2022'de Ekipler İçin En İyi İletişim Yazılımı – Bugün İhtiyacınız Olan 3 Tür

COVID-19 pandemisinin en başında, bazı şeylerin farkına vardık.

Enfekte olabileceğimizi biliyorduk, seyahat etmenin daha zor olacağını ve siyasetin yanı sıra ekonominin de kaotik olacağını biliyorduk. Ama geldiğini görmediğimiz bir şey epistemolojik bir krizdi.

Bilinmeyen bir virüs türü olduğu için COVID-19 ile ilgili herhangi bir veri yoktu ve bu nedenle yalan haber miktarı çok fazlaydı. Bilgi yalan oldu, iletişim kesildi .

Aynı şekilde işyeri alanında da benzer bir durum yaşandı.

Birçok şirket ve işletme işi eve götürdükçe, özellikle ekipler tarafından ve ekipler halinde yapılan işin verimliliği düştü.

Ama neden?

Herkes kendi evinin rahatlığında çalışmaktan daha rahat olmaz mı?

İşe gidip gelmeyi fotoğraftan çıkarmak, verimliliğe ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olmaz mı?

Gelecek ev ofisleri değil miydi?

Orada açılacak çok şey var, ama kesin olan bir şey var. Ekip üyeleri bireysel olarak hareket edemezler . Aynı çalışma ortamını paylaşmadan, çoğu şirketin verimlilik oranlarının düştüğünü bildirmesi şaşırtıcı değil.

Ama neyse ki, teknolojinin öncüleri direksiyona geçti ve bir kez daha mükemmel ekip ortamını yaratmak için araçları tanıttı. Çözümü bulduğumuz yıl 2020 ve 2021 iken, 2022 de ustalaşacağımız yıl olacak gibi görünüyor. Bugün, 2022'de ekipler için en iyi iletişim araçlarına bakıyoruz.

En iyi ekip iletişim araçları listemize başlamadan önce, bunların gerçekte ne olduğunu ve neden bu kadar önemli olduklarını hatırlayalım.

İletişim aracı nedir?

Bir iletişim aracı veya iletişim yazılımı , iki veya daha fazla tarafın birbiriyle iletişim kurmasına yardımcı olan bir araçtır. Sadece sohbet odaları ve e-posta araçları gibi araçları içeriyormuş gibi görünse de, aslında video konferans araçlarını, dosya paylaşım araçlarını ve benzer şekilde proje yönetimi araçlarını kapsar. İletişim mutlaka sözlü değildir ve bu tür bir yazılım yardımıyla ortaklaşa hazırlanmış bir sunum şeklini alabilir.

Neden iletişim araçlarına ihtiyacınız var?

Bir takımın ana anlaşması her zaman iletişim ve işbirliğidir.

Elinizde güzel bir resim olabilir ama çerçeveye uymuyorsa duvara asamazsınız.

İletişim araçları her zaman hayatiydi ama pandemi sırasında uygun araçların olmaması ve/veya bunları maksimum maliyetle işletmelere çok para kazandırmak için kullanamamak. Geçen yıl, ekipler için iletişim araçlarının öneminin fiziksel kanıtı oldu. Büyüklüğü ne olursa olsun, tüm şirketler artık işleri için en uygun araç paketini arıyor. Ancak bunun neden önemli olduğunu bilmeden, aracı sonuna kadar çalıştıramazsınız.

İletişim araçlarının faydaları

bir mikro ofis

Her şeyden önce, tüm ofisi bir iletişim aracına koyabilirsiniz.

Sırt ve kale ofis gezilerinin koşuşturması azaltılabilir. Evden çalışıyorsanız daha da iyi. Bir çalışanın işe gidemediği zamanlar için de aynı şey geçerli. Büyük fikir, fiziksel olarak orada olmadığımızda bile araca hepimizin erişebilmesidir.

Hesap verebilirlik maksimize edildi

En soluk mürekkep, en keskin bellekten daha iyidir - veya bizim durumumuzda en küçük piksel, en keskin bellekten daha iyidir.

Eskiden e-posta çılgınlığında olduğu gibi, yazılı olanın söylenenden daha güvenli olduğunu iletişim araçlarıyla bir kez daha hatırlıyoruz. Yanlış anlamalar iş dünyasında beklediğinizden çok daha yaygın olduğundan, güvenli şeritte devam etmek ve konvoyu araç üzerinde sürdürmek en iyisidir.

Veri dostu

Faydaları burada listeleyebileceğimizden çok daha fazla olsa da, son olarak, bir iletişim aracı anlamlı verileri üretmek, paylaşmak ve saklamak için en iyisidir.

