El mejor software de comunicación para equipos en 2022: 3 tipos que NECESITA hoy

Al comienzo de la pandemia de COVID-19, nos hemos dado cuenta de ciertas cosas.

Sabíamos que nos podíamos contagiar, sería más difícil viajar y la política, además de la economía, sería un caos. Pero una cosa que no vimos venir fue una crisis epistemológica.

Al ser un tipo de virus desconocido, no había ningún dato sobre el COVID-19 y la cantidad de noticias falsas por este hecho era enorme. La información se convirtió en mentira, la comunicación se perdió .

Asimismo, una situación similar se produjo en el ámbito laboral.

A medida que muchas empresas y negocios se llevaban el trabajo a casa, especialmente la eficiencia del trabajo realizado por y en equipo se desplomó.

¿Pero por qué?

¿No se sentirían todos más cómodos trabajando en la comodidad de sus propios hogares?

¿Eliminar los viajes diarios no ayudaría con la eficiencia y el ahorro de tiempo?

¿No eran las oficinas en casa el futuro?

Hay mucho que desempacar allí, pero una cosa es segura. Los miembros del equipo no pueden actuar individualmente . Sin compartir el mismo ambiente de trabajo, no es una sorpresa que la mayoría de las empresas reportaron una caída en las tasas de eficiencia.

Pero afortunadamente, los pioneros de la tecnología tomaron el volante e introdujeron herramientas para crear el entorno de equipo perfecto una vez más. Si bien 2020 y 2021 fueron los años en que encontramos la solución, 2022 parece ser el año en que la dominaremos. Hoy estamos analizando las mejores herramientas de comunicación para equipos en 2022.

Antes de comenzar con nuestra lista de las mejores herramientas de comunicación en equipo, recordemos qué son realmente y por qué son tan importantes.

¿Qué es una herramienta de comunicación?

Una herramienta de comunicación o software de comunicación es una herramienta que ayuda a dos o más partes a comunicarse entre sí. Aunque puede parecer que solo involucra herramientas como salas de chat y herramientas de correo electrónico, de hecho abarca herramientas de videoconferencia, herramientas para compartir archivos y herramientas de administración de proyectos. La comunicación no es necesariamente verbal y puede tomar la forma de una presentación preparada en colaboración con la ayuda de dicho software.

¿Por qué necesitas herramientas de comunicación?

El trato principal de un equipo es siempre la comunicación y la colaboración.

Puedes tener un cuadro bonito a mano, pero si no encaja en el marco no puedes colgarlo en la pared.

Las herramientas de comunicación siempre fueron vitales, pero la falta de herramientas adecuadas y/o no poder usarlas al máximo le costó mucho dinero a las empresas durante la pandemia. El año pasado se convirtió en la prueba física de la importancia de las herramientas de comunicación para los equipos. No importa el tamaño, todas las empresas buscan ahora el paquete de herramientas óptimo para su negocio. Pero sin saber por qué es importante, no puedes trabajar la herramienta al máximo.

Beneficios de las herramientas de comunicación.

una microoficina

En primer lugar, puede poner toda la oficina en una herramienta de comunicación.

Se puede reducir el ajetreo de los viajes de regreso a la oficina. Aún mejor si trabajas desde casa. Es lo mismo para cuando un empleado no pudo llegar al trabajo. La gran idea es que todos tengamos acceso a la herramienta incluso cuando no estemos físicamente allí.

Rendición de cuentas al máximo

La tinta más pálida es mejor que la memoria más nítida o, en nuestro caso, el píxel más pequeño es mejor que la memoria más nítida.

Al igual que sucedió con el frenesí de los correos electrónicos en el pasado, una vez más recordamos con las herramientas de comunicación que la palabra escrita es más segura que la hablada. Como los malentendidos son mucho más comunes de lo que espera en el mundo de los negocios, es mejor tomar el carril seguro y mantener la conversación en la herramienta.

Compatible con datos

Aunque los beneficios son mucho más de los que podríamos enumerar aquí, por último, una herramienta de comunicación es la mejor para producir, compartir y mantener datos significativos.

Una herramienta de comunicación abarca la noción de "hablar sobre una herramienta" y cubre los tipos de herramientas que le permitirán producir contenidos y productos de forma colaborativa, compartir archivos al instante y almacenarlos de forma permanente. Todo resultó ser más que útil en condiciones de bloqueo donde todo lo que teníamos eran herramientas en línea.

¿Qué tipos de herramientas de comunicación existen?

Aunque la definición de una herramienta de comunicación es bastante directa, es cierto que esta definición cubre varios tipos de herramientas. De hecho, cualquier herramienta que vea la comunicación como su punto fuerte principal o, a veces, secundario puede considerarse una herramienta de comunicación.

