Ne vous arrêtez pas ! Apprenez à gérer votre entreprise pendant vos vacances

1. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, planifiez vos vacances à l'avance
2. Préparez votre équipe à gérer les affaires à distance
3. Déléguer les responsabilités pour la période de votre absence
4. Planifiez des activités à l'avance
5. Ne fixez pas de délais pour la période de vacances
6. Définissez la communication avec votre équipe
7. Informez vos clients à l'avance
8. Utilisez des outils technologiques pour rester à l'écoute
9. Préparez-vous à l'urgence

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. SendGrid - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Boomerang - Outil de planification des e-mails
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

"Je n'ai pas pris de vacances depuis cinq ans maintenant" - c'est une histoire typique que l'on peut entendre d'un propriétaire de petite entreprise , d'un fondateur ou d'un cadre supérieur. Les arguments habituels sont "il est irresponsable de laisser l'entreprise non gérée" et "et si quelque chose se passe, et que je ne suis pas là pour agir ?"

Pourtant, nous sommes tous des humains et nous avons simplement besoin de nous reposer de temps en temps. Pas seulement tous les cinq ans, mais régulièrement. Sans cette recharge, nous risquons de nous épuiser, managers ou non. De plus, si une entreprise ne peut survivre quelques semaines sans son top management, à quoi sert son équipe ?

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Si prendre des vacances pendant une semaine ou deux semble être quelque chose que vous ne pouvez pas vous permettre, cela est généralement dû à une (ou plusieurs) des raisons suivantes :

• Tu fais tout toi-même
• Vous ne pouvez pas déléguer
• Vous ne faites pas confiance à votre équipe pour prendre des décisions
• Il y a un problème de communication au sein de votre entreprise
• Vous avez trop peur que quelque chose puisse mal tourner en votre absence
• Il y a trop peu de personnes dans votre entreprise et vous êtes activement impliqué dans la majorité des processus commerciaux
• Votre entreprise est trop jeune
• Vous êtes le seul employé de votre entreprise

À moins que votre raison de ne pas prendre de vacances soit l'une des trois dernières, vous ne faites que trouver des excuses plutôt que d'être un bon gestionnaire.

Dans tous les cas, partir en vacances demande de la préparation et de votre disponibilité, au moins partielle, pendant le temps libre. Si vous souhaitez profiter de vos vacances ET travailler à distance en même temps, voyons ce dont vous devez vous occuper.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, planifiez vos vacances à l'avance

Tout d'abord, planifiez vos vacances à l'avance. Ce serait irresponsable de votre part de tout laisser tel quel et de continuer à profiter de votre temps libre.

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Accordez-vous un peu de temps avant les vacances pour faire le tri et clarifier votre emploi du temps :

• Assurez-vous de revoir votre calendrier et de choisir le moment où aucune activité n'est prévue. Au moins, assurez-vous que vous pouvez déplacer certains d'entre eux plus tard.
• Informez votre équipe de vos projets de vacances, afin que ce ne soit pas une surprise pour eux. Assurez-vous que votre prochain responsable travaille pendant le temps de votre absence.
• Contactez les clients que vous gérez, ainsi que vos associés, et parlez-leur de votre période OOO prévue.

Pour minimiser les risques liés à votre absence, le meilleur conseil serait de planifier vos vacances au moment le plus lent pour votre entreprise. Si cela coïncide avec les jours fériés, assurez-vous qu'au moins quelqu'un peut être laissé en charge.

Préparez votre équipe à gérer les affaires à distance

Ayez une conversation ouverte avec vos employés sur la résolution de problèmes et la prise de décision. Demandez-leur ce qu'ils feraient dans une certaine situation si vous n'étiez pas là. Vous pourriez entendre quelques bonnes réponses et idées. Mieux vaut commencer à avoir ces conversations dès le début, afin que l'équipe soit prête pour votre absence.

Il serait préférable de ne pas prendre de longues vacances à la fois. Prenez quelques jours de congé lorsque vous avez des réunions ou travaillez simplement à domicile. Voyez comment cela se passe et comment les problèmes sont résolus. Si tout se passe bien sans vos participants actifs, l'équipe pourrait être prête pour les vacances de son patron.

Déléguer des responsabilités pour la période de votre absence

Si vous pensez que déléguer ne fonctionne pas, vous vous trompez. Les meilleurs managers sont des personnes qui délèguent une grande partie de leur travail à d'autres plutôt que de tout faire par elles-mêmes.

