Nie przestawaj! Dowiedz się, jak zarządzać firmą, gdy jesteś na wakacjach

1. Jeśli prowadzisz małą firmę, zaplanuj swoje wakacje z wyprzedzeniem
2. Przygotuj swój zespół do zdalnego zarządzania biznesem
3. Deleguj obowiązki na czas swojej nieobecności
4. Zaplanuj wcześniej zajęcia
5. Nie ustalaj terminów urlopu
6. Ustaw komunikację ze swoim zespołem
7. Z wyprzedzeniem poinformuj swoich klientów
8. Użyj narzędzi technicznych, aby być na bieżąco
9. Przygotuj się na awarię

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. SendGrid - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Boomerang — narzędzie do planowania e-maili
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

„Nie mam wakacji od pięciu lat” – to typowa historia, którą można usłyszeć od właściciela małej firmy , założyciela lub kierownika wyższego szczebla. Zwykłe argumenty to „nieodpowiedzialne jest pozostawienie firmy niezarządzanej” i „a co, jeśli coś się stanie, a nie przyjdę do działania?”

Mimo to wszyscy jesteśmy ludźmi i od czasu do czasu po prostu musimy odpocząć. Nie tylko co pięć lat, ale regularnie. Bez tego doładowania prawdopodobnie się wypalimy, menedżerowie lub nie. Co więcej, jeśli firma nie może przetrwać kilku tygodni bez najwyższego kierownictwa, to jaki jest pożytek z jej zespołu?

przez GIPHY

Jeśli urlop na tydzień lub dwa brzmi jak coś, na co cię nie stać, jest to zwykle spowodowane jednym (lub więcej) z następujących powodów:

• Wszystko robisz sam
• Nie możesz delegować
• Nie ufasz swojemu zespołowi w podejmowaniu decyzji
• Coś jest nie tak z komunikacją w Twojej firmie
• Za bardzo boisz się, że coś może się nie udać podczas Twojej nieobecności
• W Twojej firmie jest zbyt mało osób, a Ty aktywnie uczestniczysz w większości procesów biznesowych
• Twoja firma jest za młoda
• Jesteś jedynym pracownikiem swojej firmy

O ile powodem, dla którego nie bierzesz urlopu, jest jeden z trzech ostatnich, po prostu wymyślasz wymówki, a nie jesteś dobrym menedżerem.

W każdym razie wyjazd na wakacje wymaga przygotowania i Twojej dyspozycyjności – przynajmniej częściowej – w czasie urlopu. Jeśli chcesz jednocześnie cieszyć się wakacjami ORAZ pracować zdalnie, zobaczmy, o co należy zadbać.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, zaplanuj swoje wakacje z wyprzedzeniem

Przede wszystkim zaplanuj swoje wakacje z wyprzedzeniem. Byłoby nieodpowiedzialne z Twojej strony, gdybyś po prostu pozostawił wszystko tak, jak jest i dalej cieszył się wolnym czasem.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

Daj sobie trochę czasu przed wakacjami, aby uporządkować sprawy i uporządkować swój harmonogram:

• Pamiętaj, aby przejrzeć swój kalendarz i wybrać czas, w którym nie są planowane żadne działania. Przynajmniej upewnij się, że możesz przenieść niektóre z nich na później.
• Powiadom swój zespół o swoich planach urlopowych, aby nie było to dla niego zaskoczeniem. Dopilnuj, aby Twoja następna osoba odpowiedzialna pracowała podczas Twojej nieobecności.
• Skontaktuj się z klientami, którymi zarządzasz, a także z partnerami biznesowymi i powiedz im o planowanym okresie OOO.

Aby zminimalizować ryzyko związane z Twoją nieobecnością, najlepszą radą byłoby zaplanowanie wakacji na najwolniejszy czas dla Twojej firmy. Jeśli zbiega się to ze świętami państwowymi, upewnij się, że przynajmniej ktoś może przejąć kontrolę.

Przygotuj swój zespół do zdalnego zarządzania biznesem

Przeprowadź otwartą rozmowę z pracownikami na temat rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Zapytaj ich, co by zrobili w określonej sytuacji, gdybyś nie był w pobliżu. Możesz usłyszeć kilka dobrych odpowiedzi i pomysłów. Lepiej zacznij prowadzić te rozmowy od początku, aby zespół był gotowy na Twoją nieobecność.

Najlepiej byłoby nie brać od razu długich wakacji. Zrób sobie kilka dni wolnego, gdy masz spotkania lub po prostu pracuj w domu. Zobacz, jak idzie i jak rozwiązywane są problemy. Jeśli wszystko pójdzie gładko bez aktywnych uczestników, zespół może być gotowy na wakacje swojego szefa.

Deleguj obowiązki na czas swojej nieobecności

Jeśli uważasz, że delegowanie nie działa, to się mylisz. Najlepsi menedżerowie to ludzie, którzy delegują dużą część swojej pracy innym, a nie robią wszystko sami.

