8 Manfaat Teratas Menggunakan Pelacak Waktu untuk Tim Pemasaran Jarak Jauh Anda

Sebuah survei oleh FlexJobs menunjukkan bahwa 65 persen karyawan mengatakan mereka akan lebih produktif bekerja dari rumah. Hanya tiga persen yang menyatakan akan kurang produktif. Seharusnya tidak mengejutkan, bahwa sebagian besar perusahaan sedang mempertimbangkan untuk membuat pekerjaan jarak jauh menjadi permanen.

Pergeseran ke bekerja dari rumah memiliki dampak signifikan pada tim pemasaran. Perusahaan sekarang memahami manfaat menyatukan tim pemasaran jarak jauh, dengan akses ke kumpulan bakat global yang menempati urutan teratas.

Namun, faktanya tetap ada—membangun dan mengelola tim jarak jauh lebih sulit daripada tim internal. Solusi terbaik untuk mengurangi beberapa tantangan ini adalah dengan memanfaatkan alat produktivitas yang tersedia saat ini.

Perangkat lunak pelacakan waktu adalah salah satu program yang dapat sangat membantu meningkatkan produktivitas tim. Namun, beberapa tim tidak menggunakan aplikasi pelacakan waktu, karena khawatir akan menambah pekerjaan tambahan ke jadwal yang sudah padat. Namun, keuntungan pelacakan waktu untuk biro iklan Anda jauh lebih besar daripada kerumitan menggunakan program clock-in/clock-out manual.

Dalam posting blog ini, kami memberi tahu Anda mengapa, sebagai pemilik atau pengelola agensi, Anda harus mempertimbangkan pelacakan waktu. Kami juga berbagi kiat tentang cara memilih sistem pelacakan waktu yang tepat untuk biro iklan Anda.

Manfaat Pelacakan Waktu untuk Tim Pemasaran Jarak Jauh

Seperti yang dikatakan oleh Peter Drucker yang terkenal: "Apa yang diukur akan dikelola."

Hanya dengan mengukur waktu Anda dapat mengelolanya secara efektif. Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda dapat menikmati banyak manfaatnya, beberapa di antaranya kami soroti di bawah ini:

1. Zero-In pada Proyek yang Menguntungkan

Sebagai agen, profitabilitas Anda secara langsung terkait dengan pemanfaatan sumber daya Anda secara efektif. Jelas, jika tim Anda membuang terlalu banyak waktu untuk proyek yang salah, keuntungan Anda secara keseluruhan akan menurun.

Pelacak waktu memastikan pelacakan pekerjaan proyek yang akurat. Anda akan mengetahui jumlah jam yang sebenarnya dihabiskan karyawan untuk proyek yang tidak menguntungkan, dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tarif sebenarnya versus tarif yang ditagih.

2. Temukan Karyawan Anda yang Berkinerja Terbaik

Sebuah studi oleh OC Tanner Learning Group menemukan bahwa 79 persen pekerja yang berhenti dari pekerjaan mereka menyebutkan kurangnya penghargaan sebagai faktor utama yang berkontribusi.

Sebagai manajer, alat pelacak waktu membantu Anda mengidentifikasi anggota tim Anda yang paling produktif. Anda kemudian dapat memberi penghargaan kepada karyawan atas upaya mereka melalui berbagai program insentif yang tersedia di organisasi Anda. Ini juga dapat berfungsi sebagai peringatan bagi karyawan yang berkinerja buruk untuk berusaha lebih keras di lain waktu.

Sekarang, bagaimana Anda melacak produktivitas karyawan jarak jauh? Alat pemantauan karyawan yang baik secara otomatis mencatat tingkat aktivitas pengguna dan menampilkan data dengan rapi dalam lembar waktu. Anda kemudian dapat menganalisis laporan individu atau grup, membagikannya dengan manajemen puncak atau mengirimkannya ke klien.

3. Pahami Kebaikan Karyawan

Melacak produktivitas karyawan jarak jauh Anda tidak hanya membantu Anda menemukan yang berkinerja terbaik tetapi juga apa yang mereka kuasai.

Sebuah studi baru-baru ini oleh University of Warwick menunjukkan bahwa karyawan yang bahagia 12 persen lebih produktif. Jadi, sebagai pemilik agensi, Anda berhutang pada bisnis Anda untuk membuat karyawan senang. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menugaskan mereka pekerjaan yang mereka sukai.

Pelacak waktu menawarkan cara mudah untuk mengetahui tugas yang paling efisien dilakukan oleh setiap karyawan. Pada gilirannya, Anda akan melihat peningkatan kinerja karena semua orang mengerjakan yang terbaik.

Area lain yang dapat membawa manfaat nyata bagi manajer dan tim jarak jauh adalah menemukan masalah sejak dini. Seorang karyawan mungkin berjuang dengan tugas tertentu tetapi merasa sulit untuk mengakuinya. Pelacakan waktu memudahkan untuk mengidentifikasi pekerja tersebut, yang kemudian dapat Anda latih atau latih untuk membantu mereka meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan.

4. Anda Mendapatkan Perkiraan Lebih Baik

Sebagai manajer proyek, Anda tahu bahwa estimasi proyek adalah seni yang rumit. Tidak mudah untuk mengetahui berapa banyak waktu dan sumber daya yang akan dikonsumsi oleh kiriman. Itu menjadi lebih rumit bagi agen pemasaran mengingat sifat pekerjaan mereka.

Sekarang, bayangkan skenario di mana Anda memiliki data historis tentang berapa tepatnya biaya pengiriman tertentu. Bukankah itu membuat perkiraan yang lebih akurat? Menggunakan pelacak waktu memberi Anda cukup data untuk menentukan:

• jika Anda memiliki cukup waktu untuk memberikan produk atau layanan berkualitas tinggi sambil menjaga bisnis tetap menguntungkan,
• jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang dibayar klien, dan
• berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap proyek atau tugas untuk diselesaikan.

