أفضل برامج اتصال للفرق في عام 2022 - 3 أنواع تحتاجها اليوم

في بداية جائحة COVID-19 ، أدركنا أشياء معينة.

كنا نعلم أننا قد نصاب بالعدوى ، وسيكون السفر أكثر صعوبة ، وستكون السياسة ، وكذلك الاقتصاد ، فوضوية. لكن الشيء الوحيد الذي لم نكن نتوقعه هو أزمة معرفية.

نظرًا لكونه نوعًا غير معروف من الفيروسات ، لم يكن هناك أي بيانات عن COVID-19 وكانت كمية الأخبار المزيفة بسبب هذه الحقيقة ضخمة. أصبحت المعلومات كذبة ، فُقد الاتصال .

وبالمثل ، حدث وضع مماثل في مجال مكان العمل.

نظرًا لأن العديد من الشركات والشركات أخذت العمل إلى المنزل ، فقد تراجعت كفاءة العمل الذي تقوم به الفرق وضمنها بشكل خاص.

لكن لماذا؟

ألن يشعر الجميع براحة أكبر في العمل براحة في منازلهم؟

ألن يساعد إخراج التنقل من الصورة في الكفاءة وتوفير الوقت؟

ألم تكن المكاتب المنزلية هي المستقبل؟

هناك الكثير لتفريغه هناك ، ولكن هناك شيء واحد مؤكد. لا يمكن لأعضاء الفريق التصرف بشكل فردي . بدون مشاركة نفس بيئة العمل ، ليس من المستغرب أن معظم الشركات أبلغت عن انخفاض معدلات الكفاءة.

ولكن لحسن الحظ ، تولى رواد التكنولوجيا القيادة وقدموا أدوات لخلق بيئة الفريق المثالية مرة أخرى. بينما كان عامي 2020 و 2021 هو العام الذي وجدنا فيه الحل ، يبدو أن عام 2022 هو العام الذي سنتقنه فيه. نبحث اليوم عن أفضل أدوات الاتصال للفرق في عام 2022.

قبل أن نبدأ بقائمتنا لأفضل أدوات الاتصال بالفريق ، دعونا نتذكر ماهيتها حقًا ولماذا هي مهمة جدًا.

ما هي أداة الاتصال؟

أداة الاتصال أو برنامج الاتصال هي أداة تساعد طرفين أو أكثر على التواصل مع بعضهم البعض. على الرغم من أنه قد يبدو أنه يتضمن فقط أدوات مثل غرف الدردشة وأدوات البريد الإلكتروني ، إلا أنه يشمل في الواقع أدوات مؤتمرات الفيديو وأدوات مشاركة الملفات وأدوات إدارة المشاريع أيضًا. لا يكون الاتصال بالضرورة شفهيًا ، ويمكن أن يأخذ شكل عرض تقديمي تم إعداده بشكل تعاوني بمساعدة مثل هذه البرامج.

لماذا تحتاج أدوات الاتصال؟

التعامل الرئيسي للفريق هو دائمًا التواصل والتعاون.

يمكنك الحصول على صورة جميلة في متناول يدك ، ولكن إذا لم تتناسب مع الإطار ، فلا يمكنك تعليقها على الحائط.

كانت أدوات الاتصال ضرورية دائمًا ولكن الافتقار إلى الأدوات المناسبة و / أو عدم القدرة على استخدامها بأقصى تكلفة تكلف الشركات الكثير من المال أثناء الوباء. أصبح العام الماضي دليلاً ماديًا على أهمية أدوات الاتصال للفرق. بغض النظر عن الحجم ، تبحث جميع الشركات الآن عن حزمة الأدوات المثلى لأعمالها. ولكن بدون معرفة سبب أهميتها ، لا يمكنك استخدام الأداة على أكمل وجه.

فوائد أدوات الاتصال

مكتب صغير

أولاً وقبل كل شيء ، يمكنك وضع كل المكتب على أداة اتصال.

