Bagaimana Menjaga Keterkiriman Email Anda Tetap Tinggi Saat Mengirim Email Massal?

Saat melakukan penjangkauan email massal, apakah itu untuk penjualan, pembuatan tautan, promosi konten, pemasaran, podcasting, atau tujuan lain apa pun, penting untuk terus memantau pengiriman email Anda.

Saat mengirim hanya beberapa email harian, seharusnya tidak menjadi masalah, tetapi ketika kita berbicara tentang ratusan email, bahkan persentase pengiriman yang sedikit lebih rendah dapat mulai merugikan bisnis Anda dan pada dasarnya membuang-buang waktu Anda.

Dalam artikel ini, kita akan melihat dengan tepat faktor-faktor yang berperan saat mengirim email, serta bagaimana Anda dapat membuat email Anda tetap mendarat di kotak masuk penerima Anda daripada folder spam mereka atau bahkan terpental.

Karena jika Anda belum mengetahui mengapa pemasaran email itu penting, kami sarankan untuk mengetahuinya sesegera mungkin untuk meningkatkan konversi bisnis Anda.

Faktor apa yang dapat memengaruhi kemampuan pengiriman email Anda?

Pertama, mari kita lihat apa yang dapat memengaruhi kemampuan pengiriman email Anda.

Isi email Anda

Konten email Anda dapat memengaruhi kemampuan pengiriman Anda dalam beberapa cara. Pertama, jika email Anda berisi kata kunci atau frasa berisi spam, email Anda kemungkinan besar akan ditandai sebagai spam oleh penyedia email.

Kedua, jika konten email Anda tidak relevan dengan penerima, email Anda kemungkinan besar akan ditandai sebagai spam. Terakhir, jika konten email Anda tidak ditulis dengan baik atau tidak menarik, email Anda cenderung tidak dibuka dan dibaca oleh penerima.

Konten email Anda harus benar-benar selaras dengan konten dan strategi pemasaran Anda. Terkadang yang terbaik adalah menghindari pengiriman email daripada hanya membombardir pengguna dengan konten yang tidak berarti, karena meningkatkan risiko berhenti berlangganan.

Juga, jika Anda mengirim tautan apa pun dalam konten, yang terbaik adalah membuat hyperlink teks jangkar daripada mengirim hyperlink https yang panjang. Misalnya, apa yang terlihat lebih menarik bagi Anda dari dua skenario di bawah ini?

Skenario 1: Rancang kartu nama kustom Anda hari ini di https://www.canva.com/business-cards/

Skenario 2: Rancang kartu nama kustom Anda hari ini.

Atau, Anda dapat mencoba alat penyingkat URL seperti T2M URL Shortener, yang dapat mengubah tautan panjang Anda menjadi tautan pendek dan juga akan memberi Anda analitik klik.

Baris subjek email Anda

Baris subjek email Anda adalah salah satu aspek terpenting dari kemampuan pengiriman email Anda. Baris subjek yang baik dapat membuat perbedaan antara email Anda dibuka dan dibaca, atau diabaikan dan dikirim ke tempat sampah.

Baris subjek Anda harus jelas dan to the point, dan harus memberi pembaca ide yang baik tentang isi email tersebut. Baris subjek yang baik juga akan membantu memastikan bahwa email Anda dikirim ke orang yang tepat, dan tidak terjebak dalam filter spam.

Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda:

1. Jaga agar baris subjek Anda tetap pendek dan langsung ke intinya.

2. Hindari penggunaan tanda baca atau simbol yang berlebihan di baris subjek Anda.

3. Gunakan kata kunci yang mungkin ditemukan di filter kotak masuk penerima.

4. Hindari penggunaan kata-kata yang cenderung memicu filter spam.

5. Uji baris subjek Anda sebelum mengirim email Anda.

Bidang "dari" di email Anda

Pertama, jika kolom “dari” Anda tidak akurat, kemungkinan email Anda akan ditandai sebagai spam.

Selain itu, jika Anda menggunakan bidang "dari" yang tidak terkait dengan domain Anda, email Anda mungkin ditolak oleh beberapa server email.

