Leyes de spam: cómo cumplir y mantener a flote su marketing por correo electrónico

Como especialistas en marketing, siempre estamos buscando nuevas formas de mejorar nuestro marketing por correo electrónico. Ya sea que estemos leyendo sobre las últimas tendencias giphy, las líneas de asunto que le darán las tasas de apertura MÁS ALTAS o una prueba A/B que demuestre que los botones rojos son mejores que los azules, se trata de mantener actualizado nuestro marketing por correo electrónico.

Nos esforzamos tanto en asegurarnos de que nuestros correos electrónicos sean los más lindos, efectivos y llamativos de la industria que también debemos dedicar tiempo a asegurarnos de que nuestros esfuerzos no se desperdicien. “Leyes de spam de correo electrónico” puede que no sea un tema tan interesante como “Cómo hacer que los clientes hagan clic”, pero le garantizo que si sigue leyendo aprenderá una o dos cosas.

Las leyes de spam de mensajes electrónicos generalmente se implementan para proteger a las personas al controlar el uso de correos electrónicos de marketing por parte de las empresas. Dado que los consumidores reciben más de 400 correos electrónicos comerciales al mes, es importante contar con estos sistemas. Cada país tiene leyes específicas en torno a la mensajería electrónica comercial, pero hay temas comunes que cada uno toca. He elegido algunos países de habla inglesa más destacados para detallar a continuación, pero hay algunas cosas básicas que debe comprender antes de profundizar más.

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Palabras clave de spam de correo electrónico

Para comenzar, hay algunas palabras clave con las que debe estar familiarizado:

• CEM (mensaje electrónico comercial): comunicación a una dirección electrónica que anuncia una oferta para comprar/vender un bien o servicio (incluyendo publicidad de contenido en un sitio web), ofertas para facilitar una oportunidad de negocio o inversión o una oferta para comprar/vender terrenos
• Dirección electrónica: correo electrónico, mensaje SMS, mensaje de redes sociales o cualquier medio de comunicación similar
• Consentimiento de inclusión voluntaria: cuando un destinatario debe completar una acción que indica que desea que se le envíen CEM (es decir, marcar una casilla en un sitio web para suscribirse a la mensajería electrónica)
• Consentimiento de exclusión voluntaria: cuando a un destinatario se le envían CEM y tiene la oportunidad de rechazar el mensaje (es decir, casilla premarcada en un sitio web o botón de cancelación de suscripción en un correo electrónico)

Cumplimiento

Hay tres áreas de cumplimiento que se abordan en la mayoría de las leyes sobre correo no deseado. El lenguaje legal puede hacer que estos suenen complicados y difíciles de lograr, pero en realidad son simples y prescriptivos. ¡Lo más probable es que ya estés haciendo estas cosas sin darte cuenta!

1. Consentimiento: el tipo de consentimiento necesario varía según el país, pero la mayoría de las legislaciones requieren algún tipo de consentimiento antes de enviar un CEM. En pocas palabras, hay dos formas de consentimiento:
   1. Consentimiento expreso: cuando el consentimiento se obtuvo oralmente, por escrito o electrónicamente (es decir, al marcar una casilla al enviar un formulario; el consentimiento NO se puede obtener a través de un CEM)
   2. Consentimiento implícito: cuando se establece una relación comercial o personal actual o la información de contacto se muestra públicamente en un sitio web
2. Identificación: al enviar una comunicación electrónica, debe identificarse claramente a sí mismo o a la organización/persona en nombre de la cual envía. El asunto y el remitente del CEM no deben ser engañosos. Para cumplir, hay algunas cosas que debe incluir:
   1. Dirección de envio
   2. Número de teléfono, dirección de correo electrónico o dirección web para contactar con el remitente
      *Nota: estos deben permanecer válidos durante 30-60 días (dependiendo de la jurisdicción) después de enviar el mensaje
3. Darse de baja: debe existir una opción para darse de baja del CEM. Cancelar la suscripción debe ser fácil, sin costo para el consumidor y simple de completar. Aquí hay algunas opciones diferentes para darse de baja:
   1. Correo electrónico: incluida una dirección de correo electrónico a la que un destinatario puede enviar su solicitud de cancelación de suscripción (debe ser monitoreada activamente)
   2. Texto: incluye algo como "para dejar de recibir estos mensajes, responda con UNSUBSCRIBE"
   3. Formulario web: incluye un enlace a un formulario donde los destinatarios pueden elegir de qué tipos de CEM desean darse de baja

Si está haciendo las tres cosas anteriores, ¡lo más probable es que las esté cumpliendo!

Hay muchos conceptos erróneos en torno a esta legislación, uno de ellos es que es difícil de cumplir. ¡Puedes ver que ya hemos destrozado ese! Aquí hay algunos conceptos erróneos más comunes sobre la legislación CEM.