يمكن تقليل صخب رحلات المكتب للخلف والحصن. بل أفضل إذا كنت تعمل من المنزل. إنه نفس الشيء عندما لا يتمكن الموظف من العمل. الفكرة الكبيرة هي أنه يمكننا جميعًا الوصول إلى الأداة حتى عندما لا نكون هناك فعليًا.

بلغ الحد الأقصى للمساءلة

الحبر الباهت أفضل من الذاكرة الأكثر حدة - أو في حالتنا ، أصغر بكسل أفضل من الذاكرة الأكثر حدة.

تمامًا كما كان الحال مع الهيجان حول رسائل البريد الإلكتروني في اليوم ، نتذكر مرة أخرى باستخدام أدوات الاتصال أن الكلمة المكتوبة أكثر أمانًا من المنطوقة. نظرًا لأن سوء الفهم أكثر شيوعًا مما تتوقعه في عالم الأعمال ، فمن الأفضل أن تأخذ المسار الآمن وتحافظ على استمرار العمل على الأداة.

صديقة للبيانات

على الرغم من أن الفوائد تفوق بكثير ما يمكن أن نذكره هنا ، أخيرًا ، أداة الاتصال هي الأفضل لإنتاج البيانات المفيدة ومشاركتها والاحتفاظ بها.

تتضمن أداة الاتصال فكرة "التحدث عبر أداة" وتغطي أنواع الأدوات التي ستتيح لك بشكل تعاوني إنتاج المحتوى والمنتجات ومشاركة الملفات على الفور وتخزينها بشكل دائم. ثبت أن جميعها أصبحت أكثر سهولة في ظروف الإغلاق حيث كان كل ما لدينا من أدوات عبر الإنترنت.

ما هي أنواع أدوات الاتصال الموجودة؟

على الرغم من أن تعريف أداة الاتصال واضح تمامًا ، إلا أنه من الصحيح أن هذا التعريف يغطي أنواعًا مختلفة من الأدوات. في الواقع ، يمكن اعتبار أي أداة ترى الاتصال باعتباره موطنها الأساسي أو في بعض الأحيان ثانويًا أداة اتصال.

لا يتم تحديد جميع أدوات الاتصال كنوع واحد محدد من الأدوات ويخدم معظمها عدة أغراض. ومع ذلك ، فإن أنواع الأدوات الرئيسية والأكثر أهمية هي:

• أدوات الدردشة في الوقت الفعلي التي تركز على التواصل الشفهي في الوقت الفعلي لأعضاء الفريق
• أدوات مؤتمرات الصوت والفيديو التي تتيح للأعضاء استضافة الاجتماعات عندما لا يكون الاجتماع الفعلي خيارًا
• أدوات إدارة المشاريع التي تساعد في تصور سير العمل لمشاريع محددة في الفريق

على الرغم من وجود عدة أنواع أخرى من الأدوات مثل أدوات مشاركة الملفات وأدوات التعاون في المستندات وأدوات الاتصال الداخلي ، فإن معظم الأدوات التي تندرج في الفئات المذكورة أعلاه تميل إلى امتلاك هذه الأنواع من الميزات ، وبالتالي ، لا تُعطى الأولوية في معظم الأوقات. اليوم نحن نركز على الأنواع الثلاثة الرئيسية.

الآن دون مزيد من اللغط ، إليك قائمة أدوات الاتصال التي تحتاجها للارتقاء بأداء فريقك ، داخل وخارج المكتب.

أدوات الدردشة في الوقت الحقيقي

نعلم جميعًا الدور الذي تلعبه رسائل البريد الإلكتروني في الحياة العملية.

إنه دور ضخم - وفي الوقت الحالي - يبدو أنه لا يمكن الاستغناء عنه. ومع ذلك ، تحتاج الفرق إلى راحة الدردشة في الوقت الفعلي ، خاصةً عند عدم مشاركة نفس البيئة طوال الوقت. لذلك ، إذا كان فريقك لا يزال لا يمتلك أداة دردشة في الوقت الفعلي ، فإن الحصول على واحدة سيعمل على العجائب.

