أهم 8 فوائد لاستخدام متتبع الوقت لفريق التسويق عن بعد

أظهر استطلاع أجرته شركة FlexJobs أن 65 بالمائة من الموظفين قالوا إنهم سيكونون أكثر إنتاجية في العمل من المنزل. صرح ثلاثة في المائة فقط أنهم سيكونون أقل إنتاجية. لا ينبغي أن يكون مفاجئًا إذن ، أن معظم الشركات تفكر في جعل العمل عن بعد دائمًا.

كان للتحول إلى العمل من المنزل تأثيرات كبيرة على فرق التسويق. تدرك الشركات الآن فوائد الجمع بين فريق التسويق عن بعد ، مع الوصول إلى مجموعة المواهب العالمية التي تتصدر القائمة.

ومع ذلك ، تظل الحقيقة - بناء فريق عن بعد وإدارته أصعب من فريق داخلي. أفضل حل للتخفيف من بعض هذه التحديات هو الاستفادة من أدوات الإنتاجية المتاحة اليوم.

يعد برنامج تتبع الوقت أحد البرامج التي يمكن أن تساعد بشكل كبير في زيادة إنتاجية الفريق. ومع ذلك ، لا تستخدم بعض الفرق تطبيق تتبع الوقت ، مما يخشى أن يضيف عملاً إضافيًا إلى جدول مزدحم بالفعل. ومع ذلك ، فإن المكاسب في تتبع الوقت لوكالتك تفوق بكثير متاعب استخدام برنامج يدوي على مدار الساعة.

في منشور المدونة هذا ، نخبرك لماذا ، بصفتك مالكًا للوكالة أو مديرًا ، يجب أن تفكر في تتبع الوقت. نشارك أيضًا نصائح حول كيفية اختيار نظام تتبع الوقت المناسب لوكالتك.

فوائد تتبع الوقت لفرق التسويق عن بعد

كما قال بيتر دراكر الشهير: "ما يتم قياسه يتم إدارته".

فقط من خلال قياس الوقت يمكنك إدارته بشكل فعال. إذا قمت بذلك بشكل صحيح ، يمكنك الاستمتاع بفوائدها العديدة ، والتي نبرز بعضها أدناه:

1. صفر في المشاريع المربحة

بصفتك وكالة ، فإن ربحيتك مرتبطة بشكل مباشر بالاستخدام الفعال لمواردك. من الواضح ، إذا أهدر فريقك الكثير من الوقت في المشاريع الخاطئة ، فسوف تنخفض أرباحك الإجمالية.

يضمن متتبع الوقت التتبع الدقيق لعمل المشروع. ستعرف العدد الدقيق للساعات التي يقضيها الموظفون فعليًا في مشاريع غير مربحة ، وستحصل على فهم أفضل للمعدل الحقيقي مقابل المعدل المفوتر.

2. اكتشف الموظفين الأفضل أداءً

اكتشفت دراسة أجرتها OC Tanner Learning Group أن 79 بالمائة من العمال الذين تركوا وظائفهم أشاروا إلى عدم التقدير كعامل رئيسي مساهم.

بصفتك مديرًا ، تساعدك أداة تتبع الوقت في تحديد أعضاء فريقك الأكثر إنتاجية. يمكنك بعد ذلك مكافأة الموظفين على جهودهم من خلال برامج الحوافز المختلفة المتاحة في مؤسستك. يمكن أن يكون هذا أيضًا بمثابة دعوة للاستيقاظ للموظفين ذوي الأداء الضعيف لبذل المزيد من الجهد في المرة القادمة.

الآن ، كيف يمكنك تتبع إنتاجية الموظف عن بُعد؟ تسجل أداة مراقبة الموظف الجيدة تلقائيًا مستويات نشاط المستخدم وتعرض البيانات بدقة في جدول زمني. يمكنك بعد ذلك تحليل تقرير فرد أو مجموعة أو مشاركته مع الإدارة العليا أو إرساله إلى العميل.