Bir iletişim aracı, "bir araç üzerinden konuşma" kavramını kapsar ve işbirliği içinde içerik ve ürünler üretmenize, dosyaları anında paylaşmanıza ve kalıcı olarak saklamanıza olanak sağlayacak araç türlerini kapsar. Hepsinin, sahip olduğumuz tek şeyin çevrimiçi araçlar olduğu kilitleme koşullarında kullanışlı olmaktan daha fazlası olduğu kanıtlandı.

Ne tür iletişim araçları var?

Bir iletişim aracının tanımı oldukça düz olsa da, bu tanımın çeşitli araç türlerini kapsadığı doğrudur. Aslında, iletişimi birincil veya bazen ikincil gücü olarak gören herhangi bir araç, bir iletişim aracı olarak kabul edilebilir.

Tüm iletişim araçları belirli bir araç türü olarak tanımlanmaz ve çoğu birkaç amaca hizmet eder. Ancak, ana ve en önemli araç türleri şunlardır:

• Ekip üyelerinin gerçek zamanlı sözlü iletişimine odaklanan gerçek zamanlı sohbet araçları
• Fiziksel toplantı bir seçenek olmadığında üyelerin toplantı düzenlemesine izin veren sesli ve görüntülü konferans araçları
• Bir ekipteki belirli projelerin iş akışını görselleştirmeye yardımcı olan proje yönetimi araçları

Dosya paylaşım araçları, belge işbirliği araçları ve dahili iletişim araçları gibi birkaç başka araç türü olmasına rağmen, yukarıda listelenen kategorilere giren araçların çoğu bu tür özelliklere sahip olma eğilimindedir ve bu nedenle çoğu zaman öncelik verilmez. Bugün ana üç türe odaklanıyoruz.

Lafı daha fazla uzatmadan, ofis içinde ve dışında ekibinizin performansını hızla artırmak için ihtiyacınız olan iletişim araçlarının listesi burada.

Gerçek Zamanlı Sohbet Araçları

E-postaların iş hayatında oynadığı rolü hepimiz biliyoruz.

Bu çok büyük ve – şimdilik – görünüşte yeri doldurulamaz bir rol. Ancak ekipler, özellikle sürekli aynı ortamı paylaşmadıklarında, gerçek zamanlı sohbetin rahatlığına ihtiyaç duyarlar. Bu nedenle, ekibinizin hala gerçek zamanlı bir sohbet aracı yoksa, bir tane edinmek harikalar yaratacaktır.

Ama hangisini seçmeli?

Gevşek

Slack, 2020'den önce önde gelen ekip iletişim araçlarından biriydi ve sadece 2022'de popüler olmaya devam edecek gibi görünüyor.

Takımın gerçek zamanlı iletişimi için esasen iyidir, ancak burada bitmiyor. Slack, 2.200'den fazla uygulama ve araçla entegre edilebilir, otomatik iş akışları oluşturmanıza yardımcı olur ve dosyaları paylaşmanıza olanak tanır. Özellikle sevdiğim bir özellik, farklı şirketlerden ekiplerle bile, kendi ekibinizle yaptığınız gibi farklı ekiplerle çalışmanıza izin vermesidir.

Bu İsviçre çakısı, küçük ve orta ölçekli işletmeler için aylık 6.67 $ ve daha büyük olanlar için aylık 12.50$ fiyatla geliyor. Enterprise Grid katmanıyla, Slack'te 500.000'e kadar kişi alabilir ve endişelenmeyin, yeni başlayanlar için fazlasıyla yeterli olacak tekil ekipler için ücretsiz bir sürümü vardır.

Hepsinden önemlisi, Slack bilgisayarınızda ve bir uygulama olarak mevcuttur. Hareket halindeyken yapın!

Microsoft Ekipleri

Salgın sırasında eğitim için harika bir seçenek olan Microsoft Teams, geçen yıl daha da popüler hale geldi.

Ekip iletişimi ve işbirliği için zaten harikaydı ancak en son güncellemelerle tüm ekipler için bir zorunluluk haline geldi. Microsoft Teams aynı zamanda esas olarak gerçek hayattaki iletişim tabanlı bir araç olsa da, onu daha da çekici kılan bazı özellikler vardır. MS Teams ile video konferans veya arama şeklinde toplantılar düzenleyebilir, dosyalar üzerinde gerçek zamanlı olarak ortaklaşa çalışabilir, bunları paylaşabilir ve saklayabilirsiniz. Ancak MS Teams'in en iyi yanı, muhtemelen bir Microsoft ürünü olmasıdır. MS ürünlerine aşina olan bir ekibiniz varsa, ekibiniz için olan Microsoft Teams'dir.

