Come scrivere lettere di ringraziamento super cool dopo una presentazione: migliori pratiche e suggerimenti

1. Che cos'è una lettera di ringraziamento dopo la presentazione?
2. Perché è importante ringraziare dopo una presentazione?
3. Elementi chiave di una buona lettera di ringraziamento
4. Trucchi e consigli: come dire grazie dopo una presentazione
5. Esempi di lettere di ringraziamento dopo le presentazioni

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Hai appena presentato con successo il tuo prodotto a un potenziale cliente. Congratulazioni! Sei arrivato a metà della vendita. "Attesa. il lavoro non è finito a questo punto?" potresti chiederti. Non c'è modo! Secondo InTouch , solo il 2% delle vendite avviene dopo il primo incontro. Significa che devi ancora impegnarti prima di poter festeggiare. Fortunatamente per te, ora sei nella fase più piacevole del processo di vendita. Ora si tratta di una comunicazione efficace a due vie con un potenziale cliente. Il potenziale cliente ti ha dedicato del tempo; ti hanno sentito e ora stanno valutando l'acquisto. A meno che non si dimentichino del tutto di te. Non lasciare che lo facciano inviando loro una nota di ringraziamento.

Resta con noi per saperne di più sulle lettere di ringraziamento che funzionano. Risponderemo alle seguenti domande per te:

• Che cos'è una lettera di ringraziamento post-presentazione?
• Come e quando ringraziare qualcuno per la partecipazione alla presentazione?
• Cosa dovresti includere nella tua email?
• Come aumentare le possibilità di ulteriore cooperazione con il destinatario?
• E, infine, che aspetto hanno le lettere di ringraziamento campione dopo una presentazione ?

Iniziamo con le basi.

Cos'è una lettera di ringraziamento dopo la presentazione?

Cos'è questa lettera di ringraziamento che scrivi dopo che un potenziale cliente ha visto la tua presentazione?

Fondamentalmente, è una nota di follow-up che scrivi al tuo potenziale cliente dopo l'incontro

con loro (faccia a faccia o per telefono). È un'e-mail in cui ringrazi le persone per aver dedicato del tempo a conoscere la tua attività e il suo prodotto. Può anche essere una nota scritta a mano, una cartolina o una telefonata. Sebbene ogni mezzo abbia i suoi vantaggi, qui ci concentreremo sull'e-mail, in quanto:

• è qualcosa che il tuo potenziale cliente riceve immediatamente
• consente di colmare le lacune informative fornendo più materiali
• dà al tuo potenziale cliente il tempo di considerare ancora una volta la tua offerta
• è un modo non invadente per ricordare loro te stesso

Parleremo qui delle dimostrazioni dei prodotti che sono l'area di competenza del tuo team di vendita. Puoi, senza dubbio, estrapolare le informazioni qui su altri tipi di presentazioni:

• La tua presentazione aziendale a un evento del settore
• Una presentazione della tabella di marcia per il tuo team
• Una presentazione del progetto ai tuoi stakeholder
• Una presentazione della tua idea agli investitori (il tuo elevator pitch)
• Un discorso informativo su un argomento specifico

Ora, passiamo al prossimo argomento secondario e parliamo del motivo per cui le email di ringraziamento sono così importanti.

Perché è importante ringraziare dopo una presentazione?

A parte, ovviamente, mostrare apprezzamento, le note di ringraziamento successive hanno uno scopo più grande. In effetti, ci sono una serie di obiettivi che puoi raggiungere con l'aiuto di un'e-mail di ringraziamento.

• Serve a rafforzare il rapporto tra la tua azienda e il tuo potenziale cliente.
• Rafforza il valore che hai già generato.
• Facilita ulteriori conversazioni attraverso domande e risposte.
• Ti aiuta a creare fiducia con il tuo potenziale cliente.
• Ti dà la possibilità di distinguerti dalla concorrenza.
• Crea un'ulteriore opportunità di vendita aggiungendo gli argomenti mancanti e colmando le lacune informative.
• Accelera il processo di vendita.

