什么是透明的项目计划以及为什么需要一个？

在整个项目中与利益相关者保持透明对于保持任务完成至关重要。

你刚刚获得了一份大合同，一份本可以给你最大的竞争对手的合同。 但是你低估了池塘里的大鱼，承诺以速度、敏捷性和技能按时并在客户的参数范围内完成项目。

作为企业主，您不必担心您的营销团队能否让客户惊叹不已。 然而，由于最近发生了所有职业转变，您不希望项目的重要细节泄露给竞争激烈的领域中的竞争对手，以便在您的行业内开展新业务。 您也希望您的团队通过内部项目在您自己的营销上取得成功。

但是，您还希望在项目的每一步都授权您的团队，因为他们需要一切可能的优势来交付超出客户期望的产品。 优先考虑项目管理沟通的透明度是您取得成功所需要的一个重要方面。

1、什么是透明的项目计划书？

透明的计划始于开放的项目管理沟通，以确保所有利益相关者都能获得他们需要的信息。 他们可能需要访问文档、电子邮件、会议、培训或数字和实物资产。 这些项目应该高效且易于查找，而协作软件集成是您可以引入项目管理的另一个重要元素。

当涉及到整个项目时，您需要每个人都在同一页面上，但您还需要确保每个人都知道谁在执行每项任务。 项目经理还必须有一种快速简便的方法来访问利益相关者之间的文档、注释和通信，以确保项目按计划进行。

2. 为什么透明度在管理项目时很重要？

透明度有助于团队成员在项目时间表内完成任务，解决出现的问题，并推进项目以按时交付成果。

事实上，根据对每周使用项目管理 (PM) 软件的 243 名行业专业人士的调查，使用项目管理软件的人更喜欢它具有协作功能。 根据 Software Advice 的数据，共有 54% 的受访者更喜欢集成的协作和通信工具，而 13% 的人更喜欢独立的协作工具。 ^{[ 1 ]}协作功能可帮助所有者和经理在团队内保持项目管理沟通和透明度。

在远程工作时代，沟通和协作对于小型企业来说更为重要。 混合型小型企业的员工，即他们在工作周的部分时间亲自和远程工作，表示混合工作模式的两大挑战包括在项目期间保持生产力 (40%) 和有效沟通与协作 (35%) ，根据 GetApp 2021 年对美国小型企业的 503 名决策者和 488 名员工的调查[*]。 由于这些公司中的大多数都采用了混合模型，因此两个持续的挑战包括管理生产力和在项目团队中保持有效的沟通和协作。 您的项目管理工具对于与远程团队的这种持续沟通至关重要。

作为项目所有者或企业所有者，您可能不愿与公司中的每个人保持完全透明。 不是每个人都需要知道合同的价值或合同细节。 但是，如果经理和团队成员担心盈利能力，您有变通办法。 与其定义合同价值多少，不如展示每位员工完成特定任务所需的最长工作时间。 然后给他们留下深刻印象，如果团队能够更快地完成项目，它会变得更有利可图。

3. 什么特征定义了透明项目？

所有者和管理者仍然可以在不泄露财务信息的情况下清楚地定义项目的各个方面。

截止日期对于推进项目并按时完成它至关重要。 每个人都应该有办法跟踪花在项目上的时间，以了解他们是否达到了目标。 项目中的每个目标都应该明确并有明确的截止日期。

利益相关者应该准确地知道他们必须在整个项目中完成哪些任务。 虽然员工缺勤或有人需要帮助时可能会出现重叠，但明确定义的角色将有助于每个人都专注于任务，而不会重复工作。

每个人都需要工具和资源来在规定的时间范围内完成他们的目标。 通过确保他们拥有合适的工具、产品和服务来为项目中的利益相关者提供支持。 项目管理沟通在这里至关重要，因为团队领导应该询问他们的队友他们需要什么才能成功。

4. 项目规划过程中不透明的陷阱是什么？

任何项目，无论大小，都可能因多种原因而出错。 重要的是要在问题发生时发现问题，因为如果困难越滚越大，则立即解决比等待更容易。

员工之间的内部沟通不畅可能会延迟项目的各个阶段。 客户缺乏沟通也可能导致错过最后期限，即使这不是您团队的错。 建立改变的时间表，以防出现问题。

根据我们对 422 名项目经理的调查，四分之一的项目按时交付结果的可能性不到 50%。[**] 这导致交付给客户的业务价值降低，并且更有可能超出预算和超出预算完成的原始时间表。

掌握混乱并认识到某些事情不会按计划进行是有效缓解问题的关键。

5. 透明的项目计划有什么好处？

拥有一个明确定义的项目计划有助于参与其中的每个人以及项目本身。 每个人都了解期望和截止日期，看到大局和小细节，并推动项目完成。

5.1 优化团队协作

当每个人都知道其他人所扮演的角色时，个人就会更好地理解他们的团队在更大范围的项目中的功能。 了解这些事情可以改善项目管理沟通、问责制以及向谁寻求帮助（如果需要）。

5.2 缓解头痛

在其他任务完成之前，某些任务无法开始。 当发生延误时，项目经理和团队成员可以确定如何避免进一步的延误。 它还可以作为一种学习工具，帮助整个团队了解按时完成任务的重要性。

5.3 激励员工

透明的截止日期和清晰的项目管理沟通通过让每个人对自己的行为负责来激励员工。 在跟踪项目时，个人可以准确地看到他们的任务对其他人的影响。

6. 促进项目计划透明度的快速解决方案

一些可以提高项目计划透明度的快捷方式和解决方案包括：

共享所有利益相关者的日历/时间表。 只要知道其他任务何时完成，尤其是存在依赖关系时，就可以以正确的速度推进项目。

举行集思广益和状态更新会议。 每周团队签到和每月状态更新在这里是合适的。 单独签到是询问是否有人需要帮助的好主意。

使用数字工具，如项目管理软件、工作流管理软件和协作工具。 他们可以减少日常任务，同时改善与所有相关人员的沟通。

庆祝成功实现目标！ 即使一个项目没有完全完成，但达到一个新的水平也是值得庆祝的理由。

请继续关注本系列的第二部分，我们将在其中讨论创建透明项目计划的分步说明。