Jangan Berhenti! Pelajari Cara Mengelola Bisnis Anda Saat Anda Berlibur

1. Jika Anda seorang pemilik usaha kecil, rencanakan liburan Anda jauh-jauh hari
2. Siapkan tim Anda untuk mengelola bisnis dari jarak jauh
3. Delegasikan tanggung jawab untuk periode ketidakhadiran Anda
4. Jadwalkan kegiatan sebelumnya
5. Jangan mengatur tenggat waktu untuk masa liburan
6. Atur komunikasi dengan tim Anda
7. Beri tahu klien Anda sebelumnya
8. Gunakan alat teknologi untuk tetap terhubung
9. Bersiaplah untuk keadaan darurat

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. SendGrid - Pembuat dan pengirim email
3. Boomerang - Alat untuk menjadwalkan email
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

“Saya belum pernah berlibur selama lima tahun sekarang” — ini adalah kisah khas yang dapat didengar dari pemilik usaha kecil , pendiri, atau manajer tingkat C. Argumen yang biasa digunakan adalah “tidak bertanggung jawab membiarkan bisnis tidak terkelola” dan “bagaimana jika sesuatu terjadi, dan saya tidak ada di sana untuk mengambil tindakan?”

Namun, kita semua adalah manusia, dan kita hanya perlu istirahat sesekali. Tidak hanya lima tahun sekali, tapi rutin. Tanpa pengisian ulang ini, kita kemungkinan akan kehabisan tenaga, pengelola atau tidak. Terlebih lagi, jika sebuah perusahaan tidak dapat bertahan selama beberapa minggu tanpa manajemen puncaknya, lalu apa gunanya timnya?

melalui GIPHY

Jika berlibur selama satu atau dua minggu terdengar seperti sesuatu yang Anda tidak mampu, ini biasanya disebabkan oleh satu (atau lebih) alasan berikut:

• Anda melakukan semuanya sendiri
• Anda tidak dapat mendelegasikan
• Anda tidak mempercayai tim Anda dalam membuat keputusan
• Ada yang salah dengan komunikasi di perusahaan Anda
• Anda terlalu takut bahwa ada sesuatu yang salah dalam ketidakhadiran Anda
• Ada terlalu sedikit orang di perusahaan Anda, dan Anda secara aktif terlibat dalam sebagian besar proses bisnis
• Bisnis Anda terlalu muda
• Anda adalah satu-satunya karyawan perusahaan Anda

Kecuali alasan Anda untuk tidak berlibur adalah salah satu dari tiga alasan terakhir, Anda hanya membuat alasan daripada menjadi manajer yang baik.

Bagaimanapun, pergi berlibur membutuhkan persiapan dan ketersediaan Anda—setidaknya sebagian—selama waktu istirahat. Jika Anda ingin menikmati liburan Anda DAN bekerja dari jarak jauh pada saat yang sama, mari kita lihat apa yang perlu Anda urus.

Jika Anda seorang pemilik usaha kecil, rencanakan liburan Anda jauh-jauh hari

Pertama dan terpenting, rencanakan liburan Anda sebelumnya. Tidak bertanggung jawab jika Anda membiarkan semuanya apa adanya dan terus menikmati waktu istirahat.

Gambar milik Freepik

Beri diri Anda beberapa waktu sebelum liburan untuk menyelesaikan masalah dan mengosongkan jadwal Anda:

• Pastikan untuk meninjau kalender Anda dan memilih waktu ketika tidak ada kegiatan yang direncanakan. Setidaknya, pastikan Anda dapat memindahkan beberapa dari mereka nanti.
• Beri tahu tim Anda tentang rencana liburan Anda, sehingga tidak mengejutkan mereka. Pastikan bahwa penanggung jawab Anda berikutnya bekerja selama Anda tidak hadir.
• Hubungi klien yang Anda kelola, serta rekan bisnis Anda, dan beri tahu mereka tentang periode OOO yang Anda rencanakan.

Untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan ketidakhadiran Anda, saran terbaik adalah merencanakan liburan Anda untuk waktu paling lambat untuk bisnis Anda. Jika itu bertepatan dengan hari libur umum, pastikan setidaknya ada seseorang yang bertanggung jawab.

Persiapkan tim Anda untuk mengelola bisnis dari jarak jauh

Lakukan percakapan terbuka dengan karyawan Anda tentang pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Tanyakan kepada mereka apa yang akan mereka lakukan dalam situasi tertentu jika Anda tidak ada. Anda mungkin mendengar beberapa jawaban dan ide yang bagus. Sebaiknya mulailah melakukan percakapan ini dari awal, sehingga tim siap untuk ketidakhadiran Anda.

Akan lebih baik untuk tidak mengambil liburan panjang sekaligus. Ambil cuti beberapa hari ketika Anda mengadakan rapat atau hanya bekerja dari rumah. Lihat bagaimana kelanjutannya dan bagaimana masalah diselesaikan. Jika semuanya berjalan lancar tanpa peserta aktif Anda, tim mungkin siap untuk liburan bosnya.

Delegasikan tanggung jawab untuk periode ketidakhadiran Anda

Jika Anda berpikir bahwa pendelegasian tidak berhasil, Anda salah. Manajer terbaik adalah orang yang mendelegasikan sebagian besar pekerjaan mereka kepada orang lain daripada melakukan semuanya sendiri.

Untuk mulai mendelegasikan tanggung jawab, Anda perlu mengidentifikasi dan membuat daftar aktivitas Anda terlebih dahulu. Prioritaskan mereka dan pikirkan siapa lagi yang dapat melakukan tugas-tugas ini sebagai gantinya.

Sebagai permulaan, tetapkan penanggung jawab kedua yang akan mengelola bisnis, bukan Anda. Mungkin asisten pribadi Anda atau salah satu pendiri Anda, atau manajer tingkat C mana pun di dewan Anda.

Yang lebih baik lagi adalah mendelegasikan tanggung jawab selama periode ketidakhadiran Anda kepada orang yang berbeda. Namun, pastikan untuk tidak membebani mereka dengan pekerjaan ekstra dan pastikan mereka merasa nyaman dengan peran sementara mereka. Untuk memberi Anda beberapa ide, pilih orang-orang berikut dari tim Anda:

• Seseorang yang bertanggung jawab atas klien
• Seseorang yang bertanggung jawab atas rekan bisnis
• Seseorang yang bertanggung jawab atas peta jalan
• Seseorang yang bertanggung jawab atas hal-hal yang berhubungan dengan kantor
• Seseorang yang bertanggung jawab untuk komunikasi dengan pengguna

Jadwalkan kegiatan sebelumnya

Anda dapat melakukannya dengan langkah-langkah berikut:

• Perhatikan baik-baik kalender Anda dan lihat apa yang telah Anda rencanakan.
• Prioritaskan kegiatan.
• Jadwalkan kegiatan yang paling mendesak atau penting untuk periode sebelum liburan yang Anda rencanakan.
• Tunda hal-hal yang paling tidak penting saat Anda kembali.
• Bagikan jadwal Anda dengan tim Anda dan/atau orang kedua Anda.

melalui GIPHY

Dengan cara ini, Anda pasti akan mengawasi masalah yang paling mendesak dan tidak ketinggalan membuat keputusan. Jika aktivitas baru muncul selama liburan Anda, Anda dapat mendelegasikannya kepada karyawan Anda atau mencoba memindahkannya setelah Anda kembali dari liburan.

Jangan menetapkan tenggat waktu untuk periode liburan

Sangat penting bahwa Anda tidak menetapkan tonggak perkembangan penting untuk periode setelah liburan Anda. Ini kemungkinan besar akan membutuhkan persetujuan Anda, dan Anda tidak ingin menghabiskan sebagian besar liburan Anda untuk bekerja. Oleh karena itu, usahakan untuk memenuhi tenggat waktu sebelum atau sesudah Anda pergi berlibur.