In generale, per qualsiasi azienda, una lettera di ringraziamento dopo una presentazione dovrebbe essere una componente vitale della loro strategia di branding. Non è solo una tattica di vendita aggiuntiva, ma un semplice gesto di cortesia e un modo per dire ai tuoi potenziali clienti che ricordi di loro e dei loro bisogni.

Ora che ti abbiamo convinto dell'importanza delle lettere di follow-up, passiamo alla parte pratica. Nel prossimo paragrafo parleremo dei componenti essenziali di un'e-mail di ringraziamento.

Elementi chiave di una buona lettera di ringraziamento

Cosa rende efficace la tua lettera di follow-up? Come ti assicuri che il tuo destinatario lo apra? Cosa scrivi dentro per coinvolgere il destinatario? Cosa ci scrivi? Ti suggeriamo di pensare subito alle risposte a queste domande e di iniziare a preparare la tua lettera di ringraziamento di esempio dopo una presentazione in anticipo.

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Per aiutarti, abbiamo selezionato per te i seguenti componenti.

Scrivi una riga dell'oggetto robusta

Una grande riga dell'oggetto è una chiave per aprire la tua email. Dovrai creare qualcosa che attiri l'attenzione, si distingua dal resto del contenuto della posta in arrivo e suggerisca immediatamente di cosa tratta l'e-mail.

Deve essere pertinente al tuo messaggio. Se stai ringraziando una persona, includi "grazie" nell'argomento e, se hai allegato materiale aggiuntivo, accenna anche a questo.

È importante sottolineare che la riga dell'oggetto è breve, fino a 65 caratteri. In questo modo, può essere visualizzato interamente nella Posta in arrivo sui computer desktop. Nel caso in cui il tuo destinatario legga le sue e-mail su un dispositivo mobile, dovresti inserirlo in 30 caratteri o assicurarti che i primi 30 caratteri comprendano il messaggio centrale.

Considera di includere il nome del destinatario nella riga dell'oggetto. Personalizzare la tua e-mail dall'inizio potrebbe darti un vantaggio rispetto ai messaggi generici. Ma prima assicurati che sembri naturale.

Esempi:

Grazie per il tuo tempo con [product] ieri

[Nome], ecco alcune risposte alle tue domande su [prodotto]

Segui da [il tuo nome] / [la tua azienda] e le tue domande hanno risposto

Inizia con le parole di gratitudine

Anche se hai incluso un "grazie" nella riga dell'oggetto, dovresti comunque iniziare la tua email ringraziando il potenziale cliente per il suo tempo. Devi capire che hanno passato una parte della loro giornata ad ascoltarti. Invece di ascoltare i tuoi concorrenti. O, piuttosto che spenderli semplicemente per altri incarichi importanti.

In effetti, ci sono un certo numero di cose per cui puoi essere grato:

• Assistere alla presentazione
• Dedicandoti un po' del loro tempo
• Mostrando il loro interesse per la tua soluzione
• Facendoti alcune domande puntuali

E così via...

Aggiungi un breve riepilogo della presentazione

Dopo le parole di gratitudine, fai un breve riassunto della presentazione. Prima di tutto, non aspettarti che il tuo potenziale cliente ricordi tutto ciò che gli hai mostrato. In secondo luogo, questa è la tua occasione per evidenziare alcuni punti che potrebbero essersi persi (e che, ad esempio, costituiscono il tuo vantaggio rispetto alla concorrenza).

• Elenca tutti i punti principali trattati nella presentazione.
• Utilizzare i punti elenco per rendere il riepilogo più leggibile.
• Recita le principali preoccupazioni del tuo potenziale cliente e affrontale immediatamente.
• Includi l'accordo che avete entrambi raggiunto.

