不要停下來！ 了解如何在度假期間管理您的業務

1. 如果您是小企業主，請提前計劃您的假期
2. 讓您的團隊做好遠程管理業務的準備
3. 委派您缺席期間的責任
4. 提前安排活動
5.不要為假期設定最後期限
6.設置與您的團隊的溝通
7. 提前通知您的客戶
8. 使用技術工具保持關注
9. 為緊急情況做好準備

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. SendGrid - 電子郵件生成器和發件人
3. Boomerang - 安排電子郵件的工具
4. Mailtrack - 電子郵件鏈接打開跟踪
5. Canva - 製作設計的在線工具

“我已經五年沒有假期了”——這是一個典型的故事，可以從小企業主、創始人或 C 級經理那裡聽到。 通常的論點是“讓業務無人管理是不負責任的”和“如果發生了什麼事，我不在那裡採取行動怎麼辦？”

儘管如此，我們都是人類，我們只需要偶爾休息一下。 不是每五年一次，而是定期。 如果沒有這種充電，我們很可能會精疲力盡，無論是否是管理者。 而且，如果一家公司沒有高層管理人員就無法生存幾週，那它的團隊有什麼用呢？

通過 GIPHY

如果一兩個星期的假期聽起來像是您負擔不起的事情，這通常是由於以下一個（或多個）原因造成的：

• 你自己做所有事情
• 你不能委託
• 你不信任你的團隊做決定
• 貴公司內部的溝通有問題
• 你太害怕在你不在的情況下會出問題
• 貴公司的人太少，而您積極參與了大部分業務流程
• 你的生意太年輕了
• 您是貴公司唯一的員工

除非您不休假的原因是後三個中的任何一個，否則您只是在找藉口，而不是成為一名優秀的經理。

在任何情況下，去度假都需要做好準備，並且在休假期間您至少有一部分的可用性。 如果您想在享受假期的同時遠程工作，讓我們看看您需要注意什麼。

如果您是小企業主，請提前計劃您的假期

首先，提前計劃好你的假期。 如果你讓一切保持原樣，繼續享受假期，那將是不負責任的。

圖片由 Freepik 提供

在假期前給自己一些時間來整理和清理你的日程安排：

• 確保查看您的日曆並選擇沒有計劃活動的時間。 至少，確保您可以將其中一些移到以後。
• 通知您的團隊您的假期計劃，這樣他們就不會感到意外。 請確保您的下一位負責人在您缺席期間正在工作。
• 聯繫您管理的客戶以及您的業務夥伴，並告訴他們您計劃的 OOO 期。

為了盡量減少與您缺席相關的風險，最好的建議是將您的假期計劃為您的業務最慢的時間。 如果這恰逢公共假期，請確保至少有人可以負責。

讓您的團隊做好遠程管理業務的準備

與您的員工就解決問題和決策進行公開對話。 問他們如果你不在，他們會在某種情況下做什麼。 你可能會聽到一些好的答案和想法。 最好從一開始就開始進行這些對話，以便團隊為您的缺席做好準備。

最好不要一次放長假。 開會或在家工作時請假幾天。 看看它是如何進行的以及問題是如何解決的。 如果沒有您的積極參與者，一切都可以順利進行，那麼團隊可能已經為老闆的假期做好了準備。

代表您缺席期間的責任

如果您認為委派不起作用，那您就錯了。 最好的管理者是將大部分工作委託給他人而不是自己做所有事情的人。

要開始委派職責，您需要首先確定並列出您的活動。 優先考慮他們，想想還有誰可以代替這些任務。

首先，指定第二個負責人而不是您來管理業務。 可能是您的私人助理或聯合創始人，或董事會中的任何 C 級經理。

更好的辦法是將您缺席期間的職責分派給不同的人。 但是，請確保不要讓他們因額外的工作而超負荷，並確保他們對自己的臨時角色感到滿意。 為了給您一些想法，請從您的團隊中挑選以下人員：

• 對客戶負責的人
• 負責商業夥伴的人
• 負責路線圖的人
• 負責辦公室相關事務的人
• 負責與用戶溝通的人

提前安排活動

您可以按照以下步驟進行操作：

• 仔細看看你的日曆，看看你有什麼計劃。
• 優先考慮活動。
• 在您計劃的假期之前安排最緊急或最重要的活動。
• 把最不重要的推遲到你回來的時候。
• 與您的團隊和/或您的副手分享您的日程安排。

通過 GIPHY

這樣，您一定會監督最緊迫的問題，並且不會錯過決策。 如果假期期間出現新活動，您可以將它們委派給您的員工，或者在假期回來後嘗試將它們轉移到。

不要為假期設定最後期限

重要的是，您不要為假期後的時期設定重要的發展里程碑。 這些很可能需要您的批准，並且您不希望最終將大部分假期都花在工作上。 因此，請盡量在假期之前或之後趕上最後期限。

