ما هو أفضل وقت لتوظيف محاسب؟

قد يكون تعيين محاسب ضروريًا في مراحل معينة من نمو عملك. اكتشف متى ولماذا يجب أن يكون لديك محاسب للعمل في عملك.

هناك ما هو أكثر مما يفعله المحاسب من مجرد موازنة الدفاتر للأعمال التجارية. بعد كل شيء ، هذا مجرد وصف كاتب الحسابات. محاسبين قانونيين - محاسبين عامين معتمدين - لا يتعاملون مع مهام مسك الدفاتر فحسب ، بل يمكنهم أيضًا مساعدتك في تنمية أعمالك.

فلماذا يحتاج الناس إلى محاسبين؟ بالإضافة إلى موازنة كتبك ، يمكنهم تزويدك برؤى تستند إلى أرقامك في أي مرحلة من مراحل النمو ، وغالبًا ما يستخدمون برنامج ذكاء الأعمال لعرض هذه الأرقام بشكل مرئي. يمكنهم أيضًا التوصية بأفضل هيكل لعملك ، والحصول على المزيد من الخصومات الضريبية ، وزيادة فرص موافقة البنك الذي تتعامل معه على طلبات القرض.

في كثير من الأحيان ، لا توظف الشركات الصغيرة محاسبين بسبب التكلفة المتضمنة. وفقًا لمسح حديث للشركات الصغيرة ، فإن 30٪ فقط وظّفوا محاسبًا خارجيًا ^{[ 1 ]} . قد يكلفك تعيين محاسب ، ولكن عندما تضيف الوقت الذي يقضيه فريقك في مهام مسك الدفاتر وتكلفة برنامج المحاسبة الخاص بك ، هل هناك حقًا الكثير من المدخرات عندما تفعل ذلك بنفسك؟ بالإضافة إلى ذلك ، عندما تقوم بتعيين محاسب ، فإنك تحصل أيضًا على خبرته ومعرفته.

متى يجب عليك تعيين محاسب؟

في حين أن كل شركة تقريبًا يمكن أن تستفيد من التعاقد مع CPA ، فإن الكثير يبدأ بدون واحد لتوفير المال. بينما تظل الشركة صغيرة ، قد يكون هذا خيارًا ، ولكن في النهاية ، يسأل معظم أصحاب الأعمال أنفسهم ، "هل يجب علي تعيين محاسب؟" وبالنسبة للكثير منهم ، الإجابة هي نعم.

لذا ، لماذا تعيين محاسب؟ فيما يلي بعض الأسباب الكبيرة.

1. بدء عمل تجاري

كما قلنا ، تبدأ العديد من الشركات الصغيرة بدون محاسب ، ولكن ربما يكون هذا هو أفضل وقت للمشاركة. بدلاً من القلق بشأن التكلفة التي سيكلفك توظيفها ، ضع في اعتبارك أن الاستثمار سيوفر لك الوقت والمال والضغط عندما يبدأ عملك في النمو. يمكنك البدء بمحاسب عندما تكتب خطة عملك.

يمكن أن يساعدك محاسبك أيضًا في تحديد الهيكل القانوني لعملك. ليس كل هيكل عمل هو نفسه. ماذا يجب أن يكون لك؟ هناك العديد من الخيارات للاختيار من بينها ، بما في ذلك الملكية الفردية ، والشراكة ، والشركة ، وشركة S ، والشركة ذات المسؤولية المحدودة - LLC.

من المهم اختيار النوع المناسب لهيكل الأعمال قبل أن تبدأ. قد تكون الملكية الفردية خيارًا. الأمر بسيط ، ويتطلب القليل من الأعمال الورقية ، ويمكنك أن تبدأ عملك بشكل أسرع ، ولكن قد تتحمل أيضًا مسؤولية ديون الشركة. إذا لم يتقاضى المورد أجرًا ، فقد يلاحق ممتلكاتك الشخصية.

