Co to jest przejrzysty plan projektu i dlaczego go potrzebujesz?

Przejrzystość z interesariuszami w całym projekcie jest niezbędna do utrzymania go w zadaniu.

Właśnie zdobyłeś ogromny kontrakt, który mógł trafić do twojego największego konkurenta. Ale zaniżyłeś cenę grubej ryby w stawie, obiecując szybkość, zwinność i umiejętności, aby ukończyć projekt na czas i zgodnie z parametrami klienta.

Jako właściciel firmy nie martwisz się o zdolności i umiejętności swojego zespołu marketingowego, aby zachwycić klienta. Jednak biorąc pod uwagę wszystkie zmiany w karierze, które ostatnio mają miejsce, nie chcesz, aby istotne szczegóły projektu wyciekły do ​​twoich konkurentów na wysoce spornym polu pozyskiwania nowych klientów w twojej branży. Chcesz, aby Twój zespół odnosił sukcesy również w ramach własnego marketingu z projektami wewnętrznymi.

Ale chcesz także wzmacniać swój zespół na każdym etapie projektu, ponieważ potrzebuje on wszelkich możliwych korzyści, aby spełnić oczekiwania klienta. Priorytetowe traktowanie przejrzystości w komunikacji zarządzania projektami jest kluczowym aspektem, którego potrzebujesz, aby odnieść sukces.

1. Co to jest przejrzysty plan projektu?

Przejrzysty plan zaczyna się od otwartej komunikacji zarządzania projektem, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do potrzebnych im informacji. Mogą potrzebować dostępu do dokumentów, wiadomości e-mail, spotkań, szkoleń lub zasobów cyfrowych i fizycznych. Elementy te powinny być wydajne i łatwe do znalezienia, a integracja oprogramowania do współpracy to kolejny istotny element, który można wnieść do zarządzania projektami.

Potrzebujesz, aby wszyscy byli na tej samej stronie, jeśli chodzi o projekt jako całość, ale musisz także upewnić się, że każda osoba jest świadoma tego, kto wykonuje każde zadanie. Menedżerowie projektów muszą również mieć szybki i łatwy dostęp do dokumentów, notatek i komunikacji między interesariuszami, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem.

2. Dlaczego przejrzystość jest ważna w zarządzaniu projektem?

Przejrzystość pomaga członkom zespołu w wykonywaniu zadań zgodnie z harmonogramem projektu, rozwiązywaniu pojawiających się problemów i przesuwaniu projektu w celu terminowego dostarczania produktów.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej wśród 243 profesjonalistów z branży, którzy korzystają z oprogramowania do zarządzania projektami (PM) co tydzień, ludzie, którzy korzystają z oprogramowania do zarządzania projektami, wolą, aby miało ono funkcje współpracy. Według Software Advice 54% respondentów preferowało zintegrowane narzędzia do współpracy i komunikacji, a 13% preferowało samodzielne narzędzie do współpracy. ^{[ 1 ]} Funkcje współpracy pomagają właścicielom i menedżerom utrzymać komunikację i przejrzystość zarządzania projektami w ramach zespołu.

W dobie pracy zdalnej komunikacja i współpraca są jeszcze ważniejsze dla małych firm. Pracownicy małych firm hybrydowych, co oznacza, że ​​pracują osobiście i zdalnie przez część tygodnia pracy, twierdzą, że dwa najważniejsze wyzwania związane z hybrydowym modelem pracy to utrzymanie produktywności (40%) oraz skuteczna komunikacja i współpraca (35%) podczas projektu , według ankiety GetApp z 2021 r.[*] przeprowadzonej wśród 503 decydentów i 488 pracowników małych firm w USA. Od czasu przyjęcia modelu hybrydowego w większości tych firm, dwa stałe wyzwania to zarządzanie wydajnością oraz utrzymanie efektywnej komunikacji i współpracy w zespole projektowym. Twoje narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne do ciągłej komunikacji z zespołami zdalnymi.

Jako właściciel projektu lub właściciel firmy możesz być niechętny, jeśli chodzi o pełną przejrzystość wobec wszystkich w firmie. Nie każdy musi znać wartość kontraktu czy szczegóły kontraktu. Istnieją jednak obejścia, jeśli menedżerowie i członkowie zespołu martwią się o rentowność. Zamiast określać, ile wart jest kontrakt, przedstaw maksymalną liczbę godzin, jaką każdy pracownik musi przepracować nad określonym zadaniem. Następnie przekonaj ich, że bardziej opłaca się, jeśli zespoły mogą szybciej ukończyć projekt.

3. Jakie cechy charakteryzują projekt transparentny?

Właściciele i menedżerowie mogą nadal jasno określać aspekty projektu bez ujawniania jego finansów.