Segui le domande

Ora è il momento di includere tutte le informazioni aggiuntive che ritieni appropriate, rilevanti e importanti. Per cominciare, il tuo potenziale cliente potrebbe averti fatto domande che sono rimaste senza risposta durante la presentazione. Questa è la tua occasione per rispondere. Inoltre, mostrerà al destinatario che ricordi le sue preoccupazioni e che non ti stai ritirando da una risposta.

Puoi incoraggiarli a porre ancora più domande, che faranno avanzare la conversazione. In alternativa, puoi porre le tue domande, ad esempio "Quali funzioni ritieni siano più vantaggiose per la tua attività?" o "Cosa vorresti migliorare del [prodotto]?"

Termina con una chiusura professionale

Usa sempre una chiusura professionale con la tua email di ringraziamento. I soliti “Cordiali saluti” con il solo nome non bastano. Devi avere la tua firma e-mail personalizzata pronta per tutti i tipi di comunicazioni commerciali.

Quali sono i componenti principali della tua firma? Esaminiamoli rapidamente:

• Il tuo nome
• La tua posizione in azienda
• Nome dell'azienda
• Logo aziendale
• URL del sito web dell'azienda
• Numero di telefono aziendale
• Icone sociali

Se hai bisogno di altri esempi visivi di firme e-mail , consulta la nostra pagina dedicata.

Ora che abbiamo trattato le basi su come dire grazie dopo la presentazione in un'e-mail, passiamo ai suggerimenti e ai trucchi. Di seguito, imparerai come rendere più efficace la tua nota di ringraziamento di follow-up.

Trucchi e consigli: come dire grazie dopo una presentazione

Tieni presente che una lettera di ringraziamento dopo la presentazione di vendita non è solo un "must" educato, ma anche un potente strumento che può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di vendita e di business. Il tuo compito qui è assicurarti che la tua email:

• sembra professionale,
• si sente educato e non di vendita,
• ha una grammatica impeccabile,
• porta valore al destinatario,
• è perfettamente sincronizzato,
• e facilita la conversazione.

Passiamo quindi alla parte pratica.

Usa un tono di voce adeguato

Il tuo tono di voce è tutto. Deve essere allineato non solo nell'attuale e-mail di ringraziamento, ma anche nell'intera corrispondenza commerciale con i tuoi clienti potenziali ed esistenti. Sii sempre gentile e professionale con i tuoi destinatari. Sii informativo senza sembrare troppo intelligente e non commerciale.

Devi avere a portata di mano la tua voce aziendale e le linee guida di stile, basate sui valori e sui principi della tua azienda. Dovresti anche prendere in considerazione il tuo personaggio acquirente. Se il tuo prodotto è destinato a un pubblico più giovane e alle startup, scrivi con voce amichevole piuttosto che formale. E se la tua attività si rivolge al pubblico più rispettabile (la C-suite e le aziende), usa un linguaggio più elaborato (ma nessun gergo, a meno che tu non abbia a che fare esclusivamente con un gruppo di nicchia di professionisti).

Rendilo personale e pertinente

Un altro errore sarebbe scrivere un messaggio generico di follow-up. In nessun caso copiare e incollare una nota di ringraziamento scritta per un altro cliente. È meglio iniziare a scrivere la tua email da zero tenendo in mente una persona in particolare, il destinatario. Usa il nome della persona, preferibilmente più di una volta nella lettera. Menziona cose specifiche che sono rilevanti per il particolare destinatario, come il loro settore o dettagli sulla loro attività (che hanno condiviso con te).

Evita di menzionare cose che sono irrilevanti per la situazione attuale. E non abbassarti a condividere con loro alcuni dettagli personali. Anche se sei amico del tuo potenziale cliente, mantieni le relazioni personali separate da quelle di lavoro.

Aggiungi la tua presentazione all'e-mail

Non c'è modo migliore per mantenere la presentazione fresca nella mente dei tuoi potenziali clienti che allegare questa stessa presentazione alla tua e-mail di follow-up. Servirà come un buon punto di riferimento per il tuo contatto se capita di dimenticare qualcosa. Inoltre, mostrerà loro che sei trasparente e non tieni nulla solo per te.