لكن أي واحد تختار؟

تثاقل

كان Slack أحد أدوات الاتصال الجماعية الرائدة قبل عام 2020 ويبدو أنه سيظل يحظى بشعبية في عام 2022.

إنه جيد بشكل أساسي للتواصل في الوقت الفعلي للفريق ، لكنه لا يتوقف عند هذا الحد. يمكن دمج Slack مع أكثر من 2200 تطبيق وأداة ، مما يساعدك على إنشاء مهام سير عمل تلقائية ، ويتيح لك مشاركة الملفات. إحدى الميزات التي أحبها بشكل خاص هي أنها تتيح لك العمل مع فرق مختلفة بنفس الطريقة التي تعمل بها مع فريقك ، حتى مع فرق من شركات مختلفة.

يأتي سكين الجيش السويسري للأداة بسعر 6.67 دولارًا أمريكيًا شهريًا للشركات الصغيرة والمتوسطة و 12.50 دولارًا أمريكيًا شهريًا للشركات الكبيرة . مع طبقة Enterprise Grid ، يمكنك الحصول على ما يصل إلى 500000 شخص على Slack ، ولا تقلق ، فهو يحتوي على إصدار مجاني للفرق الفردية سيكون أكثر من كافٍ للمبتدئين.

علاوة على ذلك ، يتوفر Slack على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وكتطبيق. افعلها أثناء التنقل!

فرق مايكروسوفت

نظرًا لكونه خيارًا رائعًا للتعليم أثناء الوباء ، فقد أصبحت Microsoft Teams أكثر شهرة العام الماضي.

لقد كان بالفعل رائعًا لتواصل الفريق والتعاون ولكن مع آخر التحديثات ، أصبح أمرًا ضروريًا لجميع الفرق. على الرغم من أن Microsoft Teams هي أيضًا أداة تعتمد على التواصل الواقعي بشكل أساسي ، إلا أن هناك ميزات معينة تجعلها أكثر جاذبية. باستخدام MS Teams ، يمكنك استضافة اجتماعات في شكل مؤتمرات أو مكالمات فيديو ، ويمكنك العمل بشكل تعاوني على الملفات في الوقت الفعلي بالإضافة إلى مشاركتها وتخزينها. لكن أفضل جزء في MS Teams هو على الأرجح أنه أحد منتجات Microsoft. إذا كان لديك فريق على دراية بمنتجات MS ، فإن Microsoft Teams هو الفريق المناسب لفريقك.

تباع كجزء من حزمة Microsoft 365 Business ، يأتي Microsoft Teams بسعر 5.00 دولارات للمستخدم شهريًا للطبقة الأساسية . يبلغ سعر الطبقة القياسية 12.50 دولارًا أمريكيًا للمستخدم / شهرًا بينما يبلغ سعر الطبقة القياسية من Office 365 E3 20.00 دولارًا أمريكيًا للمستخدم شهريًا. تمامًا مثل Slack ، لدى Teams أيضًا طبقة مجانية تغطي الإصدارات الأساسية جدًا لكل ميزة مع قدرة على عدد أقل من أعضاء الفريق.

أدوات مؤتمرات الصوت والفيديو

على الرغم من أن أدوات مثل Slack و Microsoft Teams تغطي الحاجة إلى عقد اجتماعات ، إلا أنها قد تكون قصيرة بالنسبة للفرق الأكبر ، أو الفرق التي لا تستطيع تحمل مثل هذه الأدوات حتى الآن.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن الوباء جعلنا أكثر وعياً بفرص الاجتماعات عبر الإنترنت ، فقد نحتاج الآن إلى مزيد من الخيارات لعقد مؤتمر صوتي أو فيديو. هناك شيء آخر يجب تذكره وهو فرصة عملنا مع شخص خارج الفريق. من الأفضل عدم جعل الشخص متورطًا في أدوات الفريق المعقدة. في أي سيناريو ، من الأفضل أن يكون لديك أداة منفصلة ومحددة للمؤتمرات.

هنا بعض نحب.

