KPI vitales e importantes para realizar un seguimiento como pequeña empresa

1. ¿Qué son las métricas de KPI?
2. Por qué necesita medir KPI para administrar su pequeña empresa
3. Ejemplos y tipos de KPI para pequeñas empresas
4. Cómo identificar qué áreas clave medir para mejorar su negocio
5. Cómo monitorear KPI
6. Plantillas de panel de KPI

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. SEMrush - Herramienta de auditoría e investigación SEO
4. Mailtrack: el enlace del correo electrónico abre el seguimiento
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

Ya sea propietario de una pequeña empresa o director de una corporación multinacional, los KPI deben ser algo en lo que centrar su atención. Le ayudan a realizar un seguimiento del bienestar financiero y organizativo de su empresa, así como de la eficacia de sus actividades. Sin monitorear los KPI, no puede administrar su negocio de manera efectiva. Es por eso que hemos preparado una descripción general de algunos de los KPI que debe considerar monitorear y explicamos cómo puede hacerlo.

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Comencemos con lo básico.

¿Qué son las métricas KPI?

Los KPI o indicadores clave de rendimiento le permiten determinar qué tan bien su empresa ha alcanzado sus objetivos comerciales.

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Los KPI suelen ser un número, una suma o un porcentaje. En otras palabras, un KPI es un valor medible que le dice cómo se está desempeñando su negocio.

Lo que puede y debe medirse es una cuestión completamente diferente. Una respuesta simple: todo. Uno más preciso: el desempeño de su empresa o el progreso en el logro de sus objetivos. Lo que se mide aquí está determinado por los objetivos a corto y largo plazo de su negocio. Y depende de usted decidir si está aumentando las ganancias o ganando más suscriptores al boletín.

Veamos por qué monitorear los KPI es tan importante.

Por qué necesita medir KPI para administrar su pequeña empresa

Una encuesta de 2016 encontró que las pequeñas y medianas empresas que realizan un seguimiento de sus métricas de KPI tienen el doble de probabilidades de alcanzar sus objetivos. Veamos cuáles son los beneficios de monitorear los KPI y por qué debería preocuparse por ellos.

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• Los KPI le permiten realizar un seguimiento del rendimiento en varias áreas de su negocio.
• Analizar los KPI te ayuda a saber qué funciona y qué no.
• Como resultado, esto ayuda a priorizar aquellas actividades que generan los mayores ingresos y elimina aquellas que no valen la pena.
• Puede ahorrar costes ajustando su estrategia centrándose en los canales y actividades con los KPI de mejor rendimiento.
• El seguimiento de los KPI le permitirá hacer pronósticos sobre las ganancias y ganancias.
• Monitorear los KPI y compararlos con los objetivos establecidos lo ayudará a administrar mejor sus expectativas.
• Ver cómo se desempeña su pequeña empresa en varias áreas lo ayudará a planificar mejoras e implementar innovaciones de manera más precisa y efectiva.

A continuación, le brindaremos más información sobre lo que se puede medir y ejemplos de KPI que su empresa podría usar.

Ejemplos y tipos de KPI para pequeñas empresas

Hay cientos de KPI en los que los propietarios de pequeñas empresas y los jefes de departamento pueden centrarse. Para ayudar a categorizarlos, veamos 4 grupos de indicadores clave de rendimiento para pequeñas y medianas empresas.

KPI operativos

Estos KPI para pequeñas empresas lo ayudan a evaluar sus operaciones. ¿Qué hace su empresa y con qué eficacia lo hace para alcanzar sus objetivos comerciales? ¿Cuánto de su capacidad de producción está utilizando? ¿Qué tan efectivos son sus empleados en la generación de ingresos? ¿Qué tan rápido vendes tu inventario? Hemos resumido tres KPI operativos universales a continuación, Ingresos por empleado, Rotación de inventario y Rotación de personal.

• Ingresos por empleado (€/$)

Incluya este KPI en los informes comerciales si desea saber qué tan eficientes son sus empleados. Cuando los ingresos que obtiene son menores que la cantidad de dinero que gasta en mantener a las personas en la empresa, es probable que tenga exceso de personal.

• Rotaciones de inventario (n)

Inventory Turns representa un promedio de veces que el inventario se vende durante un cierto período de tiempo (por ejemplo, un año). Este KPI le permite asegurarse de que los bienes que está produciendo no se acumulen sin uso. El valor de este KPI puede variar de una industria a otra, ya que las Rotaciones de inventario de un fabricante de aviones serán diferentes de las de una tienda de comestibles.

