Melhor software de comunicação para equipes em 2022 – 3 tipos que você PRECISA hoje

No início da pandemia do COVID-19, percebemos certas coisas.

Sabíamos que poderíamos ser infectados, seria mais difícil viajar e a política, assim como a economia, seria caótica. Mas uma coisa que não vimos chegando foi uma crise epistemológica.

Sendo um tipo de vírus desconhecido, não havia dados sobre o COVID-19 e a quantidade de notícias falsas devido a esse fato era enorme. A informação tornou-se uma mentira, a comunicação foi perdida .

Da mesma forma, uma situação semelhante ocorreu no âmbito do local de trabalho.

Como muitas empresas e negócios levaram o trabalho para casa, especialmente a eficiência do trabalho feito por e em equipe despencou.

Mas por que?

Todos não se sentiriam mais confortáveis ​​trabalhando no conforto de suas próprias casas?

Tirar o deslocamento fora de cena não ajudaria na eficiência e na economia de tempo?

Os escritórios domésticos não eram o futuro?

Há muito para descompactar lá, mas uma coisa é certa. Os membros da equipe não podem agir individualmente . Sem compartilhar o mesmo ambiente de trabalho, não é surpresa que a maioria das empresas tenha relatado queda nos índices de eficiência.

Mas, felizmente, os pioneiros da tecnologia assumiram o volante e introduziram ferramentas para criar o ambiente de equipe perfeito mais uma vez. Enquanto 2020 e 2021 foram o ano em que encontramos a solução, 2022 parece ser o ano em que a dominaremos. Hoje estamos analisando as melhores ferramentas de comunicação para equipes em 2022.

Antes de começarmos com nossa lista das melhores ferramentas de comunicação em equipe, vamos lembrar o que elas realmente são e por que são tão importantes.

O que é uma ferramenta de comunicação?

Uma ferramenta de comunicação ou software de comunicação é uma ferramenta que ajuda duas ou mais partes a se comunicarem. Embora possa parecer que envolve apenas ferramentas como salas de bate-papo e ferramentas de e-mail, na verdade abrange ferramentas de videoconferência, ferramentas de compartilhamento de arquivos e ferramentas de gerenciamento de projetos. A comunicação não é necessariamente verbal, podendo assumir a forma de uma apresentação preparada de forma colaborativa com a ajuda de tal software.

Por que você precisa de ferramentas de comunicação?

O principal negócio de uma equipe é sempre a comunicação e a colaboração.

Você pode ter um belo quadro à mão, mas se não caber na moldura, não pode pendurá-lo na parede.

As ferramentas de comunicação sempre foram vitais, mas a falta de ferramentas adequadas e/ou não poder usá-las ao máximo custam muito dinheiro às empresas durante a pandemia. O ano passado tornou-se a prova física da importância das ferramentas de comunicação para as equipes. Não importa o tamanho, todas as empresas estão em busca do pacote ideal de ferramentas para seus negócios agora. Mas sem saber por que é importante, você não pode trabalhar a ferramenta ao máximo.

Benefícios das ferramentas de comunicação

Um micro escritório

Em primeiro lugar, você pode colocar todo o escritório em uma ferramenta de comunicação.

A agitação das viagens de ida e volta ao escritório pode ser reduzida. Melhor ainda se você trabalhar em casa. É o mesmo para quando um funcionário não conseguiu chegar ao trabalho. A grande ideia é que todos nós temos acesso à ferramenta mesmo quando não estamos fisicamente lá.

Responsabilidade máxima

A tinta mais pálida é melhor que a memória mais nítida – ou no nosso caso, o menor pixel é melhor que a memória mais nítida.

Assim como aconteceu com o frenesi dos e-mails de outrora, lembramos mais uma vez com as ferramentas de comunicação que a palavra escrita é mais segura do que a falada. Como mal-entendidos são muito mais comuns do que você espera no mundo dos negócios, é melhor seguir o caminho seguro e manter a conversa na ferramenta.