Assicurati che la versione della presentazione che stai allegando sia completamente coerente con quella che hai mostrato loro durante l'incontro con loro. È ancora meglio quando lo completi con note e punti salienti aggiuntivi.

Rendilo bello e gioca con la formattazione

Le persone sono esseri visivi. Anche le persone ben lette si sentiranno a disagio nel vedere una parte ininterrotta di testo nell'e-mail. Rendilo super leggibile.

• Se hai più di una parte logica, suddividi il testo in paragrafi.
• Se hai frasi lunghe, suddividile in frasi più brevi.
• Se hai elenchi, aggiungi punti elenco.
• Se hai dei passaggi, numerali.
• Se vuoi enfatizzare un'affermazione specifica, rendila in grassetto o evidenziala con il colore.

Usa l' app Hemingway per garantire la leggibilità delle tue e-mail.

Usa caratteri leggibili e molto spazio bianco. Organizza le tue informazioni in modo logico, con le informazioni più importanti all'inizio.

Controlla la tua grammatica

Anche se la tua e-mail è in definitiva professionale e coinvolgente, un semplice errore di battitura può essere una svolta importante. Quindi presta molta attenzione a ciò che stai scrivendo. Leggere attentamente l'e-mail prima di inviarla. Ancora meglio, leggilo più volte. La regola pratica è dedicare ancora più tempo alla modifica e alla correzione di bozze del messaggio che alla scrittura.

Se hai dubbi sulla tua grammatica (ad esempio, se non sei madrelingua), mostra la tua email a qualcuno la cui scrittura è immacolata. Potresti anche trovare utili app come Grammarly per mantenere i tuoi messaggi ben rifiniti.

Rispondi a tutte le domande

Succede spesso che il tuo potenziale cliente ti faccia delle domande durante la presentazione, a cui non hai risposte immediate. Non dovresti vederlo come un problema. Invece, considera questa come un'opportunità per la tua ulteriore comunicazione.

Prenditi il ​​tuo tempo e scrivi le domande che ti hanno fatto. Quindi, rispondi per iscritto. Fare riferimento alle domande nell'e-mail di follow-up e fornire una risposta esauriente a ciascuna di esse. Sii specifico quando possibile. Ad esempio, quando il potenziale cliente ti chiede "In che modo la [caratteristica] del [tuo prodotto] ci aiuterebbe a migliorare le nostre vendite?", fornisci loro una descrizione della soluzione che vedi seguita da stime di valore.

Poni ulteriori domande

Un'e-mail di follow-up è anche la tua occasione per mostrare ai tuoi potenziali clienti che sei disposto a lavorare di più sul tuo prodotto per aiutarli a risolvere i loro problemi particolari. Chiedi loro come esattamente puoi farlo. "Cosa pensi che potrebbe essere migliorato nel [tuo prodotto]?" "Quali caratteristiche importanti mancano?" "Se hai scelto i nostri concorrenti, perché esattamente?"

Preparati per un feedback onesto. Anche se la risposta non ti piace, ti aiuterà a ottenere informazioni vitali che alla fine ti aiuteranno a conquistare futuri clienti.

Educa ancora di più

Anche se hai incluso tutto nella tua presentazione, ci saranno alcune aree rimaste scoperte. Prima di scrivere una lettera di ringraziamento, pensa a cos'altro potresti dire sul tuo prodotto. Si tratta di funzionalità aggiuntive che non hai menzionato? Ci sono usi extra per il tuo prodotto di cui non hai parlato, che ritieni possano essere vantaggiosi per il tuo potenziale cliente? Scrivi di quelli alla fine della tua email. Puoi anche suggerire al destinatario di organizzare un altro incontro dedicato alle aree che ti sei perso.

