Hukum Spam: Cara Mematuhi dan Menjaga Pemasaran Email Anda Bertahan

Sebagai pemasar, kami selalu mencari cara baru untuk menyempurnakan pemasaran email kami. Apakah kita sedang membaca tentang tren giphy terbaru, baris subjek yang akan memberi Anda tarif terbuka TERTINGGI atau uji A/B yang membuktikan bahwa tombol merah benar-benar lebih baik daripada biru—ini semua tentang menjaga kesegaran pemasaran email kita.

Kami berusaha keras untuk memastikan bahwa email kami adalah yang paling lucu, paling efektif, dan paling menarik perhatian di industri ini sehingga kami juga harus meluangkan waktu untuk memastikan bahwa upaya kami tidak sia-sia. “Hukum spam email” mungkin bukan topik yang menarik seperti “Bagaimana Membuat Pelanggan Mengklik,” tetapi saya jamin jika Anda terus membaca, Anda akan mempelajari satu atau dua hal.

Undang-undang spam perpesanan elektronik umumnya diberlakukan untuk melindungi individu dengan mengontrol penggunaan email pemasaran oleh bisnis. Dengan konsumen yang menerima lebih dari 400 email komersial sebulan, penting untuk memiliki sistem ini. Setiap negara memiliki undang-undang khusus seputar pesan elektronik komersial, tetapi ada tema umum yang disentuh masing-masing negara. Saya telah memilih beberapa negara berbahasa Inggris terkemuka untuk dirinci di bawah, tetapi ada beberapa hal dasar yang harus Anda pahami sebelum menggali lebih dalam.

Mencoba membuat kampanye pemasaran email Anda sendiri yang sesuai? Lihat daftar periksa gratis kami!

Kata kunci spam email

Untuk memulai, ada beberapa kata kunci yang harus Anda ketahui:

• CEM (pesan elektronik komersial): komunikasi ke alamat elektronik yang mengiklankan penawaran untuk membeli/menjual barang atau jasa (termasuk iklan konten di situs web), menawarkan untuk memfasilitasi peluang bisnis atau investasi atau penawaran untuk membeli/menjual tanah
• Alamat elektronik: email, pesan SMS, pesan media sosial atau sarana komunikasi serupa
• Persetujuan Keikutsertaan: ketika penerima harus menyelesaikan tindakan yang menunjukkan bahwa mereka ingin dikirimi CEM (mis. mencentang kotak di situs web untuk berlangganan pesan elektronik)
• Persetujuan Penyisihan: ketika penerima dikirimi CEM dan memiliki kesempatan untuk mengatakan tidak pada perpesanan (mis. kotak yang telah dicentang sebelumnya di situs web atau tombol berhenti berlangganan di email)

Kepatuhan

Ada tiga bidang kepatuhan yang disinggung di sebagian besar undang-undang spam email. Pembicaraan hukum dapat membuat ini terdengar rumit dan sulit dicapai, tetapi pada kenyataannya, itu sederhana dan menentukan. Kemungkinan Anda sudah melakukan hal-hal ini tanpa menyadarinya!

1. Persetujuan: jenis persetujuan yang dibutuhkan berbeda-beda di setiap negara, tetapi sebagian besar undang-undang meminta beberapa bentuk persetujuan sebelum mengirimkan CEM. Sederhananya, ada dua bentuk persetujuan:
   1. Persetujuan tegas: jika persetujuan diperoleh secara lisan, tertulis, atau elektronik (mis. mencentang kotak saat mengirimkan formulir; persetujuan TIDAK dapat diperoleh melalui CEM)
   2. Persetujuan tersirat: di mana hubungan bisnis atau pribadi saat ini terjalin atau informasi kontak ditampilkan secara publik di situs web
2. Identifikasi: saat mengirim komunikasi elektronik, Anda harus secara jelas mengidentifikasi diri Anda atau organisasi/orang yang Anda kirim atas nama. Subjek dan pengirim CEM tidak boleh menyesatkan. Untuk memenuhinya, ada beberapa hal yang harus Anda sertakan:
   1. Alamat surat
   2. Nomor telepon, alamat email atau alamat web untuk menghubungi pengirim
      *Catatan: ini harus tetap berlaku selama 30-60 hari (tergantung yurisdiksi) setelah mengirim pesan
3. Berhenti berlangganan: harus ada opsi untuk berhenti berlangganan dari CEM. Berhenti berlangganan harus mudah, tanpa biaya bagi konsumen, dan sederhana untuk diselesaikan. Berikut adalah beberapa opsi berhenti berlangganan yang berbeda:
   1. Email: termasuk alamat email yang dapat dikirimi permintaan berhenti berlangganan oleh penerima (harus dipantau secara aktif)
   2. Teks: termasuk sesuatu di sepanjang baris "untuk berhenti menerima pesan ini, balas dengan UNSUBSCRIBE"
   3. Formulir web: termasuk tautan ke formulir tempat penerima dapat memilih jenis CEM mana yang ingin mereka hentikan langganannya

