ประโยชน์สูงสุด 8 ประการของการใช้ตัวติดตามเวลาสำหรับทีมการตลาดระยะไกลของคุณ

การสำรวจโดย FlexJobs แสดงให้เห็นว่าพนักงาน 65 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาจะทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น มีเพียงสามเปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่ระบุว่าพวกเขาจะมีประสิทธิผลน้อยลง ไม่น่าแปลกใจเลยที่บริษัทส่วนใหญ่กำลังพิจารณาให้การทำงานระยะไกลเป็นแบบถาวร

การเปลี่ยนไปใช้ทำงานจากที่บ้านส่งผลกระทบอย่างมากต่อทีมการตลาด ตอนนี้บริษัทต่างๆ เข้าใจถึงประโยชน์ของการรวมทีมการตลาดทางไกล โดยสามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถระดับโลกที่อยู่ในอันดับต้นๆ

อย่างไรก็ตาม ข้อเท็จจริงยังคงอยู่ การสร้างและจัดการทีมระยะไกลนั้นยากกว่าทีมภายในองค์กร ทางออกที่ดีที่สุดในการลดความท้าทายเหล่านี้คือการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่มีอยู่ในปัจจุบัน

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเป็นโปรแกรมหนึ่งที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิผลของทีมได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม บางทีมไม่ได้ใช้แอปติดตามเวลา เนื่องจากกังวลว่าอาจเพิ่มงานเพิ่มเติมในกำหนดการที่อัดแน่นไปแล้ว อย่างไรก็ตาม การติดตามเวลาสำหรับเอเจนซีของคุณมีข้อดีมากกว่าความยุ่งยากในการใช้โปรแกรมตอกบัตรเข้า/ออกด้วยตนเอง

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะบอกคุณว่าทำไม คุณจึงควรพิจารณาการติดตามเวลาในฐานะเจ้าของเอเจนซีหรือผู้จัดการ นอกจากนี้เรายังแบ่งปันเคล็ดลับในการเลือกระบบติดตามเวลาที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานของคุณ

ประโยชน์ของการติดตามเวลาสำหรับทีมการตลาดระยะไกล

ดังที่ Peter Drucker ผู้โด่งดังกล่าวไว้ว่า "สิ่งที่วัดได้จะได้รับการจัดการ"

โดยการวัดเวลาเท่านั้นที่คุณสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณทำอย่างถูกต้อง คุณจะได้รับสิทธิประโยชน์มากมาย ซึ่งเราเน้นที่ด้านล่าง:

1. Zero-In ในโครงการที่ทำกำไร

ในฐานะตัวแทน ความสามารถในการทำกำไรของคุณเชื่อมโยงโดยตรงกับการใช้ทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แน่นอน หากทีมของคุณเสียเวลามากเกินไปกับโครงการที่ไม่ถูกต้อง ผลกำไรโดยรวมของคุณจะลดลง

ตัวติดตามเวลาช่วยให้ติดตามงานโครงการได้อย่างแม่นยำ คุณจะทราบจำนวนชั่วโมงที่แน่นอนที่พนักงานใช้ไปกับโครงการที่ไม่ก่อให้เกิดผลกำไร และรับความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับอัตราจริงเทียบกับอัตราที่เรียกเก็บ

2. ค้นหาพนักงานที่ทำงานได้ดีที่สุดของคุณ

การศึกษาโดย OC Tanner Learning Group พบว่าร้อยละ 79 ของพนักงานที่ลาออกจากงานระบุว่าการขาดความชื่นชมเป็นปัจจัยสำคัญ

ในฐานะผู้จัดการ เครื่องมือติดตามเวลาช่วยให้คุณระบุสมาชิกในทีมที่มีประสิทธิผลมากที่สุด จากนั้นคุณสามารถให้รางวัลพนักงานสำหรับความพยายามของพวกเขาผ่านโปรแกรมจูงใจต่างๆ ที่มีอยู่ในองค์กรของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเครื่องเตือนใจสำหรับพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐานเพื่อใช้ความพยายามมากขึ้นในครั้งต่อไป

