Jak utrzymać wysoką dostarczalność wiadomości e-mail podczas wysyłania masowych wiadomości e-mail?

Prowadząc masową komunikację e-mailową, niezależnie od tego, czy chodzi o sprzedaż, budowanie linków, promocję treści, marketing, podcasting, czy w jakimkolwiek innym celu, konieczne jest ciągłe monitorowanie dostarczalności wiadomości e-mail.

Wysyłając tylko kilka e-maili dziennie, nie powinno to stanowić problemu, ale kiedy mówimy o setkach e-maili, nawet nieco mniejszy procent dostarczalności może zacząć szkodzić Twojej firmie i zasadniczo marnować Twój czas.

W tym artykule przyjrzymy się dokładnie czynnikom, które wchodzą w grę podczas dostarczania wiadomości e-mail, a także sposobom, w jaki możesz sprawić, by Twoje e-maile trafiały do ​​skrzynek odbiorczych odbiorców, a nie do folderów ze spamem, a nawet odbijały się od nich.

Ponieważ jeśli nie wiesz jeszcze, dlaczego e-mail marketing jest ważny, zalecamy jak najszybsze zapoznanie się z nim, aby zwiększyć konwersje swojego biznesu.

Jakie czynniki mogą wpłynąć na dostarczalność wiadomości e-mail?

Najpierw przyjrzyjmy się dokładnie, co może wpłynąć na dostarczalność wiadomości e-mail.

Treść Twojego e-maila

Treść wiadomości e-mail może wpływać na dostarczalność na wiele sposobów. Po pierwsze, jeśli Twój e-mail zawiera spamerskie słowa kluczowe lub frazy, istnieje większe prawdopodobieństwo, że Twój e-mail zostanie oznaczony jako spam przez dostawców poczty e-mail.

Po drugie, jeśli treść wiadomości e-mail nie jest istotna dla odbiorcy, istnieje większe prawdopodobieństwo, że wiadomość e-mail zostanie oznaczona jako spam. Wreszcie, jeśli treść wiadomości e-mail nie jest dobrze napisana lub wciągająca, jest mniej prawdopodobne, że odbiorca ją otworzy i przeczyta.

Treść e-maila musi być ściśle dostosowana do treści i strategii marketingowej. Czasami najlepiej jest unikać wysyłania wiadomości e-mail zamiast bombardowania użytkowników bezsensowną treścią, ponieważ zwiększa to ryzyko rezygnacji z subskrypcji.

Ponadto, jeśli wysyłasz linki w treści, najlepiej jest po prostu hiperlinkować tekst kotwicy zamiast wysyłać długie hiperlinki https. Na przykład, co jest dla Ciebie bardziej atrakcyjne z dwóch poniższych scenariuszy?

Scenariusz 1: Zaprojektuj swoje niestandardowe wizytówki już dziś na https://www.canva.com/business-cards/

Scenariusz 2: Zaprojektuj swoje niestandardowe wizytówki już dziś.

Możesz też wypróbować narzędzia do skracania adresów URL, takie jak T2M URL Shortener, które mogą przekształcić długie linki w krótkie linki, a także zapewniają analizę kliknięć.

Wiersz tematu e-maila

Temat wiadomości e-mail jest jednym z najważniejszych aspektów dostarczalności wiadomości e-mail. Dobry wiersz tematu może zadecydować o tym, czy wiadomość e-mail zostanie otwarta i przeczytana, czy zignorowana i wyrzucona do kosza.

Twój wiersz tematu powinien być jasny i na temat oraz powinien dać czytelnikowi dobre rozeznanie, o czym jest e-mail. Dobry wiersz tematu pomoże również upewnić się, że wiadomość e-mail zostanie dostarczona do właściwej osoby i nie zostanie przechwycona przez filtr antyspamowy.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci poprawić dostarczalność wiadomości e-mail:

1. Postaraj się, aby temat był krótki i na temat.

2. Unikaj używania nadmiernej interpunkcji lub symboli w temacie.

3. Użyj słów kluczowych, które prawdopodobnie znajdują się w filtrze skrzynki odbiorczej odbiorcy.

4. Unikaj używania słów, które mogą wywołać filtry spamu.

5. Przetestuj swój wiersz tematu przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Pole „od” w Twoim e-mailu

Po pierwsze, jeśli pole „od” nie jest dokładne, prawdopodobnie Twój e-mail zostanie oznaczony jako spam.