Terakhir, jika Anda menggunakan bidang "dari" yang tidak mudah dikenali, kemungkinan penerima akan lebih kecil untuk membuka email Anda.

Ukuran email Anda

Idealnya, Anda ingin email Anda sesingkat dan sejelas mungkin.

Pertama, email yang lebih besar membutuhkan waktu lebih lama untuk diunduh, yang dapat membuat frustrasi penerima. Kedua, jika email Anda terlalu besar, mungkin akan terjebak dalam filter spam.

Terakhir, beberapa penyedia email memiliki batasan ukuran lampiran, sehingga email berukuran besar mungkin tidak dapat dikirim sama sekali. Juga, perhatikan ukuran tanda tangan email Anda, sebagian besar klien email memiliki batasan khusus yang dapat dipicu jika tanda tangan HTML Anda terlalu besar.

Frekuensi Anda mengirim email

Tampaknya semakin banyak email yang dapat Anda kirim, semakin besar peningkatan penjualan Anda.

Jika Anda mengirim terlalu banyak email dalam waktu singkat, ISP Anda dapat mencekik akun Anda, sehingga sulit untuk melewati email Anda.

Selain itu, jika Anda memiliki banyak berhenti berlangganan atau keluhan, reputasi pengirim Anda akan menurun, dan email Anda mungkin lebih sulit terkirim.

Juga, jika Anda menggunakan alamat IP bersama dan salah satu pengguna Anda melakukan spam, email Anda mungkin terjebak dalam baku tembak dan berakhir di folder spam.

Apakah Anda telah ditandai sebagai spam di masa lalu

Jika Anda telah ditandai sebagai spam di masa lalu, kemampuan pengiriman Anda mungkin terpengaruh. Ini karena alamat email Anda mungkin ditambahkan ke daftar spam, yang dapat mempersulit pengiriman email Anda ke kontak Anda.

Selain itu, reputasi pengirim Anda mungkin terpengaruh, yang juga dapat memengaruhi kemampuan pengiriman Anda.

Apakah Anda berada di daftar hitam

Jika Anda berada di daftar hitam, itu dapat berdampak signifikan pada kemampuan pengiriman Anda.

Penyedia email dapat memblokir atau memfilter pesan dari alamat di daftar hitam, sehingga pesan Anda lebih sulit untuk mencapai penerima yang dituju.

Dalam beberapa kasus, pesan dari alamat yang masuk daftar hitam mungkin diblokir sepenuhnya. Hal ini dapat mempersulit atau tidak mungkin bagi Anda untuk berkomunikasi dengan kontak Anda.

Jika Anda tidak yakin di daftar hitam mana Anda berada, Anda dapat menggunakan alat seperti MxToolbox untuk memeriksanya. Setelah Anda mengidentifikasi daftar hitam, Anda perlu menemukan informasi kontak untuk administrator daftar hitam itu. Informasi ini biasanya tercantum di situs web daftar hitam.

Setelah Anda memiliki informasi kontak, Anda harus mengirim permintaan ke administrator yang meminta untuk dihapus dari daftar hitam. Dalam permintaan Anda, pastikan untuk menyertakan alamat IP Anda, serta informasi relevan lainnya yang dapat membantu administrator membuat keputusan.

Administrator kemudian akan meninjau permintaan Anda dan memutuskan apakah akan menghapus Anda dari daftar hitam atau tidak.

Usia alamat email Anda

Jika Anda memiliki alamat email baru, mungkin belum cukup digunakan untuk membangun reputasi yang baik dengan penyedia email. Hal ini dapat menyebabkan email Anda lebih sering terjebak dalam filter spam.

Alamat email yang lebih lama mungkin memiliki peluang lebih tinggi untuk ditandai sebagai spam hanya karena mereka sudah ada lebih lama dan memiliki lebih banyak paparan potensi spam. Namun, alamat email lama yang tidak pernah ditandai sebagai spam dan memiliki tingkat buka dan balasan yang layak jauh lebih mungkin untuk mengirimkan pesan Anda ke kotak masuk penerima.

