لا تتوقف! تعرف على كيفية إدارة عملك أثناء إجازتك

1. إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، خطط لعطلتك في المستقبل
2. جهز فريقك لإدارة الأعمال عن بُعد
3. تفويض المسؤوليات لفترة غيابك
4. جدولة الأنشطة مسبقًا
5. لا تحدد المواعيد النهائية لفترة الإجازة
6. اضبط التواصل مع فريقك
7. قم بإبلاغ عملائك مسبقًا
8. استخدم الأدوات التقنية لتظل على اطلاع
9. الاستعداد للطوارئ

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. SendGrid - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Boomerang - أداة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

"لم أحصل على إجازة لمدة خمس سنوات حتى الآن" - إنها قصة نموذجية يمكن للمرء أن يسمعها من صاحب عمل صغير أو مؤسس أو مدير من المستوى C. الحجج المعتادة هي "من غير المسؤول ترك العمل بدون إدارة" و "ماذا لو حدث شيء ما ، ولست موجودًا لاتخاذ إجراء؟"

مع ذلك ، نحن جميعًا بشر ، وعلينا ببساطة أن نرتاح من حين لآخر. ليس فقط كل خمس سنوات ، ولكن بشكل منتظم. بدون إعادة الشحن هذه ، من المحتمل أن نحصل على الإرهاق ، سواء المديرين أم لا. علاوة على ذلك ، إذا كانت الشركة لا تستطيع البقاء على قيد الحياة لبضعة أسابيع بدون إدارتها العليا ، فما فائدة فريقها؟

عبر GIPHY

إذا كان الحصول على إجازة لمدة أسبوع أو أسبوعين يبدو وكأنه شيء لا يمكنك تحمله ، فعادةً ما يرجع ذلك إلى واحد (أو أكثر) من الأسباب التالية:

• أنت تفعل كل شيء بنفسك
• لا يمكنك التفويض
• أنت لا تثق بفريقك في اتخاذ القرارات
• هناك خطأ ما في الاتصال داخل شركتك
• أنت خائف جدًا من حدوث خطأ ما في غيابك
• يوجد عدد قليل جدًا من الأشخاص في شركتك ، وتشارك بنشاط في غالبية العمليات التجارية
• عملك صغير جدا
• أنت الموظف الوحيد في شركتك

ما لم يكن سبب عدم أخذ إجازة هو أي من الثلاثة الأخيرين ، فأنت تختلق الأعذار فقط بدلاً من أن تكون مديرًا جيدًا.

على أية حال ، فإن الذهاب في إجازة يتطلب الاستعداد وتوافرك - على الأقل جزئيًا - خلال هذه الإجازة. إذا كنت ترغب في الاستمتاع بإجازاتك والعمل عن بُعد في نفس الوقت ، فلنرى ما تحتاج إلى الاهتمام به.

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، فخطط لإجازتك في المستقبل

أولاً وقبل كل شيء ، خطط لإجازتك مسبقًا. سيكون من غير المسؤول منك ترك كل شيء كما هو والاستمتاع بالوقت.

الصورة مجاملة من Freepik

امنح نفسك بعض الوقت قبل الإجازة لترتيب الأمور ومسح جدولك الزمني:

• تأكد من مراجعة التقويم الخاص بك واختيار الوقت الذي لا يتم فيه التخطيط لأنشطة. على الأقل ، تأكد من أنه يمكنك نقل بعضها إلى وقت لاحق.
• قم بإخطار فريقك بخطط عطلتك ، حتى لا تكون مفاجأة بالنسبة لهم. تأكد من أن الشخص التالي المسؤول لديك يعمل أثناء وقت غيابك.
• اتصل بالعملاء الذين تديرهم ، بالإضافة إلى شركائك في العمل ، وأخبرهم عن فترة OOO المخطط لها.