3. تعرف على ما يجيده الموظفون

لا يساعدك تتبع إنتاجية الموظف عن بُعد في اكتشاف الموظفين الأفضل أداءً فحسب ، بل يساعدك أيضًا على اكتشاف ما يجيدونه.

أظهرت دراسة حديثة أجرتها جامعة وارويك أن الموظفين السعداء أكثر إنتاجية بنسبة 12 بالمائة. لذلك ، بصفتك مالكًا للوكالة ، فأنت مدين لشركتك بإبقاء الموظفين سعداء. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تكليفهم بالعمل الذي يستمتعون به.

يوفر متتبع الوقت طريقة مناسبة لمعرفة المهام التي يكون كل موظف أكثر كفاءة فيها. في المقابل ، ستلاحظ تحسنًا في الأداء حيث يعمل الجميع على ما يفعلونه بشكل أفضل.

هناك مجال آخر يمكن أن يجلب فوائد حقيقية للمديرين والفرق البعيدة وهو اكتشاف المشكلات في وقت مبكر. قد يكون الموظف يعاني من مهمة معينة ولكنه يجد صعوبة في الاعتراف بها. يسهل تتبع الوقت تحديد هؤلاء العمال ، الذين يمكنك بعد ذلك تدريبهم أو تدريبهم لمساعدتهم على تحسين أدائهم العام.

4. تحصل على تقديرات أفضل

بصفتك مدير مشروع ، فأنت تعلم أن تقدير المشروع هو فن دقيق. ليس من السهل معرفة مقدار الوقت والموارد التي سيستهلكها الناتج. يصبح الأمر أكثر تعقيدًا بالنسبة لوكالات التسويق نظرًا لطبيعة عملها.

الآن ، تخيل سيناريو يكون لديك فيه بيانات تاريخية حول تكلفة تسليم معين بالضبط. ألن تؤدي إلى تقديرات أكثر دقة؟ يمنحك استخدام متتبع الوقت بيانات كافية لتحديد:

• إذا كان لديك الوقت الكافي لتقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة مع الحفاظ على الأعمال التجارية مربحة ،
• إذا كنت تقضي وقتًا أطول مما دفعه العميل ، و
• كم من الوقت سيستغرق كل مشروع أو مهمة حتى تكتمل.

5. تتبع مقدار الجهد المبذول في كل مشروع

إذا كنت تحاسب العملاء بمبلغ ثابت حسب المشروع أو كنت تعمل بميزانية محددة ، فمن الأهمية بمكان مراقبة الجهد المبذول في كل مشروع. القيام بذلك يضمن عدم تجاوزك لساعات وينتهي بك الأمر في خسائر.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تعرف كيف يبدو جدول عملك على مدار اليوم. سيكون تطبيق تتبع الوقت مفيدًا بعد ذلك لأنه يوفر طريقة فعالة لتتبع ساعاتك المخططة.

6. بناء تدفقات عمل أفضل

عند تنفيذ تتبع وقت الفريق عن بُعد ، ستبدأ في التعرف على السمات في سير عملك. على سبيل المثال ، قد تلاحظ أن بعض العمليات تستغرق وقتًا طويلاً حتى تكتمل ، ولكن الوقت غير مبرر للمهمة. يوفر متتبع الوقت بيانات مهمة يمكن أن تساعدك في اكتشاف تدفقات العمل الفعالة وغير الفعالة. ربما تحتاج إلى تقسيم مشروع معقد إلى العديد من المهام الأصغر التي يسهل تحقيقها.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تجد أن تشجيع أعضاء فريقك عن بُعد لمراقبة عادات العمل الخاصة بهم يمكن أن يساعدهم في التغلب على الانحرافات والحفاظ على التركيز. مع سير العمل المحسن ، سيعمل فريق التسويق لديك بكفاءة أكبر ويصبح أكثر إنتاجية.