Kualitas daftar email Anda

Kualitas daftar email Anda dapat memengaruhi kemampuan pengiriman Anda dalam beberapa cara.

Pertama, jika daftar Anda diisi dengan alamat email yang tidak valid atau tidak aktif, pesan Anda akan lebih sering terpental kembali, yang dapat merusak reputasi pengirim Anda.

Selain itu, jika Anda mengirim ke daftar penerima yang tidak terlibat, email Anda kemungkinan besar akan ditandai sebagai spam.

Oleh karena itu, penting untuk menjaga daftar Anda tetap bersih dan mutakhir, dan mengirimkan konten yang relevan dan bertarget untuk melibatkan pelanggan Anda. Memahami dasar-dasar pemasaran dan segmentasi perilaku akan memastikan Anda mengirim konten yang tepat, kepada pengguna yang tepat – sehingga mengurangi 'Tandai sebagai Spam' dan meningkatkan keterlibatan.

Juga, pastikan untuk menggunakan double opt-in (terutama untuk penjualan eCommerce) untuk memastikan Anda tidak mengirim spam ke orang lain.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda?

Dan sekarang, mari kita lihat bagaimana Anda dapat mempertahankan tingkat pengiriman email yang tinggi, bahkan jika Anda mengirimkan kampanye massal besar-besaran secara teratur.

Gunakan penyedia layanan email yang bereputasi baik

Penyedia layanan email yang bereputasi baik dapat meningkatkan kemampuan pengiriman Anda dalam beberapa cara:

1. Mereka dapat memberi Anda alamat IP khusus. Ini memastikan bahwa email Anda tidak berasal dari alamat IP bersama, yang dapat berdampak negatif pada kemampuan pengiriman Anda.

2. Mereka dapat menawarkan Anda alamat IP yang masuk daftar putih. Ini berarti bahwa alamat IP Anda ada dalam daftar alamat IP yang dikenal baik, yang dapat meningkatkan kemampuan pengiriman Anda.

3. Mereka dapat membantu Anda menyiapkan data SPF dan DKIM untuk domain Anda. Catatan ini membantu memverifikasi bahwa email Anda berasal dari sumber yang sah, yang dapat meningkatkan kemampuan pengiriman Anda.

4. Mereka dapat memberi Anda laporan terperinci tentang kemampuan pengiriman email Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memecahkan masalah apa pun yang mungkin Anda alami dengan kemampuan pengiriman Anda.

5. Mereka dapat menawarkan Anda dukungan ahli dari tim spesialis deliverability. Ini dapat membantu Anda menyelesaikan masalah keterkiriman yang mungkin Anda alami.

Jaga agar daftar email Anda tetap bersih dan terbarui

Langkah pertama adalah memastikan Anda hanya mengirim email kepada orang-orang yang telah memilih untuk menerimanya. Ini berarti memiliki formulir pendaftaran di situs web Anda yang mengumpulkan alamat email, dan sebaiknya juga nama depan dan belakang untuk buletin Anda. Anda juga harus menjelaskan kepada orang-orang apa yang akan mereka terima dengan mendaftar, dan seberapa sering mereka dapat mengharapkan untuk mendengar dari Anda.

Setelah Anda memiliki daftar email pelanggan, penting untuk menjaganya tetap bersih dan mutakhir. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menghapus alamat yang terpental. Bounce adalah saat email dikembalikan kepada Anda karena alamatnya tidak valid. Anda dapat melacak alamat mana yang telah terpental di dasbor penyedia layanan email Anda.

Cara lain untuk menjaga daftar Anda tetap bersih adalah dengan menghapus alamat yang sudah lama tidak aktif. Tidak aktif berarti orang tersebut sudah lama tidak membuka atau mengklik salah satu email Anda. Anda biasanya juga dapat melihat informasi ini di dasbor penyedia layanan email Anda.

Terakhir, merupakan ide bagus untuk mengelompokkan daftar Anda ke dalam grup yang berbeda sehingga Anda dapat mengirim lebih banyak email bertarget. Misalnya, Anda mungkin memiliki grup untuk orang-orang yang tinggal di kota tertentu, atau yang telah membeli produk tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa orang-orang yang paling tertarik dengan apa yang Anda katakan adalah orang-orang yang menerima email Anda.