لتقليل المخاطر المرتبطة بغيابك ، فإن أفضل نصيحة هي التخطيط لعطلتك في أبطأ وقت لعملك. إذا تزامن ذلك مع العطلات الرسمية ، فتأكد من ترك شخص ما على الأقل مسؤولاً.

جهز فريقك لإدارة الأعمال عن بُعد

قم بإجراء محادثة مفتوحة مع موظفيك حول حل المشكلات واتخاذ القرار. اسألهم عما سيفعلونه في موقف معين إذا لم تكن في الجوار. قد تسمع بعض الإجابات والأفكار الجيدة. من الأفضل البدء في إجراء هذه المحادثات من البداية ، حتى يكون الفريق جاهزًا لغيابك.

من الأفضل عدم أخذ إجازة طويلة مرة واحدة. خذ إجازة لبضعة أيام عندما يكون لديك اجتماعات أو لمجرد العمل من المنزل. انظر كيف تسير الأمور وكيف يتم حل المشاكل. إذا كان كل شيء يسير بسلاسة بدون المشاركين النشطين ، فقد يكون الفريق جاهزًا لقضاء عطلة رئيسه.

تفويض المسؤوليات لفترة غيابك

إذا كنت تعتقد أن التفويض لا يعمل ، فأنت مخطئ. أفضل المديرين هم الأشخاص الذين يفوضون جزءًا كبيرًا من عملهم للآخرين بدلاً من القيام بكل شيء بمفردهم.

لبدء تفويض المسؤوليات ، تحتاج إلى تحديد أنشطتك وإدراجها أولاً. حدد أولوياتهم وفكر في الأشخاص الآخرين الذين يمكنهم القيام بهذه المهام بدلاً من ذلك.

كبداية ، قم بتعيين الشخص الثاني المسؤول الذي سيدير ​​العمل بدلاً منك. قد يكون مساعدك الشخصي أو المؤسس المشارك لك ، أو أي من المديرين من المستوى C.

والأفضل من ذلك هو تفويض المسؤوليات عن فترة غيابك إلى أشخاص مختلفين. ومع ذلك ، تأكد من عدم إثقال كاهلهم بالعمل الإضافي وتأكد من أنهم مرتاحون لأدوارهم المؤقتة. لمنحك بعض الأفكار ، اختر الأشخاص التاليين من فريقك:

• شخص مسؤول عن العملاء
• شخص مسؤول عن شركاء العمل
• شخص مسؤول عن خارطة الطريق
• شخص مسؤول عن الأمور المتعلقة بالمكتب
• شخص مسؤول عن التواصل مع المستخدمين

جدولة الأنشطة مسبقًا

يمكنك القيام بذلك من خلال الخطوات التالية:

• ألق نظرة فاحصة على التقويم الخاص بك وشاهد ما خططت له.
• تحديد أولويات الأنشطة.
• قم بجدولة الأنشطة الأكثر إلحاحًا أو ضرورية للفترة السابقة لعطلتك المخطط لها.
• قم بتأجيل الأقل أهمية عند عودتك.
• شارك جدولك الزمني مع فريقك و / أو الرجل الثاني في الأمر.

عبر GIPHY

بهذه الطريقة ، ستكون متأكدًا من الإشراف على القضايا الأكثر إلحاحًا وعدم تفويت اتخاذ القرارات. في حالة ظهور أنشطة جديدة أثناء إجازتك ، يمكنك تفويضها لموظفيك أو محاولة نقلها بعد عودتك من العطلة.

لا تحدد المواعيد النهائية لفترة الإجازة

من المهم ألا تحدد معالم التطور الهامة للفترة التي تلي إجازتك. سيتطلب ذلك على الأرجح موافقتك ، ولا تريد أن ينتهي بك الأمر إلى إنفاق معظم إجازتك في العمل. لذلك ، حاول الالتزام بالمواعيد النهائية قبل أو بعد الذهاب في عطلة.