Dodatkowo, jeśli użyjesz pola „od”, które nie jest powiązane z Twoją domeną, Twój e-mail może zostać odrzucony przez niektóre serwery pocztowe.

Wreszcie, jeśli użyjesz pola „od”, które nie jest łatwo rozpoznawalne, odbiorcy mogą być mniej skłonni do otwarcia wiadomości e-mail.

Rozmiar Twojego e-maila

Najlepiej, jeśli chcesz, aby Twoje e-maile były jak najkrótsze i najprostsze.

Po pierwsze, pobranie większej wiadomości e-mail może potrwać dłużej, co może frustrować odbiorców. Po drugie, jeśli Twój e-mail jest zbyt duży, może zostać przechwycony przez filtry antyspamowe.

Wreszcie niektórzy dostawcy poczty e-mail mają ograniczenia rozmiaru załączników, więc wysłanie dużej wiadomości e-mail może w ogóle nie być możliwe. Zwróć także uwagę na rozmiar podpisu e-mail, większość klientów poczty e-mail ma określone ograniczenie, które może zostać uruchomione, jeśli podpis HTML jest zbyt duży.

Częstotliwość, z jaką wysyłasz e-maile

Może się wydawać, że im więcej e-maili wyślesz, tym większy będzie Twój wzrost sprzedaży.

Jeśli wyślesz zbyt wiele e-maili w krótkim czasie, Twój dostawca usług internetowych może dławić Twoje konto, utrudniając przesyłanie e-maili.

Ponadto, jeśli masz wiele rezygnacji z subskrypcji lub skarg, ucierpi na tym Twoja reputacja nadawcy, a Twoje wiadomości e-mail mogą mieć trudności z dostarczeniem.

Ponadto, jeśli korzystasz ze wspólnego adresu IP, a jeden z Twoich użytkowników spamuje, Twoje e-maile mogą zostać złapane w ogniu krzyżowym i trafić do folderów ze spamem.

Czy w przeszłości oznaczono Cię jako spam

Jeśli w przeszłości oznaczono Cię jako spam, może to wpłynąć na dostarczalność. Dzieje się tak, ponieważ Twój adres e-mail może zostać dodany do listy spamu, co może utrudnić dostarczanie e-maili do Twoich kontaktów.

Dodatkowo może to wpłynąć na twoją reputację nadawcy, co może również wpłynąć na twoją dostarczalność.

Czy jesteś na czarnej liście

Jeśli jesteś na czarnej liście, może to mieć znaczący wpływ na twoją dostarczalność.

Dostawcy poczty e-mail mogą blokować lub filtrować wiadomości z adresów znajdujących się na czarnych listach, co utrudnia dotarcie wiadomości do zamierzonych odbiorców.

W niektórych przypadkach wiadomości z adresów umieszczonych na czarnej liście mogą być całkowicie blokowane. Może to utrudnić lub uniemożliwić komunikację z kontaktami.

Jeśli nie masz pewności, na której czarnej liście się znajdujesz, możesz użyć narzędzia takiego jak MxToolbox, aby to sprawdzić. Po zidentyfikowaniu czarnej listy musisz znaleźć informacje kontaktowe administratora tej czarnej listy. Informacje te są zwykle wymienione na stronie internetowej czarnej listy.

Po uzyskaniu informacji kontaktowych musisz wysłać prośbę do administratora o usunięcie z czarnej listy. W swoim wniosku pamiętaj o podaniu swojego adresu IP, a także wszelkich innych istotnych informacji, które mogą pomóc administratorowi w podjęciu decyzji.

Administrator sprawdzi następnie Twoją prośbę i zdecyduje, czy usunąć Cię z czarnej listy.

Wiek Twojego adresu e-mail

Jeśli masz nowy adres e-mail, być może nie został on jeszcze wystarczająco wykorzystany do zbudowania dobrej reputacji wśród dostawców poczty e-mail. Może to spowodować, że Twoje e-maile będą częściej trafiać do filtrów antyspamowych.

Starsze adresy e-mail mogą mieć większą szansę na oznaczenie jako spam tylko dlatego, że są używane dłużej i były bardziej narażone na potencjalny spam. Jednak starszy adres e-mail, który nigdy nie był oznaczony jako spam i miał przyzwoite wskaźniki otwarcia i odpowiedzi, znacznie częściej dostarcza wiadomości do skrzynki odbiorczej odbiorców.

