¿Cuándo es el mejor momento para contratar a un contador?

La contratación de un contador puede ser necesaria en ciertas etapas del crecimiento de su negocio. Descubra cuándo y por qué debería contratar a un contador para su empresa.

Hay más en lo que hace un contador que simplemente equilibrar los libros de un negocio. Después de todo, eso solo describe a un tenedor de libros. Los CPA, contadores públicos certificados, no solo manejan sus tareas de contabilidad, sino que también pueden ayudarlo a hacer crecer su negocio.

Entonces, ¿por qué la gente necesita contadores? Además de equilibrar sus libros, pueden brindarle información basada en sus números en cualquier etapa de crecimiento, a menudo utilizando software de inteligencia comercial para mostrar esos números visualmente. También pueden recomendar la mejor estructura para su negocio, obtener más deducciones de impuestos y aumentar las posibilidades de que su banco apruebe sus solicitudes de préstamo.

A menudo, las pequeñas empresas no contratan contadores debido al costo que implica. Según una encuesta reciente de pequeñas empresas, solo el 30% contrató a un contador externo ^{[ 1 ]} . Contratar a un contador puede costarle, pero cuando agrega el tiempo que su equipo dedica a las tareas de contabilidad y el costo de su software de contabilidad, ¿realmente hay muchos ahorros cuando lo hace usted mismo? Además, cuando contrata a un contador, también obtiene su experiencia y conocimiento.

¿Cuándo se debe contratar a un contador?

Si bien casi todas las empresas pueden beneficiarse de la contratación de un CPA, muchas comienzan sin uno para ahorrar dinero. Si bien una empresa sigue siendo pequeña, esta puede ser una opción, pero eventualmente, la mayoría de los dueños de negocios se preguntan: "¿Debería contratar a un contador?" Y para muchos de ellos, la respuesta es sí.

Entonces, ¿por qué contratar a un contador? Aquí hay algunas razones importantes.

1. Comenzar un negocio

Como dijimos, muchas pequeñas empresas comienzan sin un contador, sin embargo, este es quizás el mejor momento para involucrar a uno. En lugar de preocuparse por lo que le costará contratar uno, considere que una inversión le ahorrará tiempo, dinero y estrés a medida que su negocio comience a crecer. Puede comenzar con un contador cuando esté escribiendo su plan de negocios.

Su contador también puede ayudarlo a definir la estructura legal de su negocio. No todas las estructuras comerciales son iguales. ¿Cuál debería ser el tuyo? Hay muchos para elegir, incluyendo propiedad única, sociedad, corporación, corporación S y compañía de responsabilidad limitada—LLC.

Es importante elegir el tipo correcto de estructura comercial antes de comenzar. Una propiedad única puede ser una opción. Es simple, requiere poco papeleo y puede iniciar su negocio más rápido, pero también podría ser responsable de las deudas del negocio. Si no se le paga a un proveedor, podría ir tras sus pertenencias personales.

Una corporación, una corporación S o una LLC protegerán sus posesiones personales, pero ¿cuál es la ventaja de cada una? Así es como un contador puede ayudarte. Lo ayudarán a navegar por estas estructuras legales y lo ayudarán a elegir una que se adapte a su negocio.

Cuando contrata a un profesional desde el principio, obtiene los beneficios de su conocimiento financiero antes en la vida de su negocio. Esto puede ahorrarle tiempo y dinero a su negocio en sus etapas posteriores.

2. Hacer crecer tu negocio

El crecimiento del negocio puede ocurrir rápidamente, especialmente si tiene un negocio en línea. ¿Cómo está creciendo su negocio? ¿Sucedió de la noche a la mañana, o es un avance lento y constante? Sea lo que sea, un contador puede ayudarte a medida que creces. A medida que su negocio se expande, significa más ganancias y más gastos, pero si intenta crecer demasiado rápido, podría dañar el futuro de su negocio.

Un contador puede revisar sus libros y cuentas y ayudarlo a optimizar el crecimiento de su negocio. ¿Dónde debes invertir tu dinero? ¿Será rentable abrir otra sucursal? ¿Debe ampliar su línea de productos? Estos tipos de preguntas pueden responderse con los datos de sus libros, y los contadores son especialistas en rastrear esas respuestas.

Y si su negocio no está creciendo actualmente, pero usted quiere que lo haga, un contador también puede ayudarlo con eso. Mediante el uso de software de análisis e inteligencia comercial, su contador puede mostrarle dónde está gastando mal el dinero y dónde podría gastarlo para aumentar sus ingresos.