الصورة مجاملة من Freepik

إذا كنت قد أجلت بعض المواعيد النهائية ، فتأكد من أن لديك الوقت الكافي للوفاء بها بعد عودتك. تذكر أن العودة إلى العمل تتطلب بعض الوقت للتعديل ، مما يعني أن الأيام القليلة الأولى لن تكون منتجة بالقدر الذي تريده.

اضبط التواصل مع فريقك

من المهم أن تحافظ على اتصال مفتوح مع فريقك منذ البداية. يجب أن تكون جميع الأنشطة التجارية شفافة وقابلة للنقاش داخل فريقك. هذه هي الطريقة التي تعدهم بها لاتخاذ القرارات وتحمل المسؤولية.

بمجرد التخطيط لبعض الوقت بعيدًا ، ضع سياسة اتصال لوقت غيابك. اتفق على الأوقات التي سيكون لديك فيها مكالمة جماعية أو عندما يكون من المرجح أن ترد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل.

عبر GIPHY

إذا كنت لا تزال تخشى أن تكون هناك حاجة ماسة لقرارك أثناء إجازتك ، فاجعل نفسك متاحًا للتواصل. يمكنك الآن الوصول إلى الإنترنت تقريبًا من أي مكان في العالم ، لذلك لن تكون هناك مشكلة ما لم يكن نوع عطلتك هو تسلق الجبال. في معظم الحالات ، ستكون قادرًا على جدولة الأوقات الخاصة بك على الإنترنت عندما يتمكن فريقك من الوصول إليك.

كن متاحًا خلال الأوقات المتفق عليها ووضح أن موظفيك يمكنهم التواصل معك بخصوص أي أسئلة ملحة. من المهم أن تناقش معهم الحالات التي يجب أن يعتمدوا فيها على أنفسهم في اتخاذ القرارات ومتى يجب عليهم الاتصال بك. تأكد من أنها لا تعتمد على رأيك فقط. خلاف ذلك ، فإنه يفسد عطلتك فقط.

أبلغ عملائك مسبقًا

احرص على إبلاغ عملائك بإجازتك مسبقًا. سيكون من الأفضل الاتصال بهم قبل بضعة أشهر من عطلتك. حاول ألا تؤجل هذا حتى شهر واحد قبل الإجازة المخطط لها.

عند التواصل مع العملاء بخصوص عطلتك:

• أخبرهم بمواعيد عطلتك.
• اسألهم عما إذا كانوا بحاجة منك إلى أي شيء قد تحتاج إلى فعله قبل أن تكون بعيدًا.
• لا تنس تعريفهم على شخص سيكون مسؤولاً في غيابك.
• زودهم بخيار الطوارئ (مثل رقم هاتف شخصي للاتصال به).

لا تنس المتابعة مع عملائك قبل فترة وجيزة من إجازتك لتذكيرهم بالتواريخ التي ستكون فيها بعيدًا.

استخدم الأدوات التقنية لتظل على اطلاع

نظرًا لأنه غالبًا ما يكون من غير الممكن الابتعاد عن أي عمل أثناء الإجازة عندما تكون الشخص المسؤول عن إدارة الأعمال ، فقم بإعداد بيئة للعمل عن بُعد. قم بتثبيت جميع الأدوات الأساسية على هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي ، أيهما ستستخدمه في العمل. يمكنك أيضًا إعداد إشعارات لجميع أدواتك حتى لا يفوتك أي شيء مهم.

فيما يلي الأدوات التي قد تحتاجها على الأرجح:

• أدوات الاتصال

قم بإعداد رسالة OOO في بريدك الإلكتروني ، حتى لا يتوقع الناس ردًا فوريًا منك. اذكر المسؤولين وأخبرهم كيف يمكن الوصول إليك في حالة الطوارئ. يمكنك تغيير توقيع عملك لذلك.

تأكد من تثبيت جميع تطبيقات الاتصال الأساسية على هاتفك (سكايب ، سلاك ، إلخ) ، حتى تتمكن من التواصل مع فريقك في الوقت الفعلي.