No todas las herramientas de comunicación se identifican como un tipo específico de herramienta y la mayoría tiene varios propósitos. Sin embargo, los principales y más importantes tipos de herramientas son:

• Herramientas de chat en tiempo real que se enfocan en la comunicación verbal en tiempo real de los miembros del equipo
• Herramientas de conferencia de voz y video que permiten a los miembros organizar reuniones cuando la reunión física no es una opción
• Herramientas de gestión de proyectos que ayudan a visualizar el flujo de trabajo de proyectos específicos en un equipo

Aunque hay varios otros tipos de herramientas, como herramientas para compartir archivos, herramientas de colaboración de documentos y herramientas de comunicación interna, la mayoría de las herramientas que se incluyen en las categorías enumeradas anteriormente tienden a tener este tipo de características y, por lo tanto, no se les da prioridad la mayor parte del tiempo. Hoy nos estamos centrando en los tres tipos principales.

Ahora, sin más preámbulos, aquí está la lista de herramientas de comunicación que necesita para disparar el rendimiento de su equipo, dentro y fuera de la oficina.

Herramientas de chat en tiempo real

Todos conocemos el papel que juegan los correos electrónicos en la vida empresarial.

Es un papel enorme y, por ahora, aparentemente insustituible. Sin embargo, los equipos necesitan la comodidad de un chat en tiempo real, especialmente cuando no comparten el mismo entorno todo el tiempo. Entonces, si su equipo aún no tiene una herramienta de chat en tiempo real, obtener una funcionará de maravilla.

Pero ¿cuál escoger?

Flojo

Slack fue una de las principales herramientas de comunicación de equipos antes de 2020 y parece que solo seguirá siendo popular en 2022.

Es esencialmente bueno para la comunicación en tiempo real del equipo, pero no se detiene ahí. Slack se puede integrar con más de 2200 aplicaciones y herramientas , lo ayuda a crear flujos de trabajo automatizados y le permite compartir archivos. Una característica que me encanta especialmente es que te permite trabajar con diferentes equipos de la misma manera que lo haces con tu propio equipo, incluso con equipos de diferentes empresas.

Esta navaja suiza de una herramienta tiene un precio de $ 6,67 / mes para pequeñas y medianas empresas y $ 12,50 / mes para las más grandes . Con el nivel Enterprise Grid, puede obtener hasta 500,000 personas en Slack, y no se preocupe, tiene una versión gratuita para equipos singulares que será más que suficiente para principiantes.

Para colmo, Slack está disponible en tu computadora y como una aplicación. ¡Hazlo sobre la marcha!

Equipos de Microsoft

Al ser una excelente opción para la educación durante la pandemia, Microsoft Teams se volvió aún más popular el año pasado.

Ya era excelente para la comunicación y la colaboración en equipo, pero con las últimas actualizaciones, se convirtió en imprescindible para todos los equipos. Aunque Microsoft Teams también es una herramienta basada principalmente en la comunicación de la vida real, hay ciertas características que la hacen aún más atractiva. Con MS Teams puede organizar reuniones en forma de videoconferencias o llamadas, puede trabajar en colaboración en archivos en tiempo real, así como compartirlos y almacenarlos. Pero la mejor parte de MS Teams es probablemente que es un producto de Microsoft. Si tiene un equipo que está familiarizado con los productos de MS, Microsoft Teams es el indicado para su equipo.

Vendido como parte del paquete Microsoft 365 Business, Microsoft Teams tiene un precio de $5.00 por usuario/mes para el nivel básico . El nivel estándar tiene un precio de $ 12,50 por usuario / mes, mientras que el nivel de Office 365 E3 es de $ 20,00 por usuario / mes. Al igual que Slack, Teams también tiene un nivel gratuito que cubre las versiones muy básicas de cada función con capacidad para menos miembros del equipo.

Herramientas de conferencia de voz y video

Si bien las herramientas como Slack y Microsoft Teams cubren la necesidad de tener reuniones, es posible que se queden cortas para los equipos más grandes o para los equipos que aún no pueden pagar tales herramientas.

Además, a medida que la pandemia nos hizo más conscientes de las oportunidades de las reuniones en línea, es posible que ahora necesitemos más opciones para una conferencia de voz o video. Una cosa más para recordar es la posibilidad de que estemos trabajando con alguien fuera del equipo. Es mejor no dejar que la persona se enrede en intrincadas herramientas de equipo. En cualquier escenario, lo mejor es tener una herramienta separada y específica para conferencias.

Aquí hay algunos que amamos.

Zoom

No hay palabras para expresar el tipo de aumento en la demanda que tuvo Zoom el año pasado.

Obviamente, sigue siendo una herramienta de primer nivel y muy demandada, y las características solo mejoran. Zoom es una herramienta donde puedes realizar reuniones con video o solo con audio. Los participantes pueden chatear en el cuadro de chat, levantar la mano y compartir la pantalla. El anfitrión puede crear encuestas para el equipo, poner a los participantes en salas de reuniones y crear una sala de espera para mayor seguridad. La mejor parte es que todas las características son adaptables y personalizables.

El nivel profesional de Zoom tiene un precio de $149,90/año/licencia y es la mejor opción para equipos pequeños, mientras que el nivel empresarial tiene un precio de $199,90/ año/licencia y el nivel empresarial es de $240/año/licencia . Como es habitual, Zoom también cuenta con una versión gratuita con la que se pueden mantener reuniones de hasta 40 minutos de duración o ilimitadas uno a uno.