Pour commencer à déléguer des responsabilités, vous devez d'abord identifier et lister vos activités. Donnez-leur la priorité et pensez à qui d'autre peut faire ces tâches à la place.

Pour commencer, désignez le deuxième responsable qui gérera l'entreprise à votre place. Il peut s'agir de votre assistant personnel ou de votre co-fondateur, ou de l'un des managers de niveau C de votre conseil d'administration.

Encore mieux est de déléguer les responsabilités pour la période de votre absence à différentes personnes. Cependant, assurez-vous de ne pas les surcharger de travail supplémentaire et assurez-vous qu'ils sont à l'aise avec leurs rôles temporaires. Pour vous donner quelques idées, choisissez les personnes suivantes dans votre équipe :

• Personne responsable des clients
• Quelqu'un responsable des associés d'affaires
• Un responsable de la feuille de route
• Quelqu'un responsable des questions liées au bureau
• Personne responsable de la communication avec les utilisateurs

Planifier des activités à l'avance

Vous pouvez le faire en suivant les étapes suivantes :

• Jetez un œil attentif à votre calendrier et voyez ce que vous avez prévu.
• Prioriser les activités.
• Planifiez les activités les plus urgentes ou essentielles pour la période précédant vos vacances prévues.
• Reportez les moins importantes à votre retour.
• Partagez votre emploi du temps avec votre équipe et/ou votre commandant en second.

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De cette façon, vous serez certain de surveiller les problèmes les plus urgents et de ne pas manquer de prendre des décisions. Au cas où de nouvelles activités émergeraient pendant vos vacances, vous pouvez les déléguer à vos employés ou essayer de les déplacer après votre retour de vacances.

Ne fixez pas d'échéances pour la période des vacances

Il est important que vous ne définissiez pas les jalons de développement importants pour la période suivant vos vacances. Ceux-ci nécessiteraient très probablement votre approbation, et vous ne voulez pas finir par passer la majeure partie de vos vacances à travailler. Par conséquent, essayez de respecter les délais avant ou après votre départ en vacances.

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Si vous avez reporté certaines échéances, assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour les respecter après votre retour. N'oubliez pas que le retour au travail nécessite un certain temps d'adaptation, ce qui signifie que les premiers jours ne seront pas aussi productifs que vous le souhaiteriez.

Définissez la communication avec votre équipe

Il est important que vous mainteniez une communication ouverte avec votre équipe dès le début. Toutes les activités commerciales doivent être transparentes et discutables au sein de votre équipe. C'est ainsi que vous les préparez à prendre des décisions et à assumer leurs responsabilités.

Une fois que vous avez prévu un certain temps d'absence, établissez une politique de communication pour le temps de votre absence. Convenez des moments où vous aurez un appel d'équipe ou du moment où vous serez le plus susceptible de répondre aux e-mails et aux messages.

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Si vous craignez toujours que votre décision soit bien nécessaire pendant vos vacances, rendez-vous disponible pour la communication. Vous pouvez maintenant avoir accès à Internet presque partout dans le monde, donc cela ne devrait pas être un problème à moins que votre type de vacances ne soit l'alpinisme. Dans la plupart des cas, vous pourrez programmer vos heures de connexion lorsque votre équipe pourra vous joindre.

Soyez disponible aux heures convenues et indiquez clairement que vos employés peuvent vous joindre pour toute question urgente. Il est important de discuter avec eux des cas où ils devraient se fier à eux-mêmes pour prendre des décisions et quand ils devraient vous contacter. Assurez-vous qu'ils ne dépendent pas uniquement de votre opinion. Sinon, cela ne ferait que gâcher vos vacances.

Informez vos clients à l'avance

Prenez soin d'informer vos clients de vos vacances bien à l'avance. Il serait préférable de les contacter quelques mois avant vos vacances. Essayez de ne pas reporter cela jusqu'à un mois avant les vacances prévues.

Lors de la communication avec les clients concernant vos vacances :

• Dites-leur les dates de vos vacances.
• Demandez-leur s'ils ont besoin de vous pour quelque chose que vous auriez à faire avant votre départ.
• N'oubliez pas de les présenter à une personne qui sera responsable en votre absence.
• Fournissez-leur une option d'urgence (comme un numéro de téléphone personnel à appeler).

