อย่าหยุด! เรียนรู้วิธีจัดการธุรกิจของคุณในขณะที่คุณพักผ่อน

1. หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก วางแผนวันหยุดของคุณล่วงหน้า
2. เตรียมทีมของคุณเพื่อจัดการธุรกิจจากระยะไกล
3. มอบหมายความรับผิดชอบในช่วงที่คุณไม่อยู่
4. กำหนดการกิจกรรมล่วงหน้า
5. อย่ากำหนดเส้นตายสำหรับช่วงพักร้อน
6. ตั้งค่าการสื่อสารกับทีมของคุณ
7. แจ้งลูกค้าล่วงหน้า
8. ใช้เครื่องมือเทคโนโลยีเพื่อคอยติดตาม
9. เตรียมพร้อมรับมือเหตุฉุกเฉิน

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. SendGrid - ตัวสร้างอีเมลและผู้ส่ง
3. Boomerang - เครื่องมือสำหรับตั้งเวลาอีเมล
4. Mailtrack - ลิงก์อีเมลเปิดการติดตาม
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

“ฉันไม่ได้พักร้อนมาห้าปีแล้ว” เป็นเรื่องราวทั่วไปที่ได้ยินจาก เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ก่อตั้ง หรือผู้จัดการระดับ C ข้อโต้แย้งทั่วไปคือ "การปล่อยให้ธุรกิจไม่ได้รับการจัดการอย่างขาดความรับผิดชอบ" และ "จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเกิดอะไรขึ้น และฉันไม่ได้อยู่ที่นั่นเพื่อดำเนินการใดๆ"

ถึงกระนั้น เราทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์ และเราก็ต้องพักผ่อนบ้างเป็นบางครั้ง ไม่ใช่แค่ทุกๆ 5 ปี แต่สม่ำเสมอ หากไม่มีการเติมพลังนี้ เรามักจะหมดไฟ ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการหรือไม่ก็ตาม ยิ่งไปกว่านั้น หากบริษัทไม่สามารถอยู่รอดได้ภายในสองสามสัปดาห์โดยปราศจากผู้บริหารระดับสูง แล้วทีมของมันจะมีประโยชน์อะไร?

โดย GIPHY

หากการพักร้อนสักหนึ่งหรือสองสัปดาห์ดูเหมือนเป็นสิ่งที่คุณไม่สามารถจ่ายได้ มักเกิดจากสาเหตุหนึ่ง (หรือมากกว่า) ดังต่อไปนี้:

• ทำทุกอย่างด้วยตัวเอง
• คุณไม่สามารถมอบหมาย
• คุณไม่ไว้วางใจทีมของคุณในการตัดสินใจ
• มีบางอย่างผิดปกติในการสื่อสารภายในบริษัทของคุณ
• คุณกลัวเกินไปว่าจะมีอะไรผิดพลาดหากคุณไม่อยู่
• บริษัทของคุณมีพนักงานน้อยเกินไป และคุณมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่
• ธุรกิจของคุณยังเด็กเกินไป
• คุณเป็นพนักงานคนเดียวในบริษัทของคุณ

เว้นแต่เหตุผลที่คุณไม่ลาพักร้อนเป็นเหตุผลหนึ่งในสามข้อหลัง คุณก็แค่แก้ตัวมากกว่าการเป็นผู้จัดการที่ดี

ไม่ว่าในกรณีใด การไปเที่ยวพักผ่อนก็ต้องมีการเตรียมตัวและความพร้อมของคุณ—อย่างน้อยก็บางส่วน—ในช่วงวันหยุด หากคุณต้องการสนุกกับวันหยุดและทำงานนอกสถานที่ไปพร้อม ๆ กัน เรามาดูกันว่าคุณต้องดูแลอะไรบ้าง

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก วางแผนวันหยุดของคุณล่วงหน้า

ก่อนอื่นให้วางแผนวันหยุดของคุณล่วงหน้า คุณจะไม่รับผิดชอบเลยที่จะปล่อยให้ทุกอย่างเป็นเหมือนเดิมและสนุกกับเวลาที่เหลือ

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

ให้เวลาตัวเองก่อนถึงวันหยุดเพื่อจัดระเบียบและเคลียร์ตารางเวลาของคุณ:

• อย่าลืมทบทวนปฏิทินของคุณและเลือกเวลาที่ไม่ได้วางแผนกิจกรรม อย่างน้อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถย้ายบางส่วนได้ในภายหลัง
• แจ้งแผนการลาพักร้อนให้ทีมของคุณทราบ เพื่อไม่ให้พวกเขาแปลกใจ ดูว่าบุคคลที่รับผิดชอบคนต่อไปของคุณกำลังทำงานในช่วงเวลาที่คุณไม่อยู่
• ติดต่อลูกค้าที่คุณกำลังจัดการ รวมถึงผู้ร่วมธุรกิจของคุณ และบอกพวกเขาเกี่ยวกับระยะเวลา OOO ที่วางแผนไว้ของคุณ

