Die 8 wichtigsten Vorteile der Verwendung einer Zeiterfassung für Ihr Remote-Marketing-Team

Eine Umfrage von FlexJobs zeigt, dass 65 Prozent der Mitarbeiter angaben, dass sie produktiver wären, wenn sie von zu Hause aus arbeiten würden. Nur drei Prozent gaben an, weniger produktiv zu sein. Es sollte daher nicht überraschen, dass die meisten Unternehmen erwägen, Remote-Arbeit dauerhaft zu machen.

Die Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus hatte erhebliche Auswirkungen auf die Marketingteams. Unternehmen verstehen jetzt die Vorteile der Zusammenstellung eines Remote-Marketingteams mit Zugang zu einem globalen Talentpool, der ganz oben auf der Liste steht.

Tatsache bleibt jedoch: Der Aufbau und die Verwaltung eines Remote-Teams ist schwieriger als ein internes Team. Die beste Lösung, um einige dieser Herausforderungen zu bewältigen, besteht darin, die Vorteile der heute verfügbaren Produktivitätstools zu nutzen.

Zeiterfassungssoftware ist ein solches Programm, das die Teamproduktivität enorm steigern kann. Einige Teams verwenden jedoch keine Zeiterfassungs-App, weil sie befürchten, dass dies zu einem bereits vollen Zeitplan zusätzliche Arbeit hinzufügen könnte. Die Vorteile der Zeiterfassung für Ihre Agentur überwiegen jedoch bei weitem den Aufwand der Verwendung eines manuellen Ein-/Ausstempelprogramms.

In diesem Blogbeitrag sagen wir Ihnen, warum Sie als Agenturinhaber oder -manager Zeiterfassung in Betracht ziehen sollten. Wir geben auch Tipps zur Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems für Ihre Agentur.

Die Vorteile der Zeiterfassung für Remote-Marketing-Teams

Wie der berühmte Peter Drucker es ausdrückte: „Was gemessen wird, wird gemanagt.“

Nur wenn Sie die Zeit messen, können Sie sie effektiv verwalten. Wenn Sie es richtig machen, können Sie viele Vorteile genießen, von denen wir einige im Folgenden hervorheben:

1. Zero-In auf profitable Projekte

Als Agentur ist Ihre Rentabilität direkt mit der effektiven Nutzung Ihrer Ressourcen verbunden. Wenn Ihr Team zu viel Zeit mit den falschen Projekten verschwendet, sinkt natürlich Ihr Gesamtgewinn.

Eine Zeiterfassung sorgt für eine genaue Verfolgung der Projektarbeit. Sie kennen die genaue Anzahl der Stunden, die Mitarbeiter tatsächlich für unrentable Projekte aufwenden, und erhalten ein besseres Verständnis für den tatsächlichen und den in Rechnung gestellten Satz.

2. Entdecken Sie Ihre leistungsstärksten Mitarbeiter

Eine Studie der OC Tanner Learning Group hat herausgefunden, dass 79 Prozent der Arbeitnehmer, die ihren Job kündigen, mangelnde Wertschätzung als den wichtigsten Faktor angeben.

Als Manager hilft Ihnen ein Zeiterfassungstool dabei, Ihre produktivsten Teammitglieder zu identifizieren. Anschließend können Sie die Mitarbeiter für ihre Bemühungen durch verschiedene Incentive-Programme belohnen, die in Ihrer Organisation verfügbar sind. Dies kann auch als Weckruf für leistungsschwache Mitarbeiter dienen, sich beim nächsten Mal mehr anzustrengen.

Wie verfolgen Sie nun die Produktivität von Remote-Mitarbeitern? Ein gutes Mitarbeiterüberwachungstool zeichnet automatisch die Aktivitätsniveaus der Benutzer auf und zeigt die Daten übersichtlich in einem Stundenzettel an. Sie können dann den Bericht einer Einzelperson oder Gruppe analysieren, ihn mit dem Top-Management teilen oder an einen Kunden senden.