Reuniones de Cisco WebEx

Cisco WebEx es muy similar a Zoom, solo que menos popular.

No porque le falte algo en particular, sino porque Zoom hizo un mejor trabajo de marketing durante los momentos más cruciales. De hecho, Cisco WebEx es más preferido por empresas relativamente más grandes según las revisiones. Grandes clientes como CNN y Jimmy Kimmel Live, guau, usan Cisco WebEx.

Pero, ¿qué es exactamente lo que hace que WebEx sea comparable a Zoom?

Tiene un par de características únicas. Por ejemplo, WebEx tiene una herramienta de detección de asistencia y le permite ver más información sobre los participantes en general. Otra característica muy innovadora que presentó WebEx es un asistente digital en la reunión que puede tomar notas por usted y más. Buena alternativa de hecho.

Cisco WebEx tiene un precio inicial de $13,50 por host/mes, el nivel plus es de $17,95 por host/mes y el nivel empresarial es de $26,95 por host/mes. Al igual que su contraparte más popular, WebEx tiene una versión gratuita en la que puede organizar reuniones de 40 minutos, con hasta 200 participantes.

Gestión de proyectos

La gestión de un proyecto no es algo que se pueda hacer en papel o por correo electrónico.

Incluso cuando todo el equipo está en la misma sala, hay que trabajar individualmente. Con una herramienta de gestión de proyectos, puede ver lo que están haciendo sus compañeros de equipo en tiempo real, así como seguir y contribuir a tareas y archivos específicos.

Trabajo en equipo

Con Disney, Netflix, Spotify y PayPal entre sus clientes, Teamwork ya demuestra que vale la pena.

A nivel de producto, Teamwork tiene todo lo que esperas de una herramienta de gestión de proyectos. Con la facilidad de uso del software y una gran cantidad de funciones altamente personalizables, ofrece formas de crear integridad en el equipo y hacerlo con un solo clic. Una característica muy esperada es la función de "carga de trabajo" que le permite ver las tareas asignadas a los miembros del equipo y la capacidad total.

El nivel profesional tiene un precio de $10 por usuario/mes (facturado anualmente), mientras que el nivel premium es de $18/usuario/mes (facturado anualmente). Hay una versión gratuita donde puedes trabajar en hasta 2 proyectos con 5 miembros.

Proyecto Kissflow

Otra herramienta poderosa con clientes de renombre como HubSpot, Domino's, Michelin y Pepsi, Kissflow Project ofrece flujos de trabajo perfectamente organizados con una colaboración efectiva en el centro.

Con Kissflow Project obtienes una visión clara de todo lo que sucede en el equipo gracias a vistas especializadas como mi favorito personal, el modo Matrix . Los miembros del equipo pueden etiquetar las tareas como en curso, en espera y finalizadas , lo que supone un gran ahorro de tiempo para todo el equipo. Otro punto fuerte de Kissflow Project son sus funciones de generación de informes que tienen en cuenta numerosos factores que pueden afectar drásticamente a los proyectos.

Kissflow Project tiene un nivel gratuito para 3 usuarios y 1 proyecto e incluye informes simples, un límite de almacenamiento de 10 GB y funciones de fecha límite. El nivel inicial para 5 usuarios y 5 proyectos tiene un precio de $ 35 / mes, mientras que el precio del nivel empresarial se establece exclusivamente.

hacer clic

ClickUp te ayuda a “ahorrar un día cada semana”. Aunque este es su propio dicho, como miembro de una organización que utiliza ClickUp para las tareas diarias y la gestión de proyectos, puedo decir que la herramienta nos ayuda a ahorrar mucho tiempo.

No tiene grandes diferencias en comparación con otras herramientas de administración de proyectos, pero la facilidad de uso y la interfaz de usuario amigable lo ayudan a navegar por la herramienta más fácilmente, lo que hace que administrar sus tareas diarias sea un trabajo fácil.

Además, con muchas funciones, como seguimiento de tiempo, gestión de sobrecarga, automatizaciones, etc., lo ayuda a obtener información valiosa sobre su equipo y automatizar procesos repetitivos.

Conclusión

Elegir las herramientas adecuadas es fundamental para todas las empresas.

Además, hay que tener muy en cuenta el tamaño y el sector de la empresa. Incluso cuando piensa que una herramienta es la mejor y que la necesita, puede haber otra herramienta que podría ofrecer las características de dos herramientas separadas.

Ahora que conoce nuestras sugerencias para los tipos más importantes de herramientas de comunicación, está listo para decidir qué necesita su empresa.

Preguntas frecuentes

¿Por qué debo usar un software de comunicación de equipo?

Un software de comunicación de equipo puede ayudarlo a aumentar la responsabilidad entre su organización y garantizar una línea de comunicación saludable entre los miembros del equipo y los diferentes equipos.

¿Qué herramienta de comunicación funciona mejor como una forma de responder a las preguntas de los miembros del equipo?

La mayoría de las herramientas de comunicación del equipo, como Slack y Microsoft Teams, le permiten entablar conversaciones con los compañeros de equipo, mientras que las herramientas de gestión de proyectos, como Notion, ClickUp o Asana, pueden proporcionar funciones similares.