ستحمي شركة أو شركة S أو LLC ممتلكاتك الشخصية ، ولكن ما هي ميزة كل منها؟ هذه هي الطريقة التي يمكن أن يساعدك بها المحاسب. سوف يساعدونك في التنقل بين هذه الهياكل القانونية ومساعدتك في اختيار الهيكل الذي يناسب عملك.

عندما تقوم بتعيين محترف من البداية ، فإنك تحصل على فوائد معرفته المالية في وقت مبكر من حياة عملك. يمكن أن يوفر هذا وقت عملك وأموالك في مراحل لاحقة.

2. تنمية عملك

يمكن أن يحدث نمو الأعمال التجارية بسرعة ، خاصة إذا كان لديك نشاط تجاري عبر الإنترنت. كيف ينمو عملك؟ هل حدث ذلك بين عشية وضحاها ، أم أنه تقدم بطيء وثابت؟ أيا كان الأمر ، يمكن للمحاسب مساعدتك أثناء النمو. مع توسع عملك ، فهذا يعني المزيد من الأرباح والمزيد من الإنفاق ، ولكن إذا حاولت النمو بسرعة كبيرة ، فقد تضر بمستقبل عملك.

يمكن للمحاسب الاطلاع على كتبك وحساباتك ومساعدتك على تحسين نمو عملك. أين يجب أن تستثمر أموالك؟ هل سيكون فتح فرع آخر مربحًا؟ هل يجب عليك توسيع خط إنتاجك؟ يمكن الإجابة على هذه الأنواع من الأسئلة من خلال البيانات الموجودة في كتبك ، والمحاسبون متخصصون في تتبع تلك الإجابات.

وإذا كان عملك لا ينمو حاليًا ، ولكنك تريده ، فيمكن للمحاسب المساعدة في ذلك أيضًا. باستخدام برنامج ذكاء الأعمال والتحليلات ، يمكن لمحاسبك أن يوضح لك أين أخطأت في إنفاق الأموال وأين يمكنك إنفاقها لزيادة إيراداتك.

عندما ينمو عملك ، يجب عليك أيضًا تحديث خطة عملك. يجب أن يكون هذا المستند مستندًا حيًا يتطور مع عملك. وجود محاسب في الموظفين سيجعل العملية أسهل.

3. التقدم بطلب للحصول على قرض أو منحة أو تمويل آخر

لن تمنحك البنوك المال فقط. أولاً ، يريدون التأكد من أنه يمكنهم استرداد الأموال مع الفائدة. ومنذ أزمة الائتمان الأخيرة ، أصبحت عملية القرض أكثر صرامة بالنسبة للشركات الصغيرة ، مما يزيد من أهمية توضيح حالة عملك بشكل جيد عند التقدم بطلب للحصول على قرض.

إن مجرد وجود محاسب على متن الطائرة يمكن أن يحسن فرصة حصولك على قرض لأنه يظهر للبنك أنك جاد بما فيه الكفاية بشأن عملك لتوظيف واحد للحفاظ على كتبك. يمكن للمحاسب الخاص بك أيضًا استخدام برنامج المحاسبة الخاص بك لبناء حالة جيدة لقرضك مع الحقائق والأرقام التي ستثبت للبنك أنك تتخذ قرارات تجارية سليمة.

سيتمكن محاسبك أيضًا من مساعدتك في الاختيار بين خيارات التمويل واختيار خيار يوفر لك أكبر قدر من المال على المدى الطويل. تعد بطاقات الائتمان التجارية وقروض SBA أيضًا من الخيارات التي قد تعمل بشكل أفضل في بعض الحالات ، وسيعرف محاسبك متى تكون مناسبة لاحتياجاتك.

4. إعداد الضرائب

يمكن أن تكون ضرائبك الشخصية مربكة ، لكن تعقيدها لا يقارن حتى بالعمل الذي ستستغرقه لتقديم عائد عملك الصغير. إذا قمت بمنعطف خاطئ ، فقد تواجه عقوبات IRS وحتى التدقيق. يمكنك أيضًا ارتكاب خطأ وتفويت إمكانية تخفيض فاتورتك الضريبية عن طريق الخصومات أو الاعتمادات.