(Inventario promedio significa el promedio entre los costos de inventario al comienzo del año y los costos de inventario al final del año).

• Rotación de personal (%)

La rotación de personal es el porcentaje de empleados que abandonaron su empresa en un período de tiempo determinado. Las personas abandonan las empresas por una variedad de razones, incluida su insatisfacción con las condiciones de trabajo, la cultura de la empresa y la gestión. A menudo, es mejor hacer todo lo posible para minimizar la rotación de personal, ya que contratar nuevos empleados a la larga puede costar más que tomar medidas para evitar la partida de los empleados.

KPI financieros

Los KPI financieros lo ayudan a determinar si se han cumplido los objetivos financieros de su empresa. En otras palabras, los KPI financieros miden el éxito financiero de su negocio. El beneficio neto, el flujo de caja y el ROIC son algunos ejemplos.

• Beneficio Neto (€/$)

Este KPI lo ayuda a responder una pregunta simple, pero muy importante: ¿está ganando dinero con su negocio? También llamado ingreso neto o ganancias netas, es probablemente el principal KPI que les interesa a los propietarios de negocios.

• Flujo de caja (€/$)

El flujo de efectivo es la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio.

Se calcula restando el monto total de los pagos de la empresa del monto total de sus recibos de efectivo. El flujo de caja puede ser positivo o negativo. El flujo de caja positivo a menudo significa que una empresa es capaz de mantenerse financieramente.

• Retorno del Capital Invertido (%)

Le ayuda a comprender cuánto beneficio se genera a partir de todas las inversiones de capital. En otras palabras, este KPI muestra la eficacia con la que está utilizando sus inversiones para generar ganancias. Se considera que un ROIC saludable es del 15 % o más.

La fórmula simplificada es:

KPI de crecimiento

Los KPI de crecimiento se centran en medir el cambio (crecimiento) en números o porcentajes a lo largo del tiempo. Puede estar relacionado con casi cualquier cosa, desde sus ingresos generales hasta la cantidad de nuevos clientes en su sitio web. Hemos elegido Tasa de crecimiento de ingresos, Crecimiento de ventas y Nuevos clientes potenciales generados para verlos con más detalle a continuación.

• Tasa de crecimiento de ingresos (%)

Como sugiere el nombre, la tasa de crecimiento de los ingresos indica la tasa a la que crecen los ingresos de la empresa durante un cierto período de tiempo (generalmente un año). Se mide en porcentajes.

• Crecimiento de las ventas (%)

El crecimiento de las ventas es el ritmo al que aumentan los ingresos por ventas de la empresa. Se recomienda monitorear este KPI no solo anualmente, sino durante períodos de tiempo más cortos (es decir, trimestral y mensualmente). Esto ayudará a su organización a determinar las tendencias de crecimiento, así como a comprender qué momentos son los mejores para realizar compras e inversiones.

• Generación de Leads (Nuevos Leads Generados) (n)

Este KPI muestra la cantidad de nuevos clientes potenciales que se han generado durante un cierto período de tiempo. Ayuda a su empresa a evaluar la eficacia de una determinada campaña de marketing.

KPI del cliente

Estos KPI están relacionados con tus clientes y su relación con tu negocio o tu producto. Puede ser todo, desde la satisfacción del cliente (que puede medir con la ayuda de encuestas) hasta su valor de por vida. A continuación, se muestran algunos ejemplos de KPI de clientes: CAC, CRR, LTV y CR.

• Coste de adquisición de clientes (€/$)

Se refiere a la cantidad de dinero que necesita invertir para adquirir un cliente que paga. Necesitará este KPI para determinar el costo futuro de sus campañas de marketing, así como su efectividad.

La fórmula para este KPI puede diferir de una empresa a otra. Dependerá de qué tipo de canales de adquisición de clientes utilice y qué tipo de inversiones necesite hacer para atraer clientes. En caso de adquisición de un sitio web, la fórmula es la siguiente:

• Tasa de retención de clientes (%)

La tasa de retención de clientes es el porcentaje de los clientes que su empresa ha logrado mantener durante un período de tiempo determinado. Normalmente, la empresa debería estar interesada en mantener la CRR lo más alta posible.

