Uzaktan Pazarlama Ekibiniz İçin Zaman İzleyici Kullanmanın En Önemli 8 Faydası

FlexJobs tarafından yapılan bir anket, çalışanların yüzde 65'inin evden çalışırken daha üretken olacaklarını söylediğini gösteriyor. Sadece yüzde üçü daha az üretken olacaklarını belirtti. O zaman çoğu şirketin uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirmeyi düşünmesi şaşırtıcı olmamalı.

Evden çalışmaya geçişin pazarlama ekipleri üzerinde önemli etkileri oldu. Şirketler artık, listenin başında yer alan küresel bir yetenek havuzuna erişimi olan bir uzaktan pazarlama ekibini bir araya getirmenin faydalarını anlıyor.

Ancak, gerçek şu ki, uzak bir ekip oluşturmak ve yönetmek, şirket içi bir ekipten daha zordur. Bu zorlukların bazılarını hafifletmek için en iyi çözüm, bugün mevcut olan üretkenlik araçlarından yararlanmaktır.

Zaman izleme yazılımı, ekip üretkenliğini büyük ölçüde artırmaya yardımcı olabilecek böyle bir programdır. Yine de bazı ekipler, zaten dolu olan bir programa ek iş ekleyebileceği endişesiyle bir zaman izleme uygulaması kullanmaz. Ancak, ajansınız için zaman takibinin artıları, manuel bir giriş/çıkış programı kullanmanın zorluğundan çok daha ağır basar.

Bu blog gönderisinde, bir ajans sahibi veya yöneticisi olarak neden zaman takibini düşünmeniz gerektiğini anlatıyoruz. Ajansınız için doğru zamanlı takip sistemini nasıl seçeceğinize dair ipuçlarını da paylaşıyoruz.

Uzaktan Pazarlama Ekipleri için Zaman Takibinin Faydaları

Ünlü Peter Drucker'ın dediği gibi: "Ölçülen yönetilir."

Sadece zamanı ölçerek onu etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Doğru şekilde yaparsanız, bazılarını aşağıda vurguladığımız birçok avantajından yararlanabilirsiniz:

1. Karlı Projelerde Sıfır Giriş

Bir ajans olarak kârlılığınız, kaynaklarınızın etkin kullanımıyla doğrudan bağlantılıdır. Açıkçası, ekibiniz yanlış projelerde çok fazla zaman harcarsa, genel kârınız düşecektir.

Zaman izleyici, proje çalışmasının doğru bir şekilde izlenmesini sağlar. Çalışanların kârsız projelerde gerçekte ne kadar zaman harcadıklarını tam olarak bileceksiniz ve gerçek oran ile faturalanan oranı daha iyi anlayacaksınız.

2. En İyi Performans Gösteren Çalışanlarınızı Keşfedin

OC Tanner Learning Group tarafından yapılan bir araştırma, işini bırakan işçilerin yüzde 79'unun, katkı sağlayan en önemli faktör olarak takdir eksikliğini gösterdiğini keşfetti.

Bir yönetici olarak, bir zaman izleme aracı, en üretken ekip üyelerinizi belirlemenize yardımcı olur. Daha sonra kurumunuzda bulunan çeşitli teşvik programları ile çalışanlarınızı çabaları için ödüllendirebilirsiniz. Bu aynı zamanda düşük performans gösteren çalışanların bir dahaki sefere daha fazla çaba göstermeleri için bir uyandırma çağrısı işlevi görebilir.

Şimdi, uzaktan çalışan üretkenliğini nasıl izlersiniz? İyi bir çalışan izleme aracı, kullanıcı aktivite seviyelerini otomatik olarak kaydeder ve verileri bir zaman çizelgesinde düzgün bir şekilde görüntüler. Daha sonra bir kişinin veya grubun raporunu analiz edebilir, üst yönetimle paylaşabilir veya bir müşteriye gönderebilirsiniz.