Crea un opuscolo aggiuntivo

Non è necessario istruire il potenziale cliente sul prodotto della tua azienda nel corpo dell'e-mail. Questo renderà la lettura troppo lunga e troppo difficile da concentrare. Invece, crea una brochure del prodotto e allegala alla tua lettera di follow-up insieme alla presentazione stessa.

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Le informazioni nella brochure non devono ripetere le informazioni della presentazione ma integrarle. Può essere una panoramica estesa del prodotto o un manuale di domande e risposte. Sta a te scegliere il formato giusto. Tieni solo a mente che la tua brochure deve essere leggibile, ben strutturata, visivamente accattivante e informativa. Potresti considerare di assumere un designer per fare il layout per te.

Crea sequenze di follow-up

A lungo termine, un'e-mail di ringraziamento non è mai abbastanza. Mira a una comunicazione estesa creando una serie di follow-up. Rimani aggiornato sul processo decisionale del tuo potenziale cliente. Fai sapere loro che sei interessato a lavorare con loro. Renditi disponibile per ulteriori o ulteriori richieste e incontri di follow-up.

Puoi suddividere il tuo output informativo in una serie: invia la tua presentazione insieme all'e-mail di ringraziamento immediata e la tua brochure insieme a quella successiva. Incoraggia le domande nella tua terza lettera. Allo stesso tempo, evita di bombardare il destinatario con la corrispondenza: concedi loro un po' di tempo per contemplare il tuo prodotto e i suoi vantaggi. Invia la prima nota subito dopo la riunione, la successiva tra 3 giorni, quindi segui dopo circa una settimana. Inoltre, non dimenticare di fornire valore in ciascuna delle tue lettere.

Ricorda che il tempismo è tutto

Tieni presente che il tuo potenziale cliente potrebbe aver visualizzato più presentazioni di prodotti simili al tuo. Se non ti riconnetti di nuovo con loro, potresti perdere un cliente a causa della concorrenza. Pertanto, invia la tua e-mail di ringraziamento il prima possibile, preferibilmente lo stesso giorno in cui si è svolta la manifestazione. Altrimenti, un concorrente potrebbe portarti via il tuo potenziale cliente.

Anche se il tuo potenziale cliente non ha avuto alcuna comunicazione con altri fornitori di soluzioni, la tua lettera di follow-up potrebbe aiutare a far scattare la sua decisione a tuo favore.

Ti senti sopraffatto da tutte le informazioni? Passiamo ora a esempi di lettere di ringraziamento dopo una presentazione . Ti aiuteranno a visualizzare come dovrebbe essere una buona email di follow-up.

Esempi di lettere di ringraziamento dopo le presentazioni

In questa sezione, stiamo modellando le informazioni di cui sopra in alcuni modelli pratici per le e-mail post-presentazione. Sentiti libero di usarli ma non dimenticare di sostituire i segnaposto con i tuoi dati.

Di seguito sono riportati gli esempi: lettere di ringraziamento dopo una presentazione .

•• • Esempio di email di ringraziamento n. 1 •••

Riga dell'oggetto: In seguito alla nostra chiamata di oggi relativa a [il tuo prodotto]

Ciao [Nome],

Grazie per la nostra conversazione all'ora di pranzo.
Sono grato per il tempo che tu e il tuo team avete dedicato a vedere [il vostro prodotto] in azione. Mi lusinga che le caratteristiche chiave della nostra soluzione soddisfino le tue esigenze aziendali immediate, come hai menzionato.

Per comodità, di seguito è riportato un breve riepilogo della presentazione:

• Abbiamo parlato di come [il nome del tuo prodotto] può aiutarti a [indirizzare più traffico al tuo sito web], [generare rapidamente lead] e [aumentare le vendite].
• Abbiamo coperto la creazione e la gestione di profili individuali all'interno dell'account della tua azienda e la delega di attività.
• Abbiamo provato a creare campagne e a gestirle dalla tua dashboard.
• Abbiamo discusso la sezione Risultati e Reporting.