Terminy są kluczowe dla realizacji projektu i ukończenia go na czas. Każdy powinien mieć sposób na śledzenie czasu spędzonego nad projektem, aby wiedzieć, czy osiąga swoje cele. Każdy cel w projekcie powinien być jasny i mieć jasno określony termin realizacji.

Interesariusze powinni dokładnie wiedzieć, jakie zadania muszą wykonać w trakcie projektu. Chociaż nieobecności pracowników mogą się pokrywać lub jeśli ktoś potrzebuje pomocy, jasne zdefiniowanie ról pomoże wszystkim w wykonywaniu zadań bez powielania wysiłków.

Każdy potrzebuje narzędzi i zasobów, aby osiągnąć swoje cele w wyznaczonych ramach czasowych. Wzmocnij interesariuszy projektu, upewniając się, że mają do dyspozycji odpowiednie narzędzia, produkty i usługi. Komunikacja w zarządzaniu projektami ma tu kluczowe znaczenie, ponieważ liderzy zespołów powinni zapytać swoich kolegów z zespołu, czego potrzebują, aby odnieść sukces.

4. Jakie są pułapki braku przejrzystości podczas planowania projektu?

Każdy projekt, duży lub mały, może się nie udać z kilku powodów. Ważne jest, aby wyłapywać problemy w momencie ich wystąpienia, ponieważ łatwiej jest je naprawić od razu niż czekać, aż trudności przerodzą się w coś większego w dalszej części linii.

Wewnętrzne nieporozumienia między pracownikami mogą opóźniać poszczególne fazy projektu. Brak komunikacji ze strony klienta może również powodować niedotrzymanie terminów, nawet jeśli nie jest to wina Twojego zespołu. Wbuduj zmienione ramy czasowe na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Według naszej ankiety przeprowadzonej wśród 422 kierowników projektów, jedna czwarta projektów ma mniej niż 50% szans na uzyskanie wyników na czas.[**] Przyczynia się to do zmniejszenia wartości biznesowej dostarczanej klientom i większego prawdopodobieństwa przekroczenia budżetu i wykraczania poza niego pierwotny termin realizacji.

Bycie na bieżąco ze snafusem i rozpoznawanie, że coś nie pójdzie zgodnie z planem, jest kluczem do skutecznego łagodzenia problemów.

5. Jakie są korzyści z przejrzystego planu projektu?

Posiadanie jasno określonego planu projektu pomaga wszystkim pracującym nad nim i samym projektem. Wszyscy rozumieją oczekiwania i terminy, widzą ogólny obraz i drobne szczegóły i zbliżają projekt do końca.

5.1 Optymalizuje pracę zespołową

Kiedy wszyscy wiedzą, jakie role odgrywają wszyscy inni, poszczególne osoby lepiej rozumieją funkcje swojego zespołu w szerszym zakresie projektu. Znajomość tych rzeczy poprawia komunikację w zarządzaniu projektami, odpowiedzialność i kogo prosić o pomoc (w razie potrzeby).

5.2 Łagodzi bóle głowy

Niektórych zadań nie można rozpocząć, dopóki inne zadania nie zostaną zakończone. W przypadku wystąpienia opóźnień kierownicy projektów i członkowie zespołu mogą określić, jak ominąć dalsze opóźnienia. Służy również jako narzędzie do nauki, które pomaga całemu zespołowi zrozumieć znaczenie dotrzymywania terminów.

5.3 Motywuje pracowników

Przejrzyste terminy i jasna komunikacja w ramach zarządzania projektami motywują pracowników, pociągając wszystkich do odpowiedzialności za swoje działania. Poszczególne osoby mogą dokładnie zobaczyć, jaki wpływ mają ich zadania na wszystkich innych podczas śledzenia projektu.

6. Szybkie rozwiązania ułatwiające przejrzystość planu projektu

Niektóre szybkie trafienia i rozwiązania, które mogą zwiększyć przejrzystość planu projektu, obejmują:

Udostępniaj kalendarze/harmonogramy wszystkim zainteresowanym stronom. Sama wiedza o ukończeniu innych zadań, zwłaszcza w przypadku zależności, może przyspieszyć realizację projektu we właściwym tempie.

Organizuj spotkania w celu burzy mózgów i aktualizacji statusu. Odpowiednie są tutaj cotygodniowe zameldowania zespołu, a następnie comiesięczne aktualizacje statusu. Indywidualne meldunki to dobry pomysł, aby zapytać, czy ktoś nie potrzebuje pomocy.

Używaj narzędzi cyfrowych, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami , oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy i narzędzia do współpracy. Mogą ograniczyć przyziemne zadania, jednocześnie poprawiając komunikację ze wszystkimi zaangażowanymi osobami.

Świętuj sukcesy w osiąganiu celów! Nawet jeśli projekt nie jest ukończony do końca, przejście na nowy poziom to powód do świętowania.

Czekaj na drugą część tej serii, w której omówimy instrukcje krok po kroku dotyczące tworzenia przejrzystego planu projektu.