Comment rédiger le message d'attente parfait

Nous avons déjà établi ce qu'il ne faut pas faire lors de la création de votre expérience client en attente dans un article de blog précédent - il est maintenant temps de jeter un œil à ce que vous devez faire.

Lors de la création d'une bonne expérience client en attente, l'intentionnalité est importante. Ce que vous partagez avec les clients lorsqu'ils appellent votre entreprise a la capacité d'informer, d'engager et même de vendre, mais uniquement si vous créez stratégiquement un script qui se connecte et résonne avec les appelants.

La prochaine fois que vous mettrez à jour votre messagerie d'attente ( ce que vous devriez faire le plus tôt possible ), utilisez ces exemples de messages d'attente pour trouver des idées pour écrire un script qui améliore l'expérience d'appel des clients et crée des opportunités d'augmentation de vos revenus.

Commencez par un accueil chaleureux

Lorsque les clients reçoivent votre message d'attente , faites-leur savoir qui ils ont appelé et offrez-leur une très brève présentation de votre entreprise.

Exemple : " Merci d'avoir appelé ABC Plumbing, les plombiers les plus fiables de Tampa depuis plus de 20 ans ."

Faites savoir à l'appelant ce à quoi il doit s'attendre.

Exemples : « Nos représentants sont en ligne avec d'autres clients. Quelqu'un sera avec vous sous peu .

« Veuillez écouter les invites suivantes pour diriger votre appel . »

Les clients apprécient de savoir combien de temps leur attente sera. Envisagez d'utiliser une technologie qui indique aux appelants la durée estimée de leur attente.

Exemple : "Le prochain représentant sera avec vous dans [X] minutes."

Fournir des réponses aux FAQ

Vous pouvez servir les clients avant qu'ils n'entrent en ligne avec une personne en direct. Améliorez l' expérience d'appel des clients en leur donnant les informations qu'ils recherchent.

Exemples : "Nos heures d'ouverture sont du lundi au vendredi, de 9 h à 19 h."

"Nous sommes situés au 123 Main Street à Tampa, en Floride."

Vous pouvez également les diriger vers d'autres ressources qui fournissent des informations supplémentaires. Ces exemples de messages d'attente montrent comment vous pouvez guider les appelants vers des endroits où ils peuvent trouver des informations plus rapidement.

Exemples : "Pour les directions et les tarifs de service, veuillez visiter notre site Web, ABCPlumbers.com."

"Vous pouvez désormais planifier des rendez-vous à l'aide de notre application ABC Plumber. Il est téléchargeable gratuitement et vous permet de planifier des rendez-vous en quelques clics.

Selon les mandats ou les exigences liés au COVID-19 dans votre région, il peut également être avantageux de fournir aux clients des informations sur les procédures et protocoles de sécurité.

Exemples : "Tous nos techniciens porteront des masques et se désinfecteront lors de leur visite à votre domicile ou dans votre entreprise."

Promouvoir les offres et services

Une fois que vous avez donné aux appelants les informations de base dont ils ont besoin, vous pouvez commencer à fournir des informations promotionnelles susceptibles de les intéresser. Vous pouvez augmenter vos revenus en utilisant des messages d'attente en partageant des détails sur les ventes et les promotions en cours.

Exemples : "Pour une durée limitée, nous offrons une réduction de 25 % aux clients qui planifient un service une semaine à l'avance."

« Appelez-nous lorsque vous avez un sabot, et nous viendrons le vérifier sans frais. Les visites à domicile sont gratuites. »

Informez les clients des produits, programmes ou services dont ils ne sont peut-être pas au courant. Ces exemples de messages d'attente montrent à quel point le fait d'avoir un client en ligne est l'occasion idéale de promouvoir vos offres commerciales auprès d'un public très engagé.

Exemples : « Saviez-vous qu'ABC fait plus que de la plomberie ? Nous proposons également des services de restauration de dégâts d'eau et de moisissures qui peuvent nettoyer même les travaux les plus sales.

"Êtes-vous membre de notre programme de fidélisation de la clientèle ? Si ce n'est pas le cas, parlez à notre représentant de la façon dont vous pouvez commencer à économiser en restant avec ABC Plumbers.

« Vous pouvez économiser de l'argent en référant des clients à ABC. Renseignez-vous sur notre programme de récompenses de recommandation de clients.

Éduquer les clients sur votre industrie

Votre message d'attente ne doit pas viser uniquement votre entreprise. Utilisez également vos messages pour aider et éduquer votre public. Donnez des conseils utiles et offrez des conseils sur la façon de prendre soin des produits ou services liés à votre entreprise ou à votre industrie.

Exemple : " Odeur d'égout puante sortant d'un drain inutilisé ? Parfois, il suffit de faire couler de l'eau douce pour débusquer le piège.

Incluez des messages saisonniers qui informent les clients des changements tout au long de l'année.

Exemple : « L'hiver arrive. Assurez-vous d'hiverner vos tuyaux dans les maisons de vacances ou vacantes pour éviter le gel des tuyaux.

Si le message éducatif est long, taquinez l'information et dirigez le public vers l'endroit où il peut aller pour en savoir plus.

Exemple : « Nous savons que vous plongez avant de nous appeler. Mais le faites-vous de la bonne façon ? Découvrez-le en visitant notre guide des meilleures pratiques de plongée sur notre site Web.

Demander des avis et des partages sociaux

Lorsqu'un client ou un client est en attente, vous avez son attention. Ne soyez pas timide - utilisez cette connexion comme une opportunité pour faire une demande. Dites aux appelants que vous appréciez leurs commentaires et demandez un avis.

Exemple : « Chez ABC Plumbing, nous apprécions nos clients et aimons avoir de vos nouvelles. Nous vous invitons à laisser un avis ou des commentaires sur notre site Web.

Guidez-les pour qu'ils se connectent avec vous sur les plateformes numériques et demandez-leur de vous suivre sur les réseaux sociaux ou de rejoindre votre liste de diffusion.

Exemples : "Visitez et aimez notre page Facebook pour obtenir des conseils et des mises à jour sur l'entretien des tuyaux de votre maison."

"Si vous venez d'acheter votre maison, visitez notre site Web et inscrivez-vous à notre newsletter mensuelle remplie d'astuces et de conseils pour les nouveaux propriétaires."

Ces exemples de messages d'attente peuvent être améliorés en ajoutant une offre à votre demande. C'est un bon moyen d'inciter les appelants à passer à l'action.

Exemple : "Nous vous remercierons en vous offrant 10 % de réduction sur votre prochain service."

Remerciez vos clients pour leur temps

Même lorsqu'ils sont présentés avec un contenu engageant et informatif, les gens n'aiment généralement pas passer du temps en attente. Assurez-vous que vos appelants savent que vous appréciez leur temps en les remerciant à plusieurs reprises pour leur patience et en leur rappelant que vous serez bientôt avec eux.

Exemples : "ABC Plumbing apprécie votre temps et nous vous remercions de votre patience."

"Merci pour votre temps. Un représentant d'ABC Plumbing sera avec vous sous peu.

Lorsque les clients sont en ligne, vous avez une connexion directe avec un public très engagé. Utilisez-le comme une opportunité de partager des messages qui servent à la fois les appelants et votre entreprise.

Vous pouvez utiliser ces exemples de messages d'attente pour vous donner l'inspiration pour améliorer et mettre à niveau l'expérience client en attente dans votre entreprise ou organisation. N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils d'experts sur la façon de maximiser votre messagerie d'attente !

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