Hör nicht auf! Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen verwalten, während Sie im Urlaub sind

1. Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, planen Sie Ihren Urlaub im Voraus
2. Bereiten Sie Ihr Team darauf vor, Geschäfte aus der Ferne zu verwalten
3. Delegieren Sie Verantwortlichkeiten für die Zeit Ihrer Abwesenheit
4. Planen Sie Aktivitäten im Voraus
5. Legen Sie keine Fristen für die Urlaubszeit fest
6. Stellen Sie die Kommunikation mit Ihrem Team ein
7. Informieren Sie Ihre Kunden im Voraus
8. Verwenden Sie technische Tools, um auf dem Laufenden zu bleiben
9. Bereiten Sie sich auf den Notfall vor

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. SendGrid – E-Mail-Builder und -Absender
3. Boomerang – Tool zum Planen von E-Mails
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

„Ich hatte seit fünf Jahren keinen Urlaub mehr“ – das ist eine typische Geschichte, die man von einem Kleinunternehmer , Gründer oder C-Level-Manager hören kann. Die üblichen Argumente lauten „Es ist unverantwortlich, das Geschäft nicht zu führen“ und „Was ist, wenn etwas passiert und ich nicht da bin, um etwas zu unternehmen?“

Trotzdem sind wir alle Menschen und müssen uns einfach ab und zu ausruhen. Nicht nur alle fünf Jahre, sondern regelmäßig. Ohne diese Aufladung werden wir wahrscheinlich ausbrennen, ob Manager oder nicht. Außerdem, wenn ein Unternehmen ein paar Wochen ohne sein Top-Management nicht überleben kann, was nützt dann sein Team?

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Wenn sich ein oder zwei Wochen Urlaub nach etwas anhören, das Sie sich nicht leisten können, liegt dies normalerweise an einem (oder mehreren) der folgenden Gründe:

• Du machst alles selbst
• Sie können nicht delegieren
• Sie trauen Ihrem Team nicht zu, Entscheidungen zu treffen
• Irgendetwas stimmt nicht mit der Kommunikation in Ihrem Unternehmen
• Sie haben zu viel Angst, dass in Ihrer Abwesenheit etwas schief gehen könnte
• In Ihrem Unternehmen sind zu wenige Personen beschäftigt und Sie sind an den meisten Geschäftsprozessen aktiv beteiligt
• Ihr Unternehmen ist zu jung
• Sie sind der einzige Mitarbeiter Ihres Unternehmens

Sofern Ihr Grund, keinen Urlaub zu nehmen, einer der letzten drei Gründe ist, finden Sie nur Ausreden, anstatt ein guter Manager zu sein.

In jedem Fall erfordert eine Urlaubsreise Vorbereitung und Ihre – zumindest teilweise – Verfügbarkeit während der Freizeit. Wenn Sie Ihren Urlaub genießen und gleichzeitig aus der Ferne arbeiten möchten, schauen wir uns an, worum Sie sich kümmern müssen.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, planen Sie Ihren Urlaub im Voraus

Planen Sie in erster Linie Ihren Urlaub im Voraus. Es wäre unverantwortlich von Ihnen, alles so zu lassen, wie es ist, und die Auszeit weiter zu genießen.

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Nehmen Sie sich vor dem Urlaub etwas Zeit, um Dinge zu sortieren und Ihren Terminkalender zu entrümpeln:

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kalender überprüfen und die Zeit auswählen, in der keine Aktivitäten geplant sind. Stellen Sie zumindest sicher, dass Sie einige von ihnen später verschieben können.
• Benachrichtigen Sie Ihr Team über Ihre Urlaubspläne, damit es keine Überraschung für sie ist. Sorgen Sie dafür, dass Ihre nächste zuständige Person während Ihrer Abwesenheit arbeitet.
• Kontaktieren Sie die von Ihnen betreuten Kunden sowie Ihre Geschäftspartner und informieren Sie sie über Ihre geplante OOO-Periode.