เพื่อลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการไม่อยู่ของคุณ คำแนะนำที่ดีที่สุดคือการวางแผนวันหยุดของคุณในช่วงเวลาที่ช้าที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ หากตรงกับวันหยุดนักขัตฤกษ์ อย่างน้อยต้องให้ใครซักคนรับผิดชอบ

เตรียมทีมของคุณเพื่อจัดการธุรกิจจากระยะไกล

พูดคุยกับพนักงานของคุณอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ ถามพวกเขาว่าพวกเขาจะทำอะไรในสถานการณ์บางอย่างถ้าคุณไม่อยู่ใกล้ๆ คุณอาจได้ยินคำตอบและแนวคิดดีๆ เริ่มการสนทนาเหล่านี้ตั้งแต่ต้นดีกว่า เพื่อให้ทีมพร้อมสำหรับการขาดงานของคุณ

เป็นการดีที่สุดที่จะไม่ลาพักร้อนในคราวเดียว หยุดพักผ่อนสักสองสามวันเมื่อคุณมีการประชุมหรือทำงานจากที่บ้าน ดูว่ามันดำเนินไปอย่างไรและจะแก้ปัญหาอย่างไร หากทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีผู้เข้าร่วมที่กระตือรือร้น ทีมอาจพร้อมสำหรับการพักร้อนของหัวหน้า

มอบหมายความรับผิดชอบในช่วงที่คุณไม่อยู่

หากคุณคิดว่าการมอบหมายงานไม่ได้ผล คุณคิดผิด ผู้จัดการที่ดีที่สุดคือคนที่มอบหมายงานส่วนใหญ่ให้กับผู้อื่น แทนที่จะทำทุกอย่างด้วยตัวเอง

ในการเริ่มมอบหมายความรับผิดชอบ คุณต้องระบุและระบุกิจกรรมของคุณก่อน จัดลำดับความสำคัญและคิดว่าใครจะทำงานเหล่านี้แทนได้

ในการเริ่มต้น ให้มอบหมายบุคคลที่รับผิดชอบคนที่สองซึ่งจะ จัดการธุรกิจ แทนคุณ อาจเป็นผู้ช่วยส่วนตัวหรือผู้ร่วมก่อตั้งของคุณ หรือผู้จัดการระดับ C คนใดก็ได้ในบอร์ดของคุณ

ที่ดีไปกว่านั้นคือการ มอบความรับผิดชอบในช่วงเวลาที่คุณไม่อยู่ ให้กับคนอื่นๆ อย่างไรก็ตาม อย่าให้พวกเขาทำงานหนักเกินไป และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาพอใจกับบทบาทชั่วคราวของพวกเขา เพื่อให้แนวคิดแก่คุณ ให้เลือกบุคคลต่อไปนี้จากทีมของคุณ:

• ผู้รับผิดชอบลูกค้า
• ผู้รับผิดชอบผู้ร่วมธุรกิจ
• ผู้รับผิดชอบแผนงาน
• บุคคลที่รับผิดชอบในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน
• บุคคลที่รับผิดชอบในการสื่อสารกับผู้ใช้

กำหนดการกิจกรรมล่วงหน้า

คุณสามารถทำได้ในขั้นตอนต่อไปนี้:

• ดูปฏิทินของคุณอย่างระมัดระวังและดูว่าคุณได้วางแผนไว้อย่างไร
• จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม
• จัดกำหนดการกิจกรรม ที่เร่งด่วนหรือจำเป็นที่สุดในช่วงก่อนวันหยุดพักผ่อนตามแผนของคุณ
• เลื่อนสิ่งที่สำคัญที่สุดออกไปเมื่อคุณกลับมา
• แบ่งปันกำหนดการของคุณกับทีมและ/หรือผู้บังคับบัญชาที่สองของคุณ

โดย GIPHY

ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าจะดูแลปัญหาเร่งด่วนที่สุดและไม่พลาดการตัดสินใจ ในกรณีที่มีกิจกรรมใหม่ๆ เกิดขึ้นในช่วงวันหยุดของคุณ คุณสามารถมอบหมายให้พนักงานของคุณ หรือลองย้ายกิจกรรมเหล่านั้นไปหลังจากที่คุณกลับจากวันหยุดแล้ว