Panaskan alamat IP khusus Anda

Pemanasan alamat IP khusus adalah proses secara bertahap meningkatkan volume email yang dikirim dari alamat IP tersebut selama periode waktu tertentu. Ini membantu membangun reputasi yang baik untuk alamat IP dan meningkatkan kemampuan pengiriman.

Untuk menghangatkan alamat IP khusus, mulailah dengan mengirimkan sejumlah kecil email dari alamat IP. tingkatkan volume email yang dikirim secara bertahap selama periode waktu tertentu, hingga Anda mengirim dengan volume normal. Proses ini bisa memakan waktu beberapa minggu.

Penting untuk memantau kemampuan pengiriman email Anda selama proses pemanasan. Jika Anda melihat penurunan kemampuan pengiriman yang tiba-tiba, mungkin karena alamat IP Anda masuk daftar hitam. Jika ini terjadi, Anda harus berhenti mengirim email dari alamat IP dan menyelidiki penyebab daftar hitam.

Gunakan layanan pengiriman email

Layanan pengiriman email adalah layanan yang membantu meningkatkan kemampuan pengiriman kampanye email Anda. Ini dapat dilakukan dengan memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang metrik keterkiriman Anda, membantu Anda memecahkan masalah keterkiriman apa pun, dan dengan memberi Anda alamat IP khusus.

Menggunakan layanan pengiriman email dapat menjadi ide yang baik untuk meningkatkan kemampuan pengiriman Anda karena dapat membantu Anda menghindari beberapa kesalahan umum yang dapat menyebabkan masalah pengiriman. Selain itu, layanan keterkiriman dapat membantu Anda memantau metrik keterkiriman sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah apa pun sejak dini dan mengambil langkah untuk memperbaikinya.

Beberapa contoh layanan pengiriman email meliputi: SendGrid, MailChimp, Kontak Konstan, dan Mail250.

Otentikasi domain Anda

SPF, DKIM, dan DMARC adalah semua protokol autentikasi email yang dapat membantu meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda.

SPF adalah singkatan dari Sender Policy Framework, dan membantu untuk memverifikasi bahwa pengirim adalah yang mereka katakan.

DKIM adalah singkatan dari DomainKeys Identified Mail, dan membantu memverifikasi bahwa pesan email belum dirusak.

DMARC adalah singkatan dari Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance, dan membantu memastikan bahwa SPF dan DKIM digunakan dengan benar.

Dengan menggunakan ketiga protokol ini, Anda dapat membantu meningkatkan kemampuan pengiriman email dan memastikan pesan Anda sampai ke penerima.

Selalu uji email Anda sebelum mengirim

Penting untuk selalu menguji email Anda untuk kata-kata dan ejaan spam sebelum mengirim untuk meningkatkan keterkiriman karena dapat membantu memastikan bahwa email Anda mencapai penerima yang dituju, terutama untuk penjualan.

Filter spam dirancang untuk memblokir email yang berisi kata kunci atau frasa tertentu, jadi jika email Anda berisi salah satu dari kata kunci tersebut, kemungkinan email tersebut akan diblokir oleh filter tersebut.

Selain itu, jika Anda memiliki salah eja di email Anda, kemungkinan email tersebut juga akan diblokir.

Dengan menguji email Anda untuk kata dan ejaan spam sebelum mengirim, Anda dapat membantu memastikan bahwa email Anda mencapai tujuan yang diinginkan.

Ada banyak pemeriksa ejaan dan pemeriksa kata spam yang tersedia secara online, dan itu hanya membutuhkan beberapa detik, jadi Anda tidak boleh mengabaikan langkah ini jika Anda khawatir tentang kemampuan pengiriman email Anda.

Membungkus

Jadi, ini adalah dasar-dasar keterkiriman email dan bagaimana menjaganya tetap tinggi saat mengirimkan kampanye penjangkauan besar-besaran.

Ikuti tips ini, dan Anda harus dapat mempertahankan tingkat pengiriman yang optimal – yaitu sekitar 98%.