8 основных преимуществ использования тайм-трекера для удаленной маркетинговой команды

Опрос, проведенный FlexJobs, показывает, что 65% сотрудников сказали, что они будут более продуктивны, работая дома. Только три процента заявили, что они будут менее продуктивными. Поэтому неудивительно, что большинство компаний рассматривают возможность сделать удаленную работу постоянной.

Переход на работу из дома оказал значительное влияние на маркетинговые команды. Компании теперь понимают преимущества объединения удаленной маркетинговой команды с доступом к глобальному кадровому резерву, возглавляющему список.

Однако факт остается фактом: создать удаленную команду и управлять ею сложнее, чем штатной командой. Лучшее решение для смягчения некоторых из этих проблем — воспользоваться преимуществами инструментов повышения производительности, доступных сегодня.

Программное обеспечение для учета рабочего времени — одна из таких программ, которая может значительно повысить производительность команды. Тем не менее, некоторые команды не используют приложение для учета рабочего времени, опасаясь, что оно может добавить дополнительную работу к уже загруженному расписанию. Тем не менее, преимущества отслеживания времени для вашего агентства намного перевешивают хлопоты, связанные с использованием программы ручного учета рабочего времени.

В этом сообщении блога мы расскажем вам, почему как владельцу или менеджеру агентства вам следует подумать об учете рабочего времени. Мы также делимся советами о том, как правильно выбрать систему учета рабочего времени для вашего агентства.

Преимущества отслеживания времени для удаленных маркетинговых команд

Как сказал знаменитый Питер Друкер: «То, что можно измерить, можно управлять».

Только измеряя время, можно им эффективно управлять. Если вы сделаете это правильно, вы сможете воспользоваться многими преимуществами, некоторые из которых мы выделяем ниже:

1. Сосредоточьтесь на прибыльных проектах

Как агентство, ваша прибыльность напрямую связана с эффективным использованием ваших ресурсов. Очевидно, что если ваша команда тратит слишком много времени на неправильные проекты, ваша общая прибыль снизится.

Тайм-трекер обеспечивает точное отслеживание работы над проектом. Вы будете знать точное количество часов, которое сотрудники фактически тратят на убыточные проекты, и получите лучшее представление о реальной ставке по сравнению с выставленной счетом.

2. Найдите своих лучших сотрудников

Исследование, проведенное OC Tanner Learning Group, показало, что 79 процентов работников, уволившихся с работы, назвали отсутствие признательности ключевым фактором.

Как менеджеру, инструмент отслеживания рабочего времени поможет вам определить наиболее продуктивных членов вашей команды. Затем вы можете вознаграждать сотрудников за их усилия с помощью различных программ поощрения, доступных в вашей организации. Это также может послужить тревожным сигналом для неэффективных сотрудников приложить больше усилий в следующий раз.

Теперь, как вы отслеживаете продуктивность удаленных сотрудников? Хороший инструмент мониторинга сотрудников автоматически записывает уровни активности пользователей и аккуратно отображает данные в табеле учета рабочего времени. Затем вы можете проанализировать отчет отдельного лица или группы, поделиться им с высшим руководством или отправить клиенту.

3. Почувствуйте, в чем хороши сотрудники

Отслеживание производительности ваших удаленных сотрудников не только помогает вам выявить лучших исполнителей, но и то, в чем они хороши.

Недавнее исследование Уорикского университета показывает, что счастливые сотрудники продуктивнее на 12%. Итак, как владелец агентства, вы обязаны сделать так, чтобы сотрудники были счастливы. Один из способов сделать это — поручить им работу, которую они любят делать.

Тайм-трекер предлагает удобный способ выяснить, в каких задачах каждый сотрудник наиболее эффективен. В свою очередь, вы заметите повышение производительности, поскольку каждый работает над тем, что у него получается лучше всего.

Еще одна область, которая может принести реальную пользу менеджерам и удаленным командам, — это раннее выявление проблем. Сотрудник может бороться с конкретной задачей, но ему трудно признать это. Отслеживание времени упрощает выявление таких работников, которых вы затем можете обучить или научить, чтобы помочь им повысить общую производительность.

4. Вы получаете более точные оценки

Как руководитель проекта вы знаете, что оценка проекта — тонкое искусство. Нелегко подсчитать, сколько времени и ресурсов потребует результат. Для маркетинговых агентств все становится еще сложнее, учитывая характер их работы.

Теперь представьте себе сценарий, в котором у вас есть исторические данные о том, сколько будет стоить конкретный результат. Не будет ли это способствовать более точным оценкам? Использование тайм-трекера дает вам достаточно данных, чтобы определить:

• если у вас будет достаточно времени, чтобы предоставлять высококачественные продукты или услуги, сохраняя при этом прибыльность бизнеса,
• если вы тратите больше времени, чем заплатил клиент, и
• сколько времени потребуется на выполнение каждого проекта или задачи.

