2022年のチームに最適なコミュニケーションソフトウェア–今日必要な3つのタイプ
公開: 2021-12-17COVID-19のパンデミックの最初の段階で、私たちは特定のことに気づきました。
私たちは感染する可能性があることを知っていました。旅行が難しくなり、政治や経済が混沌とします。 しかし、私たちが気づかなかったことの1つは、認識論的危機でした。
未知のタイプのウイルスであるため、COVID-19に関するデータはなく、この事実による偽のニュースの量は膨大でした。 情報は嘘になり、コミュニケーションは失われました。
同様に、職場の領域でも同様の状況が発生しました。
多くの企業や企業が仕事を家に持ち帰ったため、特にチームによって、またはチーム内で行われた仕事の効率が急落しました。
しかし、なぜ？
誰もが自分の家で快適に仕事をするのがより快適に感じませんか？
通勤を写真から外すことは、効率と時間を節約するのに役立ちませんか？
ホームオフィスは未来ではなかったのですか？
そこには開梱するものがたくさんありますが、確かなことが1つあります。 チームメンバーは個別に行動することはできません。 同じ作業環境を共有しなくても、ほとんどの企業が効率の低下を報告したのは当然のことです。
しかしありがたいことに、テクノロジーのパイオニアがハンドルを握り、完璧なチーム環境をもう一度作成するためのツールを導入しました。 2020年と2021年は私たちが解決策を見つけた年でしたが、2022年は私たちがそれを習得する年のようです。 今日、私たちは2022年のチームに最適なコミュニケーションツールを探しています。
最高のチームコミュニケーションツールのリストから始める前に、それらが実際に何であるか、そしてなぜそれらがそれほど重要であるかを覚えておきましょう。
コミュニケーションツールとは何ですか？
コミュニケーションツールまたはコミュニケーションソフトウェアは、2人以上の関係者が互いにコミュニケーションをとるのに役立つツールです。 チャットルームや電子メールツールなどのツールのみが含まれているように聞こえるかもしれませんが、実際には、ビデオ会議ツール、ファイル共有ツール、およびプロジェクト管理ツールも同様に含まれています。 コミュニケーションは必ずしも口頭である必要はなく、そのようなソフトウェアの助けを借りて共同で準備されたプレゼンテーションの形をとることができます。
なぜコミュニケーションツールが必要なのですか？
チームの主な取引は、常にコミュニケーションとコラボレーションです。
手元に美しい絵を描くことはできますが、フレームに合わないと壁に掛けることができません。
コミュニケーションツールは常に不可欠でしたが、適切なツールが不足している、および/またはパンデミックの際に最大のコストをかける企業にそれらを使用できないことは多額の費用をもたらしました。 昨年は、チームにとってのコミュニケーションツールの重要性を物理的に証明するものになりました。 サイズに関係なく、すべての企業は現在、ビジネスに最適なツールのパックを探しています。 しかし、なぜそれが重要なのかを知らなければ、ツールを最大限に活用することはできません。
コミュニケーションツールのメリット
マイクロオフィス
まず第一に、あなたはすべてのオフィスをコミュニケーションツールに置くことができます。
バックとフォートのオフィストリップの煩わしさを減らすことができます。 自宅で仕事をしているとさらに良いです。 従業員が仕事に就けなかったときも同じです。 大きなアイデアは、物理的にそこにいなくても、私たち全員がツールにアクセスできるということです。
説明責任の最大化
最も薄いインクは最も鮮明なメモリよりも優れています。または、この場合、最も小さなピクセルは最も鮮明なメモリよりも優れています。
当時の電子メールの熱狂と同じように、私たちはコミュニケーションツールを使って、書かれた言葉が話された言葉よりも安全であることをもう一度思い出します。 誤解はビジネスの世界で予想されるよりもはるかに一般的であるため、安全な道を進み、ツールのコンボを継続することが最善です。
データフレンドリー
ここに挙げるよりもはるかに多くのメリットがありますが、最後に、意味のあるデータを作成、共有、および保持するには、コミュニケーションツールが最適です。
コミュニケーションツールは、「ツールについて話す」という概念を含み、コンテンツや製品を共同で作成し、ファイルを即座に共有し、それらを永続的に保存できるツールの種類をカバーしています。 私たちが持っていたのはオンラインツールだけだった封鎖状態では、すべてが便利であることが証明されました。
どんな種類のコミュニケーションツールがありますか？
コミュニケーションツールの定義は非常に単純ですが、この定義がさまざまなタイプのツールを対象としていることは事実です。 実際、コミュニケーションを一次的または時には二次的な強みと見なすツールは、コミュニケーションツールと見なすことができます。
すべてのコミュニケーションツールが1つの特定のタイプのツールとして識別されているわけではなく、ほとんどのツールがいくつかの目的を果たします。 ただし、主で最も重要なツールタイプは次のとおりです。
- チームメンバーのリアルタイムの口頭でのコミュニケーションに焦点を当てたリアルタイムチャットツール