Mitos sobre el spam con el correo electrónico

"Solo se considera spam si envío un correo electrónico masivo".

FALSO. Si bien los correos electrónicos masivos parecen más "spam", cualquier tipo de CEM que no cumpla con la legislación se considera spam. Asegúrese de verificar todas las comunicaciones comerciales antes de presionar enviar.

“Solo necesito cumplir con las reglas y regulaciones de mi país de origen”.

FALSO. Te pones en el lugar del destinatario al redactar el correo electrónico y haces lo mismo al enviarlo. Una regla estricta y rápida es seguir las regulaciones del país del destinatario.

“Mi organización no tiene ninguna responsabilidad sobre lo que nuestros clientes envían usando nuestro sistema, no podemos controlar lo que hacen”.

FALSO. Si bien no puede controlar lo que comen sus clientes en el desayuno, puede establecer el valor nutricional en su caja de cereal. Los proveedores de servicios de correo electrónico son responsables de que los correos electrónicos enviados mediante su software cumplan. ¡Haz que sea lo más fácil posible para tus clientes, edúcalos y agrega secciones a las plantillas para ayudarlos a comprender cómo pueden cumplir con la legislación!

“No soy responsable, la empresa para la que trabajo será responsable de cualquier infracción”.

FALSO. Al igual que su jefe no puede decirle qué ponerse por la mañana, no puede detallar cada uno de sus movimientos en el trabajo. Es responsabilidad suya y de su organización asegurarse de que los mensajes que envía cumplan con la legislación. Las sanciones varían de un país a otro y, en algunos, usted puede ser considerado personalmente responsable junto con su organización cuando se trata de repercusiones.

“Ser amigo de alguien en Facebook constituye una relación personal”.

FALSO. Soy amigo del esposo de la prima tercera de mi mamá en Facebook, eso no significa que tengamos una relación personal, ¡nunca he hablado con el chico! Las relaciones en las redes sociales no constituyen una relación personal, así que asegúrese de tener el consentimiento correcto antes de enviar un CEM a alguien, incluso si lo siguen en Twitter.

La mayoría de estos mitos son ciertos en toda la legislación, pero es importante profundizar en las leyes de los países en los que enviará CEM. Encontrará temas similares en todos los ámbitos, pero cuando profundice en los detalles, encontrará ligeras diferencias que debe tener en cuenta. A continuación se muestran 5 países de habla inglesa con detalles de sus leyes resaltados para su conveniencia.

Lectura recomendada: Texto sin formato frente a correos electrónicos HTML: Duelo de diseños

Leyes de spam de correo electrónico por país

Estados Unidos

En el tema de la libertad, Estados Unidos es el único país de exclusión voluntaria destacado en esta publicación. En los EE. UU., las empresas y las personas tienen la libertad de enviar CEM hasta que el destinatario les diga que no lo hagan bajo CAN-SPAM (Control del asalto de la pornografía y el marketing no solicitados). Aunque hay algunos requisitos...

Consentimiento : el consentimiento de exclusión voluntaria es el trato aquí, por lo que cualquiera es un juego justo a menos que ya se haya dado de baja.

Identificación : se deben seguir las especificaciones descritas anteriormente para cumplir. También debe asegurarse de revelar el mensaje como un anuncio, aunque parece haber muchas áreas grises aquí.

Darse de baja: incluir una opción para darse de baja es una parte importante de la política de exclusión, y las solicitudes deben ser obligatorias dentro de los 10 días hábiles.

Sanciones: las organizaciones pueden recibir multas de hasta $ 16k por destinatario

Recursos:

• FTC: una guía de cumplimiento para empresas

Canadá

Canadá estaba un poco atrasado con la implementación de CASL (Legislación antispam de Canadá) en 2014. Voy a suponer que esto se debe a que se suponía que los canadienses eran demasiado educados para enviarse spam entre sí. ¡Ay, el estereotipo no era cierto! Aquí está el meollo de la cuestión de CASL y algunos recursos increíbles para aquellos de nosotros que somos nerds de corazón.

Consentimiento: Canadá ha adoptado el consentimiento de inclusión voluntaria, así que asegúrese de desmarcar las casillas de suscripción precargadas y tener constancia del consentimiento expreso en el registro (audio o por escrito). También es importante tener en cuenta que el consentimiento no debe vincularse a otros términos y condiciones; se debe obtener un consentimiento por separado para los mensajes de CEM.

Identificación: Para cumplir debe seguir las reglas generales detalladas anteriormente, así como asegurarse de que la información proporcionada tenga una validez de 60 días después de su uso. En Canadá, se permite un hipervínculo con información de identificación si no hay espacio disponible.

Darse de baja: Nada fuera de lo común aquí, una opción para darse de baja debe estar en cada mensaje. También deben ser honrados inmediatamente; si hay un retraso de tiempo no debe exceder los 10 días hábiles.

