Non fermarti! Scopri come gestire la tua attività mentre sei in vacanza

1. Se sei un piccolo imprenditore, pianifica la tua vacanza in anticipo
2. Prepara il tuo team a gestire l'attività in remoto
3. Delega responsabilità per il periodo della tua assenza
4. Pianifica le attività in anticipo
5. Non fissare le scadenze per il periodo di ferie
6. Imposta la comunicazione con il tuo team
7. Informa i tuoi clienti in anticipo
8. Usa gli strumenti tecnologici per rimanere sintonizzato
9. Preparati all'emergenza

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. SendGrid - Generatore di email e mittente
3. Boomerang - Strumento per la pianificazione delle e-mail
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

"Non vado in vacanza da cinque anni ormai" — è una tipica storia che si può sentire da un piccolo imprenditore , fondatore o un manager di livello C. Le solite argomentazioni sono "è irresponsabile lasciare l'attività non gestita" e "e se succede qualcosa e io non sono lì per agire?"

Tuttavia, siamo tutti esseri umani e abbiamo semplicemente bisogno di riposarci una volta ogni tanto. Non solo ogni cinque anni, ma regolarmente. Senza questa ricarica, rischiamo di esaurirci, manager o meno. Inoltre, se un'azienda non può sopravvivere poche settimane senza il suo top management, a che serve il suo team?

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Se avere una vacanza per una o due settimane sembra qualcosa che non puoi permetterti, di solito è dovuto a uno (o più) dei seguenti motivi:

• Fai tutto da solo
• Non puoi delegare
• Non ti fidi del tuo team nel prendere decisioni
• C'è qualcosa di sbagliato nella comunicazione all'interno della tua azienda
• Hai troppa paura che qualcosa possa andare storto in tua assenza
• Ci sono troppo poche persone nella tua azienda e sei attivamente coinvolto nella maggior parte dei processi aziendali
• La tua attività è troppo giovane
• Sei l'unico dipendente della tua azienda

A meno che la ragione per non prendere una vacanza non sia una delle ultime tre, stai solo inventando scuse piuttosto che essere un buon manager.

In ogni caso, andare in vacanza richiede preparazione e la tua disponibilità, almeno parziale, durante il tempo libero. Se vuoi goderti le vacanze E lavorare da remoto allo stesso tempo, vediamo di cosa devi prenderti cura.

Se sei un piccolo imprenditore, pianifica la tua vacanza in anticipo

Innanzitutto, pianifica la tua vacanza in anticipo. Sarebbe irresponsabile da parte tua lasciare tutto com'è e continuare a goderti il ​​tempo libero.

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Concediti un po' di tempo prima delle vacanze per sistemare le cose e cancellare i tuoi impegni:

• Assicurati di rivedere il tuo calendario e scegli l'ora in cui non sono pianificate attività. Almeno, assicurati di poterne spostare alcuni in un secondo momento.
• Informa il tuo team dei tuoi piani per le vacanze, in modo che non sia una sorpresa per loro. Assicurati che il tuo prossimo responsabile lavori durante il periodo della tua assenza.
• Contatta i clienti che stai gestendo, così come i tuoi soci in affari, e parla loro del tuo periodo OOO pianificato.

Per ridurre al minimo i rischi associati alla tua assenza, il miglior consiglio sarebbe quello di pianificare la tua vacanza per il periodo più lento per la tua attività. Se ciò coincide con i giorni festivi, assicurati che almeno qualcuno possa essere lasciato al comando.

Prepara il tuo team a gestire il business da remoto

Intrattenere una conversazione aperta con i dipendenti sulla risoluzione dei problemi e sul processo decisionale. Chiedi loro cosa farebbero in una certa situazione se non ci fossi tu. Potresti sentire alcune buone risposte e idee. È meglio iniziare ad avere queste conversazioni dall'inizio, in modo che il team sia pronto per la tua assenza.

Sarebbe meglio non prendersi una lunga vacanza in una volta. Prenditi qualche giorno libero quando hai riunioni o semplicemente lavori da casa. Guarda come va e come si risolvono i problemi. Se tutto procede senza intoppi senza i tuoi partecipanti attivi, il team potrebbe essere pronto per le vacanze del suo capo.

Delega le responsabilità per il periodo della tua assenza

Se pensi che delegare non funzioni, ti sbagli. I migliori manager sono persone che delegano gran parte del proprio lavoro ad altri piuttosto che fare tutto da soli.