อย่ากำหนดเส้นตายสำหรับช่วงพักร้อน

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องไม่กำหนดเหตุการณ์สำคัญในการพัฒนาที่สำคัญสำหรับช่วงหลังวันหยุดของคุณ สิ่งเหล่านี้มักจะต้องได้รับการอนุมัติจากคุณ และคุณไม่ต้องการที่จะลงเอยด้วยการใช้จ่ายส่วนใหญ่ในช่วงวันหยุดของคุณทำงาน ดังนั้น พยายามไปให้ถึงกำหนดเวลาก่อนหรือหลังไปเที่ยวพักผ่อน

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

หากคุณได้เลื่อนกำหนดเส้นตายออกไป ให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอในการดำเนินการตามกำหนดเวลาหลังจากที่คุณกลับมา จำไว้ว่าการกลับไปทำงานต้องใช้เวลาในการปรับตัว ซึ่งหมายความว่าช่วงสองสามวันแรกจะไม่เกิดผลอย่างที่คุณต้องการ

ตั้งค่าการสื่อสารกับทีมของคุณ

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องรักษาการสื่อสารที่เปิดกว้างกับทีมของคุณตั้งแต่เริ่มต้น กิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดควรมีความโปร่งใสและสามารถพูดคุยกันได้ภายในทีมของคุณ นี่คือวิธีที่คุณเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับการตัดสินใจและรับผิดชอบ

เมื่อคุณได้วางแผนไว้ระยะหนึ่งแล้ว ให้กำหนดนโยบายการสื่อสารสำหรับช่วงเวลาที่คุณไม่อยู่ ตกลงกันว่าคุณจะมีการโทรติดต่อแบบทีมเมื่อใดหรือเมื่อใดที่คุณมีแนวโน้มที่จะตอบกลับอีเมลและข้อความมากที่สุด

โดย GIPHY

หากคุณยังกลัวว่าการตัดสินใจของคุณจะมีความจำเป็นมากในช่วงวันหยุด เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการสื่อสาร ขณะนี้ คุณสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้เกือบทุกที่ในโลก ดังนั้นจึงไม่น่าจะมีปัญหาอะไร เว้นแต่วันหยุดพักผ่อนของคุณจะเป็นการปีนเขา ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะสามารถกำหนดเวลาออนไลน์ได้เมื่อทีมของคุณสามารถติดต่อคุณได้

พร้อมให้บริการในช่วงเวลาที่ตกลงกันไว้ และชี้แจงให้ชัดเจนว่าพนักงานสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามเร่งด่วน สิ่งสำคัญคือต้องหารือกับพวกเขาถึงกรณีที่พวกเขาควรพึ่งพาตนเองในการตัดสินใจและเมื่อใดที่พวกเขาควรติดต่อคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ขึ้นอยู่กับความคิดเห็นของคุณเท่านั้น มิฉะนั้น มันจะทำลายวันหยุดของคุณเท่านั้น

แจ้งลูกค้าล่วงหน้า

ดูแลแจ้งลูกค้าของคุณเกี่ยวกับวันหยุดของคุณล่วงหน้า ทางที่ดีควรติดต่อพวกเขาสองสามเดือนก่อนวันหยุดของคุณ พยายามอย่าเลื่อนไปจนถึงหนึ่งเดือนก่อนวันหยุดตามแผน

เมื่อสื่อสารกับลูกค้าเกี่ยวกับวันหยุดของคุณ:

• บอกวันพักผ่อนของคุณ
• ถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการอะไรจากคุณหรือเปล่าที่คุณต้องทำก่อนที่คุณจะไม่อยู่
• อย่าลืมแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับคนที่จะรับผิดชอบในกรณีที่คุณไม่อยู่
• ให้ตัวเลือกฉุกเฉินแก่พวกเขา (เช่น หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวสำหรับโทร)

อย่าลืมติดตามผลกับลูกค้าของคุณก่อนวันหยุดสั้น ๆ เพื่อเตือนพวกเขาในวันที่คุณไม่อยู่

ใช้เครื่องมือเทคโนโลยีเพื่อคอยติดตาม

เนื่องจากมักจะเป็นไปไม่ได้ที่จะอยู่ห่างจากงานใดๆ ในช่วงวันหยุด เมื่อคุณเป็นคน ทำธุรกิจ ให้ตั้งค่าสภาพแวดล้อมสำหรับการทำงานทางไกล ติดตั้ง เครื่องมือที่จำเป็น ทั้งหมด บนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้งานอะไร คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเครื่องมือทั้งหมดของคุณ เพื่อไม่ให้พลาดสิ่งสำคัญ

นี่คือเครื่องมือที่คุณต้องการ:

