La guida definitiva su come avviare la tua attività di pianificazione di eventi

Non c'è tempo come il presente per iniziare la tua attività di pianificazione di eventi. Ma prima di ottenere il tuo primo cliente, devi fare un po' di lavoro di preparazione.

Forse è iniziato al liceo, quando hai pianificato gli spuntini, l'agenda e i ruoli di tutti per le sessioni di studio. Forse è iniziato al college, quando hai organizzato serate open mic in un bar locale. Tutto quello che sai è che hai il prurito: vuoi avviare un'attività di pianificazione di eventi.

Ma come si passa dal solo pensarci alla gestione effettiva di un'impresa?

Ci sono sei passaggi principali che devi compiere per avviare la tua attività. Ti guideremo attraverso ciascuno di essi in modo che quando avrai finito di leggere questo, sarai meglio preparato ad aprire un negozio.

6 passi per avviare la tua attività

1. Stabilisci la tua esperienza

Se vuoi che le persone si fidino di te per i loro eventi, devi dimostrare di sapere cosa stai facendo.

Al di fuori di una laurea in ospitalità, puoi iscriverti a vari programmi di certificazione che ti aiuteranno ad aumentare la tua esperienza e far sapere ai tuoi clienti che sono in mani esperte.

Ci sono così tanti tipi di certificazioni, tuttavia, che può essere difficile conoscere il meglio da ottenere. Di seguito, daremo un'occhiata a tre certificazioni generali (cioè non specializzate) che puoi ottenere.

Ci sono, ovviamente, molte altre certificazioni che puoi ottenere e corsi che puoi seguire che sono molto più specifici per tipo di evento. Puoi anche vedere se il tuo college o università locale offre corsi o certificati che potrebbero aiutarti a iniziare.

Certificazione Certified Meeting Professional (CMP).

Il CMP è istituito dal Convention Industry Council e l'esame copre pianificazione, gestione del sito, progettazione di eventi, marketing e standard internazionali.

Il sito Web del Consiglio offre letture consigliate e materiali preparatori e l'esame viene offerto ogni pochi mesi. Per il 2020, le date dei test annunciate sono gennaio, maggio e agosto.

Un titolare di CMP guadagna circa $ 10.000 in più all'anno rispetto alle sue controparti non certificate, secondo l'Events Council.

Se c'è anche la minima possibilità che tu stia considerando di lavorare come professionista di eventi sanitari, offrono anche un CMP specifico per quella funzione.

Certificazione Certified Special Events Professional (CSEP).

Questo esame, somministrato quattro volte all'anno, può essere sostenuto a distanza. Simile al CMP, è stato istituito da un gruppo di professionisti (questa volta, l'International Live Events Association).

Con la tua certificazione ricevi anche newsletter del settore e una rete strutturata che può aiutarti a costruire le tue risorse, ottenere consigli e trovare mentori per aiutare la tua azienda a crescere. Tuttavia, c'è un requisito di esperienza (tre anni nel settore della pianificazione di eventi) prima che tu possa prenderlo.

Certificato in gestione delle riunioni (CMM)

Piuttosto che sostenere semplicemente un esame per testare le tue conoscenze, il CMM è un intero programma di formazione. Ci vogliono circa 15 settimane ed è più accademico che pratico nel suo approccio.

Lo svantaggio è che dovrai recarti in Indiana, quindi se non sei della zona potrebbe volerci un po' più di budget di quello che hai prontamente disponibile per ottenere questa certificazione.

Tuttavia, le persone con una CMM guadagnano circa $ 30.000 all'anno in più rispetto a quelle senza di essa (e $ 20.000 all'anno in più rispetto a quelle con la certificazione CMP).

2. Costruisci un piano aziendale efficace

Un business plan stabilisce essenzialmente quali saranno gli obiettivi e le strategie aziendali per il futuro.

Avere un piano aziendale non ti aiuta solo a organizzare e pianificare il successo della tua attività. Può anche essere un potente strumento da presentare al mondo esterno, come potenziali investitori che sono curiosi della tua strategia.

Il tuo piano dovrebbe includere quanto segue:

• Un riepilogo esecutivo: perché la tua azienda è diversa da tutte le altre?

• La panoramica dell'azienda: ecco come sarà l'azienda.

• Un'analisi del settore: sembra la nostra nicchia dell'industria degli eventi.

• Analisi dei clienti: i nostri clienti avranno questo aspetto.

• Un'analisi dei principali concorrenti: questo è ciò che dobbiamo affrontare.

• I tuoi piani per il marketing, le operazioni, la gestione e le finanze: ecco come guadagneremo i nostri soldi.

• Un'appendice di tutti i tuoi documenti giustificativi: contratti di locazione, contratti, marchi, curriculum, materiali di marketing, ecc.

Score offre un pratico modello che può aiutarti a iniziare.

All'interno della panoramica della tua azienda, devi stabilire con fermezza su quale tipo di eventi intendi concentrarti. Non è necessario restare fedeli a quel tipo di evento per sempre, ma è importante iniziare con un solo sforzo. Puoi dedicare l'intera portata delle tue risorse e competenze a tale obiettivo, e poi costruire lentamente da lì.

Concentrarsi su un singolo tipo di evento ti darà anche un'idea molto più chiara di chi saranno i tuoi clienti. Questo può aiutare in diverse sezioni del tuo piano aziendale.

