Leggi sullo spam: come rispettare e mantenere a galla l'email marketing

Come marketer, siamo sempre alla ricerca di nuovi modi per abbellire il nostro email marketing. Sia che stiamo leggendo le ultime tendenze giphy, le righe dell'oggetto che ti porteranno i tassi di apertura PIÙ ALTI o un test A/B che dimostri che i pulsanti rossi sono davvero meglio del blu, si tratta di mantenere aggiornato il nostro marketing via e-mail.

Ci impegniamo così tanto per assicurarci che le nostre e-mail siano le più carine, più efficaci e più accattivanti del settore che dovremmo anche dedicare del tempo ad assicurarci che i nostri sforzi non vadano sprecati. "Leggi sullo spam tramite e-mail" potrebbe non essere un argomento così interessante come "Come convincere i clienti a fare clic", ma ti garantisco che se continui a leggere imparerai una cosa o due.

Le leggi sullo spam nella messaggistica elettronica sono generalmente messe in atto per proteggere le persone controllando l'uso delle e-mail di marketing da parte delle aziende. Con i consumatori che ricevono oltre 400 e-mail commerciali al mese, è importante disporre di questi sistemi. Ogni paese ha leggi specifiche relative alla messaggistica elettronica commerciale, ma ci sono temi comuni toccati da ognuno. Ho scelto alcuni paesi di lingua inglese più importanti per i dettagli di seguito, ma ci sono alcune cose di base che dovresti capire prima di approfondire.

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E-mail con parole chiave spam

Per iniziare ci sono alcune parole chiave che dovresti conoscere:

• PEC (messaggio elettronico commerciale): comunicazione a un indirizzo elettronico che pubblicizza un'offerta di acquisto/vendita di un bene o servizio (inclusa la pubblicità di contenuti su un sito Web), offerte per facilitare un'opportunità commerciale o di investimento o un'offerta di acquisto/vendita di terreni
• Indirizzo elettronico: e-mail, messaggio SMS, messaggio sui social media o qualsiasi mezzo di comunicazione simile
• Consenso Opt-In: quando un destinatario deve completare un'azione indicando che desidera ricevere PEC (ad esempio selezionando una casella su un sito Web per iscriversi alla messaggistica elettronica)
• Consenso opt-out: quando a un destinatario vengono inviate PEM e ha la possibilità di dire di no alla messaggistica (ad es. casella preselezionata su un sito Web o pulsante di annullamento dell'iscrizione in un'e-mail)

Conformità

Ci sono tre aree di conformità che vengono toccate nella maggior parte delle leggi sullo spam via e-mail. I discorsi legali possono farli sembrare complicati e difficili da raggiungere, ma in realtà sono semplici e prescrittivi. È probabile che tu stia già facendo queste cose senza rendertene conto!

1. Consenso: il tipo di consenso necessario varia a seconda del paese, ma la maggior parte della legislazione richiede una qualche forma di consenso prima di inviare una CEM. In parole povere, esistono due forme di consenso:
   1. Consenso espresso: quando il consenso è stato ottenuto oralmente, per iscritto o elettronicamente (ad es. spuntando una casella quando si invia un modulo; il consenso NON può essere ottenuto tramite PEC)
   2. Consenso implicito: quando viene stabilita una relazione commerciale o personale in corso o le informazioni di contatto vengono visualizzate pubblicamente su un sito web
2. Identificazione: quando invii una comunicazione elettronica devi identificare chiaramente te stesso o l'organizzazione/persona per conto della quale stai inviando. L'oggetto e il mittente della CEM non devono essere fuorvianti. Per rispettare, ci sono alcune cose che devi includere:
   1. Indirizzo di posta
   2. Numero di telefono, indirizzo email o indirizzo web per contattare il mittente
      *Nota: questi devono rimanere validi per 30-60 giorni (a seconda della giurisdizione) dopo l'invio del messaggio
3. Annulla iscrizione: deve essere presente un'opzione per annullare l'iscrizione al PEC. L'annullamento dell'iscrizione dovrebbe essere facile, senza alcun costo per il consumatore e semplice da completare. Ecco alcune diverse opzioni di annullamento dell'iscrizione:
   1. E-mail: incluso un indirizzo e-mail a cui un destinatario può inviare la richiesta di annullamento dell'iscrizione (dovrebbe essere monitorato attivamente)
   2. Testo: include qualcosa sulla falsariga di "per non ricevere più questi messaggi, rispondi con UNSUBSCRIBE"
   3. Modulo Web: include un collegamento a un modulo in cui i destinatari possono scegliere da quali tipi di CEM desiderano annullare l'iscrizione

Se stai facendo tutte e tre le precedenti, è probabile che tu stia rispettando!

Ci sono molte idee sbagliate intorno a questa legislazione, una delle quali è che è difficile da rispettare. Puoi vedere che l'abbiamo già distrutto! Ecco alcuni malintesi più comuni sulla legislazione CEM.

Miti sullo spamming con la posta elettronica

"È considerato spam solo se invio un'e-mail di massa."