N'oubliez pas de faire un suivi auprès de vos clients peu de temps avant vos vacances pour leur rappeler les dates de votre absence.

Utilisez des outils technologiques pour rester à l'écoute

Parce qu'il n'est souvent pas possible de rester à l'écart de tout travail pendant les vacances lorsque vous êtes la personne qui dirige l'entreprise , mettez en place un environnement de travail à distance. Installez tous les outils essentiels sur votre smartphone ou votre tablette, selon ce que vous allez utiliser pour le travail. Vous pouvez également configurer des notifications pour tous vos outils afin de ne rien manquer d'important.

Voici les outils dont vous aurez probablement besoin :

• Outils de communication

Configurez votre message OOO dans votre e-mail, afin que les gens n'attendent pas une réponse immédiate de votre part. Mentionnez les responsables et indiquez comment vous joindre en cas d'urgence. Vous pouvez changer la signature de votre entreprise pour cela.

Assurez-vous que toutes les applications de communication essentielles sont installées sur votre téléphone (Skype, Slack, etc.) afin de pouvoir communiquer avec votre équipe en temps réel.

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• Outils de gestion de projet

Quels outils de gestion de projet utilisez-vous ? Jira ou Confluence peuvent être trop complexes pour gérer votre entreprise à partir d'un smartphone (au cas où vous en utiliseriez un pour le travail), alors pensez à utiliser quelque chose de plus convivial, comme Trello ou Evernote.

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• Calendrier

Assurez-vous que vos calendriers sont synchronisés avec votre compte de messagerie et vos outils de gestion de projet. Gardez une trace de ce qui se passe en consultant les calendriers quotidiennement.

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• Outils de reporting

Comment allez-vous rester à jour sur ce qui a été fait dans un certain laps de temps ? Votre équipe peut utiliser des feuilles de calcul, des tableaux kanban, des tableaux de bord en temps réel, etc. Ou vous pouvez simplement demander à votre commandant en second de vous envoyer un bref résumé par e-mail à la fin de chaque journée.

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• Outils de planification pour les réseaux sociaux

Si vous utilisez vos comptes sociaux pour faire connaître votre entreprise ou interagir avec des clients, il est important que vous utilisiez des outils de planification comme Hootsuite ou Buffer. Avec eux, vous n'aurez pas à être en ligne tout le temps, tout en maintenant votre présence sociale. Cependant, assurez-vous que les personnes qui interagissent avec vous ne restent pas sans réponse.

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Préparez-vous en cas d'urgence

Peu importe à quel point vous avez tout planifié, il y a certaines choses qui restent hors de votre contrôle. C'est le moment de vous remettre en question : quelle est votre plus grande peur ? Que peut-il se passer dans l'entreprise dans le pire des cas ? Qu'est-ce qui peut mal tourner et qui nécessitera une action immédiate de la part de la personne responsable ? Vous voudrez peut-être réfléchir à de tels scénarios et fournir à votre équipe des instructions claires sur la manière de réagir.

En dehors des catastrophes naturelles (inondations) ou des dommages non intentionnels causés par l'homme (incendie), il y a encore des choses moins catastrophiques qui peuvent se produire, comme une panne d'électricité ou une perte de connectivité. Assurez-vous que les téléphones des prestataires de service et de maintenance respectifs sont à portée de tous afin que le problème puisse être résolu le plus rapidement possible.

Sommaire

Vous ne devriez pas trop vous inquiéter lorsque vous partez en vacances. Planifiez simplement à l'avance et assurez-vous que les principales responsabilités sont réparties entre les employés. Très probablement, vous reviendrez agréablement surpris par les performances de votre équipe.

Si vous êtes cependant le principal décideur de l'entreprise, partir en vacances sans aucune possibilité de vous contacter est probablement irresponsable. Prévoyez d'être en ligne aux heures convenues et soyez prêt à avoir la main sur votre téléphone. Néanmoins, essayez de résister à la tentation de gérer les affaires comme d'habitude pendant vos vacances.

Il est important de maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui signifie s'absenter du travail et se concentrer plutôt sur d'autres choses : voyager, lire, faire de la randonnée, se détendre, méditer, etc. Gardez à l'esprit que prendre des vacances est essentiel non seulement pour votre propre santé, mais aussi pour la santé de votre entreprise.