3. Garantire il capitale iniziale

Ci vogliono solo da $ 2.000 a $ 5.000 per far decollare la tua attività. Oltre a ciò, ci saranno costi ricorrenti che dovrai tenere conto del tuo budget, dal momento che non sarai subito redditizio.

Ci sono alcuni modi per proteggere quei soldi:

• Autofinanziamento

• Banche (vale a dire linee di credito, prestiti per piccole imprese o finanziamento aziendale 401(k))

• Amici e famiglia

Ma cosa succede se non hai soldi per l'avvio?

Se non puoi autofinanziarti, non preoccuparti: il tuo piano aziendale è qui per aiutarti.

Che tu lo stia incorporando in una presentazione a una banca o utilizzando una piattaforma di crowdfunding come AngelList, CrowdFunder o Fundable, il tuo piano aziendale dimostrerà esattamente dove sta andando il denaro dei tuoi investitori e come pensi di riportarlo a loro.

4. Investi nel software di cui hai bisogno per gestire efficacemente la tua attività

C'è un numero enorme di tipi di software che puoi utilizzare per la tua azienda. Alcuni li troverai subito utili e altri li troverai utili più avanti.

Ecco un elenco di tipi di software di base e perché potresti voler investire in essi:

• Per aiutare a gestire progetti, attività e flusso di lavoro: gestione degli eventi o software di gestione dei progetti.

• Per aiutare a interagire con i tuoi clienti presenti e futuri: gestione delle relazioni con i clienti, gestione dei lead, email marketing, social media marketing, software di automazione del marketing.

• Per proteggere le tue informazioni: sicurezza e-mail, sicurezza cloud, sicurezza di rete e/o software SIEM.

• Per mantenere il tuo ufficio senza intoppi: budget, fatturazione e software di collaborazione.

• Per migliorare l'esperienza dei partecipanti ai tuoi eventi: conferenza (assicurati di averne una con funzionalità di registrazione), gestione della sede e app per eventi mobili.

Potresti essere in grado di trovare alcune opzioni gratuite (come in questo articolo sul software di gestione degli eventi gratuito e open source). Assicurati solo di controllare le recensioni degli utenti del tuo potenziale acquisto per assicurarti che non sia più un problema di quanto valga la pena. La directory del software di Capterra contiene le recensioni degli utenti per tutti i prodotti sopra elencati.

5. Scopri di cosa hai bisogno per gestire legalmente la tua attività di pianificazione di eventi

Impegnarsi ora per assicurarsi che la tua attività di pianificazione di eventi sia corretta e protetta significa molto meno lavoro di ufficio (e molto meno in termini di potenziali spese legali) in seguito.

Il primo grande passo è registrare la tua attività presso i governi statali e federali. L'IRS offre consigli pratici su come farlo esattamente.

Dovrai anche capire di quali licenze e permessi hai bisogno. Molti di questi dipenderanno dal tipo di pianificazione dell'evento che intendi fare, ma Brand Name USA ha una buona guida per iniziare.

Infine, devi assicurarti di essere coperto in caso di incidenti a te, alla tua azienda o ai tuoi dipendenti. Dovrai assicurarti la polizza comp di un lavoratore, oltre a una varietà di diversi tipi di assicurazione.

6. Stabilisci una campagna di marketing e costruisci la tua rete

Affinché la tua attività abbia davvero successo, hai bisogno di clienti e partner.

Promuovi la tua attività ai clienti

Sai esattamente chi sono i tuoi clienti target, grazie alla ricerca contenuta nel tuo business plan. È ora di raggiungere quei potenziali clienti. Utilizza qualsiasi canale a tua disposizione, ad esempio campagne di email marketing, chiamate a freddo alle aziende o social media.

Assicurati di concentrarti sui canali di grande impatto per il tuo pubblico di destinazione. Puoi farlo testando un ampio gruppo di canali e vedendo quale ottiene il maggior coinvolgimento dalla tua rete. Puoi anche utilizzare la segmentazione dei social media che può aiutare a semplificare un po' questo processo.

Ad esempio, se desideri pianificare esperienze gastronomiche pop-up, Instagram, Twitter e Facebook sono ottimi canali. Se vuoi pianificare vetrine software, LinkedIn e l'email marketing potrebbero essere un gioco migliore.

Crea la strategia di marketing più incisiva possibile e otterrai quei lead in pochissimo tempo.

Promuovi la tua attività a potenziali partner

Devi costruire la tua rete di fornitori, sedi e altri esperti del settore di cui potresti aver bisogno.

Hai già stabilito su quale tipo di evento vuoi concentrare la tua attività. Pensa a ogni aspetto di un possibile evento. Consulta la nostra guida su come pianificare un evento. Guarda l'elenco dei venditori lì e trova i venditori locali che si rivolgono a ciascuna di queste categorie. Che si tratti di catering, sicurezza o apparecchiature audiovisive, dovrai sapere a chi puoi rivolgerti per gli eventi.

Contattali e stabilisci una connessione in modo che quando hai un evento e hai bisogno dei loro servizi, hai una relazione esistente su cui lavorare.

Lettura importante prima di iniziare la tua attività di pianificazione di eventi

Questa guida dovrebbe darti una forte comprensione di ciò che devi fare per avviare la tua attività di pianificazione di eventi.