什麼是透明的項目計劃以及為什麼需要一個？

在整個項目中與利益相關者保持透明對於保持任務完成至關重要。

你剛剛獲得了一份大合同，一份本可以給你最大的競爭對手的合同。 但是你低估了池塘里的大魚，承諾以速度、敏捷性和技能按時並在客戶的參數範圍內完成項目。

作為企業主，您不必擔心您的營銷團隊能否讓客戶驚嘆不已。 然而，由於最近發生了所有職業轉變，您不希望項目的重要細節洩露給競爭激烈的領域中的競爭對手，以便在您的行業內開展新業務。 您也希望您的團隊通過內部項目在您自己的營銷上取得成功。

但是，您還希望在項目的每一步都授權您的團隊，因為他們需要一切可能的優勢來交付超出客戶期望的產品。 優先考慮項目管理溝通的透明度是您取得成功所需要的一個重要方面。

1、什麼是透明的項目計劃書？

透明的計劃始於開放的項目管理溝通，以確保所有利益相關者都能獲得他們需要的信息。 他們可能需要訪問文檔、電子郵件、會議、培訓或數字和實物資產。 這些項目應該高效且易於查找，而協作軟件集成是您可以引入項目管理的另一個重要元素。

當涉及到整個項目時，您需要每個人都在同一頁面上，但您還需要確保每個人都知道誰在執行每項任務。 項目經理還必須有一種快速簡便的方法來訪問利益相關者之間的文檔、註釋和通信，以確保項目按計劃進行。

2. 為什麼透明度在管理項目時很重要？

透明度有助於團隊成員在項目時間表內完成任務，解決出現的問題，並推進項目以按時交付成果。

事實上，根據對每週使用項目管理 (PM) 軟件的 243 名行業專業人士的調查，使用項目管理軟件的人更喜歡它具有協作功能。 根據 Software Advice 的數據，共有 54% 的受訪者更喜歡集成的協作和通信工具，而 13% 的人更喜歡獨立的協作工具。 ^{[ 1 ]}協作功能可幫助所有者和經理在團隊內保持項目管理溝通和透明度。

在遠程工作時代，溝通和協作對於小型企業來說更為重要。 混合型小型企業的員工，即他們在工作週的部分時間親自和遠程工作，表示混合工作模式的兩大挑戰包括在項目期間保持生產力 (40%) 和有效溝通與協作 (35%) ，根據 GetApp 2021 年對美國小型企業的 503 名決策者和 488 名員工的調查[*]。 由於這些公司中的大多數都採用了混合模型，因此兩個持續的挑戰包括管理生產力和在項目團隊中保持有效的溝通和協作。 您的項目管理工具對於與遠程團隊的這種持續溝通至關重要。

作為項目所有者或企業所有者，您可能不願與公司中的每個人保持完全透明。 不是每個人都需要知道合同的價值或合同細節。 但是，如果經理和團隊成員擔心盈利能力，您有變通辦法。 與其定義合同價值多少，不如展示每位員工完成特定任務所需的最長工作時間。 然後給他們留下深刻印象，如果團隊能夠更快地完成項目，它會變得更有利可圖。

3. 什麼特徵定義了透明項目？

所有者和管理者仍然可以在不洩露財務信息的情況下清楚地定義項目的各個方面。

截止日期對於推進項目並按時完成它至關重要。 每個人都應該有辦法跟踪花在項目上的時間，以了解他們是否達到了目標。 項目中的每個目標都應該明確並有明確的截止日期。

利益相關者應該準確地知道他們必須在整個項目中完成哪些任務。 雖然員工缺勤或有人需要幫助時可能會出現重疊，但明確定義的角色將有助於每個人都專注於任務，而不會重複工作。

每個人都需要工具和資源來在規定的時間範圍內完成他們的目標。 通過確保他們擁有合適的工具、產品和服務來為項目中的利益相關者提供支持。 項目管理溝通在這里至關重要，因為團隊領導應該詢問他們的隊友他們需要什麼才能成功。

4. 項目規劃過程中不透明的陷阱是什麼？

任何項目，無論大小，都可能因多種原因而出錯。 重要的是要在問題發生時發現問題，因為如果困難越滾越大，則立即解決比等待更容易。

員工之間的內部溝通不暢可能會延遲項目的各個階段。 客戶缺乏溝通也可能導致錯過最後期限，即使這不是您團隊的錯。 建立改變的時間表，以防出現問題。

根據我們對 422 名項目經理的調查，四分之一的項目按時交付結果的可能性不到 50%。[**] 這導致交付給客戶的業務價值降低，並且更有可能超出預算和超出預算完成的原始時間表。

掌握混亂並認識到某些事情不會按計劃進行是有效緩解問題的關鍵。

5. 透明的項目計劃有什麼好處？

擁有一個明確定義的項目計劃有助於參與其中的每個人以及項目本身。 每個人都了解期望和截止日期，看到大局和小細節，並推動項目完成。

5.1 優化團隊協作

當每個人都知道其他人所扮演的角色時，個人就會更好地理解他們的團隊在更大範圍的項目中的功能。 了解這些事情可以改善項目管理溝通、問責制以及向誰尋求幫助（如果需要）。

5.2 緩解頭痛

在其他任務完成之前，某些任務無法開始。 當發生延誤時，項目經理和團隊成員可以確定如何避免進一步的延誤。 它還可以作為一種學習工具，幫助整個團隊了解按時完成任務的重要性。

5.3 激勵員工

透明的截止日期和清晰的項目管理溝通通過讓每個人對自己的行為負責來激勵員工。 在跟踪項目時，個人可以準確地看到他們的任務對其他人的影響。

6. 促進項目計劃透明度的快速解決方案

一些可以提高項目計劃透明度的快捷方式和解決方案包括：

共享所有利益相關者的日曆/時間表。 只要知道其他任務何時完成，尤其是存在依賴關係時，就可以以正確的速度推進項目。

舉行集思廣益和狀態更新會議。 每週團隊簽到和每月狀態更新在這裡是合適的。 單獨簽到是詢問是否有人需要幫助的好主意。

使用數字工具，如項目管理軟件、工作流管理軟件和協作工具。 他們可以減少日常任務，同時改善與所有相關人員的溝通。

慶祝成功實現目標！ 即使一個項目沒有完全完成，但達到一個新的水平也是值得慶祝的理由。

請繼續關注本系列的第二部分，我們將在其中討論創建透明項目計劃的分步說明。