Apa itu Rencana Proyek Transparan & Mengapa Anda Membutuhkannya?

Transparansi dengan pemangku kepentingan di seluruh proyek sangat penting untuk menjaganya tetap pada tugasnya.

Anda baru saja mendapatkan kontrak besar, yang bisa saja jatuh ke tangan pesaing terbesar Anda. Tapi Anda meremehkan ikan besar di kolam dengan kecepatan, ketangkasan, dan keterampilan yang menjanjikan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan dalam parameter pelanggan.

Sebagai pemilik bisnis, Anda tidak mengkhawatirkan kemampuan dan keterampilan tim pemasaran Anda untuk memukau klien. Namun, dengan semua pergeseran karir yang terjadi akhir-akhir ini, Anda tidak ingin detail penting dari proyek tersebut bocor ke pesaing Anda di bidang yang sangat diperebutkan untuk mendapatkan bisnis baru dalam industri Anda. Anda ingin tim Anda berhasil dalam pemasaran Anda sendiri dengan proyek internal juga.

Namun, Anda juga ingin memberdayakan tim Anda di setiap langkah proyek karena mereka membutuhkan setiap keuntungan yang mungkin untuk disampaikan di atas harapan pelanggan. Memprioritaskan transparansi dalam komunikasi manajemen proyek adalah aspek vital yang Anda butuhkan untuk berhasil.

1. Apa itu rencana proyek yang transparan?

Rencana yang transparan dimulai dengan komunikasi manajemen proyek yang terbuka untuk memastikan semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan. Mereka mungkin memerlukan akses ke dokumen, email, rapat, pelatihan, atau aset digital dan fisik. Barang-barang ini harus efisien dan mudah ditemukan, sementara integrasi perangkat lunak kolaborasi mewakili elemen penting lain yang dapat Anda bawa ke manajemen proyek.

Anda membutuhkan semua orang untuk berada di halaman yang sama ketika datang ke proyek secara keseluruhan, tetapi Anda juga perlu memastikan setiap orang mengetahui siapa yang melakukan setiap tugas. Manajer proyek juga harus memiliki cara cepat dan mudah untuk mengakses dokumen, catatan, dan komunikasi antar pemangku kepentingan untuk memastikan proyek tetap sesuai jadwal.

2. Mengapa transparansi penting dalam mengelola proyek?

Transparansi membantu anggota tim tetap pada tugas dalam jadwal proyek, memecahkan masalah saat muncul, dan memindahkan proyek untuk memenuhi pengiriman tepat waktu.

Faktanya, orang yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek lebih suka memiliki fitur kolaborasi, menurut survei terhadap 243 profesional industri yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek (PM) setiap minggu. Sebanyak 54% responden lebih memilih alat kolaborasi dan komunikasi terintegrasi, sementara 13% lebih memilih alat kolaborasi mandiri, menurut Software Advice. ^{[ 1 ]} Fitur kolaborasi membantu pemilik dan manajer menjaga komunikasi manajemen proyek dan transparansi dalam tim.

Di era kerja jarak jauh, komunikasi dan kolaborasi menjadi semakin penting bagi usaha kecil. Karyawan di bisnis kecil hibrid, artinya mereka bekerja secara langsung dan jarak jauh untuk sebagian dari minggu kerja, mengatakan bahwa dua tantangan utama dari model kerja hibrid termasuk menjaga produktivitas (40%) dan memiliki komunikasi dan kolaborasi yang efektif (35%) selama proyek , menurut survei GetApp tahun 2021[*] terhadap 503 pembuat keputusan dan 488 karyawan staf di bisnis kecil AS. Karena adopsi model hybrid telah terjadi di sebagian besar perusahaan ini, dua tantangan konstan termasuk mengelola produktivitas dan menjaga komunikasi dan kolaborasi yang efektif dalam tim proyek. Alat manajemen proyek Anda sangat penting untuk komunikasi berkelanjutan ini dengan tim jarak jauh.

Sebagai pemilik proyek atau pemilik bisnis, Anda mungkin enggan memiliki transparansi penuh dengan semua orang di perusahaan. Tidak semua orang perlu mengetahui nilai kontrak atau detail kontrak. Namun, Anda memiliki solusi jika manajer dan anggota tim mengkhawatirkan profitabilitas. Daripada menentukan berapa nilai kontrak, tunjukkan jam maksimum yang dibutuhkan setiap staf untuk mengerjakan tugas tertentu. Kemudian beri kesan kepada mereka bahwa akan lebih menguntungkan jika tim dapat menyelesaikan proyek lebih cepat.

3. Karakteristik apa yang mendefinisikan proyek transparan?

Pemilik dan manajer masih dapat dengan jelas mendefinisikan aspek proyek tanpa membocorkan keuangannya.

