8 najważniejszych korzyści płynących z używania narzędzia do śledzenia czasu dla zespołu ds. marketingu zdalnego

Ankieta przeprowadzona przez FlexJobs pokazuje, że 65 procent pracowników stwierdziło, że byliby bardziej produktywni, pracując w domu. Tylko 3% stwierdziło, że byliby mniej wydajni. Nie powinno więc dziwić, że większość firm rozważa wprowadzenie pracy zdalnej na stałe.

Przejście do pracy w domu wywarło znaczący wpływ na zespoły marketingowe. Firmy rozumieją teraz korzyści płynące z połączenia zdalnego zespołu marketingowego z dostępem do globalnej puli talentów na szczycie listy.

Jednak faktem pozostaje – budowanie i zarządzanie zespołem zdalnym jest trudniejsze niż zespołem wewnętrznym. Najlepszym rozwiązaniem pozwalającym złagodzić niektóre z tych wyzwań jest skorzystanie z dostępnych obecnie narzędzi zwiększających produktywność.

Oprogramowanie do śledzenia czasu to jeden z takich programów, który może ogromnie pomóc w zwiększeniu produktywności zespołu. Jednak niektóre zespoły nie używają aplikacji do śledzenia czasu, obawiając się, że może to dodać dodatkową pracę do już napiętego harmonogramu. Jednak zalety śledzenia czasu dla Twojej agencji znacznie przewyższają kłopoty z używaniem ręcznego programu wstawiania/wyłączania.

W tym poście na blogu wyjaśniamy, dlaczego jako właściciel lub menedżer agencji powinieneś rozważyć śledzenie czasu. Dzielimy się również wskazówkami, jak wybrać odpowiedni system śledzenia czasu dla Twojej agencji.

Korzyści ze śledzenia czasu dla zespołów ds. marketingu zdalnego

Jak ujął to słynny Peter Drucker: „To, co jest mierzone, jest zarządzane”.

Tylko mierząc czas, możesz nim efektywnie zarządzać. Jeśli zrobisz to właściwie, możesz cieszyć się wieloma korzyściami, z których niektóre podkreślamy poniżej:

1. Wyzeruj dochodowe projekty

Twoja rentowność jako agencji jest bezpośrednio powiązana z efektywnym wykorzystaniem Twoich zasobów. Oczywiście, jeśli Twój zespół marnuje zbyt dużo czasu na niewłaściwe projekty, ogólne zyski spadną.

Śledzenie czasu zapewnia dokładne śledzenie prac projektowych. Poznasz dokładną liczbę godzin, które pracownicy faktycznie spędzają na nierentownych projektach, i uzyskasz lepsze zrozumienie stawki rzeczywistej w porównaniu z naliczaną.

2. Odkryj swoich najlepszych pracowników

Badanie przeprowadzone przez OC Tanner Learning Group wykazało, że 79% pracowników, którzy odeszli z pracy, wskazało brak uznania jako główny czynnik.

Jako menedżer narzędzie do śledzenia czasu pomaga zidentyfikować najbardziej produktywnych członków zespołu. Następnie możesz nagradzać pracowników za ich wysiłek poprzez różne programy motywacyjne dostępne w Twojej organizacji. Może to również służyć jako dzwonek alarmowy dla pracowników o słabych wynikach, aby następnym razem włożyli więcej wysiłku.

Jak teraz śledzić produktywność pracowników zdalnych? Dobre narzędzie do monitorowania pracowników automatycznie rejestruje poziomy aktywności użytkowników i wyświetla dane w przejrzysty sposób. Następnie możesz przeanalizować raport osoby lub grupy, udostępnić go najwyższemu kierownictwu lub wysłać do klienta.

3. Dowiedz się, w czym pracownicy są dobrzy

Śledzenie produktywności pracowników zdalnych nie tylko pomaga odkryć najlepszych pracowników, ale także to, w czym są dobrzy.

Niedawne badanie przeprowadzone przez University of Warwick pokazuje, że zadowoleni pracownicy są o 12 procent bardziej wydajni. Jako właściciel agencji jesteś więc winien swojej firmie, aby pracownicy byli zadowoleni. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest przydzielenie im pracy, którą lubią wykonywać.

Narzędzie do śledzenia czasu oferuje wygodny sposób na określenie zadań, w których każdy pracownik jest najskuteczniejszy. Z kolei zauważysz wzrost wydajności, ponieważ wszyscy pracują nad tym, co robią najlepiej.

Innym obszarem, który może przynieść realne korzyści menedżerom i zespołom zdalnym, jest wczesne wykrywanie problemów. Pracownik może zmagać się z określonym zadaniem, ale trudno mu się do tego przyznać. Śledzenie czasu ułatwia identyfikację takich pracowników, których można następnie szkolić lub trenować, aby pomóc im poprawić ich ogólną wydajność.

4. Otrzymujesz lepsze szacunki

Jako kierownik projektu wiesz, że szacowanie projektu to delikatna sztuka. Nie jest łatwo określić, ile czasu i zasobów zużyje dany element dostawy. W przypadku agencji marketingowych sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, biorąc pod uwagę charakter ich pracy.

Teraz wyobraź sobie scenariusz, w którym masz dane historyczne określające dokładnie, ile będzie kosztować konkretny element dostawy. Czy nie zapewniłoby to dokładniejszych szacunków? Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu zapewnia wystarczającą ilość danych, aby określić:

• czy będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby dostarczać produkty lub usługi najwyższej jakości przy jednoczesnym utrzymaniu rentowności biznesu,
• jeśli spędzasz więcej czasu niż klient zapłacił, i
• ile czasu zajmie ukończenie każdego projektu lub zadania.