圖片由 Freepik 提供

如果您推遲了一些截止日期，請確保您在回來後有足夠的時間來滿足它們。 請記住，重返工作崗位需要一些時間來調整，這意味著最初的幾天不會像您希望的那樣富有成效。

設置與您的團隊的溝通

從一開始就與團隊保持開放的溝通非常重要。 所有業務活動都應該在您的團隊中透明且可討論。 這就是您準備他們做出決定和承擔責任的方式。

一旦您計劃了一段時間，請為您的缺席時間制定溝通政策。 就您何時接到團隊電話或您最有可能回復電子郵件和消息的時間達成一致。

通過 GIPHY

如果您仍然擔心在假期期間非常需要您的決定，請讓自己可以進行交流。 您現在幾乎可以從世界任何地方訪問互聯網，因此除非您的假期類型是登山，否則這應該不是問題。 在大多數情況下，您可以安排團隊可以聯繫到您的在線時間。

在約定的時間內有空，並明確表示您的員工可以就任何緊迫問題與您聯繫。 與他們討論在哪些情況下他們應該依靠自己做出決定以及何時應該聯繫您，這一點很重要。 確保他們不僅僅依賴於您的意見。 否則，只會破壞你的假期。

提前通知您的客戶

提前通知您的客戶您的假期。 最好在假期前幾個月與他們聯繫。 盡量不要推遲到計劃假期前一個月。

在與客戶就您的假期進行溝通時：

• 告訴他們你假期的日期。
• 詢問他們是否需要您在您離開之前需要做的任何事情。
• 不要忘記將他們介紹給在您不在時負責的人。
• 為他們提供緊急選項（例如要撥打的個人電話號碼）。

不要忘記在假期前不久與您的客戶跟進，以提醒他們您將離開的日期。

使用技術工具保持關注

因為當你是經營業務的人時，通常不可能在假期遠離任何工作，所以為遠程工作設置一個環境。 在您要用於工作的智能手機或平板電腦上安裝所有基本工具。 您還可以為所有工具設置通知，以免錯過任何重要信息。

以下是您可能需要的工具：

• 通訊工具

在您的電子郵件中設置您的 OOO 消息，這樣人們就不會期望您立即回复。 提及負責人，並告訴您在緊急情況下如何联係到您。 您可以為此更改您的商業簽名。

確保您的手機安裝了所有必要的通信應用程序（Skype、Slack 等），以便您可以與您的團隊進行實時通信。

圖片由 Freepik 提供

• 項目管理工具

您正在使用哪些項目管理工具？ Jira 或 Confluence 可能過於復雜，無法通過智能手機管理您的業務（如果您將使用智能手機進行工作），因此請考慮使用更友好的東西，例如 Trello 或 Evernote。

圖片由 Freepik 提供

• 日曆

確保您的日曆與您的電子郵件帳戶和項目管理工具同步。 通過每天查看日曆來跟踪正在發生的事情。

圖片由 Freepik 提供

• 報告工具

您將如何隨時了解在特定時間段內所做的事情？ 您的團隊可以使用電子表格、看板、實時儀表板等。或者您可以簡單地要求您的副手在每天結束時通過電子郵件向您發送簡短摘要。

圖片由 Freepik 提供

• 社交媒體的調度工具

如果您使用社交帳戶來提高公司知名度或與客戶和客戶互動，那麼使用 Hootsuite 或 Buffer 等調度工具非常重要。 有了它們，您不必一直在線，同時保持您的社交存在。 但是，請確保與您互動的人不會沒有回應。

圖片由 Freepik 提供

為緊急情況做好準備

不管你把一切計劃得多麼好，總有一些事情是你無法控制的。 現在是時候問自己了：你最大的恐懼是什麼？ 在最壞的情況下，公司會發生什麼？ 哪些問題需要負責人立即採取行動？ 您可能想仔細考慮這些情況，並為您的團隊提供有關如何應對的明確指示。

除了自然災害（洪水）或人為造成的意外損壞（火災）之外，可能發生的災難性事件仍然較少，例如電力短缺或連接中斷。 確保各個服務和維護提供商的電話在每個人的可及範圍內，以便盡快解決問題。

概括

去度假時不要太擔心。 只需提前計劃並確保在員工之間分配主要職責。 最有可能的是，您回來時會對團隊的表現感到驚喜。

但是，如果您是公司的主要決策者，那麼在沒有任何可能與您聯繫的情況下去度假可能是不負責任的。 計劃在約定的時間上網，並準備好把手放在手機上。 不過，請盡量抵制在假期期間照常經營業務的誘惑。

保持工作與生活的平衡很重要，這意味著要抽出一些時間來專注於其他事情：旅行、閱讀、遠足、放鬆、冥想，應有盡有。 請記住，休假不僅對您自己的健康至關重要，而且對您的企業健康也很重要。