Jakość Twojej listy e-mailowej

Jakość Twojej listy e-mailowej może wpływać na dostarczalność na wiele sposobów.

Po pierwsze, jeśli Twoja lista jest wypełniona nieprawidłowymi lub nieaktywnymi adresami e-mail, Twoje wiadomości będą częściej wracać, co może zaszkodzić Twojej reputacji nadawcy.

Ponadto, jeśli wysyłasz do listy niezaangażowanych odbiorców, Twoje e-maile będą częściej oznaczane jako spam.

Dlatego ważne jest, aby Twoja lista była czysta i aktualna oraz aby wysyłać odpowiednie, ukierunkowane treści, aby zaangażować subskrybentów. Zrozumienie podstaw marketingu behawioralnego i segmentacji zapewni, że będziesz wysyłać właściwe treści do właściwych użytkowników – zmniejszając w ten sposób „Oznacz jako spam” i zwiększając zaangażowanie.

Upewnij się również, że korzystasz z podwójnej zgody (zwłaszcza w przypadku sprzedaży eCommerce), aby upewnić się, że nie spamujesz ludzi.

Jak możesz poprawić dostarczalność wiadomości e-mail?

A teraz przyjrzyjmy się dokładnie, w jaki sposób możesz utrzymać wysoki wskaźnik dostarczalności wiadomości e-mail, nawet jeśli regularnie wysyłasz ogromne kampanie masowe.

Skorzystaj z usług renomowanego dostawcy usług poczty e-mail

Renomowany dostawca usług poczty e-mail może poprawić dostarczalność na wiele sposobów:

1. Mogą dostarczyć Ci dedykowany adres IP. Gwarantuje to, że Twoje e-maile nie pochodzą ze wspólnego adresu IP, co może negatywnie wpłynąć na dostarczalność.

2. Mogą zaoferować Ci adres IP z białej listy. Oznacza to, że Twój adres IP znajduje się na liście znanych dobrych adresów IP, co może poprawić Twoją dostarczalność.

3. Mogą pomóc w skonfigurowaniu rekordów SPF i DKIM dla Twojej domeny. Te zapisy pomagają zweryfikować, czy Twoje wiadomości e-mail pochodzą z wiarygodnego źródła, co może poprawić dostarczalność.

4. Mogą dostarczyć szczegółowe raporty dotyczące dostarczalności wiadomości e-mail. Dzięki temu możesz rozwiązać wszelkie problemy, które możesz mieć z dostarczalnością.

5. Mogą zaoferować fachowe wsparcie zespołu specjalistów ds. dostarczalności. Może to pomóc w rozwiązaniu wszelkich problemów z dostarczalnością, które możesz mieć.

Dbaj o czystość i aktualność swojej listy e-mail

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że wysyłasz e-maile tylko do osób, które zdecydowały się je otrzymywać. Oznacza to posiadanie na swojej stronie formularza zapisu, który gromadzi adresy e-mail, a najlepiej również imiona i nazwiska do newslettera. Powinieneś również wyjaśnić ludziom, co otrzymają, rejestrując się i jak często mogą oczekiwać od Ciebie wiadomości.

Gdy masz już listę e-mailową subskrybentów, ważne jest, aby była ona czysta i aktualna. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest usunięcie wszystkich adresów, które zostały odesłane. Odrzucenie ma miejsce, gdy wiadomość e-mail zostanie zwrócona, ponieważ adres jest nieprawidłowy. Możesz śledzić, które adresy zostały odesłane na pulpicie nawigacyjnym dostawcy usług poczty e-mail.

Innym sposobem na utrzymanie listy w czystości jest usunięcie wszelkich adresów, które były nieaktywne przez długi czas. Brak aktywności oznacza, że ​​dana osoba przez jakiś czas nie otwierała ani nie klikała żadnego z Twoich e-maili. Zazwyczaj te informacje można również zobaczyć na pulpicie dostawcy usług poczty e-mail.

Na koniec, dobrym pomysłem jest podzielenie listy na różne grupy, aby móc wysyłać bardziej ukierunkowane e-maile. Na przykład możesz mieć grupę dla osób, które mieszkają w określonym mieście lub kupiły określony produkt. W ten sposób możesz upewnić się, że ludzie, którzy są najbardziej zainteresowani tym, co masz do powiedzenia, otrzymują Twoje e-maile.