3. Bekommen Sie ein Gefühl dafür, worin die Mitarbeiter gut sind

Die Verfolgung der Produktivität Ihrer Remote-Mitarbeiter hilft Ihnen nicht nur, Leistungsträger zu entdecken, sondern auch, worin sie gut sind.

Eine aktuelle Studie der University of Warwick zeigt, dass glückliche Mitarbeiter 12 Prozent produktiver sind. Als Agenturinhaber sind Sie es also Ihrem Unternehmen schuldig, die Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ihnen Aufgaben zuzuweisen, die sie gerne tun.

Eine Zeiterfassung bietet eine bequeme Möglichkeit, herauszufinden, bei welchen Aufgaben jeder Mitarbeiter am effizientesten ist. Im Gegenzug werden Sie einen Leistungsschub feststellen, da jeder an dem arbeitet, was er am besten kann.

Ein weiterer Bereich, der Managern und Remote-Teams echte Vorteile bringen kann, ist das frühzeitige Erkennen von Problemen. Ein Mitarbeiter hat möglicherweise Probleme mit einer bestimmten Aufgabe, findet es aber schwierig, dies zuzugeben. Die Zeiterfassung erleichtert die Identifizierung solcher Mitarbeiter, die Sie dann schulen oder coachen können, um ihnen zu helfen, ihre Gesamtleistung zu verbessern.

4. Sie erhalten bessere Schätzungen

Als Projektmanager wissen Sie, dass die Projektschätzung eine heikle Kunst ist. Es ist nicht einfach herauszufinden, wie viel Zeit und Ressourcen ein Ergebnis verbrauchen würde. Für Marketingagenturen wird es aufgrund der Art ihrer Arbeit noch komplizierter.

Stellen Sie sich nun ein Szenario vor, in dem Sie historische Daten darüber haben, wie viel eine bestimmte Leistung kosten wird. Würde es nicht zu genaueren Schätzungen führen? Die Verwendung einer Zeiterfassung liefert Ihnen genügend Daten, um Folgendes zu bestimmen:

• wenn Sie genug Zeit haben, Produkte oder Dienstleistungen von höchster Qualität zu liefern und gleichzeitig das Geschäft profitabel zu halten,
• wenn Sie mehr Zeit aufwenden, als der Kunde bezahlt hat, und
• wie viel Zeit jedes Projekt oder jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

5. Verfolgen Sie, wie viel Aufwand in jedes Projekt gesteckt wird

Wenn Sie Kunden pro Projekt einen festen Betrag in Rechnung stellen oder mit einem bestimmten Budget arbeiten, ist es von größter Bedeutung, den Aufwand für jedes Projekt zu überwachen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nicht über Stunden gehen und am Ende Verluste erleiden.

Außerdem müssen Sie wissen, wie Ihr Arbeitsplan den ganzen Tag über aussieht. Eine Zeiterfassungs-App ist dann praktisch, da sie eine effiziente Methode zum Erfassen Ihrer geplanten Stunden bietet.

6. Erstellen Sie bessere Arbeitsabläufe

Wenn Sie die Remote-Teamzeiterfassung implementieren, werden Sie beginnen, Themen in Ihrem Arbeitsablauf zu erkennen. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass bestimmte Prozesse ewig dauern, bis sie abgeschlossen sind, aber die Zeit ist für die Aufgabe nicht gerechtfertigt. Eine Zeiterfassung bietet entscheidende Daten, die Ihnen helfen können, effiziente und ineffiziente Arbeitsabläufe zu erkennen. Vielleicht müssen Sie ein kompliziertes Projekt in viele kleinere Aufgaben aufteilen, die einfacher zu erreichen sind.

Darüber hinaus stellen Sie möglicherweise fest, dass die Ermutigung Ihrer Remote-Teammitglieder, ihre eigenen Arbeitsgewohnheiten zu überwachen, ihnen helfen kann, Ablenkungen zu überwinden und konzentriert zu bleiben. Mit verbesserten Arbeitsabläufen arbeitet Ihr Marketingteam effizienter und wird produktiver.