- 物理的な会議がオプションではないときにメンバーが会議をホストできるようにする音声およびビデオ会議ツール
- チーム内の特定のプロジェクトのワークフローを視覚化するのに役立つプロジェクト管理ツール
ファイル共有ツール、ドキュメントコラボレーションツール、内部コミュニケーションツールなど、他にもいくつかの種類のツールがありますが、上記のカテゴリに分類されるほとんどのツールは、これらの種類の機能を備えている傾向があるため、ほとんどの場合優先されません。 今日は主な3つのタイプに焦点を当てています。
面倒なことはありませんが、オフィスの内外でチームのパフォーマンスを急上昇させるために必要なコミュニケーションツールのリストを次に示します。
リアルタイムチャットツール
私たちは皆、ビジネスライフにおいて電子メールが果たす役割を知っています。
それは巨大で、今のところ、かけがえのない役割のようです。 ただし、チームは、特に常に同じ環境を共有していない場合は、リアルタイムチャットの快適さを必要とします。 したがって、チームがまだリアルタイムチャットツールを持っていない場合は、それを入手するのは不思議です。
しかし、どれを選ぶべきでしょうか？
スラック
Slackは2020年以前の主要なチームコミュニケーションツールの1つであり、2022年にのみ人気が高まるようです。
チームのリアルタイムのコミュニケーションには本質的に適していますが、それだけではありません。 Slackは、2,200以上のアプリやツールと統合でき、自動化されたワークフローの作成に役立ち、ファイルを共有できます。 私が特に気に入っている機能の1つは、さまざまな会社のチームであっても、自分のチームと同じようにさまざまなチームで作業できることです。
このツールのスイスアーミーナイフの価格は、中小企業の場合は月額$ 6.67、大企業の場合は月額$12.50です。 Enterprise Grid層を使用すると、Slackで最大500,000人を獲得できますが、心配する必要はありません。単一のチーム向けの無料バージョンがあり、初心者には十分すぎるほどです。
何よりも、Slackはコンピューターとアプリとして利用できます。 外出先でそれをしなさい！
Microsoft Teams
パンデミック時の教育に最適なオプションであるMicrosoftTeamsは、昨年さらに人気を博しました。
チームのコミュニケーションとコラボレーションにはすでに優れていましたが、最新のアップデートにより、すべてのチームにとって必須になりました。 Microsoft Teamsも主に実際のコミュニケーションベースのツールですが、それをさらに魅力的にする特定の機能があります。 MS Teamsを使用すると、ビデオ会議や通話の形で会議をホストでき、ファイルをリアルタイムで共同作業したり、共有したり保存したりできます。 しかし、MS Teamsの最良の部分は、おそらくそれがMicrosoft製品であるということです。 MS製品に精通しているチームがある場合は、MicrosoftTeamsがチームに適しています。
Microsoft 365Businessバンドルの一部として販売されているMicrosoftTeamsは、基本階層で月額$5.00ユーザーの価格で提供されます。 標準階層の料金はユーザーあたり月額12.50ドルですが、Office365E3階層の価格はユーザーあたり月額20.00ドルです。 Slackと同様に、Teamsにも無料枠があり、各機能の非常に基本的なバージョンをカバーし、チームメンバーの数を減らすことができます。
音声およびビデオ会議ツール
SlackやMicrosoftTeamsのようなツールは会議の必要性をカバーしていますが、より大きなチームや、そのようなツールをまだ購入できないチームには不足している可能性があります。
さらに、パンデミックによりオンライン会議の機会がより認識されるようになったため、音声会議またはビデオ会議のオプションがさらに必要になる可能性があります。 もう1つ覚えておくべきことは、チーム外の誰かと一緒に仕事をしている可能性があるということです。 複雑なチームツールに人を巻き込まないようにするのが最善です。 いずれのシナリオでも、会議用に個別の特定のツールを用意するのが最善です。
これが私たちが愛するものです。
ズーム
ズームが昨年持っていた需要の種類の増加を表現する言葉はありません。
明らかに、それは依然として一流の、非常に要求の厳しいツールであり、機能は改善されるだけです。 ズームは、ビデオまたはオーディオだけで会議を開くことができるツールです。 参加者は、チャットボックスでチャットしたり、手を挙げたり、画面を共有したりできます。 ホストはチームの投票を作成し、参加者を小会議室に配置し、セキュリティを強化するための待合室を作成できます。 最良の部分は、すべての機能が適応可能でカスタマイズ可能であることです。
Zoomのプロティアは$149.90/年/ライセンスで、小規模チームに最適なオプションですが、ビジネスティアは$ 199.90 /年/ライセンスで、エンタープライズティアは$240/年/ライセンスです。 いつものように、Zoomには無料バージョンもあり、最大40分の会議または無制限の会議を1対1で開催できます。