Cuando su negocio crezca, también debe actualizar su plan de negocios. Este documento debe ser un documento vivo que evolucione con su negocio. Tener un contador en el personal facilitará el proceso.

3. Solicitar un préstamo, subvención u otra financiación

Los bancos no solo te darán dinero. Primero, quieren estar seguros de que pueden recuperar el dinero con intereses. Y desde la reciente crisis crediticia, el proceso de préstamo es aún más estricto para las pequeñas empresas, lo que hace que sea aún más importante que exponga bien el caso de su negocio al solicitar un préstamo.

El simple hecho de tener un contador a bordo puede mejorar las posibilidades de obtener un préstamo porque le muestra al banco que usted es lo suficientemente serio acerca de su negocio como para contratar a uno para mantener sus libros en orden. Su contador también puede usar su software de contabilidad para construir un buen caso para su préstamo con hechos y cifras que demostrarán al banco que está tomando decisiones comerciales acertadas.

Su contador también podrá ayudarlo a elegir entre opciones de financiación y seleccionar una que le permita ahorrar la mayor cantidad de dinero a largo plazo. Las tarjetas de crédito comerciales y los préstamos de la SBA también son opciones que pueden funcionar mejor en algunos casos, y su contador sabrá cuándo son apropiados para sus necesidades.

4. Preparación de impuestos

Sus impuestos personales pueden ser confusos, pero su complejidad ni siquiera se compara con el trabajo que le llevará presentar la declaración de su pequeña empresa. Si da un giro equivocado, podría enfrentar sanciones del IRS e incluso una auditoría. También puede cometer un error y perder la posibilidad de reducir su factura de impuestos con deducciones o créditos.

Si bien puede esperar hasta el momento de la declaración de impuestos para contratar a un contador, contratar uno antes de la fecha de vencimiento de los impuestos hará que el proceso de declaración de impuestos sea más sencillo porque sus libros ya estarán en orden. Si bien el software de impuestos corporativos puede ayudarlo, no puede superar el servicio que obtiene de un contador.

5. Para una auditoría

Lo más probable es que el IRS nunca audite su negocio. Pero, ¿de verdad quieres correr esos riesgos? Porque, si sucede, puede costarle mucho tiempo y dinero a su negocio y agregar mucho estrés.

Si está siendo auditado y aún no tiene un contador, este es definitivamente un momento para contratar uno. Ellos pueden ayudarlo a preparar sus libros y asesorarlo sobre cómo trabajar con los auditores del IRS. También pueden ayudar a reducir sus posibilidades de otra auditoría al garantizar que cumpla con todas las leyes fiscales.

Pero si contrata a un contador antes de necesitarlo, su auditoría puede resultar mucho mejor, especialmente si el contador que contrata ofrece un seguro de auditoría. Si puede obtener un seguro de auditoría, se eliminarán todos los honorarios que tendría que pagarle al contador por ayudarlo durante la auditoría, y sus libros estarán mejor preparados para que la auditoría transcurra sin problemas. Un contador que utilice un software de contabilidad moderno que incluya la funcionalidad de seguimiento de auditoría podrá proporcionar al IRS toda la información que necesita.

6. Para ahorrar tiempo en tareas financieras recurrentes

Incluso si no contrata a uno, muchas de las tareas que normalmente haría el contador aún deben realizarse. Eso significa que alguien de tu equipo tiene que hacerlos. Ahorrar este tiempo es una buena razón para contratar a un contador.

Si pasa demasiado tiempo creando informes de gastos, conciliando transacciones, ingresando datos manualmente o escaneando recibos, un tenedor de libros puede ser todo lo que necesita. Pero si desea tener una mejor visión de cómo le está yendo a su negocio y qué se puede hacer para crecer en el futuro, es hora de considerar contratar a un CPA.

7. Para obtener una planificación y análisis financiero en profundidad

Como ya hemos mencionado e ilustrado, los contadores pueden hacer mucho más por su negocio que simplemente cuadrar sus libros y preparar sus impuestos. La mayoría de los contadores tienen años de experiencia analizando la salud financiera de una empresa y encontrando información que puede usar en futuros planes comerciales.

Mediante el uso de software automatizado de inteligencia comercial y contabilidad en la nube, pueden proporcionarle informes en tiempo real sobre su negocio. Estos informes pueden ayudarlo a:

• Mejore el ROI mostrándole dónde asignar recursos para alcanzar sus objetivos

• Determinar el comportamiento del cliente y del cliente y adaptar los productos y servicios a sus necesidades.

• Supervise las operaciones comerciales y realice mejoras continuas basadas en información de datos