วิธีรักษาความสามารถในการส่งอีเมลของคุณให้สูงเมื่อส่งอีเมลจำนวนมาก

เมื่อดำเนินการเผยแพร่ทางอีเมลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นเพื่อการขาย การสร้างลิงก์ การโปรโมตเนื้อหา การตลาด พอดแคสต์ หรือวัตถุประสงค์อื่นใด การตรวจสอบความสามารถในการส่งอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ

เมื่อส่งอีเมลเพียงไม่กี่ฉบับต่อวัน ไม่น่าจะเป็นปัญหา แต่เมื่อเราพูดถึงอีเมลหลายร้อยฉบับ แม้แต่เปอร์เซ็นต์ความสามารถในการส่งที่น้อยกว่าเล็กน้อยก็อาจเริ่มส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณและทำให้คุณเสียเวลาไปเปล่าๆ

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาถึงปัจจัยต่างๆ ที่มีผลต่อการส่งอีเมล ตลอดจนวิธีทำให้อีเมลของคุณเชื่อมโยงไปถึงกล่องจดหมายของผู้รับ แทนที่จะเป็นโฟลเดอร์สแปมหรือแม้แต่การตีกลับ

เพราะหากคุณยังไม่รู้ว่าทำไมการตลาดผ่านอีเมลจึงมีความสำคัญ เราขอแนะนำให้ค้นหาโดยเร็วที่สุดเพื่อเพิ่ม Conversion ของธุรกิจของคุณ

ปัจจัยใดบ้างที่อาจส่งผลต่อความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ

ขั้นแรก มาดูสิ่งที่อาจส่งผลต่อความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ

เนื้อหาของอีเมลของคุณ

เนื้อหาของอีเมลอาจส่งผลต่อความสามารถในการส่งได้หลายวิธี ประการแรก หากอีเมลของคุณมีคำหลักหรือวลีที่เป็นสแปม อีเมลของคุณก็มักจะถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปมโดยผู้ให้บริการอีเมล

ประการที่สอง ถ้าเนื้อหาของอีเมลของคุณไม่เกี่ยวข้องกับผู้รับ อีเมลของคุณมีแนวโน้มที่จะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม สุดท้าย หากเนื้อหาในอีเมลของคุณเขียนได้ไม่ดีหรือมีความเกี่ยวข้อง ผู้รับก็มักจะเปิดและอ่านอีเมลของคุณน้อยลง

เนื้อหาของอีเมลต้องสอดคล้องกับเนื้อหาและกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณอย่างเคร่งครัด บางครั้งก็เป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลแทนที่จะเพียงแค่โจมตีผู้ใช้ด้วยเนื้อหาที่ไม่มีความหมาย เนื่องจากจะเพิ่มความเสี่ยงให้กับผู้เลิกติดตาม

นอกจากนี้ หากคุณกำลังส่งลิงก์ใดๆ ในเนื้อหา เป็นการดีที่สุดที่จะไฮเปอร์ลิงก์กับ anchor text แทนที่จะส่ง https ไฮเปอร์ลิงก์แบบยาว ตัวอย่างเช่น อะไรดูน่าสนใจสำหรับคุณมากกว่าจากสองสถานการณ์ด้านล่าง

สถานการณ์ที่ 1: ออกแบบนามบัตรของคุณเองได้แล้ววันนี้ที่ https://www.canva.com/business-cards/

สถานการณ์ที่ 2: ออกแบบนามบัตรแบบกำหนดเองของคุณวันนี้

หรือคุณสามารถลองใช้เครื่องมือย่อ URL เช่น T2M URL Shortener ซึ่งสามารถเปลี่ยนลิงก์แบบยาวของคุณให้เป็นลิงก์สั้น ๆ และยังให้การวิเคราะห์การคลิกแก่คุณอีกด้วย

หัวเรื่องของอีเมลของคุณ

หัวเรื่องอีเมลของคุณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ หัวเรื่องที่ดีสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการเปิดและอ่านอีเมลของคุณ หรือถูกละเลยและส่งไปที่ถังขยะ