تكبير

لا توجد كلمات للتعبير عن نوع الزيادة في الطلب التي حققتها Zoom العام الماضي.

من الواضح أنها لا تزال أداة من الدرجة الأولى ومطلوبة للغاية وستتحسن الميزات فقط. يعد Zoom أداة يمكنك من خلالها عقد اجتماعات بالفيديو أو بالصوت فقط. يمكن للمشاركين الدردشة على صندوق الدردشة ورفع الأيدي ومشاركة الشاشة. يمكن للمضيف إنشاء استطلاعات رأي للفريق ووضع المشاركين في غرف جانبية وإنشاء غرفة انتظار لمزيد من الأمان. أفضل جزء هو أن جميع الميزات قابلة للتكيف والتخصيص.

يأتي المستوى الاحترافي لـ Zoom بسعر 149.90 دولارًا أمريكيًا / سنويًا / ترخيصًا وهو الخيار الأفضل للفرق الصغيرة بينما يأتي مستوى الأعمال بسعر 199.90 دولارًا أمريكيًا / سنويًا / ترخيصًا ومستوى المؤسسة هو 240 دولارًا أمريكيًا / سنويًا / ترخيصًا . كالعادة ، يحتوي Zoom أيضًا على نسخة مجانية يمكنك من خلالها عقد اجتماعات مدتها 40 دقيقة أو اجتماعات غير محدودة فردية.

اجتماعات Cisco WebEx

Cisco WebEx مشابه جدًا لـ Zoom ، ولكنه أقل شيوعًا.

ليس لأنه يفتقر إلى أي شيء على وجه الخصوص ولكن لأن Zoom قام بعمل أفضل في التسويق خلال الأوقات الأكثر أهمية. في الواقع ، يفضل Cisco WebEx بشكل أكبر من قبل الشركات الأكبر نسبيًا وفقًا للمراجعات. كبار العملاء مثل CNN و Jimmy Kimmel Live - واو - يستخدمون Cisco WebEx.

ولكن ما الذي يجعل WebEx قابلة للمقارنة بالضبط مع Zoom؟

لديها اثنين من الميزات الفريدة. على سبيل المثال ، لدى WebEx أداة لاكتشاف الحضور وتتيح لك رؤية المزيد من الأفكار حول المشاركين بشكل عام. هناك ميزة أخرى مبتكرة للغاية قدمها WebEx وهي المساعد الرقمي في الاجتماع الذي يمكنه تدوين الملاحظات نيابة عنك وغير ذلك الكثير. بديل جيد بالفعل.

يأتي Cisco WebEx بسعر يبدأ من 13.50 دولارًا لكل مضيف / شهر ، والطبقة الإضافية هي 17.95 دولارًا لكل مضيف / شهر وطبقة الأعمال هي 26.95 دولارًا لكل مضيف / شهر. تمامًا مثل نظيره الأكثر شيوعًا ، يحتوي WebEx على إصدار مجاني حيث يمكنك استضافة اجتماعات مدتها 40 دقيقة ، مع ما يصل إلى 200 مشارك.

ادارة مشروع

إدارة المشروع ليست شيئًا يمكنك القيام به على الورق أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني.

حتى عندما يكون الفريق بأكمله في نفس الغرفة ، يجب القيام ببعض الأعمال بشكل فردي. باستخدام أداة إدارة المشروع ، يمكنك التعرف على ما يقوم به زملائك في الفريق في الوقت الفعلي بالإضافة إلى متابعة المهام والملفات المحددة والمساهمة فيها.

العمل بروح الفريق الواحد

وجود Disney و Netflix و Spotify و PayPal بين عملائهم ، أثبت العمل الجماعي أنه يستحق بالفعل.

على مستوى المنتج ، يحتوي Teamwork على كل ما تتوقعه من أداة إدارة المشروع. مع سهولة استخدام البرنامج والكم الهائل من الميزات القابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، فإنه يوفر طرقًا لخلق النزاهة في الفريق والقيام بذلك بنقرة واحدة. إحدى الميزات المرتقبة للغاية هي ميزة "عبء العمل" التي تتيح لك رؤية المهام المعطاة لأعضاء الفريق والقدرة الكاملة.