Come promesso, trovate qui sotto il link alla registrazione:

[link alla registrazione della tua presentazione]

Ti ricontatterò ancora una volta questa settimana. Nel frattempo, sentiti libero di inviarmi un messaggio o chiamarmi se hai domande.

Buona giornata!

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail aziendale]

••• Esempio di email di ringraziamento n. 2 •••

Oggetto: Rispondere alle tue domande su [il tuo prodotto]

Ciao [Nome],

Prima di tutto, permettetemi di ringraziarvi per la nostra chiamata di oggi. È stato un piacere conoscerti e imparare di più su come la tua azienda sconvolge il settore fintech.

Come promesso, ho allegato la presentazione del [tuo prodotto] di seguito. Se hai altre domande, non esitare a contattarmi via e-mail o semplicemente chiamami al [tuo numero di telefono].

Apprezzo tutte le domande puntuali che i tuoi colleghi hanno posto.

Una domanda di [nome del dipendente] riguardava l'integrazione con altri servizi. Ho allegato l'elenco completo delle nostre integrazioni a questa e-mail. Lavoriamo continuamente per ampliare la loro lista. Sentiti libero di dare i tuoi suggerimenti.

[Nome del dipendente] ha chiesto informazioni sulla versione di prova. Ho consultato il nostro CEO e ha accettato una prova Premium di 3 mesi. Spero che il tuo team possa provare e provare tutti i vantaggi del [tuo prodotto] durante questo periodo.

Per favore fatemi sapere cosa ne pensate.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail aziendale]

•• • Esempio di email di ringraziamento n. 3 •••

Oggetto: È un piacere parlare con te oggi. Ecco un breve riassunto

Ciao di nuovo [Nome],
Sono incredibilmente grato per la nostra conversazione di prima oggi. Sono entusiasta che ti sia piaciuto il nostro [il tuo prodotto].

Per riferimento futuro, ecco un breve riassunto del nostro incontro.

• Ti ho mostrato le caratteristiche chiave del [tuo prodotto] e come possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di [marketing].
• Tu, [nome del dipendente] e [nome del dipendente] avete provato a creare account e testare le campagne.
• Hai visto la pagina Analytics e hai appreso le informazioni che ottieni.
• Il tuo team mi ha posto alcune domande importanti. Ho annotato le risposte in un documento separato (vedi allegato n. 1).
• Hai chiesto informazioni sui piani tariffari alternativi. Si prega di vedere i piani confrontati nell'allegato n. 2.
• Abbiamo concordato la seconda chiamata tra una settimana, [data, ora].

Inoltre, si prega di trovare il PDF di presentazione nell'allegato n. 3.

In caso di domande, sono disponibile a questo indirizzo email o [il tuo numero di telefono]

Non vedo l'ora della nostra conversazione la prossima settimana!

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

[La tua firma e-mail aziendale]

Conclusione

Come puoi vedere, scrivere un'e-mail di ringraziamento dopo una presentazione di vendita di successo è un must assoluto. Non è solo un modo educato per ricordare te stesso ai tuoi potenziali clienti, ma un'opportunità per rafforzare la tua ulteriore comunicazione e affrontare eventuali problemi che non sono stati trattati durante la presentazione.

Per assicurarti che la tua nota di follow-up si distingua e crei una buona impressione, includi:

• Una linea tematica potente
• Un grazie
• Un breve riassunto della conversazione
• Risposte alle domande del tuo potenziale cliente
• Eventuali materiali aggiuntivi che potrebbero essere utili
• La tua firma aziendale

Nel caso abbiate bisogno di un punto di riferimento, sentitevi liberi di utilizzare i nostri campioni di lettere di ringraziamento dopo la presentazione di cui sopra.

Buona caccia!

In una nota diversa, cosa succede se hai condotto una presentazione sensazionale, il tuo potenziale cliente ha già concordato un altro incontro, ma non puoi farcela? Avrai bisogno di un'e-mail di cancellazione al più presto. Scopri come scrivere educate e-mail di annullamento della riunione nel nostro articolo precedente.