หัวเรื่องของคุณควรมีความชัดเจนและตรงประเด็น และควรให้ผู้อ่านได้ทราบว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร หัวเรื่องที่ดียังช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณถูกส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม และไม่ติดอยู่ในตัวกรองสแปม

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ:

1. วางหัวเรื่องของคุณให้สั้นและตรงประเด็น

2. หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายวรรคตอนหรือสัญลักษณ์มากเกินไปในหัวเรื่องของคุณ

3. ใช้คำหลักที่มีแนวโน้มว่าจะพบในตัวกรองกล่องจดหมายของผู้รับ

4. หลีกเลี่ยงการใช้คำที่มีแนวโน้มว่าจะเรียกตัวกรองสแปม

5. ทดสอบหัวเรื่องของคุณก่อนส่งอีเมล

ช่อง "จาก" ของอีเมลของคุณ

ประการแรก หากช่อง "จาก" ของคุณไม่ถูกต้อง เป็นไปได้ว่าอีเมลของคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

นอกจากนี้ หากคุณใช้ช่อง "จาก" ที่ไม่เกี่ยวข้องกับโดเมนของคุณ เซิร์ฟเวอร์อีเมลบางแห่งอาจปฏิเสธอีเมลของคุณ

สุดท้าย หากคุณใช้ฟิลด์ "จาก" ที่จำยาก ผู้รับอาจมีโอกาสน้อยที่จะเปิดอีเมลของคุณ

ขนาดอีเมลของคุณ

คุณต้องการให้อีเมลของคุณสั้นและตรงประเด็นมากที่สุด

ประการแรก อีเมลขนาดใหญ่อาจใช้เวลาในการดาวน์โหลดนานขึ้น ซึ่งอาจทำให้ผู้รับผิดหวัง ประการที่สอง หากอีเมลของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป อีเมลอาจติดอยู่ในตัวกรองสแปม

สุดท้าย ผู้ให้บริการอีเมลบางรายมีการจำกัดขนาดไฟล์แนบ ดังนั้นอีเมลขนาดใหญ่จึงอาจไม่สามารถส่งได้เลย นอกจากนี้ ให้ความสนใจกับขนาดลายเซ็นอีเมลของคุณ เนื่องจากโปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่มีข้อจำกัดเฉพาะที่อาจเรียกใช้ได้หากลายเซ็น HTML ของคุณใหญ่เกินไป

ความถี่ในการส่งอีเมล

ดูเหมือนว่ายิ่งคุณส่งอีเมลได้มากเท่าไหร่ ยอดขายของคุณก็จะยิ่งเพิ่มขึ้นเท่านั้น

หากคุณส่งอีเมลจำนวนมากเกินไปในระยะเวลาอันสั้น ISP ของคุณอาจควบคุมบัญชีของคุณ ทำให้อีเมลของคุณผ่านได้ยาก

นอกจากนี้ หากคุณมีการยกเลิกการสมัครหรือข้อร้องเรียนจำนวนมาก ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณจะได้รับผลกระทบ และอีเมลของคุณอาจส่งได้ยากขึ้น

นอกจากนี้ หากคุณใช้ที่อยู่ IP ที่ใช้ร่วมกันและผู้ใช้รายอื่นของคุณเป็นสแปม อีเมลของคุณอาจตกอยู่ในภวังค์และจบลงในโฟลเดอร์สแปม

ไม่ว่าคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมในอดีตหรือไม่

หากคุณเคยถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม ความสามารถในการส่งของคุณอาจได้รับผลกระทบ เนื่องจากที่อยู่อีเมลของคุณอาจถูกเพิ่มลงในรายการสแปม ซึ่งจะทำให้อีเมลของคุณถูกส่งไปยังผู้ติดต่อของคุณได้ยากขึ้น

นอกจากนี้ ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณอาจได้รับผลกระทบ ซึ่งอาจส่งผลต่อการส่งมอบของคุณได้เช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบัญชีดำ

หากคุณอยู่ในบัญชีดำ อาจมีผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการส่งมอบของคุณ

ผู้ให้บริการอีเมลอาจบล็อกหรือกรองข้อความจากที่อยู่ในบัญชีดำ ทำให้ข้อความของคุณเข้าถึงผู้รับที่ต้องการได้ยากขึ้น