• เครื่องมือสื่อสาร

ตั้งค่าข้อความ OOO ในอีเมลของคุณ เพื่อไม่ให้คนอื่นคาดหวังการตอบกลับจากคุณในทันที กล่าวถึงผู้รับผิดชอบและบอกว่าจะติดต่อคุณได้อย่างไรในกรณีฉุกเฉิน คุณสามารถเปลี่ยนลายเซ็นธุรกิจของคุณได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโทรศัพท์ของคุณติดตั้งแอปสื่อสารที่จำเป็นทั้งหมด (Skype, Slack เป็นต้น) เพื่อให้คุณสามารถสื่อสารกับทีมของคุณได้แบบเรียลไทม์

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

• เครื่องมือการจัดการโครงการ

คุณใช้เครื่องมือการจัดการโครงการใด Jira หรือ Confluence อาจซับซ้อนเกินกว่าจะ จัดการธุรกิจของคุณ จากสมาร์ทโฟน (ในกรณีที่คุณจะใช้สมาร์ทโฟนเพื่อการทำงาน) ดังนั้นให้ลองใช้สิ่งที่เป็นมิตรกว่านี้ เช่น Trello หรือ Evernote

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

• ปฏิทิน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินของคุณซิงโครไนซ์กับบัญชีอีเมลและเครื่องมือการจัดการโครงการ ติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นโดยการตรวจสอบปฏิทินทุกวัน

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

• เครื่องมือการรายงาน

คุณจะติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ทำไปแล้วภายในช่วงระยะเวลาหนึ่งได้อย่างไร? ทีมของคุณสามารถใช้สเปรดชีต บอร์ดคัมบัง แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ฯลฯ หรือคุณสามารถขอให้ผู้บังคับบัญชาที่สองส่งข้อมูลสรุปสั้นๆ ให้คุณทางอีเมลเมื่อสิ้นสุดแต่ละวัน

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

• เครื่องมือจัดตารางเวลาสำหรับโซเชียลมีเดีย

หากคุณกำลังใช้บัญชีโซเชียลเพื่อสร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับบริษัทของคุณหรือมีส่วนร่วมกับลูกค้าและลูกค้า สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้เครื่องมือจัดตารางเวลา เช่น Hootsuite หรือ Buffer ด้วยสิ่งเหล่านี้ คุณไม่จำเป็นต้องออนไลน์ตลอดเวลา ในขณะที่ยังคงสถานะทางสังคมของคุณไว้ อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนที่มีส่วนร่วมกับคุณจะไม่ถูกทิ้งไว้โดยไม่ได้รับคำตอบ

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

เตรียมพร้อมสำหรับกรณีฉุกเฉิน

ไม่ว่าคุณจะวางแผนทุกอย่างดีแค่ไหน ยังมีบางสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ถึงเวลาแล้วที่จะตั้งคำถามกับตัวเอง: อะไรคือสิ่งที่คุณกลัวที่สุด? จะเกิดอะไรขึ้นในบริษัทในกรณีที่เลวร้ายที่สุด? มีอะไรผิดพลาดที่จะต้องดำเนินการทันทีจากบุคคลที่รับผิดชอบ? คุณอาจต้องการคิดถึงสถานการณ์ดังกล่าวและให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการโต้ตอบกับทีมของคุณ

นอกจากภัยธรรมชาติ (อุทกภัย) หรือความเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจ (ไฟ) ที่มนุษย์สร้างขึ้น ยังมีภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นได้น้อยกว่า เช่น ไฟฟ้าขัดข้องหรือขาดการเชื่อมต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโทรศัพท์ของผู้ให้บริการและผู้ให้บริการบำรุงรักษานั้นอยู่ในระยะที่ทุกคนเอื้อมถึง เพื่อที่ปัญหาจะได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด

สรุป

คุณไม่ควรกังวลมากเกินไปเมื่อไปเที่ยวพักผ่อน เพียงวางแผนล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบหลักระหว่างพนักงาน เป็นไปได้มากว่าคุณจะกลับมาด้วยความประหลาดใจกับผลงานของทีม

อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักในบริษัท การไปเที่ยวพักผ่อนโดยไม่มีการติดต่อใดๆ กับคุณ ถือว่าขาดความรับผิดชอบ วางแผนที่จะออนไลน์ในเวลาที่ตกลงกันไว้และพร้อมที่จะรับมือกับโทรศัพท์ของคุณ ยังคงพยายามต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะ ดำเนินธุรกิจ ตามปกติในช่วงวันหยุด

สิ่งสำคัญคือต้องรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและงาน ซึ่งหมายถึงการหยุดงานและจดจ่อกับสิ่งอื่นแทน เช่น การเดินทาง อ่านหนังสือ เดินป่า ผ่อนคลาย นั่งสมาธิ เป็นต้น พึงระลึกไว้เสมอว่าการได้ลาพักร้อนไม่เพียงแต่เพื่อสุขภาพของคุณเองเท่านั้นแต่ยังเพื่อสุขภาพของธุรกิจของคุณอีกด้วย