• Valor de por vida (€/$)

Este es uno de los KPI de clientes más importantes para su empresa. El valor de por vida del cliente muestra la ganancia bruta que su empresa genera de un solo cliente durante todo el tiempo que el cliente compra los productos o servicios de la empresa. Hay diferentes formas de calcular el LTV. A continuación se muestra la fórmula más simple :

• Tasa de conversión (%)

En palabras simples, la tasa de conversión es el porcentaje de sus visitantes (o personas que interactúan con su marca) que se convirtieron en sus clientes. Las altas tasas de conversión significan que a las personas les encanta su producto y es probable que lo usen después de conocerlo. La fórmula es muy simple:

Cómo identificar qué áreas clave medir para mejorar su negocio

Cada negocio tiene sus propias particularidades. Dependen de cuál sea su producto y de cómo lo promueva y distribuya. Importante es que usted tiene sus propios gastos en el mantenimiento de su negocio y los ingresos que obtiene de sus clientes. También es esencial combinar KPI en varias áreas y realizar un seguimiento regular durante ciertos períodos de tiempo.

Probablemente, las principales preguntas que debe hacerse al identificar los KPI más importantes son:

Si tiene una empresa con un producto digital en línea para otras empresas, entonces probablemente debería concentrarse en crear conciencia sobre su marca (a través de la promoción), pero, lo que es más importante, en mantener a los clientes existentes. En este caso, por ejemplo, el costo de adquisición del cliente, la tasa de retención y el valor de por vida del cliente jugarán un papel importante. En consecuencia, si su costo de adquisición de clientes es mayor que el valor de por vida del cliente, entonces está gastando más dinero en cada cliente que lo que genera a partir de sus compras.

Cómo monitorear KPI

Para que su negocio tenga éxito, debe monitorear los KPI y analizarlos regularmente. A continuación se muestra una lista de verificación de monitoreo de KPI para usted:

• Definir un área para un KPI específico
• Escribir objetivos de KPI para las métricas seleccionadas
• Hazlo saber a tus empleados
• Realice un seguimiento del KPI de forma regular (por ejemplo, mensualmente)
• Compara los resultados con tus objetivos establecidos
• Comprobar si el KPI establecido es accionable
• Actualice su KPI si es necesario para ajustarse a las expectativas realistas
• Revise sus KPI a medida que crece su negocio

Una de las mejores formas de monitorear sus KPI es crear paneles de KPI personalizados. Más sobre esto a continuación.

Plantillas de panel de KPI

Para ser más eficiente y aprovechar al máximo sus KPI, se recomienda que los supervise en tiempo real para ver cómo cambian. Si no lo hace, es posible que se pierda algunas tendencias importantes (por ejemplo, puede pasar por alto una caída significativa en las tasas de apertura de correo electrónico durante los fines de semana si solo presta atención a los informes semanales).

Por supuesto, es casi imposible realizar un seguimiento de todo lo que sucede en las estadísticas en diferentes plataformas y canales. Sin embargo, puede configurar una serie de paneles de KPI donde puede realizar un seguimiento de su rendimiento de KPI en tiempo real .

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Cada herramienta de marketing digital le ofrece algún tipo de análisis que viene con un panel personalizado. Los canales de redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn o Instagram tienen esta característica. Si está utilizando herramientas como Hootsuite o Buffer, es fácil combinar estadísticas de diferentes canales en un solo tablero.

Google Analytics, una poderosa herramienta de análisis de marketing, le permite configurar un tablero personalizado. En él, puede incluir todos los indicadores clave de rendimiento que le interesan, incluidos el número de nuevos visitantes, las tasas de retención, los costos de adquisición, etc. Lo mejor es que usted mismo elige sus KPI y realiza un seguimiento de ellos en un solo lugar.

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Hay una serie de servicios en línea donde puede echar un vistazo a algunos paneles de KPI y configurar los suyos propios (por supuesto, por dinero). Puede consultar Klipfolio para obtener más detalles sobre muchas plantillas de panel de KPI para sus informes de KPI en tiempo real : https://www.klipfolio.com/resources/dashboard-examples/

Resumen

Los KPI son métricas esenciales a las que se debe hacer un seguimiento para monitorear y mejorar el rendimiento de su negocio. Utilice los KPI para ver con qué eficacia alcanza sus objetivos, qué instrumentos son los más eficientes y qué actividades generan la mayor cantidad de ingresos.

Cada propietario de una pequeña empresa decide qué KPI son "clave" para su empresa. Sin embargo, es importante monitorear los KPI en diferentes áreas: KPI operativos, financieros, de crecimiento y de clientes. Si es director de marketing, los KPI esenciales para usted se pueden encontrar en los cuatro grupos.

Solo asegúrese de que puede monitorear los KPI en tiempo real, para asegurarse de no perder tendencias importantes de rendimiento y cambios de productividad. Utilice paneles personalizados que puede crear con Google Analytics o cualquiera de las aplicaciones de software, gratuitas o de pago, para ver el rendimiento de su empresa.