ในบางกรณี ข้อความจากที่อยู่ในบัญชีดำอาจถูกบล็อกโดยสิ้นเชิง การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณสื่อสารกับผู้ติดต่อได้ยากหรือเป็นไปไม่ได้

หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณอยู่ในบัญชีดำใด คุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น MxToolbox เพื่อตรวจสอบ เมื่อคุณระบุบัญชีดำแล้ว คุณจะต้องค้นหาข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ดูแลระบบของบัญชีดำนั้น ข้อมูลนี้มักจะแสดงอยู่ในเว็บไซต์ของบัญชีดำ

เมื่อคุณมีข้อมูลติดต่อแล้ว คุณจะต้องส่งคำขอไปยังผู้ดูแลระบบเพื่อขอให้ลบออกจากบัญชีดำ ในคำขอของคุณ อย่าลืมใส่ที่อยู่ IP ของคุณ รวมทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่อาจช่วยให้ผู้ดูแลระบบตัดสินใจได้

ผู้ดูแลระบบจะตรวจสอบคำขอของคุณและตัดสินใจว่าจะลบคุณออกจากบัญชีดำหรือไม่

อายุของที่อยู่อีเมลของคุณ

หากคุณมีที่อยู่อีเมลใหม่ ที่อยู่อีเมลนั้นอาจยังถูกใช้ไม่เพียงพอที่จะสร้างชื่อเสียงที่ดีให้กับผู้ให้บริการอีเมล การทำเช่นนี้อาจทำให้อีเมลของคุณติดอยู่ในตัวกรองสแปมบ่อยขึ้น

ที่อยู่อีเมลที่เก่ากว่าอาจมีโอกาสสูงที่จะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมเพียงเพราะว่าอยู่ได้นานกว่านี้และมีโอกาสถูกสแปมมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ที่อยู่อีเมลเก่าที่ไม่เคยถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมและมีอัตราการเปิดและตอบกลับที่เหมาะสม มีแนวโน้มที่จะส่งข้อความของคุณไปยังกล่องจดหมายของผู้รับ

คุณภาพของรายชื่ออีเมลของคุณ

คุณภาพของรายชื่ออีเมลของคุณอาจส่งผลต่อความสามารถในการส่งได้หลายวิธี

ประการแรก หากรายชื่อของคุณเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ได้ใช้งาน ข้อความของคุณจะถูกตีกลับบ่อยขึ้น ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณ

นอกจากนี้ หากคุณกำลังส่งไปยังรายชื่อผู้รับที่ไม่มีส่วนร่วม อีเมลของคุณมีแนวโน้มที่จะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรักษารายการของคุณให้สะอาดและเป็นปัจจุบัน และส่งเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและตรงเป้าหมายเพื่อดึงดูดสมาชิกของคุณ การทำความเข้าใจพื้นฐานของการตลาดตามพฤติกรรมและการแบ่งส่วนจะช่วยให้คุณส่งเนื้อหาที่ถูกต้องไปยังผู้ใช้ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยลด 'ทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม' การมีส่วนร่วมที่ลดลง

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ตัวเลือกสองครั้ง (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการขายอีคอมเมิร์ซ) เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ส่งสแปมให้ผู้คน

คุณจะปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลได้อย่างไร

และตอนนี้ มาดูกันว่าคุณจะรักษาอัตราการส่งอีเมลให้อยู่ในระดับสูงได้อย่างไร แม้ว่าคุณจะส่งแคมเปญจำนวนมากออกไปเป็นประจำก็ตาม

ใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่มีชื่อเสียง

ผู้ให้บริการอีเมลที่มีชื่อเสียงสามารถปรับปรุงความสามารถในการส่งของคุณได้หลายวิธี:

1. พวกเขาสามารถให้ที่อยู่ IP เฉพาะแก่คุณได้ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ได้มาจากที่อยู่ IP ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความสามารถในการส่งของคุณ

