Les 8 principaux avantages de l'utilisation d'un outil de suivi du temps pour votre équipe de marketing à distance

Une enquête de FlexJobs montre que 65% des employés ont déclaré qu'ils seraient plus productifs en travaillant à domicile. Seuls 3 % ont déclaré qu'ils seraient moins productifs. Il ne devrait donc pas être surprenant que la plupart des entreprises envisagent de rendre le travail à distance permanent.

Le passage au travail à domicile a eu des impacts significatifs sur les équipes marketing. Les entreprises comprennent désormais les avantages de réunir une équipe de marketing à distance, avec un accès à un vivier mondial de talents en tête de liste.

Cependant, le fait demeure : constituer et gérer une équipe à distance est plus difficile qu'une équipe interne. La meilleure solution pour atténuer certains de ces défis consiste à tirer parti des outils de productivité disponibles aujourd'hui.

Le logiciel de suivi du temps est l'un de ces programmes qui peut énormément aider à augmenter la productivité de l'équipe. Pourtant, certaines équipes n'utilisent pas d'application de suivi du temps, craignant que cela n'ajoute du travail supplémentaire à un emploi du temps déjà chargé. Cependant, les avantages du suivi du temps pour votre agence l'emportent largement sur les tracas liés à l'utilisation d'un programme manuel de pointage d'entrée/sortie.

Dans cet article de blog, nous vous expliquons pourquoi, en tant que propriétaire ou gestionnaire d'agence, vous devriez envisager le suivi du temps. Nous partageons également des conseils sur la façon de choisir le bon système de suivi du temps pour votre agence.

Les avantages du suivi du temps pour les équipes de marketing à distance

Comme l'a dit le célèbre Peter Drucker : « Ce qui est mesuré est géré.

Ce n'est qu'en mesurant le temps que vous pourrez le gérer efficacement. Si vous le faites correctement, vous pourrez profiter de ses nombreux avantages, dont certains sont soulignés ci-dessous :

1. Concentrez-vous sur des projets rentables

En tant qu'agence, votre rentabilité est directement liée à l'utilisation efficace de vos ressources. Évidemment, si votre équipe perd trop de temps sur les mauvais projets, vos bénéfices globaux diminueront.

Un suivi du temps assure un suivi précis du travail du projet. Vous connaîtrez le nombre exact d'heures que les employés consacrent réellement à des projets non rentables et vous comprendrez mieux le taux réel par rapport au taux facturé.

2. Découvrez vos employés les plus performants

Une étude réalisée par OC Tanner Learning Group a révélé que 79 % des travailleurs qui ont quitté leur emploi ont cité le manque d'appréciation comme facteur contributif clé.

En tant que manager, un outil de suivi du temps vous aide à identifier les membres de votre équipe les plus productifs. Vous pouvez ensuite récompenser les employés pour leurs efforts grâce à divers programmes d'incitation disponibles dans votre organisation. Cela peut également servir de rappel aux employés sous-performants pour qu'ils fassent plus d'efforts la prochaine fois.

Maintenant, comment suivez-vous la productivité des employés à distance ? Un bon outil de surveillance des employés enregistre automatiquement les niveaux d'activité des utilisateurs et affiche les données proprement dans une feuille de temps. Vous pouvez ensuite analyser le rapport d'un individu ou d'un groupe, le partager avec la direction ou l'envoyer à un client.

3. Ayez une idée de ce que font les employés

Le suivi de la productivité de vos employés à distance vous aide non seulement à découvrir les meilleurs employés, mais également ce qu'ils font de mieux.

Une étude récente de l'Université de Warwick montre que des employés heureux sont 12 % plus productifs. Ainsi, en tant que propriétaire d'agence, vous devez à votre entreprise de garder les employés heureux. Une façon d'y parvenir est de leur confier des tâches qu'ils aiment faire.

Un outil de suivi du temps offre un moyen pratique de déterminer les tâches pour lesquelles chaque employé est le plus efficace. À son tour, vous remarquerez une amélioration des performances puisque tout le monde travaille sur ce qu'il fait le mieux.

Un autre domaine qui peut apporter de réels avantages aux managers et aux équipes distantes est la détection précoce des problèmes. Un employé peut être aux prises avec une tâche spécifique, mais a du mal à l'admettre. Le suivi du temps facilite l'identification de ces travailleurs, que vous pouvez ensuite former ou coacher pour les aider à améliorer leurs performances globales.

4. Vous obtenez de meilleures estimations

En tant que chef de projet, vous savez que l'estimation de projet est un art délicat. Il n'est pas facile de déterminer combien de temps et de ressources un livrable consommerait. Cela devient encore plus compliqué pour les agences de marketing compte tenu de la nature de leur travail.

Maintenant, imaginez un scénario dans lequel vous disposez de données historiques sur le coût exact d'un livrable spécifique. Cela ne ferait-il pas des estimations plus précises? L'utilisation d'un compteur de temps vous donne suffisamment de données pour déterminer :

• si vous disposez de suffisamment de temps pour fournir des produits ou des services de qualité supérieure tout en assurant la rentabilité de l'entreprise,
• si vous passez plus de temps que le client a payé, et
• combien de temps chaque projet ou tâche prendra pour terminer.

