Enterprise UX: Perjuangan Itu Nyata

Pengalaman pengguna perusahaan (UX) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk karyawan, bukan konsumen. Bagi pengguna, ini sering terlihat kikuk, berbelit-belit, dan sulit dimengerti. Karyawan merasa frustrasi karena mereka harus menggunakan perangkat lunak untuk bekerja, tetapi dapat mengalami kesulitan untuk menavigasi. Pengusaha berpegang pada teknologi yang sudah ketinggalan zaman karena menggantinya terdengar terlalu mahal dan mereka khawatir penerapannya akan memperlambat produksi. UX memberi desainer kesempatan untuk membuat hidup lebih baik bagi sekelompok besar orang, tetapi itu membutuhkan waktu dan kerja keras. Inilah mengapa UX perusahaan sangat sulit.

Ini Melibatkan Beberapa Alat

Enterprise UX adalah istilah yang diterapkan pada perangkat lunak apa pun yang digunakan oleh karyawan. Contohnya adalah:

• Portal sumber daya manusia
• Sistem manajemen konten
• Aplikasi untuk melacak inventaris
• Perangkat lunak berpemilik
• Situs intranet

Kurangnya kontinuitas dan integrasi antar alat menyebabkan frustrasi karyawan. Setiap sistem memiliki keunikannya sendiri, dan ketika tidak ada yang berfungsi dengan baik, karyawan merasa seolah-olah mereka beralih dari satu sistem yang dirancang dengan buruk ke sistem yang dirancang dengan buruk. Frustasi terus-menerus menyebabkan kelelahan.

Setelah perusahaan tumbuh melampaui 25 karyawan, konsistensi UX menjadi masalah. Ketika elemen serupa terlihat dan berperilaku berbeda dari satu aplikasi ke aplikasi berikutnya, setiap program lebih sulit dipelajari, lebih banyak kebingungan, dan pengguna membuang waktu dan uang.

Perusahaan besar cenderung menganggap perangkat lunak hanya sebagai alat untuk mencapai tujuan. Selama itu berfungsi dan data dapat diakses, mereka tidak melihat manfaat dalam berinvestasi dalam meningkatkan pengalaman pengguna. Mengapa membayar untuk memperbaikinya jika tidak rusak?

Desainer harus menjelaskan manfaat dari peningkatan pengalaman pengguna dalam istilah yang dapat dipahami oleh bisnis. Untuk perusahaan besar, manfaat UX yang lebih baik adalah peningkatan kecepatan. Jika perangkat lunak lebih fleksibel, mudah beradaptasi, dan cepat diperbarui, seluruh perusahaan bekerja lebih efisien.

Pengalaman Sulit Diukur

Tidak ada metrik untuk respons emosional. Sangat mudah untuk membuat daftar fitur aplikasi dan memberikan daftar itu kepada manajemen. Ketika karyawan menerima pelatihan dan dapat menggunakan sistem dengan sukses, semuanya tampak bekerja dengan baik. Jika ada frustrasi dan kelelahan dari aplikasi yang dirancang dengan buruk, itu tidak tercermin dalam data apa pun.

Namun,

perusahaan dijalankan oleh orang-orang, jadi nilai emosional sangat penting untuk kesuksesan. Karyawan yang tidak bahagia kurang produktif. Mereka merasa dikalahkan bukannya terpenuhi dan lebih cenderung mencari pekerjaan di tempat lain. Ketika mereka dilengkapi dengan alat yang tepat, mereka bekerja dengan cepat dan efisien dan merasa diberdayakan.

Para ahli merekomendasikan untuk membantu perusahaan beralih ke pola pikir yang menghargai pengalaman pengguna. Bantu pengembang mengubah cara mereka mendekati pemecahan masalah. Teknik seperti pembuatan prototipe cepat dan studio desain dapat membantu mereka membayangkan solusi yang lebih efektif.