2. พวกเขาสามารถเสนอที่อยู่ IP ที่อนุญาตพิเศษให้คุณได้ ซึ่งหมายความว่าที่อยู่ IP ของคุณอยู่ในรายการที่อยู่ IP ที่ดีที่รู้จัก ซึ่งสามารถปรับปรุงความสามารถในการจัดส่งของคุณได้

3. สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยคุณตั้งค่าระเบียน SPF และ DKIM สำหรับโดเมนของคุณได้ บันทึกเหล่านี้ช่วยตรวจสอบว่าอีเมลของคุณมาจากแหล่งที่ถูกต้อง ซึ่งสามารถปรับปรุงความสามารถในการส่งของคุณ

4. พวกเขาสามารถให้รายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาใดๆ ที่คุณอาจมีเกี่ยวกับการส่งมอบได้

5. พวกเขาสามารถให้การสนับสนุนโดยผู้เชี่ยวชาญจากทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการส่งมอบ ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณแก้ไขปัญหาความสามารถในการส่งที่คุณอาจมี

รักษารายชื่ออีเมลของคุณให้สะอาดและเป็นปัจจุบัน

ขั้นตอนแรกคือต้องแน่ใจว่าคุณส่งอีเมลไปยังผู้ที่เลือกรับเท่านั้น ซึ่งหมายความว่ามีแบบฟอร์มลงทะเบียนบนเว็บไซต์ของคุณที่รวบรวมที่อยู่อีเมล และควรชื่อและนามสกุลสำหรับจดหมายข่าวของคุณด้วย คุณควรทำให้ผู้คนเข้าใจอย่างชัดเจนว่าพวกเขาจะได้รับอะไรจากการลงทะเบียน และความถี่ที่พวกเขาจะได้ยินจากคุณ

เมื่อคุณมีรายชื่ออีเมลของสมาชิกแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องรักษาข้อมูลให้สะอาดและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการลบที่อยู่ที่ตีกลับ การตีกลับเกิดขึ้นเมื่ออีเมลถูกส่งกลับถึงคุณเนื่องจากที่อยู่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถติดตามว่าที่อยู่ใดถูกตีกลับในแดชบอร์ดของผู้ให้บริการอีเมลของคุณ

อีกวิธีหนึ่งในการทำให้รายการของคุณสะอาดอยู่เสมอคือการลบที่อยู่ใดๆ ที่ไม่ได้ใช้งานมาเป็นเวลานาน การไม่ใช้งานหมายความว่าบุคคลนั้นไม่ได้เปิดหรือคลิกอีเมลใดๆ ของคุณมาระยะหนึ่งแล้ว โดยปกติแล้ว คุณสามารถดูข้อมูลนี้ในแดชบอร์ดของผู้ให้บริการอีเมลได้เช่นกัน

สุดท้าย เป็นความคิดที่ดีที่จะแบ่งกลุ่มรายการของคุณออกเป็นกลุ่มต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถส่งอีเมลที่ตรงเป้าหมายมากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีกลุ่มสำหรับผู้ที่อาศัยอยู่ในเมืองใดเมืองหนึ่ง หรือผู้ที่ซื้อผลิตภัณฑ์บางอย่าง ด้วยวิธีนี้ คุณจะแน่ใจได้ว่าผู้ที่สนใจสิ่งที่คุณพูดมากที่สุดคือผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณ

อุ่นเครื่องที่อยู่ IP เฉพาะของคุณ

การอุ่นเครื่องที่อยู่ IP เฉพาะเป็นกระบวนการค่อยๆ เพิ่มปริมาณอีเมลที่ส่งจากที่อยู่ IP นั้นในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งช่วยสร้างชื่อเสียงที่ดีสำหรับที่อยู่ IP และปรับปรุงความสามารถในการส่งมอบ

ในการอุ่นเครื่องที่อยู่ IP เฉพาะ ให้เริ่มต้นด้วยการส่งอีเมลจำนวนเล็กน้อยจากที่อยู่ IP ค่อยๆ เพิ่มปริมาณอีเมลที่ส่งในช่วงเวลาหนึ่ง จนกว่าคุณจะส่งในปริมาณปกติ ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบความสามารถในการส่งอีเมลของคุณในระหว่างกระบวนการวอร์มอัพ หากคุณเห็นความสามารถในการส่งลดลงกะทันหัน อาจเป็นเพราะที่อยู่ IP ของคุณถูกขึ้นบัญชีดำ หากเกิดเหตุการณ์นี้ คุณจะต้องหยุดส่งอีเมลจากที่อยู่ IP และตรวจสอบสาเหตุของการขึ้นบัญชีดำ