Microsoft 365 İş paketinin bir parçası olarak satılan Microsoft Teams , temel katman için kullanıcı başına aylık 5,00 ABD doları fiyatla gelir. Standart katman, kullanıcı başına aylık 12,50 ABD doları, Office 365 E3 katmanı ise kullanıcı başına aylık 20,00 ABD dolarıdır. Slack gibi, Teams de her özelliğin en temel sürümlerini kapsayan ve daha az ekip üyesi kapasitesi olan ücretsiz bir katmana sahiptir.

Sesli ve Görüntülü Konferans araçları

Slack ve Microsoft Teams gibi araçlar toplantı yapma ihtiyacını karşılasa da, daha büyük ekipler veya henüz bu tür araçlara maddi gücü yetmeyen ekipler için yetersiz gelebilir .

Ayrıca, pandemi çevrimiçi toplantı fırsatlarından daha fazla haberdar olmamızı sağladığından, artık sesli veya görüntülü konferans için daha fazla seçeneğe ihtiyacımız olabilir. Hatırlanması gereken bir şey daha, ekip dışından biriyle çalışma şansımızdır. Kişiyi karmaşık ekip araçlarına bulaştırmamak en iyisidir. Her durumda, konferanslar için ayrı ve özel bir araca sahip olmak en iyisidir.

İşte sevdiğimiz bazıları.

yakınlaştır

Zoom'un geçen yıl sahip olduğu talep artışını ifade edecek hiçbir kelime yok.

Açıkçası, hala birinci sınıf, çok talep edilen bir araç ve özellikler sadece daha iyi hale geliyor. Zoom, görüntülü veya sadece sesli toplantılar yapabileceğiniz bir araçtır. Katılımcılar sohbet kutusunda sohbet edebilir, el kaldırabilir ve ekranı paylaşabilir. Toplantı sahibi ekip için anketler oluşturabilir, katılımcıları ara odalarına yerleştirebilir ve ekstra güvenlik için bir bekleme odası oluşturabilir. En iyi yanı, tüm özelliklerin uyarlanabilir ve özelleştirilebilir olmasıdır.

Zoom için profesyonel katman 149,90$/yıl/lisans fiyatıyla gelir ve küçük ekipler için en iyi seçenektir, işletme katmanı 199,90$/yıl/lisans ve kurumsal katman 240$/yıl/lisanstır . Her zamanki gibi, Zoom'un ayrıca 40 dakikaya kadar veya sınırsız bire bir toplantılar düzenleyebileceğiniz ücretsiz bir sürümü de var.

Cisco WebEx Toplantıları

Cisco WebEx, Zoom'a çok benzer, yalnızca daha az popülerdir.

Özellikle hiçbir eksiği olmadığı için değil, Zoom en kritik zamanlarda pazarlamada daha iyi bir iş çıkardığı için. Aslında Cisco WebEx, incelemelere göre nispeten daha büyük işletmeler tarafından daha çok tercih ediliyor. CNN ve Jimmy Kimmel Live gibi büyük müşteriler – vay be – Cisco WebEx kullanıyor.

Peki, WebEx'i Zoom ile karşılaştırılabilir kılan tam olarak nedir?

Birkaç benzersiz özelliği var. Örneğin, WebEx'in bir katılım algılama aracı vardır ve genel olarak katılımcılar hakkında daha fazla bilgi görmenizi sağlar. WebEx'in tanıttığı bir diğer çok yenilikçi özellik, sizin ve daha fazlası için not alabilen dijital bir toplantı içi asistandır. İyi bir alternatif gerçekten.

Cisco WebEx, ana bilgisayar/ay başına 13,50 ABD doları başlangıç ​​fiyatıyla gelir, artı katman, ana bilgisayar/ay başına 17,95 ABD dolarıdır ve işletme katmanı, ana bilgisayar/ay başına 26,95 ABD dolarıdır. Tıpkı daha popüler muadili gibi, WebEx'in de 200'e kadar katılımcıyla 40 dakikalık toplantılar düzenleyebileceğiniz ücretsiz bir sürümü vardır.

Proje Yönetimi

Bir projeyi yönetmek, kağıt üzerinde veya e-posta yoluyla yapabileceğiniz bir şey değildir.