Kumpulkan desainer dan pengembang untuk melakukan tes kegunaan seperti wawancara kontekstual dan studi lapangan. Lihat cara kerja produk di luar studio desain dan atasi ketidakkonsistenan satu per satu. Gunakan kemajuan ini untuk membangun kepercayaan pemangku kepentingan dan mengatasi masalah yang lebih besar.

Desainer Terjebak dengan Teknologi Warisan

Akan menyenangkan untuk memulai dari awal dan merancang solusi yang paling efektif, tetapi sebagian besar waktu ini tidak layak. Dalam Laporan Industri UX Perusahaan 2017-2018, masalah teknologi warisan adalah salah satu tantangan terbesar – 61 persen responden mengatakan itu adalah tantangan ketika perusahaan memiliki 500 karyawan atau lebih.

Perusahaan besar cenderung menggunakan sistem komputer, program aplikasi, atau teknologi lain yang sudah ketinggalan zaman, begitu pula perusahaan dengan antara 26 dan 100 karyawan. Dengan perusahaan yang lebih kecil, 33 persen responden mengatakan hal yang sama.

Beberapa sistem warisan ada bahkan sebelum desain pengguna menjadi sesuatu. Karyawan mungkin telah menggunakannya begitu lama sehingga mereka tidak ingin melepaskannya. Terkadang mereka dapat didesain ulang. Di lain waktu Anda harus menemukan cara untuk mengatasi masalah tersebut.

Jika Anda mendesain ulang teknologi lama, harapkan penolakan terhadap perubahan. Dapatkan umpan balik pengguna untuk mengetahui apa yang disukai dan tidak disukai pengguna tentang sistem lama. Jika Anda dapat menyediakan fitur populer dan meluruskan apa yang berbelit-belit, Anda membangun niat baik dan meningkatkan pengalaman pengguna.

Hadiri acara UX untuk tetap mengetahui cara membuat pengalaman pengguna lebih berdampak. Profesional dari berbagai bidang dapat membantu meningkatkan pemahaman tentang pengalaman pengguna dari berbagai sudut.

Eksekutif Bukan Pengguna

UX harus dirancang untuk pengguna, bukan klien. Masalahnya adalah, sulit mendapatkan akses ke pengguna.

Eksekutif memilih sistem perangkat lunak dan menyetujui desain. Mereka hanya ingin pergi dari titik A ke titik B dalam jarak sesingkat mungkin. Mereka tidak akan menggunakan perangkat lunak itu sendiri. Desainer harus melalui beberapa lapisan manajemen untuk sampai ke karyawan yang akan menggunakan produk akhir.

Manajer pengembangan aplikasi di perusahaan Boeing merekomendasikan untuk meluangkan waktu yang diperlukan untuk menjangkau pengguna akhir. Dia menyarankan untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen tim UX, dari manajer proyek, dan dari manajemen pelanggan. Setelah mendapatkan persetujuan, lakukan kelompok fokus untuk membangun produk yang lebih baik dengan umpan balik.

Sayangnya,

Pengguna akhir seringkali sulit dijangkau karena mereka sibuk melakukan pekerjaan mereka. Mereka berada di bawah tekanan untuk memenuhi tenggat waktu mereka sendiri, sehingga mereka tidak memiliki banyak waktu untuk terlibat dengan pengembangan perangkat lunak. Berkomunikasi dengan manajer fungsional sehingga mereka dapat meluangkan waktu untuk memberikan umpan balik pengguna di lingkungan yang bebas stres.

Dapatkan banyak informasi tentang pengguna potensial. Dapatkan umpan balik dan analitik pengguna untuk lebih memahami pengalaman mereka saat ini. Bicaralah dengan semua orang yang tertarik dengan pengalaman tersebut dan komunikasikan temuan Anda kepada pemangku kepentingan.