تأتي الطبقة الاحترافية بسعر 10 دولارات للمستخدم شهريًا (يتم إصدار الفاتورة سنويًا) بينما تبلغ الطبقة المميزة 18 دولارًا لكل مستخدم / شهر (يتم إصدار الفاتورة سنويًا). هناك نسخة مجانية حيث يمكنك العمل على ما يصل إلى مشروعين مع 5 أعضاء.

مشروع كيسفلو

أداة قوية أخرى مع عملاء مشهورين مثل HubSpot و Domino's و Michelin و Pepsi ، يقدم Kissflow Project تدفقات عمل منظمة تمامًا مع تعاون فعال في المركز.

مع مشروع Kissflow ، يمكنك الحصول على رؤية واضحة لكل ما يحدث في الفريق بفضل وجهات النظر المتخصصة مثل المفضلة الشخصية ، وضع Matrix . يحصل أعضاء الفريق على علامة على المهام على أنها قيد التقدم ، وفي الانتظار ، وتم إنجازها ، مما يوفر وقتًا رائعًا للفريق بأكمله. هناك طريقة أخرى قوية لمشروع Kissflow وهي ميزات إعداد التقارير التي تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل التي قد تؤثر على المشاريع بشكل كبير.

يحتوي مشروع Kissflow Project على مستوى مجاني لـ 3 مستخدمين ومشروع واحد ويتضمن تقارير بسيطة وحد تخزين 10 غيغابايت ووظائف الموعد النهائي. تأتي فئة البداية لـ 5 مستخدمين و 5 مشاريع بسعر 35 دولارًا / شهرًا بينما يتم تحديد سعر فئة المؤسسة حصريًا.

ClickUp

تساعدك ClickUp على "توفير يوم كل أسبوع". على الرغم من أن هذا هو قولهم الخاص ، بصفتي عضوًا في منظمة تستخدم ClickUp للمهام اليومية وإدارة المشاريع ، يمكنني القول أن الأداة تساعدنا في توفير مجموعة من الوقت.

لا توجد اختلافات كبيرة مقارنة بأدوات إدارة المشاريع الأخرى ، ولكن سهولة الاستخدام وسهولة استخدام واجهة المستخدم تساعدك على التنقل في الأداة بسهولة ، مما يجعل إدارة مهامك اليومية مهمة سهلة.

أيضًا ، مع العديد من الوظائف مثل تتبع الوقت وإدارة الحمل الزائد والأتمتة وما إلى ذلك ، فهي تساعدك في الحصول على رؤى قيمة حول فريقك وأتمتة العمليات المتكررة.

خاتمة

يعد اختيار الأدوات المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لجميع الشركات.

أيضًا ، يجب على المرء أن يفكر في حجم وقطاع الشركة بعناية فائقة. حتى عندما تعتقد أن إحدى الأدوات هي الأفضل وأنك بحاجة إليها ، فقد تكون هناك أداة أخرى يمكن أن تقدم ميزات أداتين منفصلتين.

الآن بعد أن تعرفت على اقتراحاتنا لأهم أنواع أدوات الاتصال ، فأنت جاهز تمامًا لتحديد ما يحتاجه عملك.

أسئلة مكررة

لماذا يجب علي استخدام برنامج اتصالات الفريق؟

يمكن أن يساعدك برنامج الاتصال الجماعي في زيادة المساءلة بين مؤسستك وضمان وجود خط اتصال صحي بين أعضاء الفريق والفرق المختلفة.

ما هي أداة الاتصال الأفضل كطريقة للإجابة على أسئلة أعضاء الفريق؟

تمكّنك معظم أدوات الاتصال الجماعي مثل Slack و Microsoft Teams من المشاركة في محادثات مع زملائك في الفريق ، بينما يمكن لأدوات إدارة المشروع مثل Notion أو ClickUp أو Asana توفير وظائف مماثلة.