3. Çalışanların Hangi Konularda İyi Olduğunu Anlayın

Uzaktan çalışan üretkenliğinizi takip etmek, yalnızca en iyi performans gösterenleri değil, aynı zamanda hangi alanlarda iyi olduklarını da keşfetmenize yardımcı olur.

Warwick Üniversitesi tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırma, mutlu çalışanların yüzde 12 daha üretken olduğunu gösteriyor. Bu nedenle, bir ajans sahibi olarak, çalışanlarınızı mutlu etmeyi işletmenize borçlusunuz. Bunu yapmanın bir yolu, onlara yapmaktan keyif aldıkları işleri vermektir.

Zaman izleyici, her çalışanın en verimli olduğu görevleri bulmak için uygun bir yol sunar. Buna karşılık, herkes en iyi yaptığı şey üzerinde çalıştığı için performans artışı fark edeceksiniz.

Yöneticilere ve uzaktaki ekiplere gerçek faydalar sağlayabilecek başka bir alan da sorunları erkenden tespit etmektir. Bir çalışan belirli bir görevle mücadele ediyor olabilir ancak bunu kabul etmekte zorlanıyor olabilir. Zaman takibi, daha sonra genel performanslarını iyileştirmelerine yardımcı olmak için eğitebileceğiniz veya koçluk yapabileceğiniz bu tür çalışanları belirlemeyi kolaylaştırır.

4. Daha İyi Tahminler Alırsınız

Bir proje yöneticisi olarak, proje tahmininin hassas bir sanat olduğunu bilirsiniz. Bir teslimatın ne kadar zaman ve kaynak tüketeceğini hesaplamak kolay değil. İşin doğası gereği pazarlama ajansları için daha da karmaşık hale geliyor.

Şimdi, belirli bir teslimatın tam olarak ne kadara mal olacağına dair geçmiş verileriniz olduğu bir senaryoyu hayal edin. Daha doğru tahminler yapmaz mı? Bir zaman izleyici kullanmak size şunları belirlemeniz için yeterli veri sağlar:

• işi karlı tutarken en kaliteli ürünleri veya hizmetleri sunmak için yeterli zamanınız varsa,
• Müşterinin ödediğinden daha fazla zaman harcıyorsanız ve
• her bir proje veya görevin tamamlanması ne kadar zaman alacaktır.

5. Her Projeye Ne Kadar Çaba Harcandığını Takip Edin

Müşterilere projeye göre sabit bir tutarda fatura keserseniz veya belirli bir bütçeyle çalışıyorsanız, her bir projeye harcanan emeği izlemek çok önemlidir. Bunu yapmak, saatleri aşmamanızı ve kayıplarla sonuçlanmamanızı sağlar.

Ek olarak, çalışma programınızın gün boyunca nasıl göründüğünü bilmelisiniz. Planlanan saatlerinizi takip etmek için etkili bir yöntem sunduğu için bir zaman izleme uygulaması kullanışlı olacaktır.

6. Daha İyi İş Akışları Oluşturun

Uzaktan ekip zaman takibi uyguladığınızda, iş akışınızdaki temaları tanımaya başlayacaksınız. Örneğin, belirli işlemlerin tamamlanmasının sonsuza kadar sürdüğünü fark edebilirsiniz, ancak bu süre görev için uygun değildir. Zaman izleyici, verimli ve verimsiz iş akışlarını tespit etmenize yardımcı olabilecek önemli veriler sunar. Belki de karmaşık bir projeyi, başarılması daha kolay olan birçok küçük göreve ayırmanız gerekir.

Ek olarak, uzaktaki ekip üyelerinizi kendi çalışma alışkanlıklarını izlemeye teşvik etmenin, dikkat dağınıklıklarının üstesinden gelmelerine ve odaklanmalarına yardımcı olabileceğini görebilirsiniz. İyileştirilmiş iş akışları ile pazarlama ekibiniz daha verimli çalışacak ve daha üretken hale gelecektir.