7. Verbessern Sie das Projektmanagement, das Mitarbeitermanagement und die Teamzusammenarbeit

Normalerweise hat ein Projekt verschiedene Aspekte, und zu jedem Zeitpunkt arbeiten mehrere Teams an verschiedenen Teilen eines Projekts. Daher ist es wichtig, alles bis zum Schluss zu überwachen.

Die Überwachung der Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter gibt Ihnen Aufschluss darüber, wer überlastet oder unterbeschäftigt ist. Sie können Aufgaben dann entsprechend neu zuweisen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Eine Zeiterfassung sammelt alle Daten auf einem Stundenzettel, der die Gesamtarbeitsbelastung jedes Mitarbeiters widerspiegelt. Dieses Maß an Transparenz hilft Ihnen, Ihr Remote-Marketing-Team effizienter zu verwalten und eine angemessene Arbeitsbelastung sicherzustellen.

8. Effiziente Rechnungsstellung

Als Agentur rechnen Sie Kunden mit Sicherheit nach Stunden ab. Wenn das der Fall ist, kommen Sie nicht darum herum, die Zeit Ihres Teams zu verfolgen. Sie erhalten genaue Arbeitszeittabellen, und Ihre Buchhaltung wird den Zugriff auf umfassende Daten zu erfassten Stunden auf jeden Fall zu schätzen wissen.

Es wird einfacher, Kundenrechnungen basierend auf genauen Stundenzetteln anzubieten.

Tipps zur Auswahl der richtigen Zeiterfassungssoftware für Ihr Team

Es gibt mehrere umfassende Optionen, die ein Agenturinhaber oder -manager bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware berücksichtigen sollte.

• Grundsätzlich möchten Sie eine automatisierte Software, die die Aktivitäten Ihres Teams im Hintergrund überwacht. Der Mitarbeiter muss sich nur einloggen, wenn er ein Projekt startet. Der Timer protokolliert automatisch die Arbeitsstunden und reduziert menschliche Fehler, die häufig beim manuellen Ausfüllen von Stundenzetteln auftreten.
• Ein ausgezeichnetes Zeiterfassungssystem sendet Warnungen und Benachrichtigungen an Benutzer und lässt sie wissen, wie viel Zeit sie für eine Aufgabe aufgewendet haben. Wenn ein Mitarbeiter vergisst, den Timer einzuschalten, wird er daran erinnert, um die Effektivität der generierten Daten sicherzustellen.
• Natürlich müssen Sie sich für eine Zeiterfassungs-App entscheiden, die zusätzliche Funktionen bietet, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Dinge wie die vollautomatische Überwachung (mit optionalen Screenshots) können es Ihnen ermöglichen, den Projektfortschritt unabhängig vom Standort Ihres Teams im Hintergrund zu verfolgen.
• Schließlich möchten Sie einen Zeittracker, der eine robuste Berichtsstruktur bietet. Niemand möchte sich mit langweiligen und komplizierten Arbeitszeittabellen herumschlagen, deshalb brauchen Sie ein Tool, das leicht verständliche Berichte erstellt. Einige Programme bieten tägliche, wöchentliche und monatliche Berichte, mit denen Sie die Gesamtleistung des Teams überprüfen können. Berichte bieten dem Management wertvolle Einblicke, wie z. B. die Ermittlung von Gewinn- und Wachstumstrends, Budgetschätzungen usw.

Es ist nicht zu spät, mit der Zeiterfassung in Ihrer Agentur zu beginnen

Ein großartiges Team mit unterschiedlichen Talenten zu haben, reicht für eine Marketingagentur nicht aus, um erfolgreich zu sein. Sie brauchen Hilfe bei der Koordination, Zusammenarbeit, Einhaltung von Fristen und Einhaltung des Budgets.

Die Zeiterfassung stellt sicher, dass Sie fundierte Entscheidungen über Ergebnisse treffen, profitable Projekte und Kunden finden und Ressourcen besser verwalten. Im Laufe der Zeit werden Sie Gelegenheiten identifizieren, die Ihr Unternehmen erfolgreicher machen können.