Um die mit Ihrer Abwesenheit verbundenen Risiken zu minimieren, wäre es am besten, Ihren Urlaub für die langsamste Zeit für Ihr Unternehmen zu planen. Wenn dies mit den Feiertagen zusammenfällt, stellen Sie sicher, dass zumindest jemand die Verantwortung übernehmen kann.

Bereiten Sie Ihr Team darauf vor, Geschäfte aus der Ferne zu verwalten

Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern ein offenes Gespräch über Problemlösung und Entscheidungsfindung. Fragen Sie sie, was sie in einer bestimmten Situation tun würden, wenn Sie nicht da wären. Vielleicht hören Sie einige gute Antworten und Ideen. Führen Sie diese Gespräche besser von Anfang an, damit das Team auf Ihre Abwesenheit vorbereitet ist.

Es wäre am besten, nicht gleich einen langen Urlaub zu nehmen. Nehmen Sie sich ein paar Tage frei, wenn Sie Besprechungen haben, oder arbeiten Sie einfach von zu Hause aus. Sehen Sie, wie es geht und wie Probleme gelöst werden. Wenn ohne Ihre aktiven Teilnehmer alles rund läuft, ist das Team vielleicht bereit für den Urlaub seines Chefs.

Delegieren Sie Verantwortlichkeiten für die Zeit Ihrer Abwesenheit

Wer denkt, dass Delegieren nicht funktioniert, der irrt. Die besten Manager sind Menschen, die einen Großteil ihrer Arbeit an andere delegieren, anstatt alles alleine zu machen.

Um mit dem Delegieren von Verantwortlichkeiten zu beginnen, müssen Sie zuerst Ihre Aktivitäten identifizieren und auflisten. Priorisieren Sie sie und überlegen Sie, wer diese Aufgaben stattdessen übernehmen kann.

Bestimmen Sie zunächst den zweiten Verantwortlichen, der anstelle von Ihnen die Geschäfte leitet. Das kann Ihr persönlicher Assistent, Ihr Mitgründer oder einer der C-Level-Manager in Ihrem Vorstand sein.

Noch besser ist es, die Verantwortung für die Zeit Ihrer Abwesenheit an verschiedene Personen zu delegieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sie nicht mit zusätzlicher Arbeit überlasten und sicherstellen, dass sie sich mit ihren vorübergehenden Rollen wohlfühlen. Um Ihnen einige Ideen zu geben, wählen Sie die folgenden Personen aus Ihrem Team aus:

• Jemand, der für Kunden verantwortlich ist
• Jemand, der für Geschäftspartner verantwortlich ist
• Jemand, der für die Roadmap verantwortlich ist
• Jemand, der für die Büroangelegenheiten verantwortlich ist
• Jemand, der für die Kommunikation mit Benutzern verantwortlich ist

Planen Sie Aktivitäten im Voraus

Sie können dies in den folgenden Schritten tun:

• Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihren Kalender und sehen Sie, was Sie geplant haben.
• Priorisieren Sie die Aktivitäten.
• Planen Sie Aktivitäten , die am dringendsten oder wesentlichsten sind, für die Zeit vor Ihrem geplanten Urlaub ein.
• Verschieben Sie die unwichtigsten auf Ihre Rückkehr.
• Teilen Sie Ihren Zeitplan mit Ihrem Team und/oder Ihrem Stellvertreter.

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So behalten Sie die drängendsten Themen im Blick und verpassen keine Entscheidungen. Falls sich während Ihres Urlaubs neue Aktivitäten ergeben, können Sie diese an Ihre Mitarbeiter delegieren oder versuchen, sie nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub zu verschieben.

Legen Sie keine Fristen für die Urlaubszeit fest

Wichtig ist, dass Sie die wichtigen Entwicklungsmeilensteine ​​nicht für die Zeit nach dem Urlaub setzen. Diese würden höchstwahrscheinlich Ihre Zustimmung erfordern, und Sie möchten nicht den größten Teil Ihres Urlaubs damit verbringen, zu arbeiten. Versuchen Sie daher, die Fristen vor oder nach dem Urlaub einzuhalten.