ใช้บริการส่งอีเมล์

บริการส่งอีเมลเป็นบริการที่ช่วยปรับปรุงความสามารถในการส่งแคมเปญอีเมลของคุณ ซึ่งสามารถทำได้โดยการให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดียิ่งขึ้นเกี่ยวกับตัวชี้วัดความสามารถในการส่งมอบ ช่วยคุณแก้ไขปัญหาด้านการส่งมอบ และโดยให้ที่อยู่ IP เฉพาะแก่คุณ

การใช้บริการส่งอีเมล์อาจเป็นความคิดที่ดีในการปรับปรุงความสามารถในการส่งของคุณ เนื่องจากสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจนำไปสู่ปัญหาในการส่งได้ นอกจากนี้ บริการนำส่งสามารถช่วยคุณตรวจสอบเมตริกความสามารถในการส่งมอบ เพื่อให้คุณระบุปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหา

ตัวอย่างบางส่วนของบริการส่งอีเมล ได้แก่ SendGrid, MailChimp, Constant Contact และ Mail250

ตรวจสอบโดเมนของคุณ

SPF, DKIM และ DMARC เป็นโปรโตคอลการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลทั้งหมดที่ช่วยปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ

SPF ย่อมาจาก Sender Policy Framework และช่วยตรวจสอบว่าผู้ส่งเป็นใครที่พวกเขาพูด

DKIM ย่อมาจาก DomainKeys Identified Mail และช่วยยืนยันว่าข้อความอีเมลไม่ได้ถูกแก้ไข

DMARC ย่อมาจาก Domain-based Message Authentication, Reporting และ Conformance และช่วยให้แน่ใจว่าทั้ง SPF และ DKIM ถูกใช้อย่างเหมาะสม

ด้วยการใช้โปรโตคอลทั้งสามนี้ คุณสามารถช่วยปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณส่งถึงผู้รับของคุณ

ทดสอบอีเมลของคุณก่อนส่งทุกครั้ง

สิ่งสำคัญคือต้องทดสอบอีเมลของคุณเพื่อหาคำที่เป็นสแปมและการสะกดคำก่อนส่ง เพื่อปรับปรุงความสามารถในการส่ง เพราะจะช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไปถึงผู้รับที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการขาย

ตัวกรองสแปมได้รับการออกแบบมาเพื่อบล็อกอีเมลที่มีคำหลักหรือวลีบางคำ ดังนั้นหากอีเมลของคุณมีคำหลักเหล่านี้ มีแนวโน้มว่าจะถูกบล็อกโดยตัวกรอง

นอกจากนี้ หากคุณมีการสะกดผิดในอีเมลของคุณ ก็มีแนวโน้มว่าอีเมลนั้นจะถูกบล็อก

การทดสอบอีเมลของคุณเพื่อหาทั้งคำที่เป็นสแปมและการสะกดคำก่อนส่ง คุณสามารถช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไปถึงปลายทางที่ต้องการ

มีเครื่องตรวจการสะกดคำและตัวตรวจสอบคำสแปมมากมายให้บริการทางออนไลน์ และใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที ดังนั้นคุณไม่ควรละเลยขั้นตอนนี้จริงๆ หากคุณกังวลเกี่ยวกับความสามารถในการส่งอีเมลของคุณ

ห่อ

ดังนั้น สิ่งเหล่านี้คือพื้นฐานของความสามารถในการส่งอีเมลและวิธีรักษาให้อยู่ในระดับสูงในขณะที่ส่งแคมเปญขยายออกไปจำนวนมาก

ทำตามคำแนะนำเหล่านี้ และคุณจะสามารถรักษาอัตราการส่งมอบที่เหมาะสมได้ ซึ่งอยู่ที่ประมาณ 98%