Gambar milik Freepik

Jika Anda telah menunda beberapa tenggat waktu, pastikan Anda memiliki cukup waktu untuk memenuhinya setelah Anda kembali. Ingatlah bahwa kembali bekerja membutuhkan waktu untuk penyesuaian, yang berarti bahwa beberapa hari pertama tidak akan seproduktif yang Anda inginkan.

Atur komunikasi dengan tim Anda

Penting bagi Anda untuk menjaga komunikasi terbuka dengan tim Anda sejak awal. Semua aktivitas bisnis harus transparan dan dapat didiskusikan dalam tim Anda. Ini adalah bagaimana Anda mempersiapkan mereka untuk membuat keputusan dan mengambil tanggung jawab.

Setelah Anda merencanakan beberapa waktu, tetapkan kebijakan komunikasi untuk waktu ketidakhadiran Anda. Sepakati waktu kapan Anda akan melakukan panggilan tim atau kapan kemungkinan besar Anda akan membalas email dan pesan.

melalui GIPHY

Jika Anda masih takut keputusan Anda akan sangat dibutuhkan selama liburan, sediakan diri Anda untuk berkomunikasi. Anda sekarang dapat memiliki akses Internet hampir dari mana saja di dunia, jadi seharusnya tidak menjadi masalah kecuali jenis liburan Anda adalah mendaki gunung. Dalam kebanyakan kasus, Anda akan dapat menjadwalkan waktu online Anda ketika tim Anda dapat menghubungi Anda.

Bersedialah selama waktu yang disepakati dan jelaskan bahwa karyawan Anda dapat menghubungi Anda mengenai pertanyaan mendesak apa pun. Penting untuk mendiskusikan dengan mereka kasus-kasus di mana mereka harus mengandalkan diri mereka sendiri dalam membuat keputusan dan kapan mereka harus menghubungi Anda. Pastikan mereka tidak bergantung pada pendapat Anda saja. Jika tidak, itu hanya akan merusak liburan Anda.

Beri tahu klien Anda sebelumnya

Berhati-hatilah untuk memberi tahu klien Anda tentang liburan Anda jauh-jauh hari sebelumnya. Akan lebih baik untuk menghubungi mereka beberapa bulan sebelum liburan Anda. Cobalah untuk tidak menunda ini sampai satu bulan sebelum liburan yang direncanakan.

Saat berkomunikasi dengan klien mengenai liburan Anda:

• Beri tahu mereka tanggal liburan Anda.
• Tanyakan apakah mereka membutuhkan sesuatu dari Anda yang perlu Anda lakukan sebelum Anda pergi.
• Jangan lupa untuk memperkenalkan mereka kepada seseorang yang akan bertanggung jawab saat Anda tidak ada.
• Beri mereka opsi darurat (seperti nomor telepon pribadi untuk dihubungi).

Jangan lupa untuk menindaklanjuti dengan klien Anda sesaat sebelum liburan Anda untuk mengingatkan mereka pada tanggal ketika Anda akan pergi.

Gunakan alat teknologi untuk tetap terhubung

Karena seringkali tidak mungkin untuk menjauh dari pekerjaan apa pun selama liburan ketika Anda adalah orang yang menjalankan bisnis , siapkan lingkungan untuk kerja jarak jauh. Instal semua alat penting di ponsel cerdas atau tablet Anda, mana pun yang akan Anda gunakan untuk bekerja. Anda juga dapat mengatur pemberitahuan untuk semua alat Anda sehingga Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting.

Berikut adalah alat yang mungkin Anda perlukan:

• Alat komunikasi

Atur pesan OOO Anda di email Anda, sehingga orang tidak akan mengharapkan balasan langsung dari Anda. Sebutkan orang-orang yang bertanggung jawab dan beri tahu bagaimana Anda dapat dihubungi jika terjadi keadaan darurat. Anda dapat mengubah tanda tangan bisnis Anda untuk itu.

