Los 8 principales beneficios de usar un rastreador de tiempo para su equipo de marketing remoto

Una encuesta realizada por FlexJobs muestra que el 65 por ciento de los empleados dijeron que serían más productivos trabajando desde casa. Solo el tres por ciento afirmó que sería menos productivo. Entonces, no debería sorprender que la mayoría de las empresas estén considerando hacer que el trabajo remoto sea permanente.

El cambio a trabajar desde casa ha tenido un impacto significativo en los equipos de marketing. Las empresas ahora entienden los beneficios de reunir a un equipo de marketing remoto, con acceso a un grupo de talentos global que encabeza la lista.

Sin embargo, el hecho es que crear y administrar un equipo remoto es más difícil que un equipo interno. La mejor solución para mitigar algunos de estos desafíos es aprovechar las herramientas de productividad disponibles en la actualidad.

El software de seguimiento del tiempo es uno de esos programas que puede ayudar enormemente a aumentar la productividad del equipo. Sin embargo, algunos equipos no usan una aplicación de seguimiento del tiempo porque les preocupa que pueda agregar trabajo adicional a un cronograma ya lleno. Sin embargo, las ventajas del seguimiento del tiempo para su agencia superan con creces la molestia de utilizar un programa manual de entrada y salida.

En esta publicación de blog, le decimos por qué, como propietario o gerente de una agencia, debe considerar el seguimiento del tiempo. También compartimos consejos sobre cómo elegir el sistema de seguimiento de tiempo adecuado para su agencia.

Los beneficios del seguimiento del tiempo para los equipos de marketing remotos

Como dijo el famoso Peter Drucker: “Lo que se mide, se gestiona”.

Solo midiendo el tiempo puedes administrarlo de manera efectiva. Si lo haces correctamente, podrás disfrutar de sus múltiples beneficios, algunos de los cuales destacamos a continuación:

1. Zero-In en proyectos rentables

Como agencia, su rentabilidad está directamente relacionada con la utilización efectiva de sus recursos. Obviamente, si su equipo pierde demasiado tiempo en los proyectos equivocados, sus ganancias generales disminuirán.

Un rastreador de tiempo garantiza un seguimiento preciso del trabajo del proyecto. Sabrá la cantidad exacta de horas que los empleados realmente dedican a proyectos no rentables y obtendrá una mejor comprensión de la tarifa real frente a la tarifa facturada.

2. Descubra a sus empleados con mejor desempeño

Un estudio realizado por OC Tanner Learning Group descubrió que el 79 por ciento de los trabajadores que renunciaron a sus trabajos mencionaron la falta de reconocimiento como el factor contribuyente clave.

Como gerente, una herramienta de seguimiento del tiempo lo ayuda a identificar a los miembros de su equipo más productivos. Luego puede recompensar a los empleados por sus esfuerzos a través de varios programas de incentivos disponibles en su organización. Esto también puede servir como una llamada de atención para que los empleados de bajo rendimiento se esfuercen más la próxima vez.

Ahora, ¿cómo rastrea la productividad de los empleados remotos? Una buena herramienta de monitoreo de empleados registra automáticamente los niveles de actividad del usuario y muestra los datos claramente en una hoja de tiempo. A continuación, puede analizar el informe de un individuo o grupo, compartirlo con la alta dirección o enviarlo a un cliente.

3. Obtenga una idea de en qué son buenos los empleados

El seguimiento de la productividad de sus empleados remotos no solo lo ayuda a descubrir a los mejores, sino también en qué son buenos.

Un estudio reciente de la Universidad de Warwick muestra que los empleados felices son un 12 % más productivos. Entonces, como propietario de una agencia, le debe a su negocio mantener felices a los empleados. Una forma de hacer esto es asignarles un trabajo que les guste hacer.

Un rastreador de tiempo ofrece una forma conveniente de determinar las tareas en las que cada empleado es más eficiente. A su vez, notará un aumento en el rendimiento ya que todos están trabajando en lo que mejor saben hacer.

Otra área que puede brindar beneficios reales a los gerentes y equipos remotos es detectar problemas desde el principio. Un empleado puede estar luchando con una tarea específica, pero le resulta difícil admitirlo. El seguimiento del tiempo facilita la identificación de dichos trabajadores, a quienes luego puede capacitar o entrenar para ayudarlos a mejorar su rendimiento general.

4. Obtiene mejores estimaciones

Como gerente de proyectos, sabe que la estimación de proyectos es un arte delicado. No es fácil calcular cuánto tiempo y recursos consumiría un entregable. Se vuelve aún más complicado para las agencias de marketing dada la naturaleza de su trabajo.

Ahora, imagine un escenario en el que tenga datos históricos sobre exactamente cuánto costará un producto específico. ¿No haría estimaciones más precisas? El uso de un rastreador de tiempo le brinda suficientes datos para determinar:

• si tendrá suficiente tiempo para entregar productos o servicios de alta calidad mientras mantiene la rentabilidad del negocio,
• si está gastando más tiempo del que pagó el cliente, y
• cuánto tiempo llevará completar cada proyecto o tarea.