Sanciones: Las organizaciones pueden recibir multas de hasta $10 millones; las personas que dirigieron, autorizaron o participaron en violaciones también pueden ser consideradas responsables. Las penas máximas para individuos son de $1 millón.

Otros hechos interesantes:

• Las referencias son excepciones a la regla, siempre y cuando el remitente tenga una relación comercial o personal tanto con el remitente como con el receptor del mensaje.
• Las tarjetas comerciales pueden considerarse consentimiento implícito siempre que no le digan que no quieren recibir CEM cuando le entreguen su tarjeta y los mensajes estén relacionados con sus transacciones comerciales.

Recursos:

• Gobierno de Canadá: sitio web de lucha contra el spam
• Preguntas frecuentes sobre CRTC

Australia

Australia implementó su Ley Anti-Spam en 2003, mucho antes que Canadá pero con lineamientos muy similares. Claramente, debería haber escrito esto en un orden diferente, pero supongo que, siendo canadiense, fui un poco parcial. Existen algunas diferencias entre la legislación que se detallan a continuación.

Consentimiento: similar a Canadá, Australia ha adoptado el modelo de aceptación. El consentimiento expreso o implícito es necesario para el cumplimiento. ¡Recuerde, el mantenimiento de registros es obligatorio!

Identificación: Aquí se deben tomar las mismas medidas de identificación. Ver detalles arriba.

Darse de baja: Una vez más, la opción de darse de baja debe estar incluida en toda comunicación. En Australia, el medio de cancelación de suscripción debe funcionar durante 30 días después de que se envía el mensaje y debe cumplirse dentro de los 5 días hábiles.

Multas: $180 por unidad (las unidades y las multas están determinadas por una variedad de factores, incluidos los registros anteriores, la cantidad de mensajes enviados y la cantidad de destinatarios)

Recursos:

• Elementos clave de la Ley Anti-Spam
• Legislación y cumplimiento de spam

Nueva Zelanda

En 2007, Nueva Zelanda introdujo la Ley de mensajes electrónicos no solicitados para ayudar a combatir el spam. La ley se aplica a quienes envían hacia o desde Nueva Zelanda y es muy similar a las leyes vigentes tanto en Canadá como en Australia.

Consentimiento: Se siguen las mismas reglas que con la ley canadiense, donde el consentimiento expreso o inferido es necesario para cumplir. Mientras que en Canadá una dirección de correo electrónico comercial publicada públicamente se vincula con el consentimiento implícito, la legislación de Nueva Zelanda se refiere a esto como "consentimiento atribuido" y también cumple como consentimiento.

Identificación: El nombre y los datos de contacto del remitente deben incluirse y ser precisos durante los 30 días posteriores al envío del mensaje.

Cancelar suscripción : la opción de cancelar suscripción también debe funcionar durante 30 días después de enviar el mensaje y cualquier solicitud de cancelación de suscripción debe cumplirse dentro de los 5 días hábiles.

Sanciones: Multa de hasta $500,000

Recursos:

• Ley de mensajes electrónicos no solicitados
• Información para Empresas

Reino Unido

La Unión Europea ha creado una Directiva sobre privacidad y comunicaciones electrónicas que cada país puede optar por adoptar o adaptar. El Reino Unido ha adoptado muchos de los principios descritos en la directiva en su propia legislación, PERC (Reglamentos de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas). Aquí hay algunos detalles sobre la legislación:

Consentimiento: el consentimiento explícito o lo que la directiva del Reino Unido denomina una opción suave (donde el destinatario le ha comprado o ha expresado interés en comprarle recientemente) son necesarios para el cumplimiento aquí. La legislación señala que para las suscripciones blandas, el destinatario debe tener la opción en el momento en que se obtiene la información inicial para optar por no recibir CEM en el futuro.

Identificación: Al igual que con otras leyes, debe identificarse a sí mismo oa la organización en nombre de la cual envía e incluir información de contacto actualizada.

Darse de baja: todo el mundo parece estar de acuerdo en el frente de darse de baja. ¡Incluya una opción de cancelación de suscripción fácil de usar y cumplirá en todas partes! No hay reglas que definan cuándo se debe cumplir con una solicitud, pero una buena práctica sería inmediatamente.

Sanciones: La ICO (Oficina del Comisionado de Información) puede multar a las organizaciones con hasta £ 500,000 dependiendo de la infracción.

Recursos:

• Guía de PECR
• Ley de privacidad de la UE
• Mercado Único Digital

Como descargo de responsabilidad, por mucho que disfruto debatir cosas con entusiasmo, no fui a la facultad de derecho y no puedo llamarme abogado. Si desea verificar dos veces si su empresa cumple con las leyes de spam de correo electrónico, ¡sería con quien debería hablar! Me gusta seguir la regla, "¿me molestaría recibir esto?" y si la respuesta es "sí", ¡reconsidero por qué lo estoy escribiendo en primer lugar!