Top 8 beneficii ale utilizării unui instrument de urmărire a timpului pentru echipa ta de marketing de la distanță

Un sondaj realizat de FlexJobs arată că 65% dintre angajați au spus că ar fi mai productivi lucrând de acasă. Doar trei procente au declarat că ar fi mai puțin productivi. Nu ar trebui să fie o surpriză atunci că majoritatea companiilor iau în considerare permanentizarea muncii de la distanță.

Trecerea la lucrul de acasă a avut un impact semnificativ asupra echipelor de marketing. Companiile înțeleg acum beneficiile reunirii unei echipe de marketing la distanță, cu acces la un grup global de talente în fruntea listei.

Cu toate acestea, adevărul rămâne: construirea și gestionarea unei echipe la distanță este mai dificilă decât o echipă internă. Cea mai bună soluție pentru a atenua unele dintre aceste provocări este să profitați de instrumentele de productivitate disponibile astăzi.

Software-ul de urmărire a timpului este un astfel de program care poate ajuta enorm la creșterea productivității echipei. Cu toate acestea, unele echipe nu folosesc o aplicație de urmărire a timpului, îngrijorându-se că ar putea adăuga muncă suplimentară unui program deja împachetat. Cu toate acestea, avantajele urmăririi timpului pentru agenția dvs. depășesc cu mult necazul utilizării unui program manual de intrare/ieșire a ceasului.

În această postare pe blog, vă spunem de ce, în calitate de proprietar sau manager de agenție, ar trebui să luați în considerare urmărirea timpului. De asemenea, împărtășim sfaturi despre cum să alegeți sistemul potrivit de urmărire a timpului pentru agenția dvs.

Beneficiile urmăririi timpului pentru echipele de marketing la distanță

După cum a spus celebrul Peter Drucker: „Ceea ce se măsoară este gestionat”.

Numai măsurând timpul îl poți gestiona eficient. Dacă o faci corect, te poți bucura de numeroasele sale beneficii, dintre care unele le evidențiem mai jos:

1. Zero-in pe proiecte profitabile

Ca agenție, profitabilitatea ta este direct legată de utilizarea eficientă a resurselor tale. Evident, dacă echipa ta pierde prea mult timp cu proiecte greșite, profiturile tale generale vor scădea.

Un instrument de urmărire a timpului asigură urmărirea precisă a activității proiectului. Veți ști numărul exact de ore petrecute efectiv de angajați pe proiecte neprofitabile și veți obține o mai bună înțelegere a ratei reale versus facturate.

2. Descoperiți-vă angajații cu cele mai bune performanțe

Un studiu realizat de OC Tanner Learning Group a descoperit că 79 la sută dintre lucrătorii care și-au părăsit locul de muncă au citat lipsa de apreciere drept factor-cheie care contribuie.

În calitate de manager, un instrument de urmărire a timpului vă ajută să identificați cei mai productivi membri ai echipei. Apoi, puteți recompensa angajații pentru eforturile lor prin diverse programe de stimulare disponibile în organizația dvs. Acest lucru poate servi și ca un semnal de alarmă pentru angajații cu performanțe slabe, pentru a depune mai mult efort data viitoare.

Acum, cum urmăriți productivitatea angajaților de la distanță? Un instrument bun de monitorizare a angajaților înregistrează automat nivelurile de activitate ale utilizatorilor și afișează datele într-o foaie de pontaj. Apoi puteți analiza raportul unui individ sau al unui grup, îl puteți partaja cu conducerea de top sau îl puteți trimite unui client.

3. Obțineți o idee la ce sunt buni angajații

Urmărirea productivității angajaților de la distanță nu vă ajută doar să descoperiți cei mai buni performanțe, ci și la ce sunt buni.

Un studiu recent al Universității din Warwick arată că angajații fericiți sunt cu 12% mai productivi. Așadar, în calitate de proprietar de agenție, îi datorezi afacerii tale să-ți faci angajații fericiți. O modalitate de a face acest lucru este să le atribuiți munca pe care le face plăcere.

Un instrument de urmărire a timpului oferă o modalitate convenabilă de a afla sarcinile la care fiecare angajat este cel mai eficient. La rândul său, veți observa o creștere a performanței, deoarece toată lumea lucrează la ceea ce face cel mai bine.

Un alt domeniu care poate aduce beneficii reale managerilor și echipelor de la distanță este identificarea problemelor de la început. Un angajat poate avea probleme cu o anumită sarcină, dar îi este greu să recunoască. Urmărirea timpului facilitează identificarea unor astfel de lucrători, pe care apoi îi puteți instrui sau instrui pentru a-i ajuta să-și îmbunătățească performanța generală.

4. Obțineți estimări mai bune

Ca manager de proiect, știi că estimarea proiectului este o artă delicată. Nu este ușor să ne dăm seama cât timp și resurse ar consuma un produs livrabil. Devine și mai complicat pentru agențiile de marketing, având în vedere natura muncii lor.