Jika Anda melakukan ketiga hal di atas, kemungkinan besar Anda mematuhinya!

Ada banyak kesalahpahaman seputar undang-undang ini, salah satunya adalah sulit untuk dipatuhi. Anda dapat melihat bahwa kami telah menghancurkan yang satu itu! Berikut adalah beberapa kesalahpahaman yang lebih umum seputar undang-undang CEM.

Mitos tentang spamming dengan email

“Itu hanya dianggap spam jika saya mengirim email massal.”

SALAH. Meskipun email massal terlihat lebih "berisi spam", semua jenis CEM yang tidak mematuhi undang-undang dianggap sebagai spam. Pastikan untuk memeriksa ulang semua komunikasi komersial sebelum menekan tombol kirim.

“Saya hanya perlu mematuhi peraturan dan regulasi negara asal saya.”

SALAH. Anda menempatkan diri pada posisi penerima saat menyusun email, dan melakukan hal yang sama saat mengirimkannya. Aturan yang keras dan cepat adalah mengikuti peraturan untuk negara penerima.

“Organisasi saya tidak bertanggung jawab atas apa yang dikirim pelanggan menggunakan sistem kami, kami tidak dapat mengontrol apa yang mereka lakukan.”

SALAH. Meskipun Anda tidak dapat mengontrol apa yang dimakan klien Anda untuk sarapan, Anda dapat mencantumkan nilai gizi pada kotak sereal mereka. Penyedia Layanan Email bertanggung jawab atas email yang dikirim menggunakan kepatuhan perangkat lunak mereka. Buat semudah mungkin untuk klien Anda, mendidik mereka dan menambahkan bagian ke dalam template untuk membantu mereka memahami bagaimana mereka dapat mematuhi undang-undang!

“Saya tidak bertanggung jawab, perusahaan tempat saya bekerja akan bertanggung jawab atas segala pelanggaran.”

SALAH. Seperti bos Anda tidak bisa memberi tahu Anda apa yang harus dikenakan di pagi hari, mereka tidak bisa merinci setiap gerakan Anda di tempat kerja. Anda dan organisasi Anda sendiri yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pesan yang Anda kirim mematuhi undang-undang. Hukuman bervariasi dari satu negara ke negara lain, dan di beberapa negara Anda dapat dimintai pertanggungjawaban secara pribadi bersama dengan organisasi Anda jika terjadi akibatnya.

“Berteman dengan seseorang di Facebook merupakan hubungan pribadi.”

SALAH. Saya berteman dengan suami sepupu ketiga ibu saya di Facebook, itu tidak berarti kami memiliki hubungan pribadi — saya bahkan belum pernah berbicara dengan pria itu! Hubungan media sosial bukan merupakan hubungan pribadi, jadi pastikan Anda memiliki persetujuan yang benar sebelum mengirimkan CEM kepada seseorang, bahkan jika mereka mengikuti Anda di Twitter.

Sebagian besar mitos ini berlaku di seluruh undang-undang, tetapi penting untuk menggali undang-undang negara tempat Anda akan mengirim CEM. Anda akan menemukan tema serupa di seluruh papan, tetapi ketika Anda menggali detailnya, Anda akan menemukan sedikit perbedaan yang harus Anda waspadai. Di bawah ini adalah 5 negara berbahasa Inggris dengan perincian undang-undang mereka disorot untuk kenyamanan Anda.