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Wenn Sie einige Termine verschoben haben, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um sie nach Ihrer Rückkehr einzuhalten. Denken Sie daran, dass die Rückkehr zur Arbeit einige Zeit der Anpassung erfordert, was bedeutet, dass die ersten Tage nicht so produktiv sein werden, wie Sie es sich wünschen.

Stellen Sie die Kommunikation mit Ihrem Team ein

Wichtig ist, dass Sie von Anfang an eine offene Kommunikation mit Ihrem Team pflegen. Alle Geschäftsaktivitäten sollten transparent und im Team besprechbar sein. So bereiten Sie sie darauf vor, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen.

Wenn Sie eine Auszeit eingeplant haben, legen Sie eine Kommunikationsrichtlinie für die Zeit Ihrer Abwesenheit fest. Vereinbaren Sie die Zeiten, zu denen Sie einen Teamanruf haben oder wann Sie am ehesten auf E-Mails und Nachrichten antworten werden.

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Wenn Sie immer noch befürchten, dass Ihre Entscheidung während Ihres Urlaubs dringend benötigt wird, stellen Sie sich für die Kommunikation zur Verfügung. Sie können jetzt fast überall auf der Welt auf das Internet zugreifen, also sollte es kein Problem sein, es sei denn, Ihre Art von Urlaub ist Bergsteigen. In den meisten Fällen können Sie Ihre Online-Zeiten planen, zu denen Ihr Team Sie erreichen kann.

Seien Sie zu den vereinbarten Zeiten erreichbar und machen Sie deutlich, dass Ihre Mitarbeiter Sie bei dringenden Fragen erreichen können. Es ist wichtig, mit ihnen Fälle zu besprechen, in denen sie sich bei der Entscheidungsfindung auf sich selbst verlassen sollten und wann sie sich an Sie wenden sollten. Stellen Sie sicher, dass sie nicht nur von Ihrer Meinung abhängig sind. Andernfalls würde es nur Ihren Urlaub verderben.

Informieren Sie Ihre Kunden im Voraus

Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig über Ihren Urlaub. Am besten kontaktieren Sie sie ein paar Monate vor Ihrem Urlaub. Versuchen Sie, dies nicht auf einen Monat vor den geplanten Ferien zu verschieben.

Bei der Kommunikation mit Kunden bezüglich Ihres Urlaubs:

• Teilen Sie ihnen die Daten Ihres Urlaubs mit.
• Fragen Sie sie, ob sie etwas von Ihnen brauchen, was Sie erledigen müssten, bevor Sie weg sind.
• Vergessen Sie nicht, sie einer Person vorzustellen, die in Ihrer Abwesenheit verantwortlich ist.
• Bieten Sie ihnen eine Notfalloption (z. B. eine persönliche Telefonnummer zum Anrufen).

Vergessen Sie nicht, sich kurz vor Ihrem Urlaub bei Ihren Kunden zu melden, um sie an Ihre Abwesenheitsdaten zu erinnern.

Verwenden Sie technische Tools, um auf dem Laufenden zu bleiben

Da es oft nicht möglich ist, während des Urlaubs der Arbeit fernzubleiben, wenn Sie die Person sind, die das Geschäft führt, richten Sie eine Umgebung für Remote-Arbeit ein. Installieren Sie alle wichtigen Tools auf Ihrem Smartphone oder Tablet, je nachdem, was Sie für die Arbeit verwenden werden. Sie können auch Benachrichtigungen für alle Ihre Tools einrichten, damit Sie nichts Wichtiges verpassen.

Hier sind die Tools, die Sie wahrscheinlich benötigen werden:

• Kommunikationswerkzeuge

Richten Sie Ihre OOO-Nachricht in Ihrer E-Mail ein, damit die Leute keine sofortige Antwort von Ihnen erwarten. Erwähnen Sie die Verantwortlichen und teilen Sie mit, wie Sie im Notfall erreichbar sind. Sie können dafür Ihre Unternehmenssignatur ändern.