Acum, imaginați-vă un scenariu în care aveți date istorice despre cât va costa exact un anumit produs livrabil. Nu ar fi pentru estimări mai precise? Utilizarea unui instrument de urmărire a timpului vă oferă suficiente date pentru a determina:

• dacă veți avea suficient timp pentru a oferi produse sau servicii de cea mai bună calitate, menținând în același timp afacerea profitabilă,
• dacă petreci mai mult timp decât a plătit clientul și
• cât timp va dura fiecare proiect sau sarcină pentru finalizare.

5. Urmăriți cât de mult efort este implicat în fiecare proiect

Dacă facturați clienților o sumă fixă ​​în funcție de proiect sau lucrați cu un buget specific, este esențial să monitorizați efortul pentru fiecare proiect. Procedând astfel, nu treceți peste ore și nu veți ajunge la pierderi.

În plus, trebuie să știi cum arată programul tău de lucru pe parcursul zilei. O aplicație de urmărire a timpului va fi atunci utilă, deoarece oferă o metodă eficientă de a urmări orele planificate.

6. Creați fluxuri de lucru mai bune

Când implementați urmărirea timpului echipei de la distanță, veți începe să recunoașteți temele în fluxul dvs. de lucru. De exemplu, este posibil să observați că anumite procese durează nesfârșit, dar timpul nu este justificat pentru sarcină. Un instrument de urmărire a timpului oferă date cruciale care vă pot ajuta să detectați fluxuri de lucru eficiente și ineficiente. Poate că trebuie să împărțiți un proiect complicat în multe sarcini mai mici, care sunt mai ușor de realizat.

În plus, este posibil să descoperiți că încurajarea membrilor echipei de la distanță să-și monitorizeze propriile obiceiuri de lucru îi poate ajuta să depășească distragerile și să rămână concentrați. Cu fluxuri de lucru îmbunătățite, echipa dvs. de marketing va lucra mai eficient și va deveni mai productivă.

7. Îmbunătățiți managementul proiectelor, managementul angajaților și colaborarea în echipă

De obicei, există diferite aspecte ale unui proiect și, în orice moment, vor exista mai multe echipe care lucrează la diferite părți ale unui proiect. Prin urmare, este esențial să monitorizați tot ce se întâmplă până la sfârșit.

Monitorizarea activităților angajaților vă oferă informații despre cine este supraîncărcat sau subangajat. Puteți apoi realoca sarcini în consecință pentru a obține rezultate mai bune.

Un instrument de urmărire a timpului adună toate datele pe o foaie de pontaj, reflectând volumul total de muncă al fiecărui angajat. Acest nivel de transparență vă va ajuta să vă gestionați echipa de marketing de la distanță mai eficient și să asigurați încărcături rezonabile de lucru.

8. Facturare eficientă

Ca agenție, cu siguranță facturați clienții în funcție de ore. Dacă este cazul, nu poți evita să urmărești timpul echipei tale. Veți obține foi de pontaj precise, iar departamentul dvs. de contabilitate va aprecia cu siguranță accesul la date complete despre orele înregistrate.

Devine mai ușor să oferi clienților facturi bazate pe foi de pontaj precise.

Sfaturi pentru alegerea software-ului potrivit de urmărire a timpului pentru echipa dvs

Există mai multe opțiuni generale pe care un proprietar sau un manager de agenție ar trebui să ia în considerare atunci când alege software-ul de urmărire a timpului.

• Practic, vrei un software automat care să monitorizeze activitățile echipei tale în fundal. Tot ceea ce trebuie să facă angajatul este să intre când începe un proiect. Cronometrul înregistrează automat orele de lucru, reducând erorile umane frecvente cu completarea manuală a foilor de pontaj.
• Un sistem excelent de urmărire a timpului trimite alerte și notificări utilizatorilor, anunțându-i cât timp au petrecut unei sarcini. Dacă un angajat uită să pornească cronometrul, primește mementouri pentru a face acest lucru, asigurând eficacitatea datelor generate.
• Desigur, trebuie să alegeți o aplicație de urmărire a timpului care oferă funcții suplimentare care se potrivesc cu modelul dvs. de afaceri. Lucruri precum monitorizarea complet automatizată (cu capturi de ecran opționale) vă pot permite să urmăriți în liniște progresul proiectului, indiferent de locația echipei dumneavoastră.
• În cele din urmă, doriți un instrument de urmărire a timpului care oferă o structură robustă de raportare. Nimeni nu vrea să se ocupe de foile de pontaj plictisitoare și complicate, de aceea aveți nevoie de un instrument care să genereze rapoarte ușor de digerat. Unele programe oferă rapoarte zilnice, săptămânale și lunare pentru a vă permite să verificați performanța generală a echipei. Rapoartele oferă managementului informații valoroase, cum ar fi identificarea profiturilor și a tendințelor de creștere, estimări bugetare și așa mai departe.

Nu este târziu să începeți să urmăriți timpul la agenția dvs

Să ai o echipă grozavă cu talente diverse nu este suficient pentru ca o agenție de marketing să reușească. Au nevoie de ajutor pentru coordonarea, colaborarea, respectarea termenelor limită și respectarea bugetului.

Urmărirea timpului vă asigură că luați decizii corecte cu privire la rezultate, găsiți proiecte profitabile și clienți și gestionați mai bine resursele. De-a lungul timpului, vei identifica zonele de oportunitate care pot face afacerea ta mai de succes.