopię zapasową wszystkich zapisów i dokumentów HR, aby zapobiec utracie danych.

• Poszukaj usługi skanowania dokumentów. Ręczne wprowadzanie danych z dokumentu papierowego do oprogramowania to czasochłonne zadanie. Ale jeśli wybrane oprogramowanie oferuje funkcję skanowania dokumentów, możesz łatwo skanować pliki papierowe, aby przekształcić je w dokumenty cyfrowe lub elektroniczne.

• Upewnij się, że oprogramowanie ma portal samoobsługowy dla pracowników. Wybierz rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które oferuje portal samoobsługowy, w którym Twoi pracownicy mogą aktualizować i uzyskiwać dostęp do swoich dokumentów, takich jak formularze W-2 i I-9. Funkcjonalność ta pomoże nie tylko odciążyć Twój dział HR, ale także poprawi doświadczenia pracowników.

Typowe pytania, które należy zadać sprzedawcom przy zakupie oprogramowania do zarządzania dokumentami HR

Jak wybraliśmy te produkty? My tego nie zrobiliśmy – ty to zrobiłeś

Aby znaleźć idealne oprogramowanie, potrzebujesz informacji, którym możesz zaufać, aby zaoszczędzić czas, zmieścić się w budżecie i skoncentrować więcej energii na rozwoju firmy. Właśnie dlatego sprawdzamy i weryfikujemy wszystkie nasze recenzje użytkowników i rekomendujemy tylko narzędzia zatwierdzone przez osoby takie jak Ty.

Innymi słowy, nasze rekomendacje produktów nigdy nie są kupowane ani sprzedawane ani oparte na opinii pojedynczej osoby — są wybierane przez Twoich rówieśników, odzwierciedlając opinie i doświadczenia naszej niezależnej bazy recenzentów oprogramowania.

Narzędzia do zarządzania dokumentami kadrowymi opisane w tym artykule są najbardziej polecane na podstawie zweryfikowanych recenzji użytkowników. Jeśli jednak nie spełniają one wymagań Twojego zespołu HR w zakresie zarządzania dokumentami, możesz sprawdzić nasz katalog oprogramowania do zarządzania dokumentami, aby znaleźć najlepiej dopasowane rozwiązanie.