5. Suivez les efforts consacrés à chaque projet

Si vous facturez aux clients un montant fixe par projet ou si vous travaillez avec un budget spécifique, il est primordial de surveiller l'effort consacré à chaque projet. Cela garantit que vous ne dépassez pas les heures et que vous ne subissez pas de pertes.

De plus, vous devez savoir à quoi ressemble votre horaire de travail tout au long de la journée. Une application de suivi du temps vous sera alors utile car elle offre une méthode efficace pour suivre vos heures planifiées.

6. Créez de meilleurs flux de travail

Lorsque vous implémentez le suivi du temps de l'équipe à distance, vous commencerez à reconnaître des thèmes dans votre flux de travail. Par exemple, vous remarquerez peut-être que certains processus prennent une éternité à se terminer, mais le temps n'est pas justifié pour la tâche. Un outil de suivi du temps offre des données cruciales qui peuvent vous aider à détecter les flux de travail efficaces et inefficaces. Peut-être avez-vous besoin de décomposer un projet compliqué en plusieurs petites tâches plus simples à réaliser.

De plus, vous constaterez peut-être qu'encourager les membres de votre équipe à distance à surveiller leurs propres habitudes de travail peut les aider à surmonter les distractions et à rester concentrés. Avec des flux de travail améliorés, votre équipe marketing travaillera plus efficacement et deviendra plus productive.

7. Améliorer la gestion de projet, la gestion des employés et la collaboration d'équipe

Habituellement, un projet comporte différents aspects et, à tout moment, plusieurs équipes travaillent sur différentes parties d'un projet. Il est donc essentiel de surveiller tout ce qui se passe jusqu'à la fin.

Le suivi des activités de vos employés vous permet de savoir qui est surchargé ou sous-employé. Vous pouvez ensuite réaffecter les tâches en conséquence pour obtenir de meilleurs résultats.

Un compteur de temps rassemble toutes les données sur une feuille de temps, reflétant la charge de travail globale de chaque employé. Ce niveau de transparence vous aidera à gérer plus efficacement votre équipe de marketing à distance et à garantir des charges de travail raisonnables.

8. Facturation efficace

En tant qu'agence, vous facturez très certainement les clients en fonction des heures. Si tel est le cas, vous ne pouvez pas éviter de suivre le temps de votre équipe. Vous obtiendrez des feuilles de temps précises et votre service de comptabilité appréciera certainement l'accès à des données complètes sur les heures enregistrées.

Il devient plus facile de proposer aux clients des factures basées sur des feuilles de temps précises.

Conseils pour choisir le bon logiciel de suivi du temps pour votre équipe

Il existe plusieurs options générales qu'un propriétaire ou un gestionnaire d'agence devrait considérer lors du choix d'un logiciel de suivi du temps.

• Fondamentalement, vous voulez un logiciel automatisé qui surveille les activités de votre équipe en arrière-plan. Tout ce que l'employé doit faire, c'est pointer au démarrage d'un projet. La minuterie enregistre automatiquement les heures de travail, réduisant ainsi les erreurs humaines courantes lors du remplissage manuel des feuilles de temps.
• Un excellent système de suivi du temps envoie des alertes et des notifications aux utilisateurs, leur permettant de savoir combien de temps ils ont passé sur une tâche. Si un employé oublie d'activer la minuterie, il reçoit des rappels pour le faire, garantissant ainsi l'efficacité des données générées.
• Bien sûr, vous devez choisir une application de suivi du temps qui offre des fonctionnalités supplémentaires qui correspondent à votre modèle commercial. Des éléments tels que la surveillance entièrement automatisée (avec des captures d'écran facultatives) peuvent vous permettre de suivre en silence l'avancement du projet, quel que soit l'emplacement de votre équipe.
• Enfin, vous voulez un outil de suivi du temps qui offre une structure de rapport robuste. Personne ne veut gérer des feuilles de temps ennuyeuses et compliquées, c'est pourquoi vous avez besoin d'un outil qui génère des rapports faciles à digérer. Certains programmes proposent des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour vous permettre de vérifier les performances globales de l'équipe. Les rapports fournissent des informations précieuses à la direction, telles que l'identification des bénéfices et des tendances de croissance, les estimations budgétaires, etc.

Il n'est pas tard pour commencer à suivre le temps passé dans votre agence

Avoir une grande équipe avec des talents divers n'est pas suffisant pour qu'une agence de marketing réussisse. Ils ont besoin d'aide pour coordonner, collaborer, respecter les délais et respecter le budget.

Le suivi du temps vous permet de prendre des décisions judicieuses concernant les livrables, de trouver des projets et des clients rentables et de mieux gérer les ressources. Au fil du temps, vous identifierez les domaines d'opportunité qui peuvent rendre votre entreprise plus prospère.