ตอนนี้ คุณจะติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจากระยะไกลได้อย่างไร เครื่องมือตรวจสอบพนักงานที่ดีจะบันทึกระดับกิจกรรมของผู้ใช้โดยอัตโนมัติและแสดงข้อมูลอย่างเรียบร้อยในแผ่นเวลา จากนั้นคุณสามารถวิเคราะห์รายงานของบุคคลหรือกลุ่ม แบ่งปันกับผู้บริหารระดับสูง หรือส่งไปยังลูกค้า

3. ทำความเข้าใจว่าพนักงานมีดีอะไร

การติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจากระยะไกลไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณค้นพบผู้ที่ทำผลงานได้ดีที่สุด แต่ยังรวมถึงสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีด้วย

การศึกษาล่าสุดโดยมหาวิทยาลัย Warwick แสดงให้เห็นว่าพนักงานที่มีความสุขมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น 12 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้น ในฐานะเจ้าของเอเจนซี่ คุณเป็นหนี้ธุรกิจของคุณเพื่อให้พนักงานมีความสุข วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการมอบหมายงานที่พวกเขาชอบทำ

เครื่องมือติดตามเวลาเป็นวิธีที่สะดวกในการค้นหางานที่พนักงานแต่ละคนมีประสิทธิภาพมากที่สุด ในทางกลับกัน คุณจะสังเกตเห็นการเพิ่มประสิทธิภาพเนื่องจากทุกคนพยายามทำในสิ่งที่ตนทำได้ดีที่สุด

อีกด้านที่สามารถสร้างประโยชน์ให้กับผู้จัดการและทีมที่อยู่ห่างไกลได้อย่างแท้จริงก็คือการตรวจพบปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ พนักงานอาจกำลังดิ้นรนกับงานเฉพาะ แต่พบว่าเป็นการยากที่จะยอมรับ การติดตามเวลาช่วยให้ระบุผู้ปฏิบัติงานดังกล่าวได้ง่ายขึ้น ซึ่งคุณสามารถฝึกอบรมหรือโค้ชเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมได้

4. คุณได้รับการประเมินที่ดีขึ้น

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณทราบดีว่าการประเมินโครงการเป็นงานศิลปะที่ละเอียดอ่อน ไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะคิดดูว่าการส่งมอบต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากน้อยเพียงใด หน่วยงานด้านการตลาดจะยิ่งซับซ้อนมากขึ้นไปอีกเมื่อพิจารณาจากลักษณะงาน

ตอนนี้ ลองนึกภาพสถานการณ์สมมติที่คุณมีข้อมูลในอดีตเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ส่งมอบเฉพาะเจาะจง จะทำให้การประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้นไม่ใช่หรือ การใช้ตัวติดตามเวลาจะทำให้คุณมีข้อมูลเพียงพอที่จะระบุ:

• หากคุณมีเวลาเพียงพอในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการคุณภาพสูงในขณะที่รักษาผลกำไรของธุรกิจ
• หากคุณใช้เวลามากกว่าที่ลูกค้าจ่ายไป และ
• แต่ละโครงการหรืองานจะใช้เวลาเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์

5. ติดตามความพยายามในแต่ละโครงการ

หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นจำนวนคงที่ตามโครงการหรือกำลังทำงานด้วยงบประมาณเฉพาะ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตรวจสอบความพยายามในแต่ละโครงการ การทำเช่นนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะไม่ใช้เวลาหลายชั่วโมงและจบลงด้วยความสูญเสีย

นอกจากนี้ คุณต้องรู้ว่าตารางงานของคุณเป็นอย่างไรตลอดทั้งวัน แอพติดตามเวลาจะมีประโยชน์เพราะมันมีวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามชั่วโมงที่วางแผนไว้ของคุณ

6. สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น

เมื่อคุณใช้การติดตามเวลาของทีมระยะไกล คุณจะเริ่มรู้จักธีมในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสังเกตเห็นว่ากระบวนการบางอย่างใช้เวลานานกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ แต่เวลานั้นไม่สมเหตุสมผลสำหรับงานนี้ ตัวติดตามเวลานำเสนอข้อมูลสำคัญที่สามารถช่วยคุณตรวจจับขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและไม่มีประสิทธิภาพ บางที คุณอาจต้องแบ่งโปรเจ็กต์ที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยๆ จำนวนมากที่ทำได้ง่ายกว่า

นอกจากนี้ คุณอาจพบว่าการสนับสนุนให้สมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลตรวจสอบพฤติกรรมการทำงานของตนเองสามารถช่วยให้พวกเขาเอาชนะสิ่งรบกวนสมาธิและตั้งสมาธิได้ ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุง ทีมการตลาดของคุณจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น