5. Śledź, ile wysiłku wkłada się w każdy projekt

Jeśli rozliczasz klientów stałą kwotą według projektu lub pracujesz z określonym budżetem, najważniejsze jest monitorowanie wysiłku wkładanego w każdy projekt. Dzięki temu nie przekroczysz godzin i nie przegrasz.

Dodatkowo musisz wiedzieć, jak wygląda Twój harmonogram pracy w ciągu dnia. Przyda się wtedy aplikacja do śledzenia czasu, która oferuje skuteczną metodę śledzenia zaplanowanych godzin.

6. Buduj lepsze przepływy pracy

Kiedy wdrożysz zdalne śledzenie czasu pracy zespołu, zaczniesz rozpoznawać motywy w swoim przepływie pracy. Na przykład możesz zauważyć, że ukończenie niektórych procesów trwa wiecznie, ale czas nie jest uzasadniony dla zadania. Urządzenie do śledzenia czasu oferuje kluczowe dane, które mogą pomóc w wykrywaniu wydajnych i nieefektywnych przepływów pracy. Być może musisz rozbić skomplikowany projekt na wiele mniejszych zadań, które są prostsze do wykonania.

Ponadto może się okazać, że zachęcanie członków zdalnego zespołu do monitorowania własnych nawyków pracy może pomóc im przezwyciężyć rozproszenie uwagi i pozostać skoncentrowanym. Dzięki ulepszonym przepływom pracy Twój zespół marketingowy będzie działał wydajniej i stał się bardziej produktywny.

7. Popraw zarządzanie projektami, zarządzanie pracownikami i współpracę w zespole

Zazwyczaj projekt ma różne aspekty i w danym momencie nad różnymi częściami projektu będzie pracować wiele zespołów. Dlatego ważne jest, aby monitorować wszystko, co się dzieje aż do samego końca.

Monitorowanie działań Twoich pracowników daje Ci wgląd w to, kto jest przeciążony lub niedopracowany. Następnie możesz odpowiednio zmienić przypisanie zadań, aby osiągnąć lepsze wyniki.

Urządzenie do śledzenia czasu gromadzi wszystkie dane w grafiku, odzwierciedlając ogólne obciążenie pracą każdego pracownika. Ten poziom przejrzystości pomoże Ci skuteczniej zarządzać zespołem ds. marketingu zdalnego i zapewnić rozsądne obciążenie pracą.

8. Wydajne fakturowanie

Jako agencja na pewno rozliczasz klientów w oparciu o godziny. Jeśli tak jest, nie możesz uniknąć śledzenia czasu swojego zespołu. Otrzymasz dokładne rozliczenia czasu pracy, a Twój dział księgowości z pewnością doceni dostęp do wyczerpujących danych o zarejestrowanych godzinach.

Łatwiej jest oferować klientom faktury na podstawie dokładnych grafików.

Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego oprogramowania do śledzenia czasu dla Twojego zespołu

Istnieje kilka szerokich opcji, które właściciel lub menedżer agencji powinien rozważyć przy wyborze oprogramowania do śledzenia czasu.

• Zasadniczo potrzebujesz zautomatyzowanego oprogramowania, które monitoruje działania Twojego zespołu w tle. Wszystko, co pracownik musi zrobić, to zarejestrować się podczas rozpoczynania projektu. Timer automatycznie rejestruje godziny pracy, redukując błędy ludzkie często występujące przy ręcznym wypełnianiu grafików.
• Doskonały system śledzenia czasu wysyła alerty i powiadomienia do użytkowników, informując ich, ile czasu spędzili na zadaniu. Jeśli pracownik zapomni włączyć timer, dostanie o tym przypomnienia, zapewniając skuteczność generowanych danych.
• Oczywiście musisz wybrać aplikację do śledzenia czasu, która oferuje dodatkowe funkcje pasujące do Twojego modelu biznesowego. Rzeczy takie jak w pełni zautomatyzowane monitorowanie (z opcjonalnymi zrzutami ekranu) umożliwiają ciche śledzenie postępów projektu, niezależnie od lokalizacji zespołu.
• Wreszcie, potrzebujesz narzędzia do śledzenia czasu, które oferuje solidną strukturę raportowania. Nikt nie chce mieć do czynienia z nudnymi i skomplikowanymi grafikami, dlatego potrzebujesz narzędzia, które generuje łatwe do strawienia raporty. Niektóre programy oferują raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne, które pozwalają sprawdzić ogólną wydajność zespołu. Raporty dostarczają kierownictwu cennych informacji, takich jak identyfikowanie zysków i trendów wzrostu, szacunki budżetowe i tak dalej.

Nie jest za późno na rozpoczęcie śledzenia czasu w Twojej agencji

Świetny zespół z różnymi talentami nie wystarczy, aby agencja marketingowa odniosła sukces. Potrzebują pomocy w koordynowaniu, współpracy, dotrzymywaniu terminów i dotrzymywaniu budżetu.

Śledzenie czasu zapewnia podejmowanie rozsądnych decyzji dotyczących wyników, znajdowanie dochodowych projektów i klientów oraz lepsze zarządzanie zasobami. Z czasem zidentyfikujesz obszary możliwości, które mogą zwiększyć sukces Twojej firmy.