7. تحسين إدارة المشروع وإدارة الموظفين وتعاون الفريق

عادة ، هناك جوانب مختلفة للمشروع ، وفي أي وقت ، ستكون هناك فرق متعددة تعمل في أجزاء مختلفة من المشروع. لذلك من الضروري مراقبة كل ما يجري حتى النهاية.

تمنحك مراقبة أنشطة موظفيك نظرة ثاقبة لمن هو مثقل بالأعباء أو يعاني من نقص في العمل. يمكنك بعد ذلك إعادة تعيين المهام وفقًا لذلك لتحقيق نتائج أفضل.

يجمع متتبع الوقت جميع البيانات في جدول زمني ، مما يعكس عبء العمل الإجمالي لكل موظف. سيساعدك هذا المستوى من الشفافية على إدارة فريق التسويق عن بُعد بشكل أكثر كفاءة وضمان أعباء العمل المعقولة.

8. كفاءة الفواتير

بصفتك وكالة ، فأنت بالتأكيد تحاسب العملاء على أساس ساعات العمل. إذا كان الأمر كذلك ، فلا يمكنك تجنب تتبع وقت فريقك. ستحصل على جداول زمنية دقيقة ، وسيقدر قسم المحاسبة الخاص بك بالتأكيد الوصول إلى البيانات الشاملة في الساعات المسجلة.

يصبح من الأسهل تقديم فواتير للعملاء بناءً على جداول زمنية دقيقة.

نصائح حول اختيار برنامج تتبع الوقت المناسب لفريقك

هناك العديد من الخيارات العامة التي يجب على مالك الوكالة أو المدير مراعاتها عند اختيار برنامج تتبع الوقت.

• في الأساس ، تريد برنامجًا آليًا يراقب أنشطة فريقك في الخلفية. كل ما يحتاجه الموظف هو تسجيل الحضور عند بدء المشروع. يقوم المؤقت بتسجيل ساعات العمل تلقائيًا ، مما يقلل من الأخطاء البشرية الشائعة مع ملء الجداول الزمنية يدويًا.
• يرسل نظام تتبع الوقت الممتاز تنبيهات وإشعارات إلى المستخدمين ، مما يتيح لهم معرفة مقدار الوقت الذي يقضونه في مهمة ما. إذا نسي الموظف تشغيل المؤقت ، فسيحصل على تذكيرات للقيام بذلك ، مما يضمن فعالية البيانات التي تم إنشاؤها.
• بالطبع ، يجب عليك اختيار تطبيق تتبع الوقت الذي يوفر ميزات إضافية تتوافق مع نموذج عملك. يمكن لأشياء مثل المراقبة الآلية بالكامل (مع لقطات شاشة اختيارية) أن تسمح لك بتتبع تقدم المشروع بصمت ، بغض النظر عن موقع فريقك.
• أخيرًا ، تريد متتبعًا للوقت يوفر بنية قوية لإعداد التقارير. لا أحد يريد التعامل مع الجداول الزمنية المملة والمعقدة ، ولهذا السبب تحتاج إلى أداة تنشئ تقارير سهلة الفهم. تقدم بعض البرامج تقارير يومية وأسبوعية وشهرية لتمكنك من التحقق من الأداء العام للفريق. توفر التقارير معلومات قيمة للإدارة ، مثل تحديد اتجاهات الأرباح والنمو وتقديرات الميزانية وما إلى ذلك.

لم يتأخر بدء تتبع الوقت في وكالتك

إن وجود فريق رائع بمواهب متنوعة ليس كافيًا لنجاح وكالة التسويق. إنهم بحاجة إلى مساعدة في التنسيق والتعاون والوفاء بالمواعيد النهائية والبقاء في حدود الميزانية.

يضمن لك تتبع الوقت اتخاذ قرارات سليمة بشأن الإنجازات ، والعثور على المشاريع والعملاء المربحين ، وإدارة الموارد بشكل أفضل. بمرور الوقت ، ستحدد مجالات الفرص التي يمكن أن تجعل عملك أكثر نجاحًا.