Saat mendesain untuk pengguna akhir, strategi desain Anda harus mencakup:

• Tujuan yang jelas untuk pengalaman pengguna
• Dokumentasi fitur, fungsionalitas, dan konten yang akan mendukung tujuan tersebut
• Sebuah proses untuk menguji desain di seluruh pengembangan
• Perencanaan yang menghubungkan tujuan bisnis dengan kebutuhan pengguna

Sulit bagi Pengguna untuk Mengambil Risiko

Takut gagal sangat kuat; takut kehilangan pekerjaan Anda bahkan lebih. Jika Anda meminta karyawan untuk berhenti melakukan sesuatu seperti yang telah mereka lakukan selama bertahun-tahun, mereka akan gugup. Orang merasa aman ketika hal-hal yang akrab. Ketika Anda mengubah perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman, Anda memperkenalkan sesuatu yang tidak dikenal.

Mempelajari sistem baru membutuhkan waktu. Banyak orang pada awalnya merasa seolah-olah memperlambat mereka untuk mempelajari teknologi baru. Berempati dengan pengguna saat Anda mulai menerapkan perubahan.

Kurangnya Dukungan Eksekutif

Terkadang tidak ada bahasa yang sama antara eksekutif dan desainer. Jika Anda tidak berada di lapangan, strategi UX mungkin sulit dipahami. Desainer tidak memahami semua alasan bisnis untuk sebuah proyek, dan eksekutif tidak memahami proses kreatif. Kedua belah pihak memiliki kekhawatiran tentang jadwal dan anggaran mereka sendiri, sehingga mereka membawa tekanan mereka sendiri ke meja.

Dengan desain UX, tingkatkan hubungan dan bangun pemahaman dengan:

Saling mengajar. Mintalah kedua belah pihak duduk untuk sesi makan siang tas cokelat di mana masing-masing pihak berbagi informasi tentang bidangnya. Membangun hubungan alami dan bertukar pengetahuan sehingga kedua belah pihak lebih efektif.

> Mengerjakan pekerjaan rumah Anda

Pelajari budaya dan proses perusahaan Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan yang belum terpenuhi. Gunakan wawasan Anda untuk berinovasi dalam pengalaman karyawan.

> Berbicara dalam bahasa mereka

Ketika Anda memiliki masalah desain, pikirkan tentang apa yang memotivasi pemangku kepentingan untuk bertindak. Mereka mungkin tidak terlalu peduli dengan respons emosional karyawan tetapi sangat termotivasi oleh konten yang menekankan ajakan untuk bertindak dan meningkatkan konversi.

> Mengkomunikasikan tujuan perusahaan Anda

Buat panduan gaya yang menjelaskan tujuan, strategi, dan filosofi desain perusahaan Anda. Ini menstandarkan prinsip-prinsip perusahaan untuk tim Anda dan mengomunikasikannya kepada calon pemberi kerja.

Banyak pemain mencari kepentingan mereka sendiri

Pengguna berada di bawah tekanan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Manajer fungsional berada di bawah tekanan untuk meningkatkan produktivitas tim mereka.

Departemen TI ingin persyaratan mereka sendiri terpenuhi untuk sistem perencanaan sumber daya perusahaan. Mereka dihargai untuk teknologi baru tetapi tidak selalu dipengaruhi oleh pengalaman pengguna. Konsultan TI ingin menampilkan diri mereka sebagai ahli, tetapi biasanya, tidak melakukan jenis analisis yang berpusat pada pengguna sebelum menjual sistem baru.

Manajemen produk memiliki pengetahuan yang luas, tetapi sedikit wawasan tentang organisasi individu. Tim pengembangan didorong untuk menghadirkan fitur dan fungsionalitas baru, tetapi ada sedikit penekanan pada pengalaman pengguna.

Meningkatkan dialog dapat membantu semua orang yang terlibat menyelaraskan tujuan mereka. Profesional desain harus mempertimbangkan untuk mengembangkan program penjangkauan bagi para eksekutif untuk menjelaskan bagaimana kegunaan yang buruk berdampak pada kepuasan pekerja. Ketika orang yang membeli perangkat lunak memahami pengalaman pengguna memengaruhi margin keuntungan, mereka akan mulai memprioritaskan desain Enterprise UX.