FALSO. Sebbene le email di massa sembrino più "spam", qualsiasi tipo di CEM che non sia conforme alla legislazione è considerato spam. Assicurati di ricontrollare tutte le comunicazioni commerciali prima di premere Invia.

"Devo solo rispettare le norme e i regolamenti del mio paese d'origine."

FALSO. Ti metti nei panni del destinatario durante la stesura dell'e-mail e fai lo stesso quando lo invii. Una regola ferrea è seguire le normative del paese del destinatario.

"La mia organizzazione non ha alcuna responsabilità su ciò che i nostri clienti inviano utilizzando il nostro sistema, non possiamo controllare ciò che fanno."

FALSO. Anche se non puoi controllare ciò che i tuoi clienti mangiano a colazione, puoi esporre il valore nutrizionale sulla loro confezione di cereali. I fornitori di servizi di posta elettronica sono responsabili delle e-mail inviate utilizzando il loro software conforme. Rendilo il più semplice possibile per i tuoi clienti, istruiscili e aggiungi sezioni nei modelli per aiutarli a capire come possono conformarsi alla legislazione!

"Non sono responsabile, l'azienda per cui lavoro sarà responsabile di eventuali violazioni."

FALSO. Come il tuo capo non può dirti cosa indossare la mattina, non può dettagliare ogni tua mossa al lavoro. È responsabilità tua e della tua organizzazione assicurarti che i messaggi che invii siano conformi alla legislazione. Le sanzioni variano da paese a paese e in alcuni casi puoi essere ritenuto personalmente responsabile insieme alla tua organizzazione quando si tratta di ripercussioni.

"Essere amico di qualcuno su Facebook costituisce una relazione personale."

FALSO. Sono amico del marito del cugino di terzo grado di mia madre su Facebook, questo non significa che abbiamo una relazione personale, non ho mai nemmeno parlato con il ragazzo! Le relazioni con i social media non costituiscono una relazione personale, quindi assicurati di avere il consenso corretto prima di inviare un CEM a qualcuno, anche se ti segue su Twitter.

La maggior parte di questi miti è vera in tutta la legislazione, ma è importante approfondire le leggi dei paesi in cui invierai i CEM. Troverai temi simili su tutta la linea, ma quando scavi nei dettagli, troverai lievi differenze di cui dovresti essere a conoscenza. Di seguito sono riportati 5 paesi di lingua inglese con i dettagli delle loro leggi evidenziate per tua comodità.

Letture consigliate: e-mail in testo normale vs HTML: resa dei conti del design

Leggi sullo spam via e-mail per paese

stati Uniti

Nel tema della libertà, gli Stati Uniti sono l'unico paese opt-out evidenziato in questo post. Negli Stati Uniti le aziende e gli individui hanno la libertà di inviare CEM fino a quando il destinatario non dice loro di non farlo sotto CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing). Ci sono alcuni requisiti però...

Consenso : il consenso alla rinuncia è l'accordo qui, quindi chiunque è un gioco leale a meno che non abbia già annullato l'iscrizione.

Identificazione : le specifiche descritte sopra devono essere seguite per essere conformi. Dovresti anche assicurarti di divulgare il messaggio come pubblicità, anche se qui sembrano esserci molte aree grigie.

Annullamento dell'iscrizione: l'inclusione di un'opzione di annullamento dell'iscrizione è una parte importante della politica di rinuncia e le richieste devono essere soddisfatte entro 10 giorni lavorativi.

Sanzioni: le organizzazioni possono essere multate fino a $ 16.000 per destinatario

Risorse:

• FTC: una guida alla conformità per le aziende

Canada

Il Canada era un po' indietro rispetto ai tempi con l'implementazione della CASL (legislazione canadese anti-spam) nel 2014. Presumo che ciò sia dovuto al fatto che si presumeva che i canadesi fossero troppo educati per scambiarsi spam. Ahimè, lo stereotipo non era vero! Ecco il nocciolo duro su CASL e alcune fantastiche risorse per quelli di noi che sono nerd nel cuore.

Consenso: il Canada ha adottato il consenso opt-in, quindi assicurati di deselezionare tutte le caselle di abbonamento precompilate e di avere una prova del consenso espresso registrato (audio o per iscritto). È anche importante notare che il consenso non dovrebbe essere legato ad altri termini e condizioni; ci dovrebbe essere un consenso separato ottenuto per la messaggistica CEM.

Identificazione: per rispettare è necessario seguire le regole generali sopra descritte, nonché garantire che le informazioni fornite siano valide per 60 giorni dopo l'uso. In Canada, un collegamento ipertestuale con informazioni di identificazione è consentito se lo spazio non è disponibile.

Annulla iscrizione: niente di straordinario qui: un'opzione di annullamento dell'iscrizione deve essere presente in ogni messaggio. Devono anche essere onorati immediatamente; se c'è un ritardo non dovrebbe superare i 10 giorni lavorativi.