7. Proje Yönetimini, Çalışan Yönetimini ve Ekip İşbirliğini İyileştirin

Genellikle, bir projenin farklı yönleri vardır ve herhangi bir zamanda, bir projenin farklı bölümlerinde çalışan birden fazla ekip olacaktır. Bu nedenle, olup biten her şeyi sonuna kadar izlemek çok önemlidir.

Çalışanlarınızın faaliyetlerini izlemek, kimin aşırı yüklendiği veya az çalıştığı konusunda size fikir verir. Daha sonra daha iyi sonuçlar elde etmek için görevleri buna göre yeniden atayabilirsiniz.

Zaman izleyici, her çalışanın genel iş yükünü yansıtan tüm verileri bir zaman çizelgesinde toplar. Bu şeffaflık düzeyi, uzaktan pazarlama ekibinizi daha verimli yönetmenize ve makul iş yükleri sağlamanıza yardımcı olacaktır.

8. Verimli Faturalandırma

Bir ajans olarak, müşterileri kesinlikle saatlere göre faturalandırıyorsunuz. Durum buysa, ekibinizin zamanını izlemekten kaçınamazsınız. Doğru zaman çizelgeleri alacaksınız ve muhasebe departmanınız, kayıtlı saatlerde kapsamlı verilere erişimi kesinlikle takdir edecek.

Müşterilere doğru zaman çizelgelerine dayalı faturalar sunmak daha kolay hale gelir.

Ekibiniz için Doğru Zaman Takip Yazılımını Seçmeyle İlgili İpuçları

Bir ajans sahibi veya yöneticisinin zaman izleme yazılımı seçerken göz önünde bulundurması gereken birkaç geniş seçenek vardır.

• Temel olarak, ekibinizin faaliyetlerini arka planda izleyen otomatik bir yazılım istiyorsunuz. Çalışanın tek yapması gereken, bir projeye başlarken saatini ayarlamaktır. Zamanlayıcı, çalışma saatlerini otomatik olarak günlüğe kaydeder ve zaman çizelgelerini manuel olarak doldurmada yaygın olan insan hatasını azaltır.
• Mükemmel bir zaman izleme sistemi, kullanıcılara uyarılar ve bildirimler göndererek bir göreve ne kadar zaman harcadıklarını bilmelerini sağlar. Bir çalışan zamanlayıcıyı açmayı unutursa, bunu yapmak için hatırlatıcılar alır ve oluşturulan verilerin etkinliğini sağlar.
• Elbette, iş modelinize uygun ek özellikler sunan bir zaman takip uygulaması seçmelisiniz. Tam otomatik izleme (isteğe bağlı ekran görüntüleri ile) gibi şeyler, ekibinizin konumundan bağımsız olarak proje ilerlemesini sessizce izlemenize olanak tanır.
• Son olarak, sağlam bir raporlama yapısı sunan bir zaman izleyici istiyorsunuz. Hiç kimse sıkıcı ve karmaşık zaman çizelgeleriyle uğraşmak istemez, bu nedenle, anlaşılması kolay raporlar oluşturan bir araca ihtiyacınız vardır. Bazı programlar, ekibin genel performansını kontrol etmenize izin vermek için günlük, haftalık ve aylık raporlar sunar. Raporlar, karları ve büyüme eğilimlerini, bütçe tahminlerini vb. belirleme gibi yönetime değerli bilgiler sağlar.

Ajansınızda Takip Süresini Başlatmak İçin Geç Kalmayın

Farklı yeteneklere sahip harika bir ekibe sahip olmak, bir pazarlama ajansının başarılı olması için yeterli değildir. Koordinasyon, işbirliği, son teslim tarihlerine uyma ve bütçe dahilinde kalma konusunda yardıma ihtiyaçları var.

Zaman takibi, çıktılar hakkında sağlam kararlar vermenizi, karlı projeler ve müşteriler bulmanızı ve kaynakları daha iyi yönetmenize olanak tanır. Zamanla, işinizi daha başarılı hale getirebilecek fırsat alanlarını belirleyeceksiniz.