Bacaan yang Direkomendasikan: Teks Biasa Vs Email HTML: Design Showdown

Undang-undang spam email menurut negara

Amerika Serikat

Dalam tema kebebasan, Amerika Serikat adalah satu-satunya negara opt-out yang disorot dalam postingan ini. Di AS, bisnis dan individu memiliki kebebasan untuk mengirim CEM sampai penerima memberi tahu mereka untuk tidak melakukannya di bawah CAN-SPAM (Pengendalian Serangan Pornografi dan Pemasaran yang Tidak Diminta). Namun ada beberapa persyaratan...

Persetujuan : Persetujuan menyisih adalah kesepakatan di sini, jadi siapa pun adalah permainan yang adil kecuali mereka telah berhenti berlangganan.

Identifikasi : Spesifikasi yang diuraikan di atas harus diikuti untuk memenuhi. Anda juga harus memastikan untuk mengungkapkan pesan tersebut sebagai iklan, meskipun tampaknya ada banyak area abu-abu di sini.

Berhenti Berlangganan: Menyertakan opsi berhenti berlangganan adalah bagian penting dari kebijakan keluar, dan permintaan harus dipenuhi dalam 10 hari kerja.

Penalti: Organisasi dapat didenda hingga $16k per penerima

Sumber daya:

• FTC: Panduan Kepatuhan untuk Bisnis

Kanada

Kanada sedikit ketinggalan zaman dengan penerapan CASL (Perundang-undangan Anti-Spam Kanada) pada tahun 2014. Saya akan menganggap ini karena orang Kanada dianggap terlalu sopan untuk saling mengirim spam. Sayangnya, stereotip itu tidak benar! Inilah seluk beluk tentang CASL dan beberapa sumber daya yang luar biasa bagi kita yang berjiwa kutu buku.

Persetujuan: Kanada telah mengadopsi persetujuan keikutsertaan, jadi pastikan Anda tidak mencentang kotak langganan yang sudah diisi sebelumnya dan memiliki bukti persetujuan tegas yang direkam (audio atau tertulis). Penting juga untuk dicatat bahwa persetujuan tidak boleh terikat dengan syarat dan ketentuan lain; harus ada persetujuan terpisah yang diperoleh untuk perpesanan CEM.

Identifikasi: Untuk mematuhinya, Anda harus mengikuti aturan umum yang diuraikan di atas, serta memastikan bahwa informasi yang diberikan berlaku selama 60 hari setelah digunakan. Di Kanada, hyperlink dengan informasi identifikasi diperbolehkan jika ruang tidak tersedia.

Berhenti berlangganan: Tidak ada yang luar biasa di sini—opsi berhenti berlangganan harus ada di setiap pesan. Mereka juga harus segera dihormati; jika ada penundaan waktu tidak boleh melebihi 10 hari kerja.

Hukuman: Organisasi dapat didenda hingga $10 juta; individu yang mengarahkan, mengizinkan, atau berpartisipasi dalam pelanggaran juga dapat dimintai pertanggungjawaban. Hukuman maksimum untuk individu adalah $ 1 juta.

Fakta Menarik Lainnya:

• Referensi adalah pengecualian terhadap aturan selama perujuk memiliki hubungan bisnis atau pribadi dengan pengirim dan penerima pesan
• Kartu nama dapat dianggap persetujuan tersirat selama mereka tidak memberi tahu Anda bahwa mereka tidak ingin menerima CEM saat memberikan kartu mereka kepada Anda, dan pesan tersebut terkait dengan urusan bisnis mereka

Sumber daya:

• Pemerintah Kanada: Lawan Situs Web Spam
• FAQ CRTC

Australia

Australia menerapkan Undang-Undang Anti-Spam mereka pada tahun 2003, jauh sebelum Kanada tetapi dengan pedoman yang sangat mirip. Jelas, saya seharusnya menulis ini dalam urutan yang berbeda, tetapi saya kira — sebagai orang Kanada — saya agak bias. Ada beberapa perbedaan antara undang-undang yang dirinci di bawah ini.

Persetujuan: Mirip dengan Kanada, Australia telah mengadopsi model keikutsertaan. Persetujuan tersurat atau tersirat diperlukan untuk kepatuhan—ingat, pencatatan adalah suatu keharusan!