Aby rozpocząć delegowanie obowiązków, musisz najpierw zidentyfikować i wymienić swoje działania. Ustal im priorytety i zastanów się, kto jeszcze może wykonać te zadania.

Na początek przypisz drugą osobę zarządzającą, która będzie zarządzać firmą zamiast Ciebie. Może to być Twój osobisty asystent, współzałożyciel lub którykolwiek z menedżerów wyższego szczebla w Twoim zarządzie.

Jeszcze lepiej jest delegować obowiązki na czas swojej nieobecności na różne osoby. Pamiętaj jednak, aby nie obciążać ich dodatkową pracą i upewnij się, że czują się komfortowo w swoich tymczasowych rolach. Aby przedstawić kilka pomysłów, wybierz ze swojego zespołu następujące osoby:

• Ktoś odpowiedzialny za klientów
• Ktoś odpowiedzialny za partnerów biznesowych
• Ktoś odpowiedzialny za mapę drogową
• Ktoś odpowiedzialny za sprawy biurowe
• Ktoś odpowiedzialny za komunikację z użytkownikami

Zaplanuj działania wcześniej

Możesz to zrobić w następujących krokach:

• Przyjrzyj się uważnie kalendarzowi i zobacz, co zaplanowałeś.
• Ustal priorytety działań.
• Zaplanuj najpilniejsze lub najistotniejsze czynności w okresie przed planowanym urlopem.
• Odłóż te najmniej ważne na powrót.
• Podziel się swoim harmonogramem ze swoim zespołem i/lub zastępcą dowódcy.

przez GIPHY

W ten sposób będziesz mieć pewność, że będziesz nadzorować najpilniejsze sprawy i nie przegapisz możliwości podejmowania decyzji. Jeśli podczas wakacji pojawią się nowe czynności, możesz je delegować swoim pracownikom lub spróbować przenieść je po powrocie z wakacji.

Nie ustalaj terminów na wakacje

Ważne jest, aby nie wyznaczać ważnych etapów rozwoju na okres po wakacjach. Najprawdopodobniej wymagałyby one Twojej zgody, a Ty nie chcesz spędzać większości wakacji na pracy. Dlatego postaraj się dotrzymać terminów przed lub po wakacjach.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

Jeśli przesuniesz niektóre terminy, upewnij się, że będziesz miał wystarczająco dużo czasu na ich dotrzymanie po powrocie. Pamiętaj, że powrót do pracy wymaga trochę czasu na dostosowanie, co oznacza, że ​​pierwsze dni nie będą tak produktywne, jak byś tego oczekiwał.

Ustaw komunikację ze swoim zespołem

Ważne jest, aby od samego początku utrzymywać otwartą komunikację ze swoim zespołem. Wszystkie działania biznesowe powinny być przejrzyste i możliwe do omówienia w Twoim zespole. W ten sposób przygotowujesz ich do podejmowania decyzji i brania odpowiedzialności.

Kiedy już zaplanujesz jakiś czas nieobecności, ustal politykę komunikacji na czas swojej nieobecności. Uzgodnij czas, w którym będziesz mieć rozmowę zespołową lub kiedy najprawdopodobniej będziesz odpowiadać na e-maile i wiadomości.

przez GIPHY

Jeśli nadal obawiasz się, że Twoja decyzja będzie bardzo potrzebna podczas wakacji, bądź dostępny do komunikacji. Teraz możesz mieć dostęp do Internetu niemal z każdego miejsca na świecie, więc nie powinno to stanowić problemu, chyba że Twój typ wakacji to wspinaczka górska. W większości przypadków będziesz mógł zaplanować godziny, w których Twój zespół może się z Tobą skontaktować.

Bądź dostępny w ustalonych godzinach i wyraźnie zaznacz, że Twoi pracownicy mogą się z Tobą skontaktować w przypadku wszelkich pilnych pytań. Ważne jest, aby omówić z nimi przypadki, w których powinni polegać na sobie przy podejmowaniu decyzji i kiedy powinni się z tobą skontaktować. Upewnij się, że nie są one zależne tylko od Twojej opinii. W przeciwnym razie zepsułoby to tylko twoje wakacje.

Poinformuj swoich klientów z wyprzedzeniem

Zadbaj o poinformowanie swoich klientów o wakacjach z odpowiednim wyprzedzeniem. Najlepiej byłoby skontaktować się z nimi na kilka miesięcy przed wakacjami. Staraj się nie odkładać tego na miesiąc przed planowanymi wakacjami.

Komunikując się z klientami w sprawie wakacji:

• Powiedz im daty swoich wakacji.
• Zapytaj ich, czy potrzebują od ciebie czegoś, co musiałbyś zrobić przed wyjazdem.
• Nie zapomnij przedstawić ich osobie, która będzie odpowiedzialna podczas Twojej nieobecności.
• Zapewnij im opcję alarmową (np. osobisty numer telefonu, pod który można zadzwonić).