Compatível com dados

Embora os benefícios sejam muito maiores do que poderíamos listar aqui, por fim, uma ferramenta de comunicação é a melhor para produzir, compartilhar e manter dados significativos.

Uma ferramenta de comunicação engloba a noção de “falar sobre uma ferramenta” e abrange os tipos de ferramentas que permitem produzir conteúdo e produtos de forma colaborativa, compartilhar arquivos instantaneamente e armazená-los permanentemente. Tudo provou ser mais do que útil em condições de bloqueio, onde tudo o que tínhamos eram ferramentas online.

Que tipos de ferramentas de comunicação existem?

Embora a definição de uma ferramenta de comunicação seja bastante direta, é verdade que essa definição abrange vários tipos de ferramentas. De fato, qualquer ferramenta que veja a comunicação como seu forte primário ou às vezes secundário pode ser considerada uma ferramenta de comunicação.

Nem todas as ferramentas de comunicação são identificadas como um tipo específico de ferramenta e a maioria serve a vários propósitos. No entanto, os principais e mais importantes tipos de ferramentas são:

• Ferramentas de bate-papo em tempo real que se concentram na comunicação verbal em tempo real dos membros da equipe
• Ferramentas de voz e videoconferência que permitem que os membros organizem reuniões quando a reunião física não for uma opção
• Ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam a visualizar o fluxo de trabalho de projetos específicos em uma equipe

Embora existam vários outros tipos de ferramentas, como ferramentas de compartilhamento de arquivos, ferramentas de colaboração de documentos e ferramentas de comunicação interna, a maioria das ferramentas que se enquadram nas categorias listadas acima tendem a ter esses tipos de recursos e, portanto, não recebem prioridade na maioria das vezes. Hoje estamos nos concentrando nos três principais tipos.

Agora, sem mais delongas, aqui está a lista de ferramentas de comunicação que você precisa para aumentar o desempenho de sua equipe, dentro e fora do escritório.

Ferramentas de bate-papo em tempo real

Todos sabemos o papel que os e-mails desempenham na vida empresarial.

É um papel enorme e – por enquanto – aparentemente insubstituível. No entanto, as equipes precisam do conforto de um bate-papo em tempo real, especialmente quando não compartilham o mesmo ambiente o tempo todo. Portanto, se sua equipe ainda não tiver uma ferramenta de bate-papo em tempo real, obter uma fará maravilhas.

Mas qual escolher?

Folga

O Slack era uma das principais ferramentas de comunicação de equipe antes de 2020 e parece que só continuará se popularizando em 2022.

É essencialmente bom para a comunicação em tempo real da equipe, mas não para por aí. O Slack pode ser integrado a mais de 2.200 aplicativos e ferramentas , ajuda você a criar fluxos de trabalho automatizados e permite compartilhar arquivos. Um recurso que eu amo especialmente é que ele permite que você trabalhe com equipes diferentes da mesma maneira que você faz com sua própria equipe, mesmo com equipes de empresas diferentes.

Este canivete suíço de uma ferramenta tem um preço de $ 6,67 / mês para pequenas e médias empresas e $ 12,50 / mês para as maiores . Com o nível Enterprise Grid, você pode reunir até 500.000 pessoas no Slack, e não se preocupe, ele tem uma versão gratuita para equipes singulares que será mais do que suficiente para iniciantes.

Para completar, o Slack está disponível no seu computador e como um aplicativo. Faça em movimento!

Equipes da Microsoft

Sendo uma ótima opção para educação durante a pandemia, o Microsoft Teams ficou ainda mais popular no ano passado.