Per iniziare a delegare le responsabilità, devi prima identificare ed elencare le tue attività. Dai loro la priorità e pensa a chi altro può svolgere queste attività invece.

Per cominciare, assegna il secondo responsabile che gestirà l'attività al posto tuo. Potrebbe essere il tuo assistente personale o il tuo co-fondatore, o uno qualsiasi dei manager di livello C nel tuo consiglio.

Ancora meglio è delegare le responsabilità per il periodo della tua assenza a persone diverse. Tuttavia, assicurati di non sovraccaricarli di lavoro extra e assicurati che si sentano a proprio agio con i loro ruoli temporanei. Per darti alcune idee, scegli le seguenti persone dal tuo team:

• Qualcuno responsabile per i clienti
• Qualcuno responsabile per i soci in affari
• Qualcuno responsabile della tabella di marcia
• Qualcuno responsabile per le questioni relative all'ufficio
• Qualcuno responsabile della comunicazione con gli utenti

Pianifica le attività in anticipo

Puoi farlo nei seguenti passaggi:

• Dai un'occhiata attenta al tuo calendario e guarda cosa hai pianificato.
• Dai priorità alle attività.
• Pianifica le attività più urgenti o essenziali per il periodo prima della tua vacanza programmata.
• Rimanda quelli meno importanti a quando torni.
• Condividi il tuo programma con il tuo team e/o il tuo secondo in comando.

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In questo modo, sarai certo di supervisionare le questioni più urgenti e di non perdere le decisioni. Nel caso in cui emergano nuove attività durante le vacanze, puoi delegarle ai tuoi dipendenti o provare a spostarle dopo il tuo ritorno dalle vacanze.

Non fissare le scadenze per il periodo di ferie

È importante non impostare le tappe fondamentali dello sviluppo per il periodo successivo alla vacanza. Molto probabilmente questi richiederebbero la tua approvazione e non vuoi finire per passare la maggior parte delle tue vacanze a lavorare. Pertanto, cerca di rispettare le scadenze prima o dopo la tua vacanza.

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Se hai posticipato alcune scadenze, assicurati di avere abbastanza tempo per rispettarle una volta tornato. Ricorda che tornare al lavoro richiede del tempo per l'adattamento, il che significa che i primi giorni non saranno così produttivi come vorresti che fossero.

Imposta la comunicazione con il tuo team

È importante mantenere una comunicazione aperta con il tuo team sin dall'inizio. Tutte le attività aziendali dovrebbero essere trasparenti e discusse all'interno del tuo team. Questo è il modo in cui li prepari a prendere decisioni e ad assumersi responsabilità.

Dopo aver programmato un po' di tempo lontano, imposta una politica di comunicazione per il tempo della tua assenza. Concorda gli orari in cui effettuerai una chiamata di squadra o quando sarà più probabile che tu risponda a e-mail e messaggi.

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Se hai ancora paura che la tua decisione sia molto necessaria durante le tue vacanze, renditi disponibile per la comunicazione. Ora puoi avere accesso a Internet quasi da qualsiasi parte del mondo, quindi non dovrebbe essere un problema a meno che il tuo tipo di vacanza non sia l'alpinismo. Nella maggior parte dei casi, sarai in grado di programmare i tuoi orari online quando il tuo team può contattarti.

Sii disponibile negli orari concordati e chiarisci che i tuoi dipendenti possono contattarti per qualsiasi domanda urgente. È importante discutere con loro i casi in cui dovrebbero fare affidamento su se stessi nel prendere decisioni e quando dovrebbero contattarti. Assicurati che non dipendano solo dalla tua opinione. Altrimenti, rovinerebbe solo la tua vacanza.

Informa i tuoi clienti in anticipo

Abbiate cura di informare i vostri clienti della vostra vacanza con largo anticipo. Sarebbe meglio contattarli qualche mese prima della tua vacanza. Cerca di non rimandare questo fino a un mese prima delle vacanze programmate.

Quando comunichi con i clienti in merito alla tua vacanza:

• Dì loro le date della tua vacanza.
• Chiedi loro se hanno bisogno di qualcosa da te che dovresti fare prima che tu sia via.
• Non dimenticare di presentarli a una persona che sarà responsabile in tua assenza.
• Fornisci loro un'opzione di emergenza (come un numero di telefono personale da chiamare).