بينما يمكنك الانتظار حتى وقت الضريبة لتوظيف محاسب ، فإن توظيف واحد قبل استحقاق الضرائب سيجعل عملية الإقرار الضريبي أكثر سلاسة لأن كتبك ستكون جاهزة بالفعل. بينما قد تساعدك برامج ضرائب الشركات ، لا يمكنك التغلب على الخدمة التي تحصل عليها من محاسب.

5. للتدقيق

هناك احتمالات بأن مصلحة الضرائب الأمريكية لن تدقق أعمالك أبدًا. لكن هل تريد حقًا استغلال هذه الفرص؟ لأنه إذا حدث ذلك ، فقد يكلف عملك الكثير من الوقت والمال ويضيف الكثير من التوتر.

إذا كنت تخضع للتدقيق ولم يكن لديك محاسب حتى الآن ، فهذا بالتأكيد هو الوقت المناسب لتوظيف واحد. يمكنهم مساعدتك في الحصول على كتبك من أجل التحضير وتقديم المشورة لك حول كيفية العمل مع مدققي IRS. يمكنهم أيضًا المساعدة في تقليل فرصك في إجراء تدقيق آخر من خلال ضمان اتباعك لجميع قوانين الضرائب.

ولكن إذا قمت بتعيين محاسب قبل أن تحتاج إليه ، فقد يكون تدقيقك أفضل كثيرًا ، خاصةً إذا كان المحاسب الذي توظفه يقدم تأمينًا على التدقيق. إذا كان بإمكانك الحصول على تأمين التدقيق ، فسيتم التنازل عن جميع الرسوم التي سيتعين عليك دفعها للمحاسب لمساعدتك أثناء المراجعة ، وستكون كتبك أكثر استعدادًا لإجراء التدقيق بسلاسة. سيتمكن المحاسب الذي يستخدم برنامج محاسبة حديثًا يتضمن وظيفة مراجعة الحسابات من تزويد مصلحة الضرائب بجميع المعلومات التي يحتاجون إليها.

6. لتوفير الوقت في المهام المالية المتكررة

حتى إذا لم تقم بتعيين واحد ، فلا يزال يتعين القيام بالعديد من المهام التي يقوم المحاسب بها في العادة. هذا يعني أن شخصًا ما في فريقك يجب أن يفعلها. توفير هذا الوقت هو سبب وجيه لتوظيف محاسب.

إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في إنشاء تقارير النفقات أو تسوية المعاملات أو إدخال البيانات يدويًا أو مسح الإيصالات ، فقد يكون كاتب الحسابات هو كل ما تحتاجه. ولكن إذا كنت ترغب في الحصول على رؤية أفضل لكيفية عمل عملك وما يمكن فعله لتنميته في المستقبل ، فقد حان الوقت للنظر في تعيين CPA.

7. للحصول على التخطيط والتحليل المالي في العمق

كما ذكرنا بالفعل وشرحنا ، يمكن للمحاسبين أن يفعلوا الكثير لعملك أكثر من مجرد موازنة دفاترك وإعداد ضرائبك. يتمتع معظم المحاسبين بسنوات من الخبرة في تحليل الوضع المالي للأعمال وإيجاد رؤى يمكنك استخدامها في خطط العمل المستقبلية.

باستخدام برنامج المحاسبة السحابية الآلي وذكاء الأعمال ، يمكنهم تزويدك بتقارير في الوقت الفعلي عن عملك. يمكن أن تساعدك هذه التقارير:

• قم بتحسين عائد الاستثمار من خلال توضيح مكان تخصيص الموارد لتحقيق أهدافك

• تحديد سلوك العميل والعميل وتصميم المنتجات والخدمات وفقًا لاحتياجاتهم

• مراقبة العمليات التجارية وإجراء تحسينات مستمرة بناءً على رؤى البيانات