Tenggat waktu sangat penting untuk memindahkan proyek dan menyelesaikannya tepat waktu. Setiap orang harus memiliki cara untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek untuk mengetahui apakah mereka mencapai tujuan mereka. Setiap tujuan dalam proyek harus jelas dan memiliki tenggat waktu yang jelas.

Pemangku kepentingan harus tahu persis tugas apa yang harus mereka selesaikan di seluruh proyek. Meskipun mungkin ada tumpang tindih untuk ketidakhadiran staf atau jika seseorang membutuhkan bantuan, memiliki peran yang jelas akan membantu semua orang tetap pada tugas tanpa upaya ganda.

Setiap orang membutuhkan alat dan sumber daya untuk mencapai tujuan mereka dalam kerangka waktu yang ditentukan. Berdayakan pemangku kepentingan dalam proyek dengan memastikan mereka memiliki alat, produk, dan layanan yang tepat. Komunikasi manajemen proyek sangat penting di sini karena pimpinan tim harus bertanya kepada rekan satu timnya apa yang mereka butuhkan untuk berhasil.

4. Apa kerugian dari tidak adanya transparansi selama perencanaan proyek?

Proyek apa pun, besar atau kecil, bisa salah karena beberapa alasan. Sangat penting untuk mengetahui masalah saat terjadi karena lebih mudah untuk segera diperbaiki daripada menunggu jika kesulitannya berubah menjadi sesuatu yang lebih besar di kemudian hari.

Miskomunikasi internal di antara staf dapat menunda fase proyek. Kurangnya komunikasi di pihak klien juga bisa menyebabkan tenggat waktu terlewat, meski itu bukan kesalahan tim Anda. Bangun garis waktu yang diubah jika terjadi kesalahan.

Seperempat proyek memiliki peluang kurang dari 50% untuk memberikan hasil tepat waktu, menurut survei kami terhadap 422 manajer proyek.[**] Hal ini berkontribusi pada berkurangnya nilai bisnis yang diberikan kepada klien dan kemungkinan lebih besar untuk melampaui anggaran dan melampauinya waktu asli untuk penyelesaian.

Tetap di atas snafus dan menyadari bahwa sesuatu tidak akan berjalan sesuai rencana adalah kunci untuk mengurangi masalah secara efisien.

5. Apa keuntungan dari rencana proyek yang transparan?

Memiliki rencana proyek yang jelas membantu semua orang yang mengerjakannya dan proyek itu sendiri. Semua orang memahami ekspektasi dan tenggat waktu, melihat gambaran besar dan detail kecil, dan menggerakkan proyek menuju penyelesaian.

5.1 Mengoptimalkan kerja tim

Ketika semua orang tahu peran apa yang dimainkan orang lain, individu memiliki pemahaman yang lebih baik tentang fungsi tim mereka dalam lingkup proyek yang lebih besar. Mengetahui hal-hal ini meningkatkan komunikasi manajemen proyek, akuntabilitas, dan siapa yang harus dimintai bantuan (jika diperlukan).

5.2 Mengurangi sakit kepala

Beberapa tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lainnya selesai. Ketika penundaan terjadi, manajer proyek dan anggota tim dapat mengidentifikasi cara menghindari penundaan lebih lanjut. Ini juga berfungsi sebagai alat pembelajaran untuk membantu seluruh tim memahami pentingnya mencapai tenggat waktu.

5.3 Memotivasi karyawan

Tenggat waktu yang transparan dan komunikasi manajemen proyek yang jelas memotivasi karyawan dengan meminta pertanggungjawaban setiap orang atas tindakan mereka. Individu dapat melihat dengan tepat apa dampak tugas mereka terhadap tugas orang lain saat mereka melacak proyek.

6. Solusi cepat untuk memfasilitasi transparansi rencana proyek

Beberapa hits dan solusi cepat yang dapat memfasilitasi transparansi rencana proyek meliputi:

Bagikan kalender/garis waktu semua pemangku kepentingan. Hanya mengetahui kapan tugas lain selesai, terutama bila ada ketergantungan, dapat menggerakkan proyek dengan kecepatan yang tepat.

Adakan rapat untuk bertukar pikiran dan pembaruan status. Check-in tim mingguan dan pembaruan status bulanan sesuai di sini. Check-in individu adalah ide bagus untuk menanyakan apakah ada yang membutuhkan bantuan.

Gunakan alat digital seperti perangkat lunak manajemen proyek , perangkat lunak manajemen alur kerja , dan alat kolaborasi. Mereka dapat mengurangi tugas-tugas biasa sambil meningkatkan komunikasi dengan semua orang yang terlibat.

Rayakan keberhasilan dalam mencapai tujuan! Meskipun sebuah proyek belum selesai sepenuhnya, naik ke level baru menawarkan alasan untuk merayakannya.

Nantikan bagian kedua dari seri ini, di mana kami akan membahas petunjuk langkah demi langkah untuk membuat rencana proyek yang transparan.