Non dimenticare di contattare i tuoi clienti poco prima della tua vacanza per ricordare loro le date in cui sarai via.

Usa gli strumenti tecnologici per rimanere sintonizzato

Poiché spesso non è possibile stare lontano da qualsiasi lavoro durante le vacanze quando sei la persona che gestisce l'attività , crea un ambiente per il lavoro a distanza. Installa tutti gli strumenti essenziali sul tuo smartphone o tablet, qualunque sia quello che utilizzerai per lavoro. Puoi anche impostare notifiche per tutti i tuoi strumenti in modo da non perdere nulla di importante.

Ecco gli strumenti di cui probabilmente avrai bisogno:

• Strumenti di comunicazione

Imposta il tuo messaggio OOO nella tua e-mail, in modo che le persone non si aspettino una risposta immediata da parte tua. Indica i responsabili e spiega come puoi essere raggiunto in caso di emergenza. Puoi cambiare la tua firma aziendale per questo.

Assicurati che sul tuo telefono siano installate tutte le app di comunicazione essenziali (Skype, Slack, ecc.), in modo da poter comunicare con il tuo team in tempo reale.

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• Strumenti di gestione del progetto

Quali strumenti di gestione dei progetti stai utilizzando? Jira o Confluence potrebbero essere troppo complessi per gestire la tua attività da uno smartphone (nel caso in cui ne utilizzi uno per lavoro), quindi considera l'utilizzo di qualcosa di più amichevole, come Trello o Evernote.

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• Calendario

Assicurati che i tuoi calendari siano sincronizzati con il tuo account e-mail e gli strumenti di gestione dei progetti. Tieni traccia di ciò che sta accadendo controllando i calendari ogni giorno.

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• Strumenti di segnalazione

Come hai intenzione di rimanere aggiornato su ciò che è stato fatto entro un certo periodo di tempo? Il tuo team può utilizzare fogli di calcolo, bacheche kanban, dashboard in tempo reale, ecc. Oppure puoi semplicemente chiedere al tuo secondo in comando di inviarti un breve riepilogo via e-mail alla fine di ogni giornata.

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• Strumenti di pianificazione per i social media

Se stai utilizzando i tuoi account social per aumentare la consapevolezza della tua azienda o interagire con clienti e clienti, è importante utilizzare strumenti di pianificazione come Hootsuite o Buffer. Con loro, non dovrai essere online tutto il tempo, mantenendo la tua presenza sui social. Tuttavia, assicurati che le persone che interagiscono con te non rimangano senza una risposta.

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Preparati per l'emergenza

Non importa quanto bene hai pianificato tutto, ci sono alcune cose che rimangono al di fuori del tuo controllo. Ora è il momento di interrogarti: qual è la tua paura più grande? Cosa può succedere in azienda nel peggiore dei casi? Cosa può andare storto che richiederà un'azione immediata da parte del responsabile? Potresti pensare a questi scenari e fornire al tuo team istruzioni chiare su come reagire.

A parte i disastri naturali (inondazioni) oi danni involontari causati dall'uomo (incendio), possono verificarsi eventi ancora meno catastrofici, come un'interruzione di corrente o una perdita di connettività. Assicurati che i telefoni dei rispettivi fornitori di servizi e manutenzione siano alla portata di tutti in modo che il problema possa essere risolto il più rapidamente possibile.

Riepilogo

Non dovresti preoccuparti troppo quando vai in vacanza. Basta pianificare in anticipo e assicurarsi che le responsabilità principali siano divise tra i dipendenti. Molto probabilmente, tornerai piacevolmente sorpreso dalle prestazioni della tua squadra.

Se sei, invece, il principale decisore dell'azienda, andare in vacanza senza alcuna possibilità di contattarti è probabilmente da irresponsabile. Pianifica di essere online negli orari concordati e sii pronto ad avere la mano sul telefono. Tuttavia, cerca di resistere alla tentazione di gestire l'attività come al solito mentre sei in vacanza.

È importante mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata, il che significa prendersi una pausa dal lavoro e concentrarsi invece su altre cose: viaggiare, leggere, fare escursioni, rilassarsi, meditare, e così via. Tieni presente che andare in vacanza è essenziale non solo per la tua salute ma per la salute della tua attività.