Já era ótimo para comunicação e colaboração da equipe, mas com as atualizações mais recentes, tornou-se uma obrigação para todas as equipes. Embora o Microsoft Teams também seja uma ferramenta baseada principalmente em comunicação da vida real, existem alguns recursos que o tornam ainda mais atraente. Com o MS Teams, você pode hospedar reuniões na forma de videoconferências ou chamadas, trabalhar colaborativamente em arquivos em tempo real, além de compartilhá-los e armazená-los. Mas a melhor parte do MS Teams é provavelmente que é um produto da Microsoft. Se você tem uma equipe familiarizada com os produtos da MS, o Microsoft Teams é o ideal para sua equipe.

Vendido como parte do pacote Microsoft 365 Business, o Microsoft Teams tem um preço de US$ 5,00 usuário/mês para o nível básico . A camada padrão tem um preço de US$ 12,50 por usuário/mês, enquanto a camada do Office 365 E3 custa US$ 20,00 por usuário/mês. Assim como o Slack, o Teams também tem um nível gratuito que abrange as versões básicas de cada recurso com capacidade para menos membros da equipe.

Ferramentas de conferência de voz e vídeo

Embora ferramentas como Slack e Microsoft Teams cubram a necessidade de reuniões, elas podem ser insuficientes para equipes maiores ou para equipes que ainda não podem pagar por essas ferramentas.

Além disso, como a pandemia nos deixou mais cientes das oportunidades de reuniões online, agora podemos precisar de mais opções de voz ou videoconferência. Mais uma coisa a lembrar é a chance de estarmos trabalhando com alguém de fora da equipe. É melhor não enredar a pessoa em intrincadas ferramentas de equipe. Em qualquer cenário, é melhor ter uma ferramenta separada e específica para conferências.

Aqui estão alguns que amamos.

Ampliação

Não há palavras para expressar o tipo de aumento na demanda que o Zoom teve no ano passado.

Obviamente, ainda é uma ferramenta de alto nível e altamente exigida e os recursos só melhoram. O Zoom é uma ferramenta onde você pode realizar reuniões com vídeo ou apenas áudio. Os participantes podem conversar na caixa de bate-papo, levantar as mãos e compartilhar a tela. O anfitrião pode criar enquetes para a equipe, colocar os participantes em salas temáticas e criar uma sala de espera para segurança extra. A melhor parte é que todos os recursos são adaptáveis ​​e personalizáveis.

O nível profissional do Zoom tem um preço de US$ 149,90/ano/licença e é a melhor opção para equipes pequenas, enquanto o nível empresarial custa US$199,90/ano/licença e o nível empresarial é de US$240/ano/licença . Como de costume, o Zoom também possui uma versão gratuita com a qual você pode realizar reuniões de até 40 minutos ou ilimitadas individualmente.

Reuniões Cisco WebEx

O Cisco WebEx é muito semelhante ao Zoom, só que menos popular.

Não porque falte algo em particular, mas porque o Zoom fez um trabalho melhor no marketing durante os momentos mais cruciais. Na verdade, o Cisco WebEx é mais preferido por empresas relativamente maiores, de acordo com as avaliações. Grandes clientes como CNN e Jimmy Kimmel Live – uau – usam o Cisco WebEx.

Mas o que exatamente torna o WebEx comparável ao Zoom?

Ele tem algumas características únicas. Por exemplo, o WebEx tem uma ferramenta de detecção de presença e permite que você veja mais informações sobre os participantes em geral. Outro recurso muito inovador que a WebEx introduziu é um assistente digital em reuniões que pode fazer anotações para você e muito mais. Boa alternativa mesmo.

O Cisco WebEx tem um preço inicial de US$ 13,50 por host/mês, o nível mais é US$ 17,95 por host/mês e o nível de negócios é de US$ 26,95 por host/mês. Assim como sua contraparte mais popular, o WebEx tem uma versão gratuita onde você pode organizar reuniões de 40 minutos, com até 200 participantes.

Gerenciamento de Projetos

Gerenciar um projeto não é algo que você possa fazer no papel ou por e-mail.