5. Seguimiento de cuánto esfuerzo se dedica a cada proyecto

Si factura a los clientes una cantidad fija por proyecto o está trabajando con un presupuesto específico, es fundamental monitorear el esfuerzo que se dedica a cada proyecto. Si lo hace, se asegura de no pasarse de horas y terminar en pérdidas.

Además, debe saber cómo es su horario de trabajo a lo largo del día. Una aplicación de seguimiento del tiempo será útil, ya que ofrece un método eficiente para realizar un seguimiento de las horas planificadas.

6. Cree mejores flujos de trabajo

Cuando implemente el seguimiento del tiempo del equipo remoto, comenzará a reconocer temas en su flujo de trabajo. Por ejemplo, puede notar que ciertos procesos tardan una eternidad en completarse, pero el tiempo no está justificado para la tarea. Un rastreador de tiempo ofrece datos cruciales que pueden ayudarlo a detectar flujos de trabajo eficientes e ineficientes. Quizás necesite dividir un proyecto complicado en muchas tareas más pequeñas que son más simples de lograr.

Además, puede descubrir que alentar a los miembros de su equipo remoto a controlar sus propios hábitos de trabajo puede ayudarlos a superar las distracciones y mantenerse enfocados. Con flujos de trabajo mejorados, su equipo de marketing trabajará de manera más eficiente y será más productivo.

7. Mejore la gestión de proyectos, la gestión de empleados y la colaboración en equipo

Por lo general, hay diferentes aspectos en un proyecto y, en un momento dado, habrá varios equipos trabajando en diferentes partes de un proyecto. Por lo tanto, es esencial monitorear todo lo que sucede hasta el final.

Supervisar las actividades de sus empleados le da una idea de quién está sobrecargado o no tiene suficiente trabajo. A continuación, puede reasignar las tareas en consecuencia para lograr mejores resultados.

Un rastreador de tiempo recopila todos los datos en una hoja de tiempo, lo que refleja la carga de trabajo general de cada empleado. Este nivel de transparencia lo ayudará a administrar su equipo de marketing remoto de manera más eficiente y garantizar cargas de trabajo razonables.

8. Facturación eficiente

Como agencia, lo más seguro es que factures a los clientes en función de las horas. Si ese es el caso, no puede evitar el seguimiento del tiempo de su equipo. Obtendrá hojas de tiempo precisas y su departamento de contabilidad definitivamente apreciará el acceso a datos completos sobre las horas registradas.

Se vuelve más fácil ofrecer a los clientes facturas basadas en hojas de tiempo precisas.

Consejos para elegir el software de seguimiento de tiempo adecuado para su equipo

Hay varias opciones amplias que el propietario o gerente de una agencia debe considerar al elegir un software de seguimiento de tiempo.

• Básicamente, desea un software automatizado que supervise las actividades de su equipo en segundo plano. Todo lo que el empleado debe hacer es fichar cuando comienza un proyecto. El temporizador registra automáticamente las horas de trabajo, lo que reduce el error humano común al completar manualmente las hojas de tiempo.
• Un excelente sistema de seguimiento del tiempo envía alertas y notificaciones a los usuarios, permitiéndoles saber cuánto tiempo han dedicado a una tarea. Si un empleado se olvida de encender el temporizador, recibe recordatorios para hacerlo, lo que garantiza la efectividad de los datos generados.
• Por supuesto, debe elegir una aplicación de seguimiento de tiempo que ofrezca funciones adicionales que coincidan con su modelo de negocio. Cosas como la supervisión totalmente automatizada (con capturas de pantalla opcionales) pueden permitirle realizar un seguimiento silencioso del progreso del proyecto, independientemente de la ubicación de su equipo.
• Por último, desea un rastreador de tiempo que ofrezca una estructura de informes sólida. Nadie quiere lidiar con hojas de tiempo aburridas y complicadas, por eso necesita una herramienta que genere informes fáciles de digerir. Algunos programas ofrecen informes diarios, semanales y mensuales que le permiten comprobar el rendimiento general del equipo. Los informes brindan información valiosa para la administración, como la identificación de ganancias y tendencias de crecimiento, estimaciones de presupuesto, etc.

No es tarde para comenzar a controlar el tiempo en su agencia

Tener un gran equipo con diversos talentos no es suficiente para que una agencia de marketing tenga éxito. Necesitan ayuda para coordinar, colaborar, cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto.

El seguimiento del tiempo le garantiza tomar decisiones acertadas sobre los entregables, encontrar proyectos y clientes rentables y administrar mejor los recursos. Con el tiempo, identificará áreas de oportunidad que pueden hacer que su negocio sea más exitoso.