Os 8 principais benefícios de usar um rastreador de tempo para sua equipe de marketing remoto

Uma pesquisa da FlexJobs mostra que 65% dos funcionários disseram que seriam mais produtivos trabalhando em casa. Apenas três por cento afirmaram que seriam menos produtivos. Não deve ser surpresa, então, que a maioria das empresas esteja pensando em tornar o trabalho remoto permanente.

A mudança para trabalhar em casa teve impactos significativos nas equipes de marketing. As empresas agora entendem os benefícios de reunir uma equipe de marketing remota, com acesso a um pool global de talentos no topo da lista.

No entanto, o fato permanece – construir e gerenciar uma equipe remota é mais difícil do que uma equipe interna. A melhor solução para mitigar alguns desses desafios é aproveitar as ferramentas de produtividade disponíveis hoje.

O software de rastreamento de tempo é um desses programas que pode ajudar tremendamente a aumentar a produtividade da equipe. No entanto, algumas equipes não usam um aplicativo de rastreamento de tempo, preocupando-se com a possibilidade de adicionar trabalho adicional a uma agenda já lotada. No entanto, as vantagens do rastreamento de tempo para sua agência superam em muito o incômodo de usar um programa manual de entrada/saída.

Nesta postagem do blog, explicamos por que, como proprietário ou gerente de uma agência, você deve considerar o rastreamento de tempo. Também compartilhamos dicas sobre como escolher o sistema de rastreamento de tempo certo para sua agência.

Os benefícios do controle de tempo para equipes de marketing remotas

Como disse o famoso Peter Drucker: “O que é medido é gerenciado”.

Somente medindo o tempo você pode gerenciá-lo efetivamente. Se você fizer isso corretamente, poderá desfrutar de seus muitos benefícios, alguns dos quais destacamos abaixo:

1. Zero-In em Projetos Lucrativos

Como agência, sua lucratividade está diretamente ligada à utilização efetiva de seus recursos. Obviamente, se sua equipe perder muito tempo com os projetos errados, seus lucros gerais diminuirão.

Um rastreador de tempo garante o rastreamento preciso do trabalho do projeto. Você saberá o número exato de horas que os funcionários realmente gastam em projetos não lucrativos e obterá uma melhor compreensão da taxa real versus faturada.

2. Descubra seus funcionários com melhor desempenho

Um estudo do OC Tanner Learning Group descobriu que 79% dos trabalhadores que deixaram seus empregos citaram a falta de apreciação como o principal fator contribuinte.

Como gerente, uma ferramenta de rastreamento de tempo ajuda a identificar os membros de sua equipe mais produtivos. Você pode recompensar os funcionários por seus esforços por meio de vários programas de incentivo disponíveis em sua organização. Isso também pode servir como um alerta para os funcionários com baixo desempenho se esforçarem mais na próxima vez.

Agora, como você acompanha a produtividade dos funcionários remotos? Uma boa ferramenta de monitoramento de funcionários registra automaticamente os níveis de atividade do usuário e exibe os dados de forma organizada em um quadro de horários. Você pode então analisar o relatório de um indivíduo ou grupo, compartilhá-lo com a alta administração ou enviá-lo a um cliente.

3. Tenha uma noção do que os funcionários fazem bem

Acompanhar a produtividade de seus funcionários remotos não apenas ajuda você a descobrir os melhores desempenhos, mas também no que eles são bons.

Um estudo recente da Universidade de Warwick mostra que funcionários felizes são 12% mais produtivos. Portanto, como proprietário de uma agência, você deve ao seu negócio manter os funcionários felizes. Uma maneira de fazer isso é atribuir a eles o trabalho que eles gostam de fazer.

Um rastreador de tempo oferece uma maneira conveniente de descobrir as tarefas em que cada funcionário é mais eficiente. Por sua vez, você notará um aumento de desempenho, pois todos estão trabalhando no que fazem de melhor.

Outra área que pode trazer benefícios reais para gerentes e equipes remotas é identificar problemas desde o início. Um funcionário pode estar lutando com uma tarefa específica, mas acha difícil admitir. O rastreamento de tempo facilita a identificação desses trabalhadores, a quem você pode treinar ou treinar para ajudá-los a melhorar seu desempenho geral.

4. Você obtém melhores estimativas

Como gerente de projetos, você sabe que a estimativa de projetos é uma arte delicada. Não é fácil descobrir quanto tempo e recursos uma entrega consumiria. Fica ainda mais complicado para as agências de marketing, dada a natureza de seu trabalho.

Agora, imagine um cenário em que você tenha dados históricos sobre exatamente quanto custará uma entrega específica. Não faria estimativas mais precisas? O uso de um rastreador de tempo fornece dados suficientes para determinar:

• se você tiver tempo suficiente para fornecer produtos ou serviços de alta qualidade, mantendo o negócio lucrativo,
• se você estiver gastando mais tempo do que o cliente pagou, e
• quanto tempo cada projeto ou tarefa levará para ser concluído.