Rozgrzej swój dedykowany adres IP

Rozgrzewanie dedykowanego adresu IP to proces stopniowego zwiększania ilości wiadomości e-mail wysyłanych z tego adresu IP przez pewien czas. Pomaga to zbudować dobrą reputację adresu IP i poprawić dostarczalność.

Aby rozgrzać dedykowany adres IP, zacznij od wysłania niewielkiej ilości wiadomości e-mail z adresu IP. stopniowo zwiększaj ilość wysyłanych wiadomości e-mail przez pewien czas, aż będziesz wysyłać z normalną głośnością. Ten proces może potrwać kilka tygodni.

Ważne jest, aby monitorować dostarczalność wiadomości e-mail podczas procesu rozgrzewania. Jeśli zauważysz nagły spadek dostarczalności, może to być spowodowane umieszczeniem Twojego adresu IP na czarnej liście. W takim przypadku konieczne będzie zaprzestanie wysyłania wiadomości e-mail z adresu IP i zbadanie przyczyny umieszczenia na czarnej liście.

Skorzystaj z usługi dostarczania wiadomości e-mail

Usługa dostarczania wiadomości e-mail to usługa, która pomaga poprawić dostarczalność kampanii e-mail. Można to zrobić, zapewniając lepszy wgląd w metryki dostarczalności, pomagając w rozwiązywaniu wszelkich problemów z dostarczalnością oraz zapewniając dedykowany adres IP.

Korzystanie z usługi dostarczania wiadomości e-mail może być dobrym pomysłem na poprawę dostarczalności, ponieważ może pomóc uniknąć niektórych typowych błędów, które mogą prowadzić do problemów z dostarczalnością. Ponadto usługa dostarczalności może pomóc w monitorowaniu metryk dostarczalności, dzięki czemu można wcześnie zidentyfikować wszelkie problemy i podjąć kroki w celu ich rozwiązania.

Kilka przykładów usług dostarczania wiadomości e-mail to: SendGrid, MailChimp, Constant Contact i Mail250.

Uwierzytelnij swoją domenę

SPF, DKIM i DMARC to protokoły uwierzytelniania poczty e-mail, które mogą pomóc poprawić dostarczalność poczty e-mail.

SPF oznacza Sender Policy Framework i pomaga zweryfikować, czy nadawca jest tym, za kogo się podaje.

DKIM oznacza DomainKeys Identified Mail i pomaga sprawdzić, czy wiadomość e-mail nie została naruszona.

DMARC to skrót od Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance i pomaga zapewnić, że zarówno SPF, jak i DKIM są używane prawidłowo.

Korzystając ze wszystkich trzech protokołów, możesz poprawić dostarczalność wiadomości e-mail i upewnić się, że wiadomości docierają do odbiorców.

Zawsze testuj swoje e-maile przed wysłaniem

Ważne jest, aby zawsze testować wiadomości e-mail pod kątem słów spamowych i pisowni przed wysłaniem, aby poprawić dostarczalność, ponieważ może to pomóc w zapewnieniu, że wiadomość e-mail dotrze do zamierzonych odbiorców, zwłaszcza w przypadku sprzedaży.

Filtry spamu mają na celu blokowanie wiadomości e-mail zawierających określone słowa kluczowe lub frazy, więc jeśli Twój e-mail zawiera którekolwiek z tych słów kluczowych, prawdopodobnie zostanie on zablokowany przez filtr.

Dodatkowo, jeśli masz jakieś błędy ortograficzne w swoim e-mailu, prawdopodobnie wiadomość e-mail zostanie zablokowana.

Testując wiadomość e-mail pod kątem zarówno słów spamowych, jak i pisowni przed wysłaniem, możesz zapewnić, że wiadomość e-mail dotrze do zamierzonego miejsca docelowego.

Istnieje wiele programów do sprawdzania pisowni i sprawdzania słów spamu dostępnych online, a zajmuje to tylko kilka sekund, więc naprawdę nie powinieneś zaniedbywać tego kroku, jeśli martwisz się o dostarczalność wiadomości e-mail.

Zawijanie

Oto podstawy dostarczalności wiadomości e-mail i sposoby jej utrzymania na wysokim poziomie podczas wysyłania masowych kampanii informacyjnych.

Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a powinieneś być w stanie utrzymać optymalny wskaźnik dostarczalności – który wynosi około 98%.