Pastikan ponsel Anda telah menginstal semua aplikasi komunikasi penting (Skype, Slack, dll.), sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan tim Anda secara real-time.

Gambar milik Freepik

• Alat manajemen proyek

Alat manajemen proyek mana yang Anda gunakan? Jira atau Confluence mungkin terlalu rumit untuk mengelola bisnis Anda dari smartphone (jika Anda akan menggunakannya untuk bekerja), jadi pertimbangkan untuk menggunakan sesuatu yang lebih ramah, seperti Trello atau Evernote.

Gambar milik Freepik

• Kalender

Pastikan kalender Anda disinkronkan dengan akun email dan alat manajemen proyek Anda. Melacak apa yang terjadi dengan memeriksa kalender setiap hari.

Gambar milik Freepik

• Alat pelaporan

Bagaimana Anda akan tetap diperbarui pada apa yang telah dilakukan dalam jangka waktu tertentu? Tim Anda dapat menggunakan spreadsheet, papan kanban, dasbor waktu nyata, dll. Atau Anda dapat meminta orang kedua untuk mengirimkan ringkasan singkat melalui email di akhir setiap hari.

Gambar milik Freepik

• Alat penjadwalan untuk media sosial

Jika Anda menggunakan akun sosial Anda untuk meningkatkan kesadaran akan perusahaan Anda atau terlibat dengan klien dan pelanggan, penting bagi Anda untuk menggunakan alat penjadwalan seperti Hootsuite atau Buffer. Dengan mereka, Anda tidak perlu online sepanjang waktu, sambil mempertahankan kehadiran sosial Anda. Namun, pastikan bahwa orang-orang yang terlibat dengan Anda tidak dibiarkan tanpa tanggapan.

Gambar milik Freepik

Bersiaplah untuk keadaan darurat

Tidak peduli seberapa baik Anda telah merencanakan segalanya, ada hal-hal tertentu yang tetap berada di luar kendali Anda. Sekarang saatnya untuk bertanya pada diri sendiri: Apa ketakutan terbesar Anda? Apa yang bisa terjadi di perusahaan dalam kasus terburuk? Apa yang bisa salah yang membutuhkan tindakan segera dari orang yang bertanggung jawab? Anda mungkin ingin memikirkan skenario seperti itu dan memberi tim Anda instruksi yang jelas tentang bagaimana harus bereaksi.

Selain bencana alam (banjir) atau kerusakan yang tidak disengaja (kebakaran) akibat ulah manusia, masih ada sedikit bencana yang dapat terjadi, seperti kekurangan daya atau terputusnya konektivitas. Pastikan telepon dari masing-masing penyedia layanan dan pemeliharaan berada dalam jangkauan semua orang sehingga masalah dapat diperbaiki secepat mungkin.

Ringkasan

Anda tidak perlu terlalu khawatir saat akan berlibur. Cukup rencanakan ke depan dan pastikan tanggung jawab utama dibagi di antara para karyawan. Kemungkinan besar, Anda akan kembali terkejut dengan kinerja tim Anda.

Namun, jika Anda adalah pembuat keputusan utama di perusahaan, pergi berlibur tanpa ada kemungkinan untuk menghubungi Anda mungkin tidak bertanggung jawab. Rencanakan untuk online pada waktu yang disepakati dan bersiaplah untuk memegang ponsel Anda. Tetap saja, cobalah untuk menahan godaan untuk menjalankan bisnis seperti biasa saat berlibur.

Sangat penting untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja, yang berarti mengambil cuti kerja dan berkonsentrasi pada hal-hal lain sebagai gantinya: bepergian, membaca, hiking, bersantai, bermeditasi, apa saja. Perlu diingat bahwa mengambil liburan sangat penting tidak hanya untuk kesehatan Anda sendiri tetapi untuk kesehatan bisnis Anda.