5. Lacak Berapa Banyak Upaya yang Dilakukan untuk Setiap Proyek

Jika Anda menagih klien dalam jumlah tetap berdasarkan proyek atau bekerja dengan anggaran tertentu, sangat penting untuk memantau upaya yang dilakukan setiap proyek. Melakukannya memastikan Anda tidak menghabiskan waktu berjam-jam dan berakhir dengan kerugian.

Selain itu, Anda harus tahu seperti apa jadwal kerja Anda sepanjang hari. Aplikasi pelacakan waktu akan berguna karena menawarkan metode yang efisien untuk melacak jam yang Anda rencanakan.

6. Bangun Alur Kerja yang Lebih Baik

Saat Anda menerapkan pelacakan waktu tim jarak jauh, Anda akan mulai mengenali tema dalam alur kerja Anda. Misalnya, Anda mungkin melihat proses tertentu membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan, tetapi waktunya tidak tepat untuk tugas tersebut. Pelacak waktu menawarkan data penting yang dapat membantu Anda mendeteksi alur kerja yang efisien dan tidak efisien. Mungkin, Anda perlu memecah proyek yang rumit menjadi banyak tugas kecil yang lebih sederhana untuk dicapai.

Selain itu, Anda mungkin menemukan bahwa mendorong anggota tim jarak jauh Anda untuk memantau kebiasaan kerja mereka sendiri dapat membantu mereka mengatasi gangguan dan tetap fokus. Dengan alur kerja yang lebih baik, tim pemasaran Anda akan bekerja lebih efisien dan menjadi lebih produktif.

7. Meningkatkan Manajemen Proyek, Manajemen Karyawan, dan Kolaborasi Tim

Biasanya, ada aspek yang berbeda untuk sebuah proyek, dan pada waktu tertentu, akan ada beberapa tim yang mengerjakan bagian yang berbeda dari sebuah proyek. Oleh karena itu penting untuk memantau segala sesuatu yang terjadi sampai akhir.

Memantau aktivitas karyawan Anda memberi Anda wawasan tentang siapa yang kelebihan beban atau kurang bekerja. Anda kemudian dapat menetapkan kembali tugas yang sesuai untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Pelacak waktu mengumpulkan semua data pada lembar waktu, yang mencerminkan beban kerja keseluruhan setiap karyawan. Tingkat transparansi ini akan membantu Anda mengelola tim pemasaran jarak jauh secara lebih efisien dan memastikan beban kerja yang wajar.

8. Faktur yang Efisien

Sebagai agen, Anda pasti menagih klien berdasarkan jam. Jika itu masalahnya, Anda tidak dapat menghindari pelacakan waktu tim Anda. Anda akan mendapatkan lembar waktu yang akurat, dan departemen akuntansi Anda pasti akan menghargai akses ke data komprehensif pada jam yang dicatat.

Menjadi lebih mudah untuk menawarkan faktur kepada klien berdasarkan lembar waktu yang akurat.

Tips Memilih Perangkat Lunak Pelacakan Waktu yang Tepat untuk Tim Anda

Ada beberapa opsi luas yang harus dipertimbangkan oleh pemilik atau manajer agensi ketika memilih perangkat lunak pelacakan waktu.

• Pada dasarnya, Anda menginginkan perangkat lunak otomatis yang memantau aktivitas tim Anda di latar belakang. Yang perlu dilakukan karyawan hanyalah masuk saat memulai sebuah proyek. Pengatur waktu secara otomatis mencatat jam kerja, mengurangi kesalahan manusia yang biasa terjadi dengan mengisi lembar waktu secara manual.
• Sistem pelacakan waktu yang sangat baik mengirimkan peringatan dan pemberitahuan kepada pengguna, memberi tahu mereka berapa banyak waktu yang telah mereka habiskan untuk suatu tugas. Jika seorang karyawan lupa menyalakan pengatur waktu, mereka mendapatkan pengingat untuk melakukannya, memastikan efektivitas data yang dihasilkan.
• Tentu saja, Anda harus memilih aplikasi pelacakan waktu yang menawarkan fitur tambahan yang sesuai dengan model bisnis Anda. Hal-hal seperti pemantauan otomatis penuh (dengan tangkapan layar opsional) dapat memungkinkan Anda melacak kemajuan proyek secara diam-diam, terlepas dari lokasi tim Anda.
• Terakhir, Anda menginginkan pelacak waktu yang menawarkan struktur pelaporan yang kuat. Tidak ada yang mau berurusan dengan lembar waktu yang membosankan dan rumit, itulah sebabnya Anda memerlukan alat yang menghasilkan laporan yang mudah dicerna. Beberapa program menawarkan laporan harian, mingguan, dan bulanan untuk memungkinkan Anda memeriksa kinerja tim secara keseluruhan. Laporan memberikan wawasan yang berharga bagi manajemen, seperti mengidentifikasi keuntungan dan tren pertumbuhan, estimasi anggaran, dan sebagainya.

Belum Terlambat untuk Mulai Melacak Waktu di Agensi Anda

Memiliki tim yang hebat dengan beragam talenta tidak cukup untuk membuat agensi pemasaran berhasil. Mereka membutuhkan bantuan untuk berkoordinasi, berkolaborasi, memenuhi tenggat waktu, dan tetap sesuai anggaran.

Pelacakan waktu memastikan Anda membuat keputusan yang tepat tentang hasil, menemukan proyek dan klien yang menguntungkan, dan mengelola sumber daya dengan lebih baik. Seiring waktu, Anda akan mengidentifikasi area peluang yang dapat membuat bisnis Anda lebih sukses.