7. ปรับปรุงการจัดการโครงการ การจัดการพนักงาน และการทำงานร่วมกันในทีม

โดยปกติ โปรเจ็กต์จะมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป และเมื่อใดก็ตาม จะมีหลายทีมที่ทำงานในส่วนต่างๆ ของโปรเจ็กต์ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบทุกสิ่งที่เกิดขึ้นจนถึงที่สุด

การตรวจสอบกิจกรรมของพนักงานของคุณจะช่วยให้คุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าใครทำงานหนักเกินไปหรือทำงานหนักเกินไป จากนั้นคุณสามารถมอบหมายงานใหม่ตามลำดับเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ตัวติดตามเวลารวบรวมข้อมูลทั้งหมดบนแผ่นเวลา ซึ่งสะท้อนถึงปริมาณงานโดยรวมของพนักงานแต่ละคน ความโปร่งใสระดับนี้จะช่วยให้คุณจัดการทีมการตลาดระยะไกลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและรับรองปริมาณงานที่เหมาะสม

8. การออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ

ในฐานะเอเจนซี่ คุณต้องเรียกเก็บเงินลูกค้าตามชั่วโมง หากเป็นกรณีนี้ คุณจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงการติดตามเวลาของทีมได้ คุณจะได้รับไทม์ชีทที่ถูกต้อง และแผนกบัญชีของคุณจะต้องชอบใจในการเข้าถึงข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับชั่วโมงที่บันทึกไว้

ง่ายกว่าที่จะเสนอใบแจ้งหนี้ของลูกค้าตามใบบันทึกเวลาที่ถูกต้อง

เคล็ดลับในการเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ

มีตัวเลือกกว้างๆ หลายอย่างที่เจ้าของเอเจนซีหรือผู้จัดการควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

• โดยทั่วไป คุณต้องการซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่ตรวจสอบกิจกรรมของทีมในเบื้องหลัง พนักงานทุกคนต้องทำเพียงแค่ตอกบัตรเมื่อเริ่มโครงการ ตัวจับเวลาจะบันทึกชั่วโมงทำงานโดยอัตโนมัติ ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ทั่วไปด้วยการกรอกใบบันทึกเวลาด้วยตนเอง
• ระบบติดตามเวลาที่ยอดเยี่ยมจะส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาใช้เวลาไปกับงานไปเท่าไร หากพนักงานลืมเปิดเครื่องจับเวลา พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนให้ทำเช่นนั้น เพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพของข้อมูลที่สร้างขึ้น
• แน่นอน คุณต้องเลือกแอปติดตามเวลาที่เสนอคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ตรงกับรูปแบบธุรกิจของคุณ สิ่งต่างๆ เช่น การตรวจสอบอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ (พร้อมภาพหน้าจอที่เป็นตัวเลือก) สามารถช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างเงียบเชียบ โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของทีมของคุณ
• สุดท้ายนี้ คุณต้องการตัวติดตามเวลาที่เสนอโครงสร้างการรายงานที่แข็งแกร่ง ไม่มีใครอยากจัดการกับ timesheet ที่น่าเบื่อและซับซ้อน นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องมีเครื่องมือที่สร้างรายงานที่ย่อยง่าย บางโปรแกรมเสนอรายงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพโดยรวมของทีมได้ รายงานจะให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่ฝ่ายบริหาร เช่น การระบุผลกำไรและแนวโน้มการเติบโต การประมาณงบประมาณ และอื่นๆ

ยังไม่สายที่จะเริ่มติดตามเวลาที่เอเจนซี่ของคุณ

การมีทีมที่ยอดเยี่ยมที่มีความสามารถหลากหลายไม่เพียงพอสำหรับเอเจนซี่การตลาดที่จะประสบความสำเร็จ พวกเขาต้องการความช่วยเหลือในการประสานงาน ทำงานร่วมกัน บรรลุกำหนดเวลา และอยู่ในงบประมาณ

การติดตามเวลาช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับ ค้นหาโครงการและลูกค้าที่ทำกำไร และจัดการทรัพยากรได้ดียิ่งขึ้น เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะระบุขอบเขตของโอกาสที่สามารถทำให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น