Nie zapomnij skontaktować się z klientami na krótko przed wakacjami, aby przypomnieć im o datach Twojej nieobecności.

Korzystaj z narzędzi technicznych, aby być na bieżąco

Ponieważ często nie można uniknąć jakiejkolwiek pracy podczas wakacji, gdy jesteś osobą prowadzącą firmę , skonfiguruj środowisko do pracy zdalnej. Zainstaluj wszystkie niezbędne narzędzia na swoim smartfonie lub tablecie, w zależności od tego, z którego będziesz korzystać w pracy. Możesz także skonfigurować powiadomienia dla wszystkich swoich narzędzi, aby nie przegapić niczego ważnego.

Oto narzędzia, których prawdopodobnie będziesz potrzebować:

• Narzędzia komunikacyjne

Skonfiguruj wiadomość OOO w swoim e-mailu, aby ludzie nie oczekiwali od Ciebie natychmiastowej odpowiedzi. Wspomnij osoby odpowiedzialne i powiedz, jak można się z Tobą skontaktować w nagłych wypadkach. Możesz w tym celu zmienić swój podpis biznesowy.

Upewnij się, że na Twoim telefonie są zainstalowane wszystkie niezbędne aplikacje komunikacyjne (Skype, Slack itp.), abyś mógł komunikować się ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

• Narzędzia do zarządzania projektami

Jakich narzędzi do zarządzania projektami używasz? Jira lub Confluence mogą być zbyt skomplikowane, aby zarządzać firmą ze smartfona (na wypadek, gdybyś używał go do pracy), więc rozważ użycie czegoś bardziej przyjaznego, takiego jak Trello lub Evernote.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

• Kalendarz

Upewnij się, że Twoje kalendarze są zsynchronizowane z kontem e-mail i narzędziami do zarządzania projektami. Śledź, co się dzieje, codziennie sprawdzając kalendarze.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

• Narzędzia do raportowania

Jak zamierzasz być na bieżąco z tym, co zostało zrobione w określonym czasie? Twój zespół może korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, tablic Kanban, pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym itp. Możesz też po prostu poprosić zastępcę o przesłanie krótkiego podsumowania pocztą elektroniczną na koniec każdego dnia.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

• Narzędzia do planowania dla mediów społecznościowych

Jeśli używasz kont społecznościowych, aby zwiększyć świadomość swojej firmy lub nawiązać kontakt z klientami i klientami, ważne jest, aby korzystać z narzędzi do planowania, takich jak Hootsuite lub Buffer. Dzięki nim nie będziesz musiał być cały czas online, zachowując jednocześnie swoją obecność w mediach społecznościowych. Upewnij się jednak, że ludzie, którzy się z Tobą angażują, nie zostaną pozostawieni bez odpowiedzi.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Freepik

Przygotuj się na awarię

Bez względu na to, jak dobrze wszystko zaplanowałeś, są pewne rzeczy, na które nie masz wpływu. Teraz nadszedł czas, aby zadać sobie pytanie: Jaki jest twój największy strach? Co może się stać w firmie w najgorszym przypadku? Co może pójść nie tak, co będzie wymagało natychmiastowego działania ze strony osoby odpowiedzialnej? Możesz przemyśleć takie scenariusze i przekazać swojemu zespołowi jasne instrukcje, jak zareagować.

Oprócz klęsk żywiołowych (powódź) lub nieumyślnych szkód spowodowanych przez człowieka (pożar), istnieje jeszcze mniej katastrofalnych rzeczy, które mogą wystąpić, takie jak brak zasilania lub utrata łączności. Upewnij się, że telefony odpowiednich dostawców usług i konserwacji są w zasięgu każdego, aby problem mógł zostać rozwiązany tak szybko, jak to możliwe.

Streszczenie

Wyjeżdżając na wakacje nie należy się zbytnio martwić. Po prostu planuj z wyprzedzeniem i upewnij się, że główne obowiązki są rozdzielone między pracowników. Najprawdopodobniej wrócisz mile zaskoczony występami swojego zespołu.

Jeśli jednak jesteś głównym decydentem w firmie, wyjazd na wakacje bez możliwości kontaktu jest prawdopodobnie nieodpowiedzialny. Zaplanuj bycie online w ustalonych godzinach i bądź gotowy, aby trzymać rękę na telefonie. Mimo to staraj się oprzeć pokusie prowadzenia firmy jak zwykle na wakacjach.

Ważne jest, aby zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co oznacza wzięcie wolnego czasu w pracy i skoncentrowanie się na innych rzeczach: podróżach, czytaniu, wędrówkach, relaksie, medytacji, co tylko chcesz. Pamiętaj, że wyjazd na wakacje jest niezbędny nie tylko dla własnego zdrowia, ale także dla zdrowia Twojej firmy.