5. Acompanhe quanto esforço é dedicado a cada projeto

Se você cobra dos clientes um valor fixo por projeto ou está trabalhando com um orçamento específico, é fundamental monitorar o esforço de cada projeto. Isso garante que você não passe horas e acabe em perdas.

Além disso, você deve saber como é o seu horário de trabalho ao longo do dia. Um aplicativo de rastreamento de tempo será útil, pois oferece um método eficiente para rastrear suas horas planejadas.

6. Crie fluxos de trabalho melhores

Ao implementar o rastreamento de tempo da equipe remota, você começará a reconhecer temas em seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode notar que certos processos estão demorando uma eternidade para serem concluídos, mas o tempo não se justifica para a tarefa. Um rastreador de tempo oferece dados cruciais que podem ajudá-lo a detectar fluxos de trabalho eficientes e ineficientes. Talvez você precise dividir um projeto complicado em muitas tarefas menores que são mais simples de realizar.

Além disso, você pode descobrir que incentivar os membros de sua equipe remota a monitorar seus próprios hábitos de trabalho pode ajudá-los a superar distrações e manter o foco. Com fluxos de trabalho aprimorados, sua equipe de marketing trabalhará com mais eficiência e se tornará mais produtiva.

7. Melhore o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de funcionários e a colaboração em equipe

Normalmente, existem diferentes aspectos em um projeto e, a qualquer momento, haverá várias equipes trabalhando em diferentes partes de um projeto. Portanto, é essencial monitorar tudo o que está acontecendo até o final.

O monitoramento das atividades de seus funcionários fornece informações sobre quem está sobrecarregado ou com menos trabalho. Você pode então reatribuir tarefas de acordo para obter melhores resultados.

Um rastreador de tempo reúne todos os dados em uma planilha de horas, refletindo a carga de trabalho geral de cada funcionário. Esse nível de transparência ajudará você a gerenciar sua equipe de marketing remota com mais eficiência e garantirá cargas de trabalho razoáveis.

8. Faturamento eficiente

Como agência, você certamente fatura os clientes com base em horas. Se for esse o caso, você não pode evitar acompanhar o tempo de sua equipe. Você obterá planilhas de horas precisas e seu departamento de contabilidade certamente apreciará o acesso a dados abrangentes sobre horas registradas.

Fica mais fácil oferecer faturas aos clientes com base em planilhas de horas precisas.

Dicas sobre como escolher o software de rastreamento de tempo certo para sua equipe

Existem várias opções amplas que um proprietário ou gerente de agência deve considerar ao escolher um software de rastreamento de tempo.

• Basicamente, você quer um software automatizado que monitore as atividades de sua equipe em segundo plano. Tudo o que o funcionário precisa fazer é marcar o ponto ao iniciar um projeto. O cronômetro registra automaticamente as horas de trabalho, reduzindo o erro humano comum com o preenchimento manual de planilhas de horas.
• Um excelente sistema de rastreamento de tempo envia alertas e notificações aos usuários, informando quanto tempo eles gastaram em uma tarefa. Caso um funcionário esqueça de ligar o cronômetro, ele recebe lembretes para fazê-lo, garantindo a eficácia dos dados gerados.
• Obviamente, você deve escolher um aplicativo de rastreamento de tempo que ofereça recursos adicionais que correspondam ao seu modelo de negócios. Coisas como monitoramento totalmente automatizado (com capturas de tela opcionais) podem permitir que você acompanhe silenciosamente o progresso do projeto, independentemente da localização da sua equipe.
• Por fim, você deseja um rastreador de tempo que ofereça uma estrutura de relatórios robusta. Ninguém quer lidar com planilhas de horas chatas e complicadas, é por isso que você precisa de uma ferramenta que gere relatórios fáceis de digerir. Alguns programas oferecem relatórios diários, semanais e mensais para permitir que você verifique o desempenho geral da equipe. Os relatórios fornecem informações valiosas para o gerenciamento, como identificar tendências de lucros e crescimento, estimativas de orçamento e assim por diante.

Não é tarde para começar a rastrear o tempo em sua agência

Ter uma grande equipe com diversos talentos não é suficiente para uma agência de marketing ter sucesso. Eles precisam de ajuda para coordenar, colaborar, cumprir prazos e ficar dentro do orçamento.

O rastreamento de tempo garante que você tome decisões acertadas sobre entregas, encontre projetos e clientes lucrativos e gerencie melhor os recursos. Com o tempo, você identificará áreas de oportunidade que podem tornar seu negócio mais bem-sucedido.