Tüm ekip aynı odada olsa bile, bazı işler bireysel olarak yapılmalıdır. Bir proje yönetimi aracıyla, takım arkadaşlarınızın neler yaptığını gerçek zamanlı olarak görebilir, ayrıca belirli görevleri ve dosyaları takip edip bunlara katkıda bulunabilirsiniz.

Takım çalışması

Müşterileri arasında Disney, Netflix, Spotify ve PayPal'a sahip olan Teamwork, şimdiden değerli olduğunu kanıtlıyor.

Ürün düzeyinde, Ekip Çalışması bir proje yönetim aracından beklediğiniz her şeye sahiptir. Yazılımın kullanım kolaylığı ve çok sayıda özelleştirilebilir özellik ile ekipte bütünlük oluşturmanın ve tek tıklamayla yapmanın yollarını sunar. Çok beklenen bir özellik, ekip üyelerine verilen görevleri ve tüm kapasiteyi görmenizi sağlayan “iş yükü” özelliğidir.

Profesyonel katman, kullanıcı başına aylık 10 ABD doları (yıllık faturalandırılır) fiyatına gelirken, premium katman, kullanıcı başına aylık 18 ABD dolarıdır (yıllık faturalandırılır). 5 üye ile 2 projeye kadar çalışabileceğiniz ücretsiz bir sürümü var.

Kissflow Projesi

HubSpot, Domino's, Michelin ve Pepsi gibi ünlü müşterilere sahip bir başka güçlü araç olan Kissflow Project, merkezde etkili işbirliği ile mükemmel şekilde organize edilmiş iş akışları sunar.

Kissflow Project ile kişisel favorim Matrix modu gibi özel görünümler sayesinde takımda olup biten her şeyin net bir görünümünü elde edersiniz. Ekip üyeleri, görevleri devam ediyor, beklemede ve tamamlandı olarak etiketler, bu da tüm ekip için harika bir zaman tasarrufu sağlar. Kissflow Projesi'nin bir diğer güçlü yanı, projeleri büyük ölçüde etkileyebilecek çok sayıda faktörü hesaba katan raporlama özellikleridir .

Kissflow Project, 3 kullanıcı ve 1 proje için ücretsiz bir katmana sahiptir ve basit raporlar, 10 GB depolama sınırı ve son tarih işlevleri içerir. 5 kullanıcı ve 5 proje için başlangıç ​​katmanı ayda 35 ABD doları fiyatla gelirken, kurumsal katmanın fiyatı özel olarak belirlenir.

Tıklama

ClickUp, "her hafta bir gün kazanmanıza" yardımcı olur. Bu onların kendi sözleri olsa da, ClickUp'ı günlük işler ve proje yönetimi için kullanan bir organizasyonun üyesi olarak, aracın zamandan tasarruf etmemize yardımcı olduğunu söyleyebilirim.

Diğer proje yönetimi araçlarına kıyasla büyük farklılıkları yoktur, ancak kullanıcı arayüzünün kullanım kolaylığı ve kullanım kolaylığı, araçta daha kolay gezinmenize yardımcı olarak günlük görevlerinizi yönetmeyi kolay bir iş haline getirir.

Ayrıca Zaman Takibi, Aşırı Yük Yönetimi, Otomasyonlar vb. gibi birçok işlevle ekibiniz hakkında değerli bilgiler edinmenize ve tekrarlayan süreçleri otomatikleştirmenize yardımcı olur.

Çözüm

Doğru araçları seçmek tüm işletmeler için kritik öneme sahiptir.

Ayrıca, şirketin büyüklüğü ve sektörü çok dikkatli bir şekilde ele alınmalıdır. Bir aracın en iyisi olduğunu ve buna ihtiyacınız olduğunu düşündüğünüzde bile, iki ayrı aracın özelliklerini sunabilecek başka bir araç olabilir.

Artık en önemli iletişim araçları türleri için önerilerimizi öğrendiğinize göre, işletmenizin neye ihtiyacı olduğuna karar vermeye hazırsınız.

Sıkça Sorulan Sorular

Neden bir ekip iletişim yazılımı kullanmalıyım?

Bir ekip iletişim yazılımı, kuruluşunuz arasında hesap verebilirliği artırmanıza ve ekip üyeleri ile farklı ekipler arasında sağlıklı bir iletişim hattı sağlamanıza yardımcı olabilir.

Ekip üyelerinden gelen soruları yanıtlamanın en iyi yolu hangi iletişim aracıdır?

Slack ve Microsoft Teams gibi takım iletişim araçlarının çoğu, takım arkadaşlarınızla sohbet etmenize olanak tanırken, Notion, ClickUp veya Asana gibi proje yönetimi araçları da benzer işlevler sağlayabilir.