Mesmo quando toda a equipe está na mesma sala, algum trabalho deve ser feito individualmente. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode ver o que seus colegas de equipe estão fazendo em tempo real, além de acompanhar e contribuir com tarefas e arquivos específicos.

Trabalho em equipe

Tendo Disney, Netflix, Spotify e PayPal entre seus clientes, o Teamwork já se mostra digno.

Ao nível do produto, o Teamwork tem tudo o que se espera de uma ferramenta de gestão de projetos. Com a facilidade de uso do software e uma grande carga de recursos altamente personalizáveis, ele oferece maneiras de criar integridade na equipe e fazê-lo com um clique. Um recurso muito esperado é o recurso de “carga de trabalho” que permite ver as tarefas atribuídas aos membros da equipe e toda a capacidade.

O nível pro vem pelo preço de US$ 10 usuário/mês (cobrado anualmente), enquanto o nível premium é US$ 18/usuário/mês (cobrado anualmente). Existe uma versão gratuita onde você pode trabalhar em até 2 projetos com 5 membros.

Projeto Kissflow

Outra ferramenta poderosa com clientes de renome como HubSpot, Domino's, Michelin e Pepsi, o Kissflow Project oferece fluxos de trabalho perfeitamente organizados com colaboração efetiva no centro.

Com o Kissflow Project, você obtém uma visão clara de tudo o que está acontecendo na equipe, graças a visualizações especializadas, como o meu favorito pessoal, o modo Matrix . Os membros da equipe podem marcar as tarefas como em andamento, em espera e concluídas , o que economiza muito tempo para toda a equipe. Outro ponto forte do Kissflow Project são seus recursos de relatórios que levam em consideração vários fatores que podem afetar os projetos drasticamente.

O Kissflow Project tem um nível gratuito para 3 usuários e 1 projeto e inclui relatórios simples, um limite de armazenamento de 10 GB e funções de prazo. O nível inicial para 5 usuários e 5 projetos tem um preço de US$ 35/mês, enquanto o preço do nível corporativo é definido exclusivamente.

Clique para cima

O ClickUp ajuda você a “economizar um dia toda semana”. Embora este seja o próprio ditado, como membro de uma organização que utiliza o ClickUp para tarefas diárias e gerenciamento de projetos, posso dizer que a ferramenta nos ajuda a economizar muito tempo.

Não possui grandes diferenças em relação às outras ferramentas de gerenciamento de projetos, mas a facilidade de uso e a facilidade de uso da interface do usuário facilitam a navegação na ferramenta, facilitando o gerenciamento de suas tarefas diárias.

Além disso, com muitas funções, como Controle de Tempo, Gerenciamento de Sobrecarga, Automações, etc., ele ajuda você a obter informações valiosas sobre sua equipe e automatizar processos repetitivos.

Conclusão

Escolher as ferramentas certas é fundamental para todas as empresas.

Além disso, deve-se considerar o tamanho e o setor da empresa com muito cuidado. Mesmo quando você acha que uma ferramenta é a melhor e que você precisa dela, pode haver outra ferramenta por aí que possa oferecer os recursos de duas ferramentas separadas.

Agora que você conhece nossas sugestões para os tipos mais importantes de ferramentas de comunicação, está pronto para decidir o que seu negócio precisa.

perguntas frequentes

Por que devo usar um software de comunicação em equipe?

Um software de comunicação de equipe pode ajudá-lo a aumentar a responsabilidade entre sua organização e garantir uma linha de comunicação saudável entre os membros da equipe e as diferentes equipes.

Qual ferramenta de comunicação funciona melhor como forma de responder às perguntas dos membros da equipe?

A maioria das ferramentas de comunicação de equipe, como Slack e Microsoft Teams, permite que você converse com colegas de equipe, enquanto ferramentas de gerenciamento de projetos, como Notion, ClickUp ou Asana, podem fornecer funções semelhantes.