CiscoWebExミーティング
Cisco WebExはZoomに非常に似ていますが、あまり人気がありません。
特に何かが欠けているからではなく、Zoomが最も重要な時期にマーケティングでより良い仕事をしたからです。 実際、レビューによると、CiscoWebExは比較的大規模な企業に好まれています。 CNNやJimmyKimmelLiveなどの大手クライアントは、CiscoWebExを使用しています。
しかし、WebExをZoomに匹敵させるものは何ですか？
いくつかのユニークな機能があります。 たとえば、WebExには出席検出ツールがあり、参加者全体に関するより多くの洞察を見ることができます。 WebExが導入したもう1つの非常に革新的な機能は、メモを取ることができるデジタル会議アシスタントです。 確かに良い選択肢。
Cisco WebExの開始価格はホストあたり月額13.50ドル、プラス層はホストあたり月額17.95ドル、ビジネス層はホストあたり月額26.95ドルです。 より人気のある対応物と同様に、WebExには、最大200人の参加者がいる40分の会議をホストできる無料バージョンがあります。
プロジェクト管理
プロジェクトの管理は、紙や電子メールでできることではありません。
チーム全体が同じ部屋にいる場合でも、一部の作業は個別に行う必要があります。 プロジェクト管理ツールを使用すると、チームメートが何をしているのかをリアルタイムで確認できるだけでなく、特定のタスクやファイルをフォローして貢献することができます。
チームワーク
クライアントにDisney、Netflix、Spotify、PayPalが含まれているため、チームワークはすでに価値があることが証明されています。
製品のレベルでは、チームワークにはプロジェクト管理ツールに期待するすべてのものがあります。 ソフトウェアの使いやすさと高度にカスタマイズ可能な機能の大きな負荷により、チーム内で整合性を作成し、ワンクリックでそれを行う方法を提供します。 非常に期待されている機能の1つは、チームのメンバーに与えられたタスクと全体の容量を確認できる「ワークロード」機能です。
プロティアは$10ユーザー/月（年間請求）の価格で提供され、プレミアムティアは$ 18 /ユーザー/月（年間請求）です。 5人のメンバーで最大2つのプロジェクトに取り組むことができる無料バージョンがあります。
Kissflowプロジェクト
HubSpot、Domino、Michelin、Pepsiなどの有名なクライアントを備えたもう1つの強力なツールである、Kissflow Projectは、中心で効果的なコラボレーションを行う完全に整理されたワークフローを提供します。
Kissflow Projectを使用すると、私の個人的なお気に入りであるMatrixモードなどの特殊なビューのおかげで、チームで行われているすべてのことを明確に把握できます。 チームのメンバーは、タスクに進行中、保留中、および完了のタグを付けることができます。これは、チーム全体の時間を大幅に節約できます。 Kissflow Projectのもう1つの強力な利点は、プロジェクトに大幅な影響を与える可能性のある多数の要因を考慮に入れたレポート機能です。
Kissflow Projectには、3ユーザーと1プロジェクトの無料枠があり、簡単なレポート、10 GBのストレージ制限、および期限機能が含まれています。 5ユーザーと5プロジェクトのスターターティアは月額35ドルで、エンタープライズティアの価格は独占的に設定されています。
ClickUp
ClickUpは、 「毎週1日節約」するのに役立ちます。 これは彼ら自身の言葉ですが、ClickUpを日常業務やプロジェクト管理に利用している組織の一員として、このツールは私たちが多くの時間を節約するのに役立つと言えます。
他のプロジェクト管理ツールと大きな違いはありませんが、使いやすさとUIの使いやすさにより、ツールの操作が簡単になり、日常のタスクの管理が簡単になります。
また、時間追跡、過負荷管理、自動化などの多くの機能により、チームに関する貴重な洞察を得て、反復的なプロセスを自動化するのに役立ちます。
結論
適切なツールを選択することは、すべてのビジネスにとって重要です。
また、会社の規模とセクターを慎重に検討する必要があります。 1つのツールが最適であり、それが必要であると考えている場合でも、2つの別個のツールの機能を提供できる別のツールが存在する可能性があります。
最も重要なタイプのコミュニケーションツールに関する提案がわかったので、ビジネスに必要なものを決定する準備が整いました。
よくある質問
チームコミュニケーションソフトウェアを使用する必要があるのはなぜですか？
チームコミュニケーションソフトウェアは、組織間の説明責任を高め、チームメンバーとさまざまなチーム間の健全なコミュニケーションラインを確保するのに役立ちます。
チームメンバーからの質問に答える方法として最適なコミュニケーションツールはどれですか？
SlackやMicrosoftTeamsなどのほとんどのチームコミュニケーションツールを使用すると、チームメートと会話することができますが、Notion、ClickUp、Asanaなどのプロジェクト管理ツールは同様の機能を提供できます。