Identifikasi: Tindakan identifikasi yang sama harus dilakukan di sini. Lihat detail di atas.

Berhenti berlangganan : Sekali lagi, opsi berhenti berlangganan harus disertakan dalam semua komunikasi. Di Australia, media berhenti berlangganan harus berfungsi selama 30 hari setelah pesan dikirim dan harus diwajibkan dalam 5 hari kerja.

Denda: $180 per unit (unit dan penalti ditentukan oleh berbagai faktor, termasuk catatan sebelumnya, jumlah pesan yang dikirim, dan jumlah penerima)

Sumber daya:

• Elemen Kunci dari Undang-Undang Anti-Spam
• Legislasi dan Penegakan Spam

Selandia Baru

Pada tahun 2007, Selandia Baru memperkenalkan Unsolicited Electronic Messages Act untuk membantu memerangi spam. Undang-undang tersebut berlaku untuk mereka yang mengirim ke atau dari Selandia Baru dan sangat mirip dengan undang-undang yang berlaku di Kanada dan Australia.

Persetujuan: Aturan yang sama mengikuti hukum Kanada, di mana persetujuan tersurat atau tersirat diperlukan untuk dipatuhi. Sementara di Kanada, alamat email bisnis yang diterbitkan secara publik dilingkarkan ke dalam persetujuan tersirat, undang-undang Selandia Baru menyebut ini sebagai "persetujuan yang dianggap" dan juga dipatuhi sebagai persetujuan.

Identifikasi: Nama dan detail kontak pengirim harus disertakan dan akurat selama 30 hari setelah pesan dikirim.

Berhenti berlangganan: Opsi berhenti berlangganan juga harus berfungsi selama 30 hari setelah mengirim pesan dan setiap permintaan berhenti berlangganan harus dipenuhi dalam 5 hari kerja.

Sanksi: Denda hingga $ 500.000

Sumber daya:

• Undang-Undang Pesan Elektronik yang Tidak Diminta
• Informasi untuk Bisnis

Britania Raya

Uni Eropa telah membuat Petunjuk tentang Privasi dan Komunikasi Elektronik yang dapat dipilih atau diadaptasi oleh masing-masing negara. Inggris telah mengadopsi banyak prinsip yang diuraikan dalam arahan dalam undang-undang mereka sendiri, PERC (Privacy and Electronic Communications Regulations). Berikut adalah beberapa detail tentang undang-undang tersebut:

Persetujuan: Baik persetujuan tegas atau apa yang dirujuk oleh petunjuk Inggris sebagai persetujuan lunak (di mana penerima telah membeli dari Anda atau menyatakan minat untuk membeli dari Anda baru-baru ini) diperlukan untuk kepatuhan di sini. Legislasi mencatat bahwa untuk soft opt-in penerima harus diberikan pilihan pada saat informasi awal diperoleh untuk memilih keluar dari CEM mendatang.

Identifikasi: Seperti undang-undang lainnya, Anda harus mengidentifikasi diri Anda atau organisasi yang Anda kirim atas nama dan menyertakan informasi kontak terkini.

Berhenti Berlangganan : Semua orang tampaknya setuju di depan berhenti berlangganan. Sertakan opsi berhenti berlangganan yang mudah digunakan dan Anda mematuhinya di mana saja! Tidak ada aturan yang menentukan kapan permintaan harus dipenuhi, tetapi praktik yang baik akan segera dilakukan.

Hukuman: ICO (Kantor Komisaris Informasi) dapat mendenda organisasi hingga £500.000 tergantung pada pelanggarannya.

Sumber daya:

• Panduan untuk PECR
• Hukum Privasi UE
• Pasar Tunggal Digital

Sebagai penafian, meskipun saya menikmati perdebatan dengan antusias, saya tidak pergi ke sekolah hukum dan tidak dapat menyebut diri saya seorang pengacara. Jika Anda ingin memeriksa ulang apakah bisnis Anda mematuhi undang-undang spam email, kepada siapa Anda harus berbicara! Saya suka mengikuti aturan, "apakah saya akan terganggu menerima ini?" dan jika jawabannya adalah "ya", saya memikirkan kembali mengapa saya menulisnya sejak awal!