5. Отслеживайте, сколько усилий уходит на каждый проект

Если вы выставляете клиентам счета на фиксированную сумму по проекту или работаете с определенным бюджетом, крайне важно отслеживать усилия, затрачиваемые на каждый проект. Это гарантирует, что вы не проведете несколько часов и не понесете убытки.

Кроме того, вы должны знать, как выглядит ваш рабочий график в течение дня. Тогда пригодится приложение для отслеживания времени, поскольку оно предлагает эффективный метод отслеживания запланированных часов.

6. Создавайте лучшие рабочие процессы

Когда вы внедрите отслеживание времени удаленной команды, вы начнете распознавать темы в своем рабочем процессе. Например, вы можете заметить, что выполнение некоторых процессов занимает целую вечность, но время не оправдано для задачи. Тайм-трекер предлагает важные данные, которые могут помочь вам определить эффективные и неэффективные рабочие процессы. Возможно, вам нужно разбить сложный проект на множество более мелких задач, которые проще выполнить.

Кроме того, вы можете обнаружить, что поощряя членов вашей удаленной команды следить за своими рабочими привычками, вы можете помочь им преодолеть отвлекающие факторы и оставаться сосредоточенными. Благодаря улучшенным рабочим процессам ваша маркетинговая команда будет работать более эффективно и продуктивно.

7. Улучшите управление проектами, управление сотрудниками и совместную работу в команде.

Обычно у проекта есть разные аспекты, и в любой момент времени над разными частями проекта будет работать несколько команд. Поэтому очень важно следить за всем, что происходит, до самого конца.

Мониторинг деятельности ваших сотрудников дает вам представление о том, кто перегружен или недогружен. Затем вы можете соответствующим образом переназначить задачи для достижения лучших результатов.

Тайм-трекер собирает все данные в табеле учета рабочего времени, отражая общую нагрузку каждого сотрудника. Такой уровень прозрачности поможет вам более эффективно управлять удаленной маркетинговой командой и обеспечить разумную рабочую нагрузку.

8. Эффективное выставление счетов

Как агентство, вы, безусловно, выставляете клиентам счета на основе часов. Если это так, вы не можете избежать отслеживания времени вашей команды. Вы получите точные табели учета рабочего времени, а ваш бухгалтерский отдел обязательно оценит доступ к исчерпывающим данным о затраченных часах.

Становится проще предлагать клиентам счета на основе точных табелей учета рабочего времени.

Советы по выбору подходящего программного обеспечения для учета рабочего времени для вашей команды

Есть несколько общих вариантов, которые владелец или менеджер агентства должен учитывать при выборе программного обеспечения для учета рабочего времени.

• По сути, вам нужно автоматизированное программное обеспечение, которое отслеживает действия вашей команды в фоновом режиме. Все, что нужно сделать сотруднику, — это включиться в работу при запуске проекта. Таймер автоматически регистрирует рабочее время, уменьшая человеческий фактор, характерный для ручного заполнения табелей учета рабочего времени.
• Превосходная система отслеживания времени отправляет оповещения и уведомления пользователям, сообщая им, сколько времени они потратили на задачу. Если сотрудник забывает включить таймер, он получает напоминания об этом, обеспечивая эффективность сгенерированных данных.
• Конечно, вы должны выбрать приложение для отслеживания времени, которое предлагает дополнительные функции, соответствующие вашей бизнес-модели. Такие вещи, как полностью автоматизированный мониторинг (с необязательными снимками экрана), могут позволить вам незаметно отслеживать ход проекта, независимо от местонахождения вашей команды.
• Наконец, вам нужен тайм-трекер с надежной структурой отчетности. Никто не хочет иметь дело со скучными и сложными табелями учета рабочего времени, поэтому вам нужен инструмент, который генерирует простые для понимания отчеты. Некоторые программы предлагают ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты, чтобы вы могли проверить общую производительность команды. Отчеты предоставляют руководству ценную информацию, такую ​​как определение прибылей и тенденций роста, оценки бюджета и т. д.

Еще не поздно начать отслеживать время в своем агентстве

Чтобы маркетинговое агентство преуспело, недостаточно иметь отличную команду с разнообразными талантами. Им нужна помощь в координации, сотрудничестве, соблюдении сроков и соблюдении бюджета.

Отслеживание времени позволяет принимать обоснованные решения о результатах, находить прибыльные проекты и клиентов, а также лучше управлять ресурсами. Со временем вы определите области возможностей, которые могут сделать ваш бизнес более успешным.