Stellen Sie sicher, dass auf Ihrem Telefon alle wichtigen Kommunikations-Apps installiert sind (Skype, Slack usw.), damit Sie in Echtzeit mit Ihrem Team kommunizieren können.

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• Projektmanagement-Tools

Welche Projektmanagement-Tools verwenden Sie? Jira oder Confluence sind möglicherweise zu komplex, um Ihr Unternehmen von einem Smartphone aus zu verwalten (falls Sie eines für die Arbeit verwenden). Erwägen Sie daher, etwas Freundlicheres wie Trello oder Evernote zu verwenden.

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• Kalender

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kalender mit Ihrem E-Mail-Konto und den Projektmanagement-Tools synchronisiert sind. Behalten Sie den Überblick, was passiert, indem Sie täglich die Kalender überprüfen.

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• Reporting-Tools

Wie werden Sie darüber auf dem Laufenden bleiben, was innerhalb eines bestimmten Zeitraums getan wurde? Ihr Team kann Tabellenkalkulationen, Kanban-Boards, Echtzeit-Dashboards usw. verwenden. Oder Sie können einfach Ihren Stellvertreter bitten, Ihnen am Ende eines jeden Tages eine kurze Zusammenfassung per E-Mail zu senden.

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• Planungstools für soziale Medien

Wenn Sie Ihre Social-Media-Konten verwenden, um die Aufmerksamkeit auf Ihr Unternehmen zu lenken oder mit Klienten und Kunden in Kontakt zu treten, ist es wichtig, dass Sie Planungstools wie Hootsuite oder Buffer verwenden. Mit ihnen müssen Sie nicht die ganze Zeit online sein, während Sie Ihre soziale Präsenz beibehalten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Personen, die mit Ihnen in Kontakt treten, nicht ohne Antwort bleiben.

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Bereiten Sie sich auf den Notfall vor

Egal, wie gut Sie alles geplant haben, es gibt bestimmte Dinge, die sich Ihrer Kontrolle entziehen. Jetzt ist es an der Zeit, sich selbst zu fragen: Was ist Ihre größte Angst? Was kann im schlimmsten Fall im Unternehmen passieren? Was kann schief gehen, was sofortiges Handeln der verantwortlichen Person erfordert? Vielleicht möchten Sie solche Szenarien durchdenken und Ihrem Team klare Anweisungen geben, wie es reagieren soll.

Abgesehen von Naturkatastrophen (Flut) oder von Menschen verursachten unbeabsichtigten Schäden (Feuer) gibt es noch weniger katastrophale Dinge, die passieren können, wie z. B. Stromausfall oder Verbindungsverlust. Stellen Sie sicher, dass die Telefone der jeweiligen Service- und Wartungsanbieter in Reichweite aller sind, damit das Problem so schnell wie möglich behoben werden kann.

Zusammenfassung

Wenn Sie in den Urlaub fahren, sollten Sie sich keine allzu großen Sorgen machen. Planen Sie einfach voraus und stellen Sie sicher, dass die Hauptverantwortlichkeiten unter den Mitarbeitern aufgeteilt werden. Höchstwahrscheinlich werden Sie von der Leistung Ihres Teams angenehm überrascht zurückkommen.

Wenn Sie jedoch der Hauptentscheider im Unternehmen sind, ist es wahrscheinlich unverantwortlich, ohne Kontaktmöglichkeit in den Urlaub zu fahren. Planen Sie, zu den vereinbarten Zeiten online zu sein, und halten Sie Ihre Hand an Ihrem Telefon bereit. Versuchen Sie dennoch, der Versuchung zu widerstehen, das Geschäft im Urlaub wie gewohnt weiterzuführen.

Es ist wichtig, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, was bedeutet, sich eine Auszeit von der Arbeit zu nehmen und sich stattdessen auf andere Dinge zu konzentrieren: Reisen, Lesen, Wandern, Entspannen, Meditieren, was auch immer. Denken Sie daran, dass Urlaub nicht nur für Ihre eigene Gesundheit, sondern auch für die Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.