الصورة مجاملة من Freepik

• أدوات إدارة المشروع

ما هي أدوات إدارة المشروع التي تستخدمها؟ قد يكون Jira أو Confluence معقدًا جدًا لإدارة عملك من هاتف ذكي (في حال كنت ستستخدم واحدًا للعمل) ، لذا فكر في استخدام شيء أكثر ودية ، مثل Trello أو Evernote.

الصورة مجاملة من Freepik

• تقويم

تأكد من مزامنة التقويمات الخاصة بك مع حساب بريدك الإلكتروني وأدوات إدارة المشروع. تتبع ما يحدث عن طريق التحقق من التقويمات يوميًا.

الصورة مجاملة من Freepik

• أدوات التقارير

كيف ستبقى على اطلاع دائم بما تم إنجازه خلال فترة زمنية معينة؟ يمكن لفريقك استخدام جداول البيانات ولوحات كانبان ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي وما إلى ذلك. أو يمكنك ببساطة أن تطلب من الشخص الثاني في الأمر أن يرسل إليك ملخصًا موجزًا ​​عبر البريد الإلكتروني في نهاية كل يوم.

الصورة مجاملة من Freepik

• أدوات الجدولة لوسائل التواصل الاجتماعي

إذا كنت تستخدم حساباتك الاجتماعية لزيادة الوعي بشركتك أو التعامل مع العملاء والعملاء ، فمن المهم أن تستخدم أدوات الجدولة مثل Hootsuite أو Buffer. معهم ، لن تضطر إلى أن تكون متصلاً بالإنترنت طوال الوقت ، مع الحفاظ على تواجدك الاجتماعي. ومع ذلك ، تأكد من عدم ترك الأشخاص الذين يتعاملون معك دون رد.

الصورة مجاملة من Freepik

استعد للطوارئ

بغض النظر عن مدى جودة تخطيطك لكل شيء ، هناك أشياء معينة لا تزال خارجة عن إرادتك. حان الوقت الآن لتسأل نفسك: ما هو أكبر مخاوفك؟ ماذا يمكن أن يحدث في الشركة في أسوأ الأحوال؟ ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث ويتطلب إجراءً فوريًا من الشخص المسؤول؟ قد ترغب في التفكير في مثل هذه السيناريوهات وتزويد فريقك بتعليمات واضحة حول كيفية الرد.

بصرف النظر عن الكوارث الطبيعية (الفيضانات) أو الأضرار غير المقصودة التي يتسبب فيها الإنسان (حريق) ، لا تزال هناك أشياء أقل كارثية يمكن أن تحدث ، مثل نقص الطاقة أو فقدان الاتصال. تأكد من أن هواتف مقدمي الخدمة والصيانة المعنيين في متناول الجميع حتى يمكن حل المشكلة في أسرع وقت ممكن.

ملخص

يجب ألا تقلق كثيرًا عند الذهاب في إجازة. ما عليك سوى التخطيط مسبقًا والتأكد من تقسيم المسؤوليات الرئيسية بين الموظفين. على الأرجح ، ستعود متفاجئًا بسرور من أداء فريقك.

ومع ذلك ، إذا كنت صانع القرار الرئيسي في الشركة ، فمن المحتمل أن يكون الذهاب في إجازة دون أي إمكانية للاتصال بك أمرًا غير مسؤول. خطط لتكون متصلاً بالإنترنت في الأوقات المتفق عليها وكن جاهزًا لوضع يدك على هاتفك. ومع ذلك ، حاول مقاومة إغراء إدارة العمل كالمعتاد أثناء الإجازة.

من المهم الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة ، مما يعني قضاء بعض الوقت في إجازة من العمل والتركيز على أشياء أخرى بدلاً من ذلك: السفر ، والقراءة ، والمشي ، والاسترخاء ، والتأمل ، سمها ما شئت. ضع في اعتبارك أن أخذ الإجازات أمر ضروري ليس فقط لصحتك ولكن لصحة عملك.