Sanzioni: le organizzazioni possono essere multate fino a $ 10 milioni; possono essere ritenute responsabili anche le persone che hanno diretto, autorizzato o partecipato alle violazioni. Le sanzioni massime per gli individui sono di $ 1 milione.

Altri fatti interessanti:

• I rinvii sono eccezioni alla regola fintanto che il referrer ha una relazione d'affari o personale sia con il mittente che con il destinatario del messaggio
• I biglietti da visita possono essere considerati un consenso implicito fintanto che non ti dicono che non vogliono ricevere CEM quando ti danno la loro carta e i messaggi sono correlati ai loro rapporti commerciali

Risorse:

• Governo del Canada: combattere lo spam sul sito web
• Domande frequenti CRTC

Australia

L'Australia ha implementato la legge anti-spam nel 2003, molto prima del Canada ma con linee guida molto simili. Chiaramente, avrei dovuto scriverlo in un ordine diverso, ma suppongo che, essendo canadese, fossi un po' di parte. Ci sono alcune differenze tra la legislazione che sono dettagliate di seguito.

Consenso: analogamente al Canada, l'Australia ha adottato il modello opt-in. Il consenso esplicito o implicito è necessario per la conformità: ricorda, la tenuta dei registri è un must!

Identificazione: qui devono essere prese le stesse misure di identificazione. Vedi i dettagli sopra.

Annulla iscrizione : ancora una volta, l'opzione di annullamento dell'iscrizione deve essere inclusa in tutte le comunicazioni. In Australia, il mezzo di annullamento dell'iscrizione dovrebbe essere funzionante per 30 giorni dopo l'invio del messaggio e dovrebbe essere obbligato entro 5 giorni lavorativi.

Sanzioni: $ 180 per unità (le unità e le penalità sono determinate da una varietà di fattori, inclusi record precedenti, numero di messaggi inviati e numero di destinatari)

Risorse:

• Elementi chiave dell'Anti-Spam Act
• Legislazione e applicazione dello spam

Nuova Zelanda

Nel 2007, la Nuova Zelanda ha introdotto la legge sui messaggi elettronici non richiesti per aiutare a combattere lo spam. L'atto si applica a coloro che inviano da o verso la Nuova Zelanda ed è molto simile alle leggi in vigore sia in Canada che in Australia.

Consenso: seguono le stesse regole della legge canadese, dove è necessario il consenso espresso o dedotto per conformarsi. Mentre in Canada un indirizzo e-mail aziendale pubblicato pubblicamente viene collegato a un consenso implicito, la legislazione della Nuova Zelanda si riferisce a questo come "consenso presunto" e si conforma anche come consenso.

Identificazione: il nome e i dettagli di contatto del mittente devono essere inclusi e accurati per 30 giorni dopo l'invio del messaggio.

Annulla iscrizione: anche l'opzione di annullamento dell'iscrizione deve essere funzionante per 30 giorni dopo l'invio del messaggio e qualsiasi richiesta di annullamento dell'iscrizione deve essere onorata entro 5 giorni lavorativi.

Sanzioni: Multa fino a $ 500.000

Risorse:

• Legge sui messaggi elettronici non richiesti
• Informazioni per le imprese

Regno Unito

L'Unione Europea ha creato una Direttiva sulla Privacy e sulle Comunicazioni Elettroniche che i singoli paesi possono scegliere di adottare o adattare. Il Regno Unito ha adottato molti dei principi delineati nella direttiva nella propria legislazione, PERC (Privacy and Electronic Communications Regulations). Ecco alcuni dettagli sulla normativa:

Consenso: per la conformità qui è necessario il consenso esplicito o ciò che la direttiva del Regno Unito definisce soft opt-in (in cui il destinatario ha acquistato da te o ha espresso interesse ad acquistare da te di recente). La legislazione rileva che per i soft opt-in al destinatario dovrebbe essere data la possibilità, nel momento in cui si ottengono le informazioni iniziali, di rinunciare a futuri CEM.

Identificazione: come con altre leggi, devi identificare te stesso o l'organizzazione che stai inviando per conto di e includere informazioni di contatto aggiornate.

Annullamento dell'iscrizione : tutti sembrano essere d'accordo sul fronte dell'annullamento dell'iscrizione. Includi un'opzione di annullamento dell'iscrizione facile da usare e sarai conforme ovunque! Non ci sono regole che definiscono quando una richiesta deve essere onorata, ma la buona pratica sarebbe immediata.

Sanzioni: l'ICO (Information Commissioner's Office) può multare le organizzazioni fino a £ 500.000 a seconda della violazione.

Risorse:

• Guida al PECR
• Legge sulla privacy dell'UE
• Mercato unico digitale

Come disclaimer, per quanto mi diverta a discutere con entusiasmo, non ho frequentato la facoltà di legge e non posso definirmi un avvocato. Se vuoi ricontrollare se la tua azienda è conforme alle leggi sullo spam via e-mail, sarebbe con chi dovresti parlare! Mi piace seguire la regola, "sarei seccato di ricevere questo?" e se la risposta è